Acuerdo Ministerial 79-2016

GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE Y GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL mides yl

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MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

ACUERDO MINISTERIAL NÚMERO DS-79-2016

Guatemala 26 de diciembre de 2016 EL MINISTRO DE DESARROLLO SOCIAL Que la Constitución Politica de la República de Guatemala, establece que es función de los Ministros, dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios relacionados con su ministerio, velar por el estricto cumplimiento de las leyes, la probidad administrativa y la correcta inversión de los fondos públicos en los negocios confiados a su cargo. CONSIDERANDO Que de conformidad con el artículo 1 del Acuerdo Gubernativo número 129-2013 del Presidente de la República de Guatemala, se crea el Fondo de Desarrollo Social, adscrito al Ministerio de Desarrollo Social, con el objeto de administrar los bienes, derechos y obligaciones que le sean trasladados por el Fondo Nacional para la Paz -FONAPAZy su unidad ejecutora de proyectos en liquidación, así como la ejecución de programas y proyectos relacionados con el desarrollo social por lo que de conformidad con el artículo 7 literal h., del Acuerdo Gubernativo número 87-2012 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Desarrollo Social” del Presidente de la República de Guatemala, es atribución del titular de este Ministerio “aprobar manuales administrativos, de procedimientos y emitir las normas internas que viabilicen el funcionamiento institucional”. CONSIDERANDO Que mediante Acuerdo Ministerial DS-75-2015 de fecha veinte de julio de dos mil quince, emitido por el entonces Titular del Ministerio de Desarrollo Social, se

normas internas que viabilicen el funcionamiento institucional”. CONSIDERANDO Que mediante Acuerdo Ministerial DS-75-2015 de fecha veinte de julio de dos mil quince, emitido por el entonces Titular del Ministerio de Desarrollo Social, se aprobó la primera versión del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Secretaria General de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-; el cual a la fecha no satisface las necesidades de la Unidad antes mencionada, ni se ajusta a la normativa vigente, por lo que surge la necesidad de aprobar una segunda versión de dicho Manual. CONSIDERANDO Que mediante Oficio OF-UP-262-2016 de fecha catorce de diciembre de dos mil dieciséis, el Jefe de la Unidad de Planificación con Visto Bueno del Director Ejecutivo del Fondo de Desarrollo Social -FODESadscrito a este Ministeri solicita al Titular de este Ministerio, la aprobación de la Segunda Versión d Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala C.A. PBX: 2300-5400 www.mides.gob-g1] La § i GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DEGUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Secretaria General, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, amparándose para el efecto, en lo consignado en la Opinión Técnica número 36-2016 de fecha tres de noviembre de dos mil dieciséis, signada por la Asesora Profesional Especializada il de la Subdireccion de Diseño y Organización

número 36-2016 de fecha tres de noviembre de dos mil dieciséis, signada por la Asesora Profesional Especializada il de la Subdireccion de Diseño y Organización de Programas Sociales, con Visto Bueno de la Subdirectora de Normas, Control y Vigilancia Social, ambas de la Dirección de Diseño y Normatividad de este Ministerio, el que copiado textualmente en el numeral romano IV OPINAN: “Que el Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Secretaría General de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, ha sido elaborado en base al nuevo Reglamento de Funcionamiento de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, Acuerdo Ministerial DS-48-2015...". CONSIDERANDO Que la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Desarrollo Social por medio de Dictamen número DAJ-693-2016/RERB/cabg, de fecha veinte de diciembre de dos mil dieciséis, emite dictamen favorable, el que copiado textualmente en su parte conducente dictamina que: “...4.1. Es procedente aprobar la Segunda Versión del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Secretaria General, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, al cumplir con los requisitos legales. 4.2. y es procedente la Derogatoria del Acuerdo Ministerial del Ministerio de Desarrollo Social Número DS-75-2015 que aprobó la Primera Versión ...”. POR TANTO Con base en lo considerado, y lo que para el efecto preceptúan los artículos: 1,

