Acuerdo Ministerial 4-2017

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2 GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE

GUAT EMALA MINISTER 10 DE DESARROLLO SOCIAL

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

ACUERDO MINISTERIAL NÚMERO DS-04-2017

Guatemala, 13 de enero de 2017 EL MINISTRO DE DESARROLLO SOCIAL CONSIDERANDO Que la Constitución Política de la República de Guatemala faculta a cada Ministro de Estado a dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los asuntos relacionados con su Ministerio, así como velar por el estricto cumplimiento de las leyes, la probidad administrativa y la correcta inversión de los fondos públicos en los negocios confiados a su cargo, Asimismo, el Acuerdo Gubernativo número 87-2012 Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Desarrollo Social establece que es atribución del Ministro de Desarrollo Social “aprobar los manuales administrativos, de procedimientos y emitir las normas internas que viabilicen el funcionamiento institucional” CONSIDERANDO Que mediante el Acuerdo Ministerial número 168-2013 de fecha veintinueve de abril de dos mil trece, emitido por la entonces Ministra de Desarrollo Social, se aprobó el “Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible a Vehículos del Ministerio de Desarrollo Social” y atendiendo a la necesidad de optimizar los recursos del Ministerio y mantener una eficiente cobertura con los funcionarios y empleados que realizan sus actividades fuera de su lugar de trabajo, es oportuno realizar la actualización pertinente. CONSIDERANDO Que por medio del Oficio VMAF-JMRW/app-904-2016 de fecha diez de noviembre de dos mil dieciséis, emitido por el Viceministro Administrativo y

actualización pertinente. CONSIDERANDO Que por medio del Oficio VMAF-JMRW/app-904-2016 de fecha diez de noviembre de dos mil dieciséis, emitido por el Viceministro Administrativo y Financiero, solicita ante este Despacho Superior, la aprobación del Reglamento de Administración y Suministro de Combustible a Vehículos del Ministerio de Desarrollo Social, adjuntando para el efecto el expediente de soporte y el Dictamen Financiero-DF-UDAF-001-2016/SV/pr de fecha siete _< de noviembre de dos mil dieciséis, dentro del cual se emite en sentidé”

A. PBX: 2300-5400 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala

www.mides.gob.gtGOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE GUAT MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL mides gl favorable en relación al proyecto de modificación realizado al Reglamento anteriormente aludido. CONSIDERANDO Que la Dirección de Asesoría Jurídica, a través del Dictamen número DAJ687-2016/RERB/migt de fecha dieciséis de diciembre de dos mil dieciséis, se pronuncia en sentido favorable, el que copiado textualmente en su parte conducente establece: “4.1. Que es Procedente la Derogatoria del Acuerdo Ministerial Numero 168-2013 del Ministerio de Desarrollo Social de fecha 29 de abril de 2013, que aprueba el Reglamento para Administración y Suministro de Combustibles a Vehículos del Ministerio de Desarrollo Social. 4.2. Que es Procedente la aprobación de la versión final del Reglamento para la Administración y Suministro de Combustibles a Vehículos al Ministerio de Desarrollo Social...”.

4.2. Que es Procedente la aprobación de la versión final del Reglamento para la Administración y Suministro de Combustibles a Vehículos al Ministerio de Desarrollo Social...”. POR TANTO Con base en lo considerado, leyes citadas y lo que para el efecto preceptúan los artículos: 194 literal a), f) e 1) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 27 literales a) y m) y 31Bis del Decreto 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo; 7 literales a., b., i. y j., del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Desarrollo Social, Acuerdo Gubernativo número 87-2012 del Presidente de la República de Guatemala y Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016 del Presidente de la República de Guatemala “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos”. ACUERDA ARTÍCULO 1. Se aprueba el “Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible a Vehículos del Ministerio de Desarrollo Social”, el cual se encuentra contenido diecinueve (19) artículos, documento que se anexa al presente instrumento, al cual se le deberá dar estricto cumplimiento y correcta aplicación. ARTÍCULO 2. Se deroga la totalidad del Acuerdo Ministerial número 1682013 de fecha 29 de abril de 2013 emitido por la entonces Ministra des Desarrollo Social. 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala C.A. PBX: 2300-5400

