Acuerdo Ministerial 17-2014

Ministerio de Educación Guatemala, C. A. g

, 17-2014 ACUERDO MINISTERIAL No.

Guatemala, (2 ENE 20 LA MINISTRA DE EDUCACIÓN CONSIDERANDO: Que, en la Constitución Política de la República de Guatemala establece una de las funciones de los Ministros de Estado, dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios relacionados con su Ministerio.

CONSIDERANDO: Que, la Ley Orgánica del Presupuesto promueve la desconcentración de la administración financiera a través de la creación de Unidades Desconcentradas y que el Sistema Integrado de Administración Financiera y Control SIAF-SAG, viabiliza que los actos se produzcan en un ámbito de proximidad al lugar en donde surtirán efectos.

CONSIDERANDO: Que, el proceso de desconcentración administrativa y financiera del Ministerio de Educación debe ser normado para regular las facultades y deberes de los Directores de las Unidades Ejecutoras. La emisión del Acuerdo Ministerial es de estricto interés del Estado y como consecuencia su publicación deberá efectuarse sin costo alguno.

POR TANTO: En ejercicio de las atribuciones que le confieren los, artículos 194, literales a) y f) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 27, literales d) y f) del Decreto número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; 3, 4 y 29 del Decreto número 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, modificados por medio del Decreto número 132013, ambos del Congreso de la República de Guatemala, y; 1 y 2 del Acuerdo Gubernativo número 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto.

2013, ambos del Congreso de la República de Guatemala, y; 1 y 2 del Acuerdo Gubernativo número 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto.

ACUERDA: Artículo 1. Autorizar la desconcentración de la administración financiera en las Direcciones que se encuentren constituidas como unidades ejecutoras dentro de la distribución analítica del presupuesto del Ministerio de Educación.

De conformidad con el volumen de operaciones presupuestarias y financieras que se realicen durante el Ejercicio Fiscal, cada Dependencia conformará una Unidad Desconcentrada de Administración Financiera, o bien, se asignarán los diferentes roles y funciones necesarias a personal que labora en las mismas. Artículo 2. Las competencias, funciones y responsabilidades de las Direcciones son: a. Formular el anteproyecto de presupuesto a nivel analitico con base en el Plan Operativo Anual -POAde la Dirección que corresponda, de conformidad con las directrices o normas que para el efecto establezca la Dirección de Administración Financiera -DAFIy Dirección de Planificación Educativa -DIPLAN-.Ministerio de Educacion Guatemala, C. A. b. Registrar las modificaciones presupuestarias que se gestionen ante la Dirección de Administración Financiera -DAFI-, así como revisar su respectivo Plan Operativo Anual -POAcon el propósito de realizar las modificaciones pertinentes en las metas establecidas, a efecto de garantizar la vinculación POA-Presupuesto, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica del Presupuesto, por lo que, la Dirección de Administración Financiera -DAFI- únicamente verificará aspectos de carácter técnico-financiero. ce. Registrar y aprobar los ingresos propios y egresos en el Sistema de Gestión -SIGESy

-DAFI- únicamente verificará aspectos de carácter técnico-financiero. ce. Registrar y aprobar los ingresos propios y egresos en el Sistema de Gestión -SIGESy Sistema de Contabilidad integrada -SICOIN-, según corresponda, así como el registro y solicitud de las gestiones necesarias para la formulación, programación y ejecución presupuestaria en dichos sistemas. La Programación de cuotas financieras, debe responder a la programación de adquisiciones y contrataciones, servicios básicos, transferencias corrientes, viáticos, entre otros, por lo que, los requerimientos y ejecución de la misma, es responsabilidad de la Autoridad Superior de cada Dirección y de los funcionarios que participen en el proceso administrativo financiero. d. Realizar y registrar las operaciones contables y financieras por la erogación de los recursos presupuestarios en el Sistema de Gestión -SIGESy Sistema de Contabilidad integrada

-SICOIN-.