Social Número DS-75-2015 que aprobó la Primera Versión ...”. POR TANTO Con base en lo considerado, y lo que para el efecto preceptúan los artículos: 1, 194 literal f) de la Constitución Política de la República de Guatemala, 27 literales a) y m) de la Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, 7 literales h. y j. del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Desarrollo Social, Acuerdo Gubernativo número 87-2012 del Presidente de la República de Guatemala. ACUERDA Artículo 1. Aprobar el Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Secretaria General, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, en su Segunda Versión, el que está conformado por los folios del número uno (1) al número cuarenta (40). SRS “MU Artículo 2. Derogar el Acuerdo Ministerial Número DS-75-2015, emitido Et Y NTE mides gt WE EE www.mides.gob.gtF GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE = | GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL mieles gt EA: Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Secretaria General, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social

-FODES-.

Artículo 3. Se instruye al Director Ejecutivo del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, para que vele por la correcta y efectiva implementación y aplicación de las presentes disposiciones. Artículo 4. Los casos no previstos, serán resueltos por el Director Ejecutivo del

-FODES-, para que vele por la correcta y efectiva implementación y aplicación de las presentes disposiciones. Artículo 4. Los casos no previstos, serán resueltos por el Director Ejecutivo del Fondo de Desarrollo Social -FODESprevia consulta y aprobación del Ministro de Desarrollo Social. Artículo 5. El presente Acuerdo surte efectos inmediatamente.

COMUNÍQUESE

JoséGuillermo Moreno Cordón MINISTRO DE-DESARROLLO SOCIAL 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala CA. PBX: 2500-5400 www.mides.gobgtE GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL - -SECRETARIA GENERALMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL -MIDESCEDULA DE NOTIFICACION En la ciudad de Guatemala, siendo las 16 horas, con_© £ minutos, del día LL. de enero de dos mil diecisiete, constituido en la sede dei Fondo de Desarrollo Social, ubicado en la Avenida Bolívar veintiocho guion cero siete, zona ocho del Municipio de Guatemala, Departamento de Guatemala, Notifico al Director Ejecutivo de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, un CD que contiene la siguiente y información: |. Los Acuerdos Ministeriales números: a) DS-78-2016, de fecha 26 de Ss diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manua! de la Unidad de Cooperación Internacional de FODES; b) DS-79-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de Secretaría General de FODES; c) DS-802016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la

por medio de la cual se aprueba el Manual de Secretaría General de FODES; c) DS-802016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la Unidad de Información Pública de FODES; d) DS-81-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manuai de la Unidad de Planificación de FODES; e) DS-82-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la Unidad de Informática y Soporte Técnico de FODES; y f) DS-85-2016, de | fecha 28 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la Unidad de Comunicación Social de FODES, y ll, Los respectivos Manuales aprobados. Por medio de la presente Cédula de Notificación que entrego a: ! e rte Qhanye Valdez quien de enterado/a_>>_ firma la T presente. Doy Fe. - - - mama | 1 | E Observaciones: 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala CA. PBX: 2300-5400 mides gt y [EE www.mides.gob.gtManual de Politicas, Normas, Procesos y Procedimientos Secretaria General Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODESGuatemala, Noviembre 2016

SEGUNDA VERSIONE

E SN e e T T a

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página:

PROCEDIMIENTOS ’

1de40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

Contenido

a

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página:

PROCEDIMIENTOS ’

1de40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

Contenido

1. PRESENTACIÓN... "e 3

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIA 4

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL. 5

4. MISIÓN 6

5. VISIÓN... 6

6. OBJETIVOS DEL MANUA 7 7, SIMBOLOGÍA UTILIZADA 8

8. HOJA DE APROBACIÓN. 9

SECRETARÍA GENERAL.

9, NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS. 9.1 DESCRIPCION 9.2 PROPÓSITO..............

9.3 FUNDAMENTO JURIDICO

9.4 POLÍTICAS Y NORMAS

95 USUARIOS...

9.6 DEFINICIONES.

9.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS

9.8 INDICADORES

9.9 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

9.10 FLUJOGRAMA

9.11 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE BASES EN PROCESOS DE

COTIZACIÓN O LICITACIÓN. 9.12 FLUJOGRAMA 9.13 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN

O LICITACIÓN ..