www.mides.gob.gtLa GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL EE mides al e ET e

www.mides.gob.gtLa GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL EE mides al e ET e ARTÍCULO 3. Se instruye al Viceministro Administrativo y Financiero, Viceministro de Protección Social y Viceministro de Política, Planificación y Evaluación, todos del Ministerio de Desarrollo Social, para que de acuerdo a sus competencias giren las instrucciones a las dependencias, en especial a las comprendidas dentro del presente Reglamento, debiendo también, velar que no se contravenga con lo establecido en el Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016 del Presidente de la República de Guatemala “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos” y demás disposiciones vigentes de la materia. ARTÍCULO 4. El presente Acuerdo Ministerial surte sus efectos inmediatamente. NOTIFÍQUESE. 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala CA, PBX: 2300-5400 www.mides.gob,gtFE : B E au! 2 convino be eta GUATEMALA Ministerio de Desarrollo Social -MIDESMISISTERIO.DE DESARROLLO SOCIAL Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE A VEHICULOS

DEL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIALSu E a B BOIZRNO DE LA REPOBLICA DE GUATEMALA Ministerio de Desarrollo Social -MIDESMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible Artículo 1. NATURALEZA. La presente normativa se emite, con el propósito de regular el consumo racional de los recursos asignados al Ministerio de

Artículo 1. NATURALEZA. La presente normativa se emite, con el propósito de regular el consumo racional de los recursos asignados al Ministerio de Desarrollo Social; asimismo, se hace necesario contar con las normas de control interno aplicables, que regulen las responsabilidades de las personas encargadas de administrar combustible en el cumplimiento de las funciones a su cargo. Artículo 2. OBJETO: Implementar controles que permitan establecer la adecuada utilización y suministro de combustible a los vehículos que se encuentran al servicio del Ministerio de Desarrollo Social, para su adecuado funcionamiento. Servicios Generales, adscrita a la Dirección Administrativa, será la responsable de presentar la solicitud de compra de bienes o insumos, de acuerdo a las necesidades y con base a lo que establece la ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, de manera oportuna, atendiendo los procedimientos correspondientes, con el objeto de garantizar la disponibilidad de cupones para el adecuado funcionamiento del Ministerio de Desarrollo Social, conforme las disponibilidades presupuestarias correspondientes para cada ejercicio fiscal. | I O Artículo 3. SOLICITUD DE COMPRA DE COMBUSTIBLE: La Subdirección de | | Artículo 4. NORMAS DE CONTROL: Para la adecuada administración y suministro de combustible a los vehículos al servicio o propiedad del Ministerio de Desarrollo Social, deberá considerarse lo siguiente: a) De la custodia de los cupones de combustible: El empleado o funcionario nombrado como Encargado de Combustibles, es la persona responsable de la custodia, control, distribución y adecuada administración de los cupones O de combustible adquiridos por el Ministerio de Desarrollo Social para el suministro de combustible a los vehículos al servicio de este.

nombrado como Encargado de Combustibles, es la persona responsable de la custodia, control, distribución y adecuada administración de los cupones O de combustible adquiridos por el Ministerio de Desarrollo Social para el suministro de combustible a los vehículos al servicio de este. b) Control interno: Como medida de control interno, el Encargado de Combustibles debe llevar el registro cronológico de los cupones del combustible autorizados, en libros u hojas movibles según corresponda, debidamente habilitados por la Contraloría General de Cuentas, en donde se evidencie la adquisición, consumo y existencia de cupones de combustible. Adicionalmente podrá llevar cualquier otra clase de control que facilite la administración de los citados valores. c) De la solicitud y autorización de los cupones de combustible: Debe llenarse el formulario denominado “Solicitud de Cupones de Combustible”, debiendo 3, Dirección Administrativa e Financiero e Subdirección de Servicios General Viceministerio Adminis: 1 ]B it E a GOBIERNO DE REPÚBLICA BE GU JATEMALA Ministerio de Desarrollo Social -MIDESE Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL consignar la información requerida en el mismo, justificando dicha solicitud, la cual llevará las siguientes firmas: solicitante, Jefe inmediato funcional y autorizado por el Subdirector de Servicios Generales; o por la Dirección Administrativa. La persona solicitante de cupones de combustible deberá estar contratado bajo los renglones presupuestarios de gasto siguientes: 011,021, 022 y 029. d) Registro individual de suministro de combustible: Los empleados o funcionarios, que sean nombrados para cumplir una comisión oficial y