e. Supervisar y garantizar que los procesos de formulación, programación y ejecución presupuestaria se realicen de conformidad con las normas y procedimientos establecidos por el Ministerio de Finanzas Públicas, como ente Rector del Sistema Integrado de Administración Financiera y de acuerdo con la normativa legal vigente. f. Evaluar y analizar los expedientes de adquisiciones y contrataciones para garantizar que se cumpla con todos los requisitos legales y normativos establecidos previo y durante la ejecución del gasto, toda vez que, asumirán la responsabilidad directa por la ejecución financiera. g. No adquirir compromisos o suscribir contratos con cargo a los renglones presupuestarios que se establezcan en la normativa legal o lineamientos que para el efecto emita el Ministerio de Finanzas Públicas, sin contar con la respectiva constancia de disponibilidad

g. No adquirir compromisos o suscribir contratos con cargo a los renglones presupuestarios que se establezcan en la normativa legal o lineamientos que para el efecto emita el Ministerio de Finanzas Públicas, sin contar con la respectiva constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP) y constancia de disponibilidad financiera (CDF), que garantice que existe crédito o asignación presupuestaria y cuota financiera suficiente, respectivamente, que cubra el monto a ejecutar en el ejercicio fiscal correspondiente. h. Garantizar que el registro de las operaciones financieras se realice de forma eficaz, eficiente y transparente, con probidad y calidad del gasto público, así como el mejoramiento de los procedimientos y la implementación de los mecanismos de control interno que garanticen una correcta ejecución presupuestaria.

1. Administrar, controlar, registrar y custodiar los fondos y valores asignados a la Dirección que corresponda a través del o los Fondos Rotativos y otros recursos financieros.

En caso de incumplimiento en la liguidación de los Fondos Rotativos autorizados se procederá a informar al Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas el nombre de los responsables de la administración de los mismos, para que se consideren como Deudores Morosos del Estado y se deduzcan las responsabilidades que correspondan.Ministerio de Educación Guatemala, C. A. Realizar el control interno previo y concurrente en las operaciones de administración financiera que se realicen. Cumplir con las Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas, especialmente en lo que concierne al control previo y concurrente durante la ejecución financiera. Diseñar e implantar una estructura efectiva de contro! interno coherente con los procesos

de Cuentas, especialmente en lo que concierne al control previo y concurrente durante la ejecución financiera. Diseñar e implantar una estructura efectiva de contro! interno coherente con los procesos de administración financiera. . Establecer una adecuada separación de funciones para el registro y autorización de las operaciones financieras. Coordinar la correcta aplicación y clasificación programática del gasto. Ejercer la custodia y resguardo de la documentación de respaldo para la respectiva rendición de cuentas de conformidad con los lineamientos que establezca el Ministerio de Educación. Realizar los registros de. caja fiscal, conciliaciones bancarias, entre otros, por las operaciones presupuestarias y financieras que ejecuten. Cumplir con los requerimientos de información pública de conformidad con lo establecido en el Decreto número 57-2008 “Ley de Acceso a la Información Pública”, así como la información que debe presentarse y/o publicarse en diferentes instancias al amparo de lo establecido en el Decreto 101-97 “Ley Orgánica del Presupuesto” y su Reglamento. Asimismo, deberán trasladar o remitir a la Dependencia del Ministerio de Educación que corresponda, la información que se solicite para cumplir con los requerimientos de que para el efecto emitan los Entes Fiscalizadores o particulares. Artículo 3. Se delega en la Autoridad Superior de cada Dirección la autorización de egresos, así como la formulación, programación y ejecución presupuestaria en los sistemas informáticos que para el efecto establezca el Ministerio de Finanzas Públicas. Las Autoridades Superiores de las Direcciones y el personal que participe en las gestiones administrativas-financieras serán solidariamente responsables de: a Realizar las distintas fases del ciclo presupuestario, que comprende la formulación,