9.14 FLUJOGRAMA.

9.15 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: ADENDA DE ENMIENDA

9.46 FLUJOGRAMA

O LICITACIÓN ..

9.14 FLUJOGRAMA.

9.15 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: ADENDA DE ENMIENDA 9.46 FLUJOGRAMA 917 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE LO ACTUADO POR LA JUNTA DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN POR MEDIO DE FIDEICOMISO 9.18 FLUJOGRAMA ..ottt e $ emo EN EAN El 1, e

DAMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 2de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

9.19 9.20 9.21 9.22 9.23 9.24 9.25 9.26 9.27 9.28 9.29 9.30

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: NOMBRAMIENTO DE COMISIÓN RECEPTORA

Y LIQUIDADORA ................

FLUJOGRAMA...

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: PRÓRROGA DE PLAZO CONTRACTUA

FLUJOGRAMA

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: ACUERDOS Y CONVENIOS ADMINISTRATIVOS... 32

FLUJOGRAMA

IQUIDACIÓN DE PROYECTOS . RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO:

FLUJOGRAMA.

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: PRESCINDIR DE UNA NEGOCIACIÓN ................. 36

FLUJOGRAMA

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: RESCISIÓN DE CONTRATO DE OBRA

FLUJOGRAMAMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

FLUJOGRAMA

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: RESCISIÓN DE CONTRATO DE OBRA

FLUJOGRAMAMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página:

PROCEDIMIENTOS3de40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL 1 PRESENTACIÓN El presente Manual de Procesos y Procedimientos constituye una segunda versión del mismo, dejando sin efecto el Acuerdo mediante el cual fue aprobada su primera versión. Este se considera una herramienta organizacional de importancia, ya que define los procedimientos de Secretaría General del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, con la finalidad de ser una guía que oriente el desarrollo de actividades además de ser un proceso de inducción para el personal de nuevo ingreso. Este Manual tiene como propósito establecer un componente del sistema de control interno, con el objeto de establecer responsabilidades sobre las actividades que son competencia de Secretaría General del Fondo de Desarrollo Social -FODES-. Contiene una descripción de los procedimientos gerenciales y administrativos que deben seguirse en la realización de las funciones de Secretaría del Fondo de Desarrollo Social, incluyendo a los actores, precisando su responsabilidad y participación, el mismo fue elaborado de acuerdo con los lineamientos establecidos en la CIRCULAR MIDES-DRRHH-082-2014. Se convierte además en una de las herramientas administrativas útiles y valiosas para facilitar la operación y la interconexión de las actividades, así como para favorecer el sistema de control interno, ya que permite obtener información detallada, ordenada e integral de las diversas actividades que se realizan dentro de la institución. No obstante, es necesario considerar la importancia de actualizar su

favorecer el sistema de control interno, ya que permite obtener información detallada, ordenada e integral de las diversas actividades que se realizan dentro de la institución. No obstante, es necesario considerar la importancia de actualizar su contenido de acuerdo con las necesidades que surjan en Secretaría General del Fondo de Desarrollo Social.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 4 de 40

DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL pr Demand metio Malo y mención per obten pre po pa +. FUNCIONES E CONTRO! INTERNO UNIDADES EXCUTORAS ADSERTAS AL DESPACIO NDSTERIALMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 5 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL to ot St da sn memoMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 6de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL 4 MISIÓN El Ministerio de Desarrollo Social es la dependencia del Organismo Ejecutivo, a quien corresponde la rectoría de las políticas públicas orientadas a mejorar el nivel de bienestar de las personas y grupos sociales vulnerables, que sufren de exclusión y viven en situación de pobreza y pobreza extrema, generando oportunidades y

