Acuerdo Ministerial 81-2016

- GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE

GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

ACUERDO MINISTERIAL NÚMERO DS-81-2016

Guatemala 26 de diciembre de 2016 EL MINISTRO DE DESARROLLO SOCIAL Que la Constitución Política de la República de Guatemala, establece que es función de los Ministros, dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios relacionados con su ministerio, velar por el estricto cumplimiento de - las leyes, la probidad administrativa y la correcta inversión de los fondos públicos en los negocios confiados a su cargo. CONSIDERANDO Que de conformidad con el artículo 1 del Acuerdo Gubernativo número 1292013 del Presidente de la República de Guatemala, se crea el Fondo de Desarrollo Social, adscrito al Ministerio de Desarrollo Social, con el objeto de administrar los bienes, derechos y obligaciones que le sean trasladados por el Fondo Nacional para la Paz -FONAPAZy su unidad ejecutora de proyectos en liquidación, así como la ejecución de programas y proyectos relacionados con el desarrollo social, por lo que de conformidad con el artículo 7 literal h., del Acuerdo Gubernativo número 87-2012 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Desarrollo Social” del Presidente de la República de Guatemala, es atribución del titular de este Ministerio “aprobar manuales administrativos, de procedimientos y emitir las normas internas que viabilicen el funcionamiento institucional”. CONSIDERANDO Que mediante Acuerdo Ministerial DS-78-2015 de fecha veinte de julio de dos mil quince, emitido por el entonces titular de este Ministerio, se aprobó la

institucional”. CONSIDERANDO Que mediante Acuerdo Ministerial DS-78-2015 de fecha veinte de julio de dos mil quince, emitido por el entonces titular de este Ministerio, se aprobó la primera versión del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificación de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-; el cual a la fecha no satisface las necesidades de la Unidad antes mencionada, ni se ajusta a la normativa vigente, por lo que surge la necesidad de aprobar una segunda versión de dicho Manual. CONSIDERANDO Que mediante Oficio OF-UP-262-2016 de fecha catorce de diciembre de dos 7 sur 5 — Zea. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala CA, PBX: 2300-5400 e mides gt e LE www mides.gob.gt EE UE) GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL E mides gl [ 11.1. solicita al Titular de este Ministerio, la aprobación de la Segunda Versión del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificación, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, amparándose para el efecto, con lo consignado en la Opinión Técnica número 37-2016 de fecha tres de noviembre de dos mil dieciséis, signada por la Asesora Profesional Especializada || de la Subdireccion de Diseño y Organización de Programas Sociales, con Visto Bueno de la Subdirectora de Normas, Control y Vigilancia Social, ambas de la Dirección de Diseño y Normatividad de este Ministerio, el que copiado textualmente en el numeral

Organización de Programas Sociales, con Visto Bueno de la Subdirectora de Normas, Control y Vigilancia Social, ambas de la Dirección de Diseño y Normatividad de este Ministerio, el que copiado textualmente en el numeral romano IV OPINAN: “Que el Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificación de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, ha sido elaborado en base al nuevo Reglamento de Funcionamiento de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, Acuerdo Ministerial DS-48-2015.". CONSIDERANDO Que la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Desarrollo Social por medio de Dictamen número DAJ-697-2016/RERB/cabg, de fecha veinte de diciembre de dos mil dieciséis, emite dictamen favorable, el que copiado textualmente en su parte conducente dictamina que: “...4.1. Es procedente aprobar la Segunda Versión del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificación, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, al cumplir con los requisitos legales. 4.2. y es procedente la Derogatoria del Acuerdo Ministerial del Ministerio de Desarrollo Social Número DS-78-2015 que Aprobó la Primera Versión...”. POR TANTO Con base en lo considerado, y lo que para el efecto preceptúan los artículos: 1, 194 literal f) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 27 literales a) y m) de la Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala; 7 literales h. y j. del Reglamento