Las Autoridades Superiores de las Direcciones y el personal que participe en las gestiones administrativas-financieras serán solidariamente responsables de: a Realizar las distintas fases del ciclo presupuestario, que comprende la formulación, ejecución, evaluación, control y rendición de cuentas sobre las asignaciones presupuestarias a cargo de la Dirección que corresponda. Garantizar que los procesos de adquisiciones y contrataciones, y los registros presupuestarios que de éstos se deriven se realicen de conformidad a la normativa legal vigente. Realizar las compras directas de conformidad con los montos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como en las reformas a dicha normativa legal, Gestionar ante la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones -DIDECOlos eventos de cotización y licitación en las fases que les correspondan. Artículo 4. Las Autoridades Superiores de las Direcciones deberán cumplir y garantizar el cumplimiento de la normativa legal vigente relacionada con la administración financiera, y enMinisterio de Educación Guatemala, C. A. particular con lo establecido en el Decreto número 31-2012 “Ley contra la corrupción”, Decreto número 13-2013 “Reformas a los Decretos 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria”, ambos del Congreso de la República de Guatemala, y; Decreto 540-2013 "Reglamento de la Ley Orgánica del

Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria”, ambos del Congreso de la República de Guatemala, y; Decreto 540-2013 "Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”; y las normas que se establezcan en la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal que corresponda. Artículo 5. La Dirección de Administración Financiera del Ministerio de Educación no realizará procesos de revisión sobre las operaciones presupuestarias y financieras registradas y aprobadas en los Sistema de Gestión -SIGES-, Sistema de Contabilidad Integrada -SICOINy Sistema de Guatenominas, entre otros, por lo que el código de usuario en estos sistemas informáticos son de carácter indelegable, por lo tanto, el funcionario o empleado público es directamente responsable de las operaciones de consulta, generación de reportes, registro, solicitud y aprobación de las gestiones que realicen para la formulación, programación y ejecución presupuestaria y financiera. La máxima autoridad de cada Dirección, así como los funcionarios que cuenten con usuarios dentro de los sistemas SIGES y SICOIN, son responsables de establecer las medidas de control interno previo y concurrente que consideren pertinentes para garantizar que las operaciones se realicen de forma eficaz, eficiente, transparente y de acuerdo a los procedimientos establecidos y normativa lega! vigente. De conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, queda bajo la responsabilidad de la máxima autoridad de cada Dirección, delimitar cuidadosamente las funciones de las unidades administrativas y financieras, y sus servidores, la creación de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y proceso, así como la separación de funciones, de modo que exista independencia en los procesos de registro,

funciones de las unidades administrativas y financieras, y sus servidores, la creación de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y proceso, así como la separación de funciones, de modo que exista independencia en los procesos de registro, autorización y custodia, de tal forma que cada puesto de trabajo tenga claramente definido el campo de competencia. Artículo 6. Las Direcciones deberán cumplir con una efectiva rendición de cuentas por las operaciones presupuestarias, contables y financieras que realicen, para lo cual deberán gestionar el registro de cuentadancia ante la Contraloría General de Cuentas, así como la autorización de los formularios, libros u hojas movibles necesarios para el registro y control de las mismas. Las Direcciones rendirán cuentas sobre cada uno de los componentes, programas o proyectos que se incluyan dentro de su respectivo presupuesto de ingresos y egresos, según corresponda, independientemente de la fuente de financiamiento que se trate. Asimismo, deberán verificar que la asignación presupuestaria del grupo de gasto 0 “Servicios personales”, sea acorde a los resultados que se presentan como Institución, para el efecto la Dirección de Recursos Humanos -DIREH-, emitirá los lineamientos específicos. Artículo 7. La Dirección de Administración Financiera del Ministerio de Educación queda facultada para que en coherencia con el Sistema Integrado de Administración Financiera emita lineamientos, normas y procedimientos relacionados con la materia presupuestaria y financiera, y especialmente para: a. Que la formulación presupuestaria se realice sobre la base de la prioridad de los programas y su relación insumo-producto, con base a estimaciones de costos y niveles de servicio directo e indirecto planificados.Ministerio de Educación Guatemala, C. A.