corresponde la rectoría de las políticas públicas orientadas a mejorar el nivel de bienestar de las personas y grupos sociales vulnerables, que sufren de exclusión y viven en situación de pobreza y pobreza extrema, generando oportunidades y capacidades que les permitan mejorar sus vidas en forma positiva y duradera, mediante la coordinación, articulación y trabajo en alianza con otras instituciones públicas, privadas y de la sociedad civil, en el marco de protección de los derechos humanos y constitucionales. 5 VISIÓN Un país con un modelo de desarrollo socia! incluyente y participativo, que genere confianza e institucionalice la política pública dirigida a proteger y promover a las personas y grupos más rezagados y vulnerables, generando oportunidades para que puedan desarrollar sus capacidades desde los primeros años de vida y mecanismos temporales para hacer frente a la crisis, de manera que se alcance un nivel de vida

digno.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Version: 02

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS7de 40 DE LA SECRETARIA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL 6 OBJETIVOS DEL MANUAL Ser una guía de orientación para la realización de los procesos y procedimientos de Secretaría General. e Desarrollar y mantener la línea de autoridad y responsabilidad en el desempeño de las diferentes funciones de Secretaria General, a fin de optimizar resultados. o Establecer las responsabilidades de cada servidor público para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales. e Proporcionar información completa y oportuna de los procedimientos de Secretaría General. e Implementar mecanismos de control sobre las actividades que se desempeñan en Secretaría General.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

e Proporcionar información completa y oportuna de los procedimientos de Secretaría General. e Implementar mecanismos de control sobre las actividades que se desempeñan en Secretaría General.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ' 3 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL 7 SIMBOLOGÍA UTILIZADA Para una mayor comprensión de los procesos y procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en los mismos. ( Inicio i Inicio o fin: Indica el principio o el fin de un proceso Procedimiento, Procedimiento, actividad o tarea: Describe las funciones que activida ¢ tarea desempeñan las personas involucradas en el proceso Decisión: Indica que se debe tomar una decisión o que determinada condición define alguna alternativa en un procedimiento.

Documento: Representa un expediente, formulario o documento que se recibe, utiliza, genera o emite, Conector de Página: Representa conexión o referencia de cambio de página en la que continua el flujograma.

© Conector dentro de la Página: Representa una conexión o enlace onec - ; entre dos procedimientos del flujograma.

Llamada a Procedimiento: Indica el enlace de un procedimiento o proceso con otro.

Progedinuanto Conectores: Representan la conexión y sentido de las tareas, — . . | actividades y procedimientos del flujograma.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS9 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

8 HOJA DE APROBACIÓN

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS9 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

8 HOJA DE APROBACIÓN

Revisó y Vo.Bo. Firma y'Sello

Elaboró: Lic. Guillermo Chinchilla Comelli

Jefe Unidad de Planificación Fondo de Desarrollo Social -FODESFODES, DESARRO Revisó. Señor. Juan Carlos Ruano Padilla Subdirector Ejecutivo Fondo de Desarrollo Social -FODESVo. Bo. Señor. Edgar Leonel Arizpe Carrión Director Ejecutivo Fondo de Desarrollo Social -FODES-MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS i 10 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

SECRETARÍA GENERAL

FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

-FODES-MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS11 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

9 NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 9.1 DESCRIPCIÓN Proceso mediante el cual se recibe toda la documentación elevada por parte de la población usuaria y autoridades del Fondo de Desarrollo Social, para ser sometida a consideración de la Dirección Ejecutiva del Fondo de Desarrollo Social, para lo cual se necesita contar con procesos de apoyo técnico, entre ellos: a) Recepción y control de documentos

consideración de la Dirección Ejecutiva del Fondo de Desarrollo Social, para lo cual se necesita contar con procesos de apoyo técnico, entre ellos: a) Recepción y control de documentos b) Aprobación de bases en Procesos de Cotización o Licitación c) Nombramiento de las Juntas de Cotización o Licitación d) Adenda de Enmienda e) Aprobación de lo actuado por la Junta de Cotización o Licitación f) Nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora 9) Prórrogas de plazos contractuales h) Acuerdos y Convenios Administrativos i) Liquidación de Proyectos j) Prescindir de una negociación 92 PROPÓSITO Que los pasos que se realicen para el efecto estén de acuerdo con lo que estipula el Reglamento para la compra y contratación de bienes, suministros, obras y servicios del Fideicomiso de Desarrollo Social y la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y sus reformas, cuando fueran compras por Cotización o Licitación. 9.3 FUNDAMENTO JURIDICO a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Acuerdo Ministerial No. 236-2013. Creación de la Unidad Ejecutora adscrita al Ministerio de Desarrollo Social. c) Acuerdo Ministerial DS-48-2015. Reglamento de Funcionamiento de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, como Unidad Especial de Ejecución adscrita al Ministerio de Desarrollo Social. d) Ley de Contrataciones del Estado. Decreto 57-92, sus reformas Decreto 9-2015 y su Reglamento. Acuerdo Gubernativo 1056-92.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