194 literal f) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 27 literales a) y m) de la Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala; 7 literales h. y j. del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Desarrollo Social, Acuerdo Gubernativo número 87-2012 del Presidente de la República de Guatemala. ACUERDA Artículo 1. Aprobar el Manual de Políticas, conformado por los folios del número uno (1) al número cincuenta y siete (57): 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala C.A. PBX: 2300-5400 www.mides.gob.gt. palas

' GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL mides gl

SU 34: Artículo 2. Derogar el Acuerdo Ministerial Número DS-78-2015 de fecha veinte de julio de dos mil quince, emitido por el Titular del Ministerio de Desarrollo Social, el cual aprobó la primera versión del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificación, de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-. Artículo 3. Se instruye al Director Ejecutivo del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, para que vele por la correcta y efectiva implementación y aplicación de las presentes disposiciones. Artículo 4. Los casos no previstos, serán resueltos por el Director Ejecutivo del Fondo de Desarrollo Social -FODESprevia consulta y aprobación del Ministro de Desarrollo Social. Artículo 5. El presente Acuerdo surte efectos inmediatamente.

COMUNÍQUESE

Fondo de Desarrollo Social -FODESprevia consulta y aprobación del Ministro de Desarrollo Social. Artículo 5. El presente Acuerdo surte efectos inmediatamente.

COMUNÍQUESE

José Guillermo Moreno Cordón TRO DE DESARROLLO SOCIAL 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala C.A, PBX: 2300-5400 www.mides.gob.gtE GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL - -SECRETARIA GENERALMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL -MIDESCEDULA DE NOTIFICACION En la ciudad de Guatemala, siendo las 16 horas, con_© £ minutos, del día LL. de enero de dos mil diecisiete, constituido en la sede dei Fondo de Desarrollo Social, ubicado en la Avenida Bolívar veintiocho guion cero siete, zona ocho del Municipio de Guatemala, Departamento de Guatemala, Notifico al Director Ejecutivo de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, un CD que contiene la siguiente y información: |. Los Acuerdos Ministeriales números: a) DS-78-2016, de fecha 26 de Ss diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manua! de la Unidad de Cooperación Internacional de FODES; b) DS-79-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de Secretaría General de FODES; c) DS-802016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la Unidad de Información Pública de FODES; d) DS-81-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manuai de la Unidad de Planificación de FODES;

Unidad de Información Pública de FODES; d) DS-81-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manuai de la Unidad de Planificación de FODES; e) DS-82-2016, de fecha 26 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la Unidad de Informática y Soporte Técnico de FODES; y f) DS-85-2016, de | fecha 28 de diciembre de 2016 por medio de la cual se aprueba el Manual de la Unidad de Comunicación Social de FODES, y ll, Los respectivos Manuales aprobados. Por medio de la presente Cédula de Notificación que entrego a: ! e rte Qhanye Valdez quien de enterado/a_>>_ firma la T presente. Doy Fe. - - - mama | 1 | E Observaciones: 3ra. Avenida 6-44 zona 1, Guatemala CA. PBX: 2300-5400 mides gt y [EE www.mides.gob.gtManual de Politicas, Normas, Procesos y Procedimientos Unidad de Planificación Unidad Ejecutora del FONDO DE DESARROLLO SOCIAL -FODESGuatemala, Noviembre 2016

SEGUNDA VERSIÓN es

—

aMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 1de57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL LAS nl o

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10

LAS nl o

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 Contenido

PRESENTACIÓN

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

MISIÓN

VISIÓN

OBJETIVOS DEL MANUAL

SIMBOLOGÍA UTILIZADA.

HOJA DE APROBACIÓN ...

.. 11

NORMATIVA DE PROCESO: CONTROL DEL SISTEMA DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN.

PROPÓSITO...

FUNDAMENTO JURÍDICO

POLÍTICAS Y NORMAS...

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNO

DEFINICIONES...

DOCUMENTOS RELACIONADOS

INDICADORES ........

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA.....

NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE INFORME PRESIDENCIAL.

DESCRIPCIÓN.

PROPÓSITO.

FUNDAMENTO JURÍDICO

POLÍTICAS Y NORMAS..

