POLÍTICA DE RELACIONAMIENTO CON SERVIDORES PÚBLICOS

1. OBJETIVO

La presente Política de Relacionamiento con Servidores Públicos, en adelante “la Política” tiene por objeto establecer los principios de actuación que orienta el relacionamiento de ARIEL con servidores públicos. Lo anterior, con el objeto de prevenir la comisión de prácticas antiéticas o que puedan afectar el correcto desarrollo de la actividad empresarial.

2. ALCANCE

La presente Política aplica a toda relación o interacción de los miembros de ARIEL con un servidor público, independientemente del lugar de su domicilio.

3. DEFINICIONES

Sin perjuicio de las definiciones contenidas en los demás instrumentos que integran la arquitectura de control de ARIEL, en el presente se adoptan las siguientes: Administrador: de conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten estas funciones. Accionista: es cualquier titular de acciones inscrito en el libro de accionistas de la Sociedad. Chatbot: es un programa de software diseñado para simular una conversación con usuarios, especialmente a través de interfaces de chat. Utiliza inteligencia artificial (IA) y procesamiento del lenguaje natural (NLP) para interpretar y responder a las consultas de los usuarios de manera conversacional. Honestidad: conducta recta y honrada que lleva a observar normas y compromisos, así como a actuar con la verdad, lo que denota sinceridad y correspondencia en lo que se hace, en lo que se piensa y en lo que se dice.

Integridad: actuar con ética y coherencia, respetando políticas y normas empresariales.

Inteligencia Artificial: es una rama de la informática que se centra en la creación de sistemas y algoritmos capaces de realizar tareas que normalmente requieren la inteligencia humana. Es un tipo de tecnología de la información y comunicación (TIC), basada en la utilización de datos y algoritmos, para permitir a las máquinas realizar tareas específicas sin intervención humana directa. Inteligencia Artificial desde la Administración Pública: incluye todas aquellas acciones promovidas por el gobierno y el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de Colombia, a través de instrumentos normativos, de financiamiento, de capacitación, de conocimiento y otros, que tienen como objeto de aplicación y uso a actores diferentes en otros sectores de la sociedad, la economía, la cultura, etc.

Servidor Público: todo miembro de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios, o toda persona que actúe en nombre o representación de cualquiera de las instituciones que conforman el gobierno nacional o cualquier organización internacional de carácter público. Se incluyen, adicionalmente, los empleados de partidos políticos o candidatos a cargos políticos. Tercero: toda persona, natural o jurídica, vinculada con la persona jurídica, que en virtud de una relación contractual actué en representación de los intereses y objetivos empresariales.

Transparencia: ejercer una gestión verificable, y clara que genere confianza a los grupos de interés.

4. DECLARACIONES DE COMPROMISO

El equipo de ARIEL se compromete a relacionarse o interactuar con los servidores públicos bajo los siguientes lineamientos:

• Todo relacionamiento con Servidores Públicos se encuentra enmarcado en

valores corporativos tales como la Honestidad, la Integridad y la Transparencia.

• Todas las actuaciones atenderán los estándares internaciones relacionados con “cero tolerancia” frente al fraude y la corrupción, a través de los cuales se reconocen los principios éticos para operar y hacer negocios.

5. LINEAMIENTOS GENERALES

Con el fin de minimizar el grado de exposición al riesgo de corrupción y velar por su adecuada administración, ARIEL deberá cumplir con los siguientes lineamientos:

• Ningún Administrador o Accionista deberá hacer comentarios que excedan su

competencia y responsabilidad o revelar información para la cual no estén autorizados expresamente por ARIEL, relacionada con los negocios empresariales.

• En caso de que se requiera adelantar reuniones con servidores públicos, éstas deben llevarse a cabo, en la medida de lo posible, en las dependencias en las que ejerza su labor dicho servidor público. Como regla general, queda prohibida su realización en las instalaciones de ARIEL, excepto autorización, unánime, previa en tal sentido de la Junta Directiva, debidamente registrada en medio escrito físico o virtual.

• Toda persona vinculada directa o indirectamente con ARIEL que realice

solicitudes de reuniones con servidores públicos, lo hará siempre a nombre propio y jamás a nombre de ARIEL, excepto autorización, unánime, previa en tal sentido de la Junta Directiva, debidamente registrada en medio escrito físico o virtual.

• Sin perjuicio de lo anterior, y siempre que resulte posible, en las reuniones e

interacciones con servidores públicos que se hagan a nombre de PDA participarán como mínimo dos (2) administradores o accionistas de ARIEL.

• Toda visita de un Administrador o Accionista de ARIEL a un servidor público

debe quedar debidamente registrada en los libros de ingreso de las oficinas en que se realice, indicando fecha, nombre, cédula, persona y oficina a la que visita.

• Toda visita de un servidor público a las oficinas de ARIEL debe quedar

debidamente registrada en los libros de ingreso, esto es, señalando fecha, nombre, cédula, entidad a la cual representa, persona y oficina que visita.

• Siempre que sea posible, toda interacción con servidores públicos será

documentada. En aquellos casos en que sea verbal, al concluir ARIEL velará porque se envíe un correo electrónico a los participantes con la información tratada.

• En cualquier interacción que implique un reconocimiento económico, se deberá garantizar la trazabilidad de los documentos soporte de la operación y del origen y destino de los fondos. Queda expresamente prohibido cualquier pago de dinero en efectivo. Adicionalmente, en su ejecución, se debe garantizar la segregación de funciones entre quien negocia, quien autoriza y quien ejecuta los respectivos pagos, dejando claridad de si los pagos se realizan con recursos propios o de ARIEL.

• La imagen de ARIEL no será utilizada con fines de proselitismo o propaganda política.

• En el marco de esta política, todo Administrador o Accionista está en la obligación de informar a ARIEL cualquier situación que pueda considerar irregular o que pueda suponer algún tipo de riesgo legal, reputacional o corporativo.