d) Ley de Contrataciones del Estado. Decreto 57-92, sus reformas Decreto 9-2015 y su Reglamento. Acuerdo Gubernativo 1056-92.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 12 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

1. 9.4 b) e)

9.5 Acuerdo Ministerial No. 344-2003. Reglamento para la compra y contratación de bienes, suministros, obras y servicios del Fideicomiso de Desarrollo Social

—FODES-.

Resolución 24-2010. Normas de Transparencia en los procedimientos de Compra y Contratación Pública. Resolución 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas. POLÍTICAS Y NORMAS La recepción, registro, revisión, seguimiento, elevación y traslado de los documentos se realizarán por la Secretaría General para ser sometidos a la aprobación de la Dirección Ejecutiva del Fondo de Desarrollo Social. La recepción de los documentos deberá tener las siguientes características: . Fecha de elaboracion del documento. . Numero de folio, oficio o volante (en su caso). . Hoja membretada (cuando corresponda). Datos del remitente. Datos del destinatario. Firma del remitente (en su caso). Sellos correspondientes. Legibilidad. Anexos completos (en su caso). Todos los documentos recibidos, incluyendo los oficios enviados por fax o correo electrónico, deberán acusarse de recibo mediante el selto de Secretaría General del Fondo de Desarrollo Social y mediante el nombre y la firma de la persona que

Anexos completos (en su caso). Todos los documentos recibidos, incluyendo los oficios enviados por fax o correo electrónico, deberán acusarse de recibo mediante el selto de Secretaría General del Fondo de Desarrollo Social y mediante el nombre y la firma de la persona que recibe, fecha y hora de recepción, siendo este el único comprobante que la documentación fue debidamente entregada.

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

Usuarios internos: Unidad de Asesoría Jurídica

Subdirección Técnica de Desarrollo Departamento de Compras Unidad de Adjudicaciones Subdirección EjecutivaMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS13 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL Usuarios Externos: e Secretaria General del Ministerio de Desarrollo Social —MIDES-. 9.6 DEFINICIONES Acuerdos y Convenios Administrativos: Documentos en los que se firma un pacto, tratado o convenio, convención o resolución tomada en el seno de una institución (cualquier tipo de organización o empresa, pública o privada, nacional o internacional).

Adenda: Se denomina adenda al apéndice o a la serie de anotaciones que se agregarán en un documento una vez terminado y que tendrá la misión de realizar aclaraciones, completar o en su defecto rectificar alguna cuestión que en la misma se exponga.

Aprobación: Acto por medio del cual la autoridad administrativa resuelve favorablemente o avala un documento legal con su firma y sello.

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una sociedad, institución o persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

Aprobación: Acto por medio del cual la autoridad administrativa resuelve favorablemente o avala un documento legal con su firma y sello.

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una sociedad, institución o persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

Comisión Receptora y Liquidadora: Personas nombradas por la autoridad nominadora para dar fe por escrito por medio de Acta que los trabajos están siendo ejecutados satisfactoriamente y que en caso contrario, se hará constar en acta.

Correspondencia: Medio de comunicación entre dos o más personas que estén a larga distancia o a corta distancia con un motivo muy variado.

Cotización: Compra que realiza una Institución que maneja fondos públicos que está enmarcada en un monto de Q 90,000.01 a Q 900,000.00.

Documento: Escrito donde se solicita aprobación o se hace de conocimiento una situación. Sirve como testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fisicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una fotografías, etc.).MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS i 14 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL Enmienda: Propuesta de modificación de algún documento oficial.