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.

DEFINICIONES.............

DOCUMENTOS RELACIONADOS

INDICADORES...

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA..............MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL. Versión: 02

És vi Y MANUAL DE POLÍTICA: AL S, NORMAS, PROCESOS Y Página:

INDICADORES...

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA..............MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL. Versión: 02

És vi Y MANUAL DE POLÍTICA: AL S, NORMAS, PROCESOS Y Página: Uy DE PROCEDIMIENTOS Ae 2 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

11 NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE MEMORIA DE LABORES ......

11.1 DESCRIPCIÓN.

11.2 PROPÓSITO.

11.3 FUNDAMENTO JURÍDICO

11.4 POLÍTICAS Y NORMAS....

11.5 USUARIOS INTERNOS Y EXTERNO! 11.6 DEFINICIONES.................

11.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS

11.8 INDICADORES 11.9 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO 11.10 FLUJOGRAMA. .......

12 NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN

12.1 DESCRIPCIÓN...

12.2 PROPÓSITO...

123 FUNDAMENTO JURÍDICO

12.4 POLÍTICAS Y NORMAS.

12.5 USUARIOS INTERNOS Y EXTERNO! 12.6 DEFINICIONES..........

12.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS

12.8 INDICADORES...

129 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO 12.40 FLUJOGRAMA.... 13 NORMATIVA DE PROCESO: DISEÑO DE HERRAMIENTAS Y RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

ESTADÍSTICA.

13.1 DESCRIPCIÓN.

13.2 PROPÓSITO.

13.3 FUNDAMENTO JURÍDICO

13.4 POLÍTICAS Y NORMAS.

ESTADÍSTICA.

13.1 DESCRIPCIÓN.

13.2 PROPÓSITO.

13.3 FUNDAMENTO JURÍDICO

13.4 POLÍTICAS Y NORMAS.

13.5 USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

136 DEFINICIONES.

13.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS 13.8 INDICADORES.............

13.3 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

13.10 FLUJOGRAMAMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS3de57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

NORMATIVA DE PROCESO: REPROGRAMACIÓN DE OBRAS Y DE METAS

FUNDAMENTO JURÍDICO

POLÍTICAS Y NORMAS...

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.

DEFINICIONES.

DOCUMENTOS RELACIONADO

INDICADORES

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA

DESCRIPCIÓN

PROPÓSITO.

FUNDAMENTO JURÍDICO

POLÍTICAS Y NORMAS.

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS.

DEFINICIONES "

DOCUMENTOS RELACIONADOS

INDICADORES ......

RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

FLUIOGRAMA.......MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 4 de57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL PRESENTACIÓN El presente Manual de Procesos y Procedimientos constituye una segunda versión

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 4 de57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL PRESENTACIÓN El presente Manual de Procesos y Procedimientos constituye una segunda versión del mismo, dejando sin efecto el Acuerdo mediante el cual fue aprobada su primera versión. Este se considera una herramienta organizacional de importancia, ya que define los procedimientos de la Unidad de Planificación del Fondo de Desarrollo Social -FODES-, con la finalidad de ser una guía que oriente el desarrollo de actividades además de ser un proceso de inducción para el personal de nuevo ingreso. Este Manual tiene como propósito establecer un componente del sistema de control interno, con el objeto de establecer responsabilidades sobre las actividades que son competencia de la Unidad de Planificación. Contiene una descripción de los procedimientos gerenciales y administrativos que deben seguirse en la realización de las funciones de la Unidad de Planificación, incluyendo a los actores, precisando su responsabilidad y participación, el mismo fue elaborado de acuerdo con los lineamientos establecidos en la CIRCULAR MIDES-DRRHH-082-2014. Se convierte además en una de las herramientas administrativas útiles y valiosas para facilitar la operación y la interconexión de las actividades, así como para favorecer el sistema de control interno, ya que permite obtener información detallada, ordenada e integral de las diversas actividades que se realizan dentro de la institución. No obstante, es necesario considerar la importancia de actualizar su contenido de acuerdo a las necesidades que surjan en la Unidad de Planificación.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página:

