Acuerdo Ministerial 627-2014

Ministerio de Educacion Guatemala. C. A.

ACUERDO MINISTERIAL No. 827 - 2914

Guatemala, 10 ABR 2014 LA MINISTRA DE EDUCACIÓN CONSIDERANDO: Que, en la Constitución Política de la República de Guatemala se establece que dentro de las funciones que deben ejercer los Ministros de Estado sobre todas las dependencias de su jurisdicción, le corresponde dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios relacionados con su Ministerio.

CONSIDERANDO: Que, en las Normas Generales de Control interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas se establece que es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Asimismo, en el artículo 1, literal f), numerales 2 y 3 del Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, se responsabiliza a la autoridad superior de cada organismo o entidad del sector público, por la implantación y mantenimiento de un eficiente y eficaz sistema de control interno normativo, financiero, económico y de gestión sobre sus propias operaciones, así como procedimientos que aseguren el eficaz y eficiente desarrollo de las actividades institucionales y la evaluación de los resultados de los programas, proyectos y operaciones.

CONSIDERANDO: Que, es necesario reglamentar el procedimiento de asignación, uso y control de los vehículos y el consumo de combustible en el Ministerio de Educación, para el desarrollo de sus funciones, mismo que debe responder a los principios de austeridad, probidad, eficiencia y calidad del gasto público.

POR TANTO:

mismo que debe responder a los principios de austeridad, probidad, eficiencia y calidad del gasto público.

POR TANTO: En ejercicio de las funciones que le confieren los artículos 194 literales a) y f) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 27, literales a), f) y m) del Decreto número 114-97, del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo; 1, literal f), numerales if y ll del Decreto número 101-97, Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto; 4 del Acuerdo Gubernativo número 225-2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Educación y; 1, 2 y 4 del Acuerdo Ministerial 17-2014, Desconcentración de la

Administración Financiera.

ACUERDA: Artículo 1. Aprobar el Reglamento para la Administración de Vehículos y Uso de Combustible del Ministerio de Educación.

CAPÍTULO | OBJETIVO Y OBLIGATORIEDAD Artículo 2. Objetivo. Establecer normas y lineamientos para la administración de vehículos y uso de combustible, con la finalidad de regular el uso eficiente y racional de los vehículos propiedad del Ministerio de Educación y sus Unidades Ejecutoras, así como la distribución y consumo de combustible y la utilización de aquellos vehículos, que perteneciendo a otra institución, se encuentran al servicio del Ministerio.Ministerio de Educacion Guatemala. C. A. Artículo 3. Obligatoriedad. El presente Reglamento es de observancia general para todas las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación y el incumplimiento de las disposiciones establecidas en el mismo, dará lugar a la aplicación del Régimen Disciplinario que corresponda.

CAPÍTULO II

REGISTRO DE VEHÍCULOS

Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación y el incumplimiento de las disposiciones establecidas en el mismo, dará lugar a la aplicación del Régimen Disciplinario que corresponda. CAPÍTULO II REGISTRO DE VEHÍCULOS Artículo 4. Registro de vehículos. Todos los vehículos que sean propiedad del Ministerio de Educación, deberán estar registrados dentro del Módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEBy por consiguiente, contar con el respectivo registro de resguardo o tarjeta de responsabilidad que corresponda. Dichas acciones serán responsabilidad de cada una de las Direcciones que tengan a su cargo los vehículos. Artículo 5. Registro individual de los vehículos. Todos los vehículos que sean propiedad del Ministerio de Educación, así como los vehículos que perteneciendo a otra Institución se encuentran al servicio de este Ministerio, son responsabilidad de cada Unidad Ejecutora, por lo que deberán llevar un registro individual electrónico e impreso, que contenga los datos generales del vehículo. CAPÍTULO NP ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS Artículo 6. Identificación de los vehículos. Todos los vehículos propiedad del Ministerio de Educación, deberán estar claramente identificados, para el efecto la Dirección de Servicios Administrativos -DISERSA-, proporcionará las artes del diseño. Artículo 7. Medidas de control interno. Los Directores de las distintas Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación, implementarán las medidas de control intemo, para el estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento. Artículo 8. Restricción para circulación de vehículos en fines de semana y asuetos. Queda restringida la circulación de vehículos propiedad del Ministerio de Educación, así como

cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento. Artículo 8. Restricción para circulación de vehículos en fines de semana y asuetos. Queda restringida la circulación de vehículos propiedad del Ministerio de Educación, así como aquellos que se encuentren en servicio dentro del marco de un convenio suscrito con otra organización, nacional y/o internacional, durante los fines de semana y asuetos. De ser necesario su uso durante los días indicados anteriormente, se debe contar con la autorización del Director de la Unidad Ejecutora que tiene a su cargo el o los vehículos y su Uso será exclusivo para atender comisiones de carácter oficial. Artículo 9. Servicio mecánico y mantenimiento de los vehículos. Para cada vehículo propiedad del Ministerio de Educación y los vehículos que perteneciendo a otra institución se encuentran al servicio de éste Ministerio, se deberá contar con los registros de servicio mecánico y de mantenimiento para garantizar el uso ordinario de los mismos. Artículo 10. Responsabilidad de los conductores. Los conductores quedan obligados a velar por el buen uso, control de mantenimiento mecánico y limpieza del vehículo, responder personalmente por accidentes causados por imprudencia, impericia y negligencia comprobadas y serán responsables por las multas de tránsito que le sean impuestas por la violación a las Leyes del país o por no cumplir con las normas contenidas en el presente Reglamento, así como por acciones u omisiones en contra de la buena conducción o cuidado del vehículo. Artículo 11. Facultad para autorizar uso ordinario de vehículos. Queda bajo la responsabilidad del Director de cada Unidad Ejecutora autorizar la asignación de los vehículos oficiales.Ministerio de Educacion Guatemala, C. A. En el caso de los vehículos a cargo de la Dirección de Servicios Administrativos -DISERSA-, de

Guatemala, C. A. En el caso de los vehículos a cargo de la Dirección de Servicios Administrativos -DISERSA-, de conformidad con la disponibilidad de vehículos, podrá asignarse vehículo en forma definitiva a aqueilas Unidades Ejecutoras que por su volumen de trabajo o por las características especiales de sus funciones, lo requieran, con la autorización del Vicedespacho Administrativo. El Director de la Unidad Ejecutora correspondiente hará la solicitud con las justificaciones pertinentes, con el visto bueno del Vicedespacho a cargo de la misma. Artículo 12. Resguardo de vehículos. Queda bajo la responsabilidad del Director de cada Unidad Ejecutora el resguardo de los vehículos en un espacio adecuado. Las llaves de los vehículos deberán estar bajo el resguardo y custodia de la Unidad de Servicios Generales o su equivalente en cada Unidad Ejecutora. CAPÍTULO IV CONTROL Y USO DE COMBUSTIBLES Artículo 13. Adquisición de combustible. Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación, cuando corresponda, adquirirán el combustible para cumplir con sus funciones de conformidad con su presupuesto aprobado y deberán cumplir con lo establecido en el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como con las disposiciones y lineamientos establecidos por la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones -DIDECOdel Ministerio de Educación. Adicionalmente, podrán realizar compras menores de combustibles, siempre y cuando se encuentren incluidos entre otros gastos conexos establecidos en el artículo 3 del Acuerdo Gubernativo número 397-98 “Reglamento de Gastos de Viatico para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado”.

