Acuerdo Ministerial 209

GOBIERNO de MINISTERIO DE ENERGÍA ! L GUATEMALA | y vivas

ACUERDO MINISTERIAL 209-2023

GUATEMALA, 10 DE AGOSTO DE 2023

EL MINISTRO DE ENERGÍA Y MINAS CONSIDERANDO Que, de acuerdo con la Constitución Política de la República, el principio de seguridad jurídica consiste en la confianza que tiene el ciudadano, dentro de un Estado de Derecho hacia el ordenamiento jurídico; es decir, hacia el conjunto de leyes que garantizan su seguridad y demanda que dicha legislación sea coherente e inteligible; en tal virtud, las autoridades en el ejercicio de sus facultades legales deben actuar en un marco de respeto a las leyes vigentes. CONSIDERANDO Que el Decreto número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, faculta al Estado y a sus instituciones para la utilización de las comunicaciones y firmas electrónicas. Asimismo, considera que el Estado es el responsable de mantener, reforzar y aplicar acciones que permitan una mayor participación dinámica, así como hacer uso de la modernización en aras de adaptarse al contexto actual digital, razón por la cual se hace necesario implementar en el Ministerio de Energía y Minas, un Sistema de Comunicaciones Electrónicas que permita la agilización y modernización de los trámites y la comunicación que de ellos se deriven, en aras de fortalecer su función. CONSIDERANDO Que el artículo 12 del Acuerdo Gubernativo número 112-2015, de fecha veintiséis (26) de marzo de dos mil quirce (2015), Tarifario de los Servicios que

CONSIDERANDO Que el artículo 12 del Acuerdo Gubernativo número 112-2015, de fecha veintiséis (26) de marzo de dos mil quirce (2015), Tarifario de los Servicios que presta la Dirección General del Diario de Centro América y Tipografía Nacional, establece que las publicaciones de acuerdos ministeriales que contengan disposiciones de carácter general, se realizarán sin costo alguno dentro del plazo de dos meses contados a partir de la fecha de su emisión. POR TANTO En el ejercicio de las funciones que le confieren los artículos 152, 154 y 194, literal f) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 4, 20 y 27 literal m) del Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo; 4 y 6 del Acuerdo Gubernativo 3822006, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Energía y Minas; ACUERDA: Artículo 1. APROBAR las Normas para la Implementación del Sistema de Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas que obraGOBIERNO de MINISTERIO DE ENERGÍA GUATEMALA | y vinas adjunto al presente Acuerdo y forma parte integra del mismo, como una herramienta informática que permita modernizar la gestión de los trámites administrativos en el marco de la Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto número 5-2021 del Congreso de la República de Guatemala, que permita el fortalecimiento del control gubernamental en el ejercicio de las funciones del Ministerio de Energía y Minas. Artículo 2. La implementación y uso del Sistema de Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas, es obligatorio para los Usuarios

gubernamental en el ejercicio de las funciones del Ministerio de Energía y Minas. Artículo 2. La implementación y uso del Sistema de Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas, es obligatorio para los Usuarios y para las Dependencias que conforman el Ministerio de Energía y Minas, en consecuencia, se instruye a las Direcciones Generales, Unidades y demás Dependencias del Ministerio de Energía y Minas, realizar las gestiones necesarias para su implementación, debiendo adecuar los manuales correspondientes para su eficaz aplicación. Artículo 3. Se instruye a la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Energía y Minas para que, de manera continua y permanente, verifique el cumplimiento de las Normas para la Implementación del Sistema de Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas. Artículo 4. Se deroga toda disposición que se oponga al contenido de este acuerdo y de las Normas para la Implementación del Sistema de Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas. Artículo 5. El presente Acuerdo entra en vigencia un día después de su publicación en el Diario de Centro América.

COMUNÍQUESE, oy 74

X mfifi/f/ Ing. Mdnuel Eduardo Arita Sagastume Mlnlstr e Energia y Minas LicdaRi ueso Castañe! Secretaria GeneralDR. ALEJANDRO GIAMMATTE!