a. Que la formulación presupuestaria se realice sobre la base de la prioridad de los programas y su relación insumo-producto, con base a estimaciones de costos y niveles de servicio directo e indirecto planificados.Ministerio de Educación Guatemala, C. A. b. Que en coordinación con la Dirección de Planificación Educativa -DIPLANse establezca que el proceso presupuestario incorpore indicadores de gestión y desempeño que permitan medir las metas, resultados y efectos de las diferentes categorías programáticas y Direcciones incorporadas en el presupuesto. e. Que la máxima autoridad de cada Dirección conjuntamente con los responsables de los programas y los encargados de las Unidades Ejecutoras, según corresponda, sean los responsables de rendir cuentas sobre los resultados obtenidos de conformidad al presupuesto asignado para determinado Ejercicio Fiscal. La Autoridad Superior de cada Dirección y los funcionarios que participen en el proceso de administración financiera son responsables directos por los hallazgos que determinen los Entes Fiscalizadores Internos y Externos por el incumplimiento de los lineamientos, normas y procedimientos establecidos por la Dirección de Administración Financiera -DAFIy de la normativa legal vigente. Artículo 8. Cuando el comportamiento de la ejecución de cuotas financieras asignadas a cada Dirección sea significativamente inferior, se faculta a la Dirección de Administración Financiera -DAFI-, para que realice ajustes y recortes presupuestarios, mediante las modificaciones presupuestarias que correspondan, las cuales, serán aprobadas de conformidad con la normativa legal vigente. La Dirección de Administración Financiera -DAFIdeberá notificar a cada Dirección sobre los ajustes y recortes presupuestarios realizados. Artículo 9. La Dirección de Auditoría Interna -DIDAIserá responsable de:

normativa legal vigente. La Dirección de Administración Financiera -DAFIdeberá notificar a cada Dirección sobre los ajustes y recortes presupuestarios realizados. Artículo 9. La Dirección de Auditoría Interna -DIDAIserá responsable de: a. Evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de información, para evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, para asegurar su solvencia actual y aquella impuesta por la dinámica necesaria de una organización, para lo cual deberá informar a la administración para que se adopten e implementen las acciones preventivas y correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los riesgos existentes. b. Incluir en su Plan Anual de Auditoría, como mínimo dos (2) auditorías en cada Dirección que integra el Ministerio, y deberá extender su evaluación hacia los Centros Educativos Públicos, Consejos Educativos, Organizaciones de Padres de Familia -OPFy otro tipo de organizaciones o entidades que reciban fondos públicos por parte del Ministerio de Educación. Los resultados de las auditorías deberán ser presentados oportunamente al Despacho Ministerial. Artículo 10. El incumplimiento de los procedimientos, lineamientos, directrices y políticas establecidas a nivel interno sobre la administración financiera del presupuesto del Ministerio de Educación, dará lugar a la aplicación de lo regulado en el artículo 76, numeral 9, del Decreto número 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, sin perjuicio de todas aquellas que por su naturaleza puedan aplicarse e independientemente de las sanciones pecuniarias establecidas en el Decreto número 13-2013. Artículo 11. El Despacho Ministerial resolverá la forma en que se realizará la administración

aquellas que por su naturaleza puedan aplicarse e independientemente de las sanciones pecuniarias establecidas en el Decreto número 13-2013. Artículo 11. El Despacho Ministerial resolverá la forma en que se realizará la administración financiera de aquellas Direcciones que se encuentren constituidas como unidades ejecutoras dentro de la distribución analítica del presupuesto del Ministerio de Educación, y que al entrar en vigencia el presente Acuerdo Ministerial no cuenten con las condiciones necesarias para ejecutar las asignaciones presupuestarias que les correspondan.Ministerio de Educación Guatemala, C. A. Artículo 12. Se deroga el Acuerdo Ministerial 177-2009 de fecha 30 de enero de 2009, así como las Resoluciones Ministeriales emitidas en cumplimiento del mismo. Artículo 13. El presente acuerdo empieza a regir inmediatamente y deberá publicarse en el Diario de Centro América.

COMUNÍQUESE o

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GUTBERTO NICOLÁS LEIVA ALVARE A

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