estar contratado bajo los renglones presupuestarios de gasto siguientes: 011,021, 022 y 029. d) Registro individual de suministro de combustible: Los empleados o funcionarios, que sean nombrados para cumplir una comisión oficial y soliciten cupones de combustible, deben llevar un control individual por vehículo en el formato denominado “Bitácora de Comisión Asignada”, O registrando el historia! del combustible autorizado para el funcionamiento s del mismo, así como el kilometraje actual, kilometraje recorrido, número de los cupones o factura que por asuntos emergentes y justificados se haya suministrado combustible, monto, objeto de la comisión, firma y sello de la persona de la dependencia o entidad, donde se haga constar la presencia del empleado o funcionario del Ministerio de Desarrollo Social y demás información requerida en el formato. Como una medida de seguridad para las autoridades superiores, se exciuyen del requisito de presentar el formulario de Bitácora de Comisión Asignada, a los vehículos asignados al Despacho Superior y Viceministros del Ministerio de Desarrollo Social. Artículo 5. AUTORIZACIÓN PARA SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE A VEHÍCULOS PARTICULARES: Para los casos especiales que por necesidad en el servicio, los empleados y funcionarios, utilicen vehículo particular, la asignación de combustible podrá ser autorizada por el Despacho Ministerial o O Viceministro Administrativo Financiero, debiendo justificar el motivo de la comisión y llenar previamente el formulario respectivo. Artículo 6. AUTORIZACIÓN DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE POR COMISIONES EN EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA: Para las comisiones a desarrollar fuera de la capital, se procederá de conformidad con la escala que

comisión y llenar previamente el formulario respectivo. Artículo 6. AUTORIZACIÓN DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE POR COMISIONES EN EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA: Para las comisiones a desarrollar fuera de la capital, se procederá de conformidad con la escala que establece el Artículo 18 del Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016, emitido por el Presidente de la República de Guatemala. “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos”. Previamente a autorizar la entrega de los cupones de combustible mediante el formulario “Solicitud de Cupones de Combustible”, será requisito presentar a la Unidad de Transportes el formulario “Solicitud de Vehículo, comisión al interior”, indicando los lugares a visitar durante la comisión oficial y un estimado de Subdirección de Servicios Generales, Dirección Administrativa Viceministerio Administrativo FinancieroE GOMERNO DE LA NVIOLICA DE E GU JATEMAI A Ministerio de Desarrollo Social -MIDESrea cados Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIA kilómetros a recorrer conforme a la tabla oficial respectiva, para poder establecer el monto necesario del combustible para realizar la comisión. Al concluir la comisión oficial, la persona responsable deberá presentar al Encargado de Combustibles la liquidación respectiva del combustible utilizado, kilómetros recorridos e informar sobre el combustible que queda en el tanque del vehículo mediante el formulario “Liquidación de cupones de Combustible”; los cupones no utilizados en la comisión, deben ser devueltos al Encargado de Combustibles, quien deberá darle ingreso al libro de control interno. En el caso que sea suspendida la comisión oficial, deberá reintegrar los