encuentren incluidos entre otros gastos conexos establecidos en el artículo 3 del Acuerdo Gubernativo número 397-98 “Reglamento de Gastos de Viatico para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado”. Artículo 14. Asignación y consumo de combustible. Cada Unidad Ejecutora será responsable de la asignación y consumo de combustible para el desempeño de sus funciones, por lo que deberán llevar el registro y control de la existencia de combustible en libro autorizado por la contraloría general de cuentas. Artículo 15, Bitácora para el uso de vehículos y combustible. Cada Unidad Ejecutora es responsable de llevar el registro de la bitácora de cada vehículo y el consumo de combustible de este, en los formularios debidamente autorizados y numerados correlativamente por la Dirección de Auditoría Interna -DIDAI-; el Director de la Unidad Ejecutora velará por el fiel cumplimiento a esta disposición. Cada Dependencia es responsable de remitir en los primeros cinco días hábiles del mes, copia electrónica de las bitácoras, a la Dirección de Servicios Administrativos -DISERSA-, en tanto se implementa un Sistema Informático que permita de una manera automatizada, reportar las rutas de cada vehículo. Artículo 16. Asignación de combustible para vehículos particulares. El uso de combustible en vehículos particulares para Comisiones Oficiales, únicamente se puede hacer con la Autorización del Director de la Unidad Ejecutora. CAPÍTULO V ASPECTOS GENERALES Artículo 17. Rectoría. La Dirección de Servicios Administrativos -DISERSAcomo ente rector del servicio de transportes del Ministerio de Educación, será responsable de:

CAPÍTULO V ASPECTOS GENERALES Artículo 17. Rectoría. La Dirección de Servicios Administrativos -DISERSAcomo ente rector del servicio de transportes del Ministerio de Educación, será responsable de: a. Emitir los lineamientos o directrices que deberán atender y cumplir las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación para la asignación, uso y contro! de los vehículos y combustibles en el Ministerio de Educación.Ministerio de Educacién Guatemala. C. A. b. Establecer los mecanismos de registro y contro! de los vehículos y consumo de combustibles de las distintas Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación. c. Proporcionar informes a las Autoridades Superiores sobre la cantidad de vehículos y consumo de combustible de las distintas Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación. Artículo 18. Arrendamiento de vehículos. Previo a gestionar la contratación de arrendamiento de vehículos, cualquier Unidad Ejecutora del Ministerio de Educación, deberá contar con los documentos siguientes: a. Dictamen de la Dirección de Servicios Administrativos -DISERSAo el Departamento/Sección de Servicios Generales de la Dirección que corresponda, sobre la no disponibilidad de vehículos oficiales. b. Dictamen de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones -DIDECOsobre los aspectos contractuales de la negociación que se pretende realizar. e. Aprobación del Vicedespacho a cargo de la Unidad Ejecutora interesada, por medio de oficio de visto bueno. Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación que gestionen el arrendamiento de vehículos deberán incluir en las Especificaciones Técnicas, que la empresa contratada proporcione informes a la Entidad a efecto de contar con datos que permitan identificar la

Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación que gestionen el arrendamiento de vehículos deberán incluir en las Especificaciones Técnicas, que la empresa contratada proporcione informes a la Entidad a efecto de contar con datos que permitan identificar la movilización de los vehículos arrendados. Artículo 19. Fiscalización. La Dirección de Auditoría Interna -DIDAIdel Ministerio de Educación, será responsable de incluir en su Plan Anual de Auditoría -PAA-, como mínimo dos (2) auditorías en las Direcciones o Unidades Ejecutoras del Ministerio de Educación, para evaluar los procesos operativos, administrativos y financieros relacionados con la asignación, uso y control de los vehículos y combustibles. Artículo 20. Casos no previstos. Los casos no previstos en el presente Reglamento serán resueltos por el Despacho Superior del Ministerio de Educación. Artículo 21 Derogatoria. Se deroga el Acuerdo Ministerial número 1396-2008 de fecha 26 de agosto de 2008 y todas las demás disposiciones que se opongan al presente acuerdo o a la ley. Artículo 22. Vigencia. El presente Acuerdo Ministerial entra en vigencia inmediatamente.

COMUNÍQUESE

VICEMINISTRO DE EDUCACIÓN É,

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