Y MINAS

GOBIERNO de MINISTERIO , Í Í GUATEMALA DE ENERGÍA

NORMAS PARALA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES

ELECTRÓNICAS DEL MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS

CAPÍTULO |

GENERALIDADES

NORMAS PARALA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES

ELECTRÓNICAS DEL MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS

CAPÍTULO | GENERALIDADES Artículo 1. Objeto. Las presentes normas tienen como propósito regular el uso y funcionamiento del Sistema de Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas, como una herramienta informática que permita modernizar la gestión de los trámites administrativos según la Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos Decreto Número 5-2021 del Congreso de la República. Artículo 2. Definiciones. Para efectos del presente se entenderá por: a. Casillero electrónico: Espacio virtual que el Ministerio de Energía y Minas pone a disposición de los usuarios, para recibir, enviar y almacenar información, que garantice una comunicación efectiva y confiable de manera electrónica. b. Documento digitalizado: Documento que nació a la vida jurídica de forma física o tangible y que luego se trasladó a un formato electrónico. & Ente competente: Dirección o Unidad del Ministerio de Energía y Minas responsable del trámite administrativo. d. Expediente electrónico: contendrá todos los documentos digitales y electrónicos vinculados al trámite administrativo con la indicación de la fecha y hora en que se emitió, añadió o modificó o resolvió cada uno de ellos. e. Firma electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en una comunicación electrónica, adjuntos o lógicamente asociados al mismo, que pueden ser utilizados para identificar al firmante con relación a la comunicación electrónica. f Firma electrónica avanzada: La firma electrónica que cumple los requisitos siguientes: e Estar vinculada al firmante de manera única; e Permitir la identificación del firmante;

identificar al firmante con relación a la comunicación electrónica. f Firma electrónica avanzada: La firma electrónica que cumple los requisitos siguientes: e Estar vinculada al firmante de manera única; e Permitir la identificación del firmante; e Haber sido creada utilizando los medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control; e Estar vinculado a los datos a que se refiere, de modo que cualquier cambio ulterior de los mismos sea detectable; e Esta firma es generada por los prestadores de servicios de certificación autorizados en el país. g. Ley de simplificación: Ley para la Simplificación de Trámites Administrativos, Decreto Número 5-2021 del Congreso de la República h. Ministerio: Ministerio de Energía y Minas. T Ministerio de Energía y Minas Dirección General de Ano. o [£) © www.mem.gob.gt Diagonal 17, 29-78, zona 11, Las Charcas 24 calle 21-12, zona 12, Ciudad de Guatemala PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363GOBIERNO de MINISTERIO GUATEMALA DE ENERGÍA DR. ALEJANDRO CIAMMATTEI Y MINAS i Módulo: Es un elemento con función propia e independiente del Sistema de comunicaciones electrónicas del Ministerio de Energía y Minas, que puede tener entradas y salidas de datos de otros módulos del mismo sistema.

Ik Otros usuarios: Se consideran otros usuarios, a todas las personas relacionadas con trámites administrativos ante el Ministerio de Energía y Minas y que por ser terceros en con interés no se encuentren adheridos al Sistema.

k. PDF: Formato de documento portátil (Portable Document Format), usado para mostrar documentos en la forma electrónica independiente del software, hardware o

trámites administrativos ante el Ministerio de Energía y Minas y que por ser terceros en con interés no se encuentren adheridos al Sistema. k. PDF: Formato de documento portátil (Portable Document Format), usado para mostrar documentos en la forma electrónica independiente del software, hardware o sistema operativo donde se visualiza.