los cupones no utilizados en la comisión, deben ser devueltos al Encargado de Combustibles, quien deberá darle ingreso al libro de control interno. En el caso que sea suspendida la comisión oficial, deberá reintegrar los cupones de combustible al Encargado de Combustibles, quien deberá realizar 1) las anotaciones respectivas en el libro de control interno. Artículo 7. LIQUIDACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLES. La persona solicitante de cupones de combustibles deberá proceder a la tiquidación respectiva, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la finalización de la comisión, en caso contrario, la Unidad de Caja Chica y Combustibles lo solicitará por escrito con copia al expediente personal de Recursos Humanos para la aplicación de la sanción que conforme a la Ley de Servicio Civil u otras leyes laborales corresponda. No se atenderán solicitudes si existe alguna pendiente de liquidar. Articulo 8. AUTORIZACIÓN DE COMBUSTIBLE A TRAVÉS DE CUOTA FIJA MENSUAL: Con la finalidad de apoyar las gestiones que realizan los Funcionarios y Servidores Públicos del Ministerio de Desarrollo Social, se autoriza la cuota fija mensual de cupones de combustible, según se detalla a continuación y por los siguientes montos: No. | Puesto Nominal o Funcional Cuota Fija Mensual en Quetzales 1 Ministro Q.4,000.00 2 | Viceministros Q.3,000.00 3 | Delegado Regional Social Q.3,000.00 4 Coordinador Departamental Q.2,000.00 5 | Encargado de Programas Sociales Q.2,000.00 Departamentales 6 Encargado de Fortalecimiento Q.2,000.00 Departamental

4 Coordinador Departamental Q.2,000.00 5 | Encargado de Programas Sociales Q.2,000.00 Departamentales 6 Encargado de Fortalecimiento Q.2,000.00 Departamental 7 Facilitador Social Q.2,000.00 Subdirección de icios Cer ección Administrativa ™ ooo coriniotodo s P Eo as E GOMIIO DE LA REPEBLICA DY GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Ministerio de Desarrollo Social -MIDESReglamento para la Administración y Suministro de Combustible Artículo 9. SOLICITUD DE CUOTA FIJA MENSUAL: Las cuotas fijas mensuales de combustible, serán entregadas por el Encargado de Combustible, previa presentación de los formatos de “Planificación de Actividades” y “Solicitud de Cupones de Combustible cuota fija”, con la firma del solicitante, Jefe inmediato funcional y autorizado por el Subdirector de Servicios Generales o por la Dirección Administrativa. Para efectos de liquidación, deberá presentar el formulario “Bitácora de Comisión Asignada”. Se exceptúa del presente artículo, el Ministro y Viceministros. Artículo 10. CUOTA ADICIONAL: Cualquier autorización adicional de cupones de combustible para los funcionarios que se indican en Artículo 8 de este Reglamento, deberá justificarse plenamente, debiendo presentar los formularios de “Planificación de Actividades” y “Solicitud de Cupones de Combustible”, y contar con la autorización respectiva del Despacho Superior o Viceministro Administrativo Financiero. Considerando la distancia, en el caso de las personas nombradas para los Departamentos de Petén, Huehuetenango, San Marcos e Izabal, se asignará una cuota adicional de quinientos quetzales

Administrativo Financiero. Considerando la distancia, en el caso de las personas nombradas para los Departamentos de Petén, Huehuetenango, San Marcos e Izabal, se asignará una cuota adicional de quinientos quetzales (Q500.00). Artículo 11. OTRAS DISPOSICIONES DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA: Para garantizar la adecuada administración del combustible, deberán observarse las siguientes disposiciones complementarias: a) El Encargado de Combustible, deberá designar y capacitar al personal que le cubrirá en el período de vacaciones o ausencia, para dar continuidad a las atribuciones inherentes al cargo de este. b) El Encargado de Combustibles debe caucionar su responsabilidad mediante la fianza de fidelidad correspondiente, únicamente durante el período que lleve a cabo la función asignada; así como de presentar la Deciaración Jurada Patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas, conforme lo establece el Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala. ec) Para la entrega y recepción de los cupones de combustible en caso de vacaciones o ausencias temporales del Encargado de Combustibles, debe realizarse integración de los cupones objeto de entrega, dejando constancia Subdirección de Servicios General. Administrativa Viceministerio Administrativo Financiero+ mii me u GOBIERNO DE LA REPOBLICA DEC Ministerio de Desarrollo Social -MIDESGUATEMALA Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL mediante acta administrativa de las numeraciones, valor nominal, total en quetzales al cual ascienda el monto arqueado, situación de los registros de los libros y cualquier otra información que sea pertinente. d) Los cupones y libros de control interno, deben ser resguardados