Expediente: Conjunto de documentos correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria.

Junta: Personas nombradas por la autoridad nominadora para recibir, evaluar y adjudicar

señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria.

Junta: Personas nombradas por la autoridad nominadora para recibir, evaluar y adjudicar ofertas. La Junta de Cotización está conformada por tres (3) personas. La Junta de Licitación, está conformada por cinco (5) personas.

Licitación: Compra que realiza una Institución que maneja fondos públicos que está enmarcada en un monto de Q 900,000.01 en adelante.

Listado de Oferentes: Tipo de documento que sirve para dejar constancia de los Oferentes que presentaron Ofertas para participar en el evento.

Liquidación: Es la acción y el resultado de liquidar, concretar el pago total de una cuenta, ajustar un cálculo o finalizar un cierto estado de algo.

Nombramiento: Efecto de nombrar a una persona para desempeñar un cargo o una función.

Oficio: Tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos de invitación, de felicitación, colaboración y agradecimiento, resultando ser uno los medios más formales de comunicación.

Prescindir: Acto por medio del cual los organismos del Estado y las entidades pueden dejar sin efecto la negociación en cualquier fase en que ésta se encuentre, pero antes de la suscripción del contrato respectivo.

Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas se convierten en resultados.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS i

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas se convierten en resultados.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02 MANUAL DE POLITICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS i 15 de 40 DE LA SECRETARIA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL Prórrogas de Plazos Contractuales: Es la ampliación del plazo o tiempo legal establecido en el que un contrato tendrá vigencia. 9.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS a) Correspondencia variada (oficios, providencias, nota de envío, checklist, libro de conocimiento) b) Resoluciones c) Cédulas de Notificación 9.8 INDICADORES a) Número de documentos recibidos b) Número de documentos revisados c) Número de documentos realizados d) Número de documentos trasladadosDE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS i 16 de 40

9.9 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS Actividad - Responsable Descripción Secretaría Recibe la correspondencia y/o documentación, revisa, General verifica que se encuentre completa con los documentos 1 —FODESadjuntos, firma y sella de recibido. Secretaría Traslada a la Unidad de Asesoría Jurídica para que den 2 General seguimiento a las instrucciones de Dirección Ejecutiva. —FODESUnidad de Revisa y analiza el documento, realiza lo que Asesoría corresponda con las observaciones que estime 3 Jurídica convenientes y devuelve. -FODES2 General seguimiento a las instrucciones de Dirección Ejecutiva. —FODESUnidad de Revisa y analiza el documento, realiza lo que Asesoría corresponda con las observaciones que estime 3 Jurídica convenientes y devuelve. -FODESora Recibe el expediente y lo traslada a Dirección Ejecutiva, a . i - _FODESpara su revisión y lo que considere conveniente. Dirección Recibe la documentación, si está de acuerdo con el 5 Ejecutiva contenido del documento sujeto a revisión, lo firma y —FODEStraslada para los efectos correspondientes. Fin del proceso.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ' 17 de 40 DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

9.10 FLUJOGRAMA

PROCESO:

Recepción y Control de Documentos Dirección Ejecutiva FODES Secretaría General FODES i Asesoria Jurídica FODES Ejecutiva FODES 2 Trastada Asesoría Juridica 3 Recibe, revisa la documentación y realiza lo que corresponda 7 Reciba revisa y traslada a Di para los efectos que corresponden Firma y trasinda paro s los afectos que corresponden v

DDE LA SECRETARÍA GENERAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS . 18 de 40

9.11 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE BASES

EN PROCESOS DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

No. Actividad “Responsable Descripción

PROCEDIMIENTOS . 18 de 40

9.11 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE BASES

EN PROCESOS DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

No. Actividad “Responsable Descripción Dirección Envía a través de oficio al —MIDESel expediente 1 Ejecutiva conformado para que autorice la aprobación de bases. -FODESDespacho Emite resolución Ministerial, autorizando la aprobación de las 2 Superior bases y envía a través de cédula de notificación a Dirección MIDES Ejecutiva del -FODES-. Secretaría Recibe expediente, redacta resolución de aproba