1. Resultado final: Cualquier beneficio, servicio, resolución, certificación, documento, desplegado, licencia, respuesta de índole administrativa o entregable que una o más dependencias genera tras la gestión de un trámite administrativo, ya sea este de forma fisica o electrónica. El resultado final podrá ser un documento digitalizado o un documento electrónico.

m. Sistema de comunicaciones electrónicas del Ministerio de Energía y Minas: Es la aplicación informática del Ministerio de Energía y Minas, para llevar a cabo el control, registro, gestión y comunicación electrónica de los diversos trámites administrativos a los que se refiere la Ley de simplificación; n. Sistema: Se refiere al conjunto de módulos para las Comunicaciones Electrónicas del Ministerio de Energía y Minas. o. Documento electrónico: Documento que nació a la vida jurídica de forma electrónica. p. Trámite administrativo: Procedimiento realizado por un usuario externo ante el Ministerio de Energía y Minas con el objetivo de obtener un resultado final, relacionado con el marco jurídico que le compete al mismo y la ley de simplificación. q. Usuario externo: Se consideran usuarios externos, a todas las personas que realicen gestiones relacionadas con trámites administrativos ante el Ministerio de Energía y Minas y que se encuentren adheridos al sistema. F: Usuario interno: Los funcionarios, empleados y contratistas del Ministerio de Energía y Minas que ejerzan funciones relacionadas con trámites administrativos y que se

que se encuentren adheridos al sistema. F: Usuario interno: Los funcionarios, empleados y contratistas del Ministerio de Energía y Minas que ejerzan funciones relacionadas con trámites administrativos y que se encuentren adheridos al sistema. CAPÍTULO II SISTEMA Y CASILLERO ELECTRÓNICO Artículo 3. Trámite administrativo. Todo trámite administrativo, lo podrá iniciar el usuario externo, en la modalidad a distancia de manera electrónica o presencial en las ventanillas que el Ministerio habilite para dichos casos; debiendo el usuario interno realizar la gestión administrativa de manera electrónica en el Sistema. Artículo 4. Adhesión. El usuario externo debe adherirse al casillero electrónico que estará habilitado en el sítio https://servicios.mem.gob.gt/ cuando realice el trámite de manera Ministerio de Energía y Minas Dirección General de Energía © [f) © www.mem.gob.gt Diagonal 17, 29-78, zona 11, Las Charcas 24 calle 21-12, zona 12, Ciudad de Guatemala PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363GOBIERNO de MINISTERIO GUATEMALA | peEenercía DR. ALEJANDRO GIAMMATTE! Y MINAS electrónica, en el caso que se presente el trámite en modalidad presencial, el usuario interno realizará la adhesión de oficio por única vez al casillero electrónico. Cada usuario externo adherido al Sistema, contará con un casillero electrónico, siendo éste el responsable del uso que realice del mismo y de revisar su contenido periódicamente, así como, de su usuario y contraseña. Para la adhesión el usuario externo deberá contar con un correo electrónico el cúal será confirmado por el Sistema previo a la creación del casillero electrónico, así mismo podrá

como, de su usuario y contraseña. Para la adhesión el usuario externo deberá contar con un correo electrónico el cúal será confirmado por el Sistema previo a la creación del casillero electrónico, así mismo podrá registrar un correo electrónico alterno. Parala habilitación del usuario interno el ente competente debe solicitarlo al Departamento de Informática. Artículo 5. Comunicaciones electrónicas. Todas las comunicaciones efectuadas por medios electrónicos entre el Ministerio y el usuario externo, se tendrán como recibidas a partir del día y hora que el Sistema evidencie el envío; éste generará una constancia de notificación electrónica, que será remitida a los correos y casillero electrónicos registrados del usuario externo. Artículo 6. Medios oficiales de comunicación. Toda comunicación relacionada con trámites administrativos entre el usuario externo y el Ministerio, deberán realizarse a través del Sistema. Artículo 7. Verificación. Todo resultado final dispondrá de un medio electrónico que permita verificar la información que contiene. Artículo 8. Mecanismos de evaluación del servicio. El sistema debe establecer mecanismos necesarios para que los usuarios evalúen la atención recibida, siendo responsable el ente competente del registro y resolución de las evaluaciones recibidas. Artículo 9. Transparencia. El sistema debe contemplar los mecanismos necesarios para el seguimiento de los trámites administrativos en cuanto al cumplimiento de los plazos establecidos para resolver, siendo responsable de su cumplimiento cada ente competente. CAPITULO III NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Artículo 10. Notificaciones. El resultado final de cualquier trámite administrativo, será notificado de forma electrónica a los usuarios externos adheridos al Sistema, a través del casillero y correo electrónico proporcionado para el efecto.