mediante acta administrativa de las numeraciones, valor nominal, total en quetzales al cual ascienda el monto arqueado, situación de los registros de los libros y cualquier otra información que sea pertinente. d) Los cupones y libros de control interno, deben ser resguardados adecuadamente en caja fuerte, debiendo de tener control dual para la apertura y cierre de la misma. Artículo 12. FORMULARIOS AUTORIZADOS: Los formularios a utilizarse para la adecuada administración de los cupones de combustible, son los siguientes: Solicitud de Cupones de Combustible, forma DA-UC-01 O Formulario de responsabilidad del vehículo DA-UC-02 Formulario de Asignación Temporal de responsabilidad del vehículo DAUT03 Solicitud de Vehículo , comisión al interior forma DA-UC-04 Nombramiento Interno de Comisión forma DA-UC-05 Solicitud de Cupones de Combustible Cuota Fija, forma DA-UC-08 Formulario de Planificación mensual de Actividades forma DA-UC-07 Bitácora de Comisión Asignada, forma DA-UC-08 Control de uso de cupones de combustible forma DA-UC09 Liquidación de Cupones de Combustible, forma DA-UC-10 Libro para Control de Cupones de Combustible. Arqueo de Cupones de Combustible, forma DA-UC-11 Artículo 13. ARQUEO MENSUAL DE VALORES (CUPONES DE COMBUSTIBLE): O El Jefe Inmediato Superior del Encargado de Combustibles, el último día hábil de cada mes, realizará el arqueo de valores respectivo, en el cual deberá dejar

constancia de todos los por menores del mismo, describiendo cantidad de cupones, valor nominal y totales, los cuales deben cuadrar con el saldo de los Olibros de control interno de autorización de combustible, lievando archivo cronológico de dichos informes para futuras referencias. El Encargado de Combustibles dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, deberá remitir copia del informe descrito en el presente Artículo y con el visto bueno del Subdirector de Servicios Generales, al Director Administrativo, Viceministro Administrativo Financiero y Despacho Superior. - Subdirección de Servicios Generales, Dirección Administrativa s Viceministerio Administrativo FinancieroE tr WM 42 11 coma na to merdmaca e Ministerio de Desarrollo Social -MIDESGUATEMALA Reglamento para la Administración y Suministro de Combustible MUNISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Artículo 14. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO A LA PRESENTE NORMATIVA: Los empleados y funcionarios que incumplan con cualesquiera de las normas contenidas en el presente Reglamento, serán sujeto de sanción disciplinaria; por lo tanto, el funcionario responsable, al tener conocimiento del incumplimiento respectivo, deberá informar inmediatamente a la Dirección de Recursos Humanos para la aplicación de la sanción que conforme a las leyes laborales corresponda, enviando copia a su expediente personal y a las instancias administrativas respectivas. Artículo 15. EVENTUALIDADES: La Dirección Administrativa queda facultada para atender cualquier eventualidad, emergencia o imprevisto relacionado con la presente normativa.

Artículo 16. FISCALIZACIÓN: La Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Desarrollo Social, fiscalizará y evaluará el cumplimiento de las normas contenidas en el presente Reglamento. Artículo 17. MODIFICACIONES, REFORMAS O ADICIONES AL PRESENTE REGLAMENTO. Cualquier modificación, reforma o adición al presente Reglamento, debe ser aprobado mediante Acuerdo Ministerial, el cual será emitido por el Despacho Superior del Ministerio de Desarrollo Social. Artículo 18. DEROGATORIA. Se deroga el Reglamento de Administración y Suministro de Combustible de Vehículos del Ministerio de Desarrollo Social, aprobado mediante Acuerdo Ministerial No. 168-2013 de fecha 29 de abril de 2013. Artículo 19. VIGENCIA: El presente Reglamento empezará a regir al siguiente e día de su aprobación y deberá ser divulgado internamente en el Ministerio de 4 Desarrollo Social para su conocimiento y efectos correspondientes. — Subdirección de Servicios Generales, Dirección Administrativa A " Viceministerio Administrativo Financiero