CAPITULO III NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Artículo 10. Notificaciones. El resultado final de cualquier trámite administrativo, será notificado de forma electrónica a los usuarios externos adheridos al Sistema, a través del casillero y correo electrónico proporcionado para el efecto. Ministerio de Energía y Minas Dirección General de Energía © O O www.mem.gob.gt Diagonal 17, 29-78, zona 11, Las Charcas 24 calle 21-12, zona 12, Ciudad de Guatemala PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363DR. ALEJANDRO CIAMMATTEI Y MINAS GOBIERNO de i b GUATEMALA | eenencía Para el efecto, el usuario externo debe adherirse al módulo de notificaciones electrónicas aceptando los términos y responsabilidades que se generan. Artículo 11. Aviso de Notificación. El usuario externo recibirá un aviso en el casillero electrónico, cada vez que una notificación sea colocada en el mismo y enviada al correo electrónico registrado. Artículo 12. Comunicaciones Electrónicas. Todas las comunicaciones efectuadas por medios electrónicos entre el Ministerio y el usuario externo, se tendrán como recibidas a partir del día y hora que el Sistema evidencie el envío; este generará una constancia de notificación electrónica que remitirá al correo y casillero electrónico registrado del usuario externo. Artículo 13. Constancia de Notificación Electrónica. De toda notificación realizada por medios electrónicos quedará constancia en el casillero electrónico y la cual constituirá el respaldo para los efectos legales y el cómputo de los plazos que corresponda. El Sistema podrá generar un reporte de las constancias que obren en el casillero electrónico.

respaldo para los efectos legales y el cómputo de los plazos que corresponda. El Sistema podrá generar un reporte de las constancias que obren en el casillero electrónico. Artículo 14. Notificaciones con Documento Adjunto. Si el resultado final a notificar incluye documentos adjuntos, en la resolución y en la remisión de la notificación que se realice se deben detallar todos los documentos adicionales. Artículo 15. Otras Notificaciones. En los casos que, por motivos técnicos o legales, o bien que sean otros usuarios, si ello genera inviabilidad de realizar la notificación por medios electrónicos, dichos actos de notificación podrán ser practicados mediante la entrega de documentos físicos en forma presencial debiendo dejar constancia de haberse efectuado la notificación de esta manera. En este caso, la constancia de notificación descrita debe digitalizarse y subirse al Sistema y formará parte del expediente electrónico respectivo, siendo el responsable el notificador. CAPITULO IV ARCHIVOS Artículo 16. Archivos Digitales de Trámites de Usuarios. La documentación en forma digital y electrónica, deberá ser protegida a través de medidas de seguridad que garanticen la preservación de forma indefinida y la integridad de la información, la cual quedará bajo la responsabilidad del Departamento de Informática del Ministerio. ! Ministerio de Energía y Minas Dirección General de Energía UT, © O © www.mem.gob.gt Diagonal 17, 29-78, zona 11, Las Charcas 24 calle 21-12, zona 12, Ciudad dé Guatemala PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363GOBIERNO de MINISTERIO

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PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363GOBIERNO de MINISTERIO

GUATEMALA DE ENERGÍA DR. ALEJANDRO CIAMMATTEI Y MINAS Artículo 17. Archivos Físicos. Los expedientes que se encuentran ya conformados de manera física (papel) al resguardo en los archivos respectivos, se digitalizarán gradualmente por el ente competente, conforme los recursos que se encuentren disponibles en el Ministerio. Artículo 18. Digitalización de expedientes en proceso. Cuando se realice un trámite cuyo expediente se encuentre en forma física (papel), debe ser digitalizado después de obtener el resultado final a efecto de no detener el desarrollo del mismo. Artículo 19. Solicitud de Documentos Certificados. Cuando se solicite copia certificada ya fuere parcial o total de un expediente, se realizará en formato electrónico PDF y firma electrónica avanzada si el expediente se encuentra digitalizado, en caso se encontrase en forma física, se realizará en papel. CAPÍTULO V PAGOS ELECTRÓNICOS AL MINISTERIO Artículo 20. Modalidad de Cobro. El Ministerio a través del ente competente que, conforme a su marco jurídico aplicable, deben realizar cobros por medio de orden de pago, deberán emitir la misma por medio del sistema y enviarla al casillero electrónico; para el caso de los otros usuarios la orden de pago se enviará al correo electrónico que proporcione. Artículo 21. Modalidad de Pago. El Ministerio por medio de una o varias instituciones bancarias, dispondrá de las modalidades de pago electrónico a través del sistema de banca virtual y de manera presencial en cualquier agencia bancaria, para los diferentes conceptos establecidos en el marco jurídico aplicable, para ambos casos debe contar con una orden de pago vigente.

bancarias, dispondrá de las modalidades de pago electrónico a través del sistema de banca virtual y de manera presencial en cualquier agencia bancaria, para los diferentes conceptos establecidos en el marco jurídico aplicable, para ambos casos debe contar con una orden de pago vigente. Artículo 22. Recibo de Ingresos Varios. La institución bancaria donde se realice el pago emitirá recibo de ingresos varios (forma 63 A) el cual le servirá al usuario externo para acreditar el pago que corresponda. Ministerio de Energía y Minas Dirección General de Energía © O © wwwmemgobgt Diagonal 17, 29-78, zona 11, Las Charcas 24 calle 21-12, zona 12, Ciudad de Guatemala PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363GOBIERNO de

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CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS Artículo 23. Divulgación. El Ministerio divulgará a través de su página WEB oficial y en redes sociales, información relacionada con los requisitos, procedimientos y uso del Sistema relacionado con los trámites administrativos de su competencia. Artículo 24. Guía del Usuario. El Ministerio por medio del Departamento de Informática desarrollará una guía que servirá de referencia para el uso adecuado del Sistema en donde se detallarán los procedimientos propios de cada usuario interno y externo del mismo. Artículo 25. Casos no Previstos. Los casos no previstos en el presente normativo, deberán resolverse por el ente competente, en el ámbito de su competencia, aplicando supletoriamente las leyes ordinarias y otras normas aplicables.

Artículo 25. Casos no Previstos. Los casos no previstos en el presente normativo, deberán resolverse por el ente competente, en el ámbito de su competencia, aplicando supletoriamente las leyes ordinarias y otras normas aplicables. Artículo 26. Módulos del Sistema. La autoridad Superior del Ministerio podrá instruir el desarrollo de los módulos necesarios para complementar el Sistema y así ir incluyendo todos los trámites administrativos de las gestiones que se realizan ante el Ministerio. Artículo 27. Actualización de Manuales de funciones y de procedimientos. Para las actividades que se desarrollen a través del Sistema, los entes competentes deberán actualizar las funciones y procedimientos en los manuales respectivos, si corresponde en un plazo de seis meses. Y Ministerio de Energía y Minas Dirección General de — o [ +) © www.mem.gob.gt Diagonal 17, 29-78, zona 11, Las Charcas 24 calle 21-12, zona 12, Ciudad de Guatemala PBX: (+502) 2419 6464 PBX: (+502) 2419 6363