PROCEDIMIENTOS ’

contenido de acuerdo a las necesidades que surjan en la Unidad de Planificación.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 5de57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

FUNCIONES DE CONTROL NTEANO: TUNCIONESOS APONO TECHO [ UNAOS ENCUTORAS ADSCRTAS AL DESPACHO MISTRALMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

A he A MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y N & Página: y, E PROCEDIMIENTOS EL LE 6 de 57

DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL — YC reo === e | um.- “an...NY E A MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y

E e PROCEDIMIENTOS

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

Página: 7 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

4. MISIÓN El Ministerio de Desarrollo Social es la dependencia del Organismo Ejecutivo, a quien corresponde la rectoría de las políticas públicas orientadas a mejorar el nivel de bienestar de las personas y grupos sociales vulnerables, que sufren de exclusión y viven en situación de pobreza y pobreza extrema, generando oportunidades y capacidades que les permitan mejorar sus vidas en forma positiva y duradera, mediante la coordinación, articulación y trabajo en alianza con otras instituciones

viven en situación de pobreza y pobreza extrema, generando oportunidades y capacidades que les permitan mejorar sus vidas en forma positiva y duradera, mediante la coordinación, articulación y trabajo en alianza con otras instituciones públicas, privadas y de la sociedad civil, en el marco de protección de los derechos humanos y constitucionales. VISIÓN Un país con un modelo de desarrollo social incluyente y participativo, que genere confianza e institucionalice la política pública dirigida a proteger y promover a las personas y grupos más rezagados y vulnerables, generando oportunidades para que puedan desarrollar sus capacidades desde los primeros años de vida y mecanismos temporales para hacer frente a la crisis, de manera que se alcance un nivel de vida

digno.DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 8 de 57

6. OBJETIVOS DEL MANUAL Ser una guía de orientación para la realización de procedimientos de la Unidad de Planificación. los procesos y Desarrollar y mantener la línea de autoridad y responsabilidad en el desempeño de las diferentes funciones de la Unidad de Planificación, a fin de optimizar resultados.

Establecer las responsabilidades de cada servidor público para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales. Proporcionar información completa y oportuna de los procedimientos de la Unidad de Planificación. Implementar mecanismos de control sobre las actividades que desempeña el personal de la Unidad de Planificación.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Version: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página:

Unidad de Planificación. Implementar mecanismos de control sobre las actividades que desempeña el personal de la Unidad de Planificación.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Version: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS9 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

7. SIMBOLOGÍA UTILIZADA Para una mayor comprensión de los procesos y procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en los mismos.

Inicio Inicio o fin: Indica el principio o el fin de un proceso ie Procedimiento, actividad o tarea: Describe las funciones que tarea desempeñan las personas involucradas en el proceso > Decisión: Indica que sc debe tomar una decisión o que < Decisión > determinada condición define alguna altemativa cn un o procedimiento.

Documento Documento: Representa un expediente, formulario o documento jue se recibe, utiliza, genera o emite. T q za, g Pag Conector de Página: Representa conexión o referencia de cambio de página en la que continua el flujograma.

Conector dentro de la Página: Representa una conexión o enlace { Conec - . o entre dos procedimientos del flujograma. f P - .. . Llamada a Procedimiento: Indica cl enlace de un procedimiento Procedimiento © proceso con otro. .

Conectores: Representan la conexión y sentido de las tarcas, actividades y procedimientos del flujograma.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS . 10de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

8. HOJA DE APROBACIÓN

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS . 10de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

8. HOJA DE APROBACIÓN

Elaboró, Revisó y Vo.Bo. Firma y Sello Elaboró: u Lic. Guillermo Chinchilla Comelli Jefe Unidad de Planificación Fondo de Desarrollo Social -FODESRevisó. Señor. Juan Carlos Ruano Padilla Subdirector Ejecutivo Fondo de Desarrollo Social -FODESVo. Bo. Señor. Edgar Leonel Arizpe Carrión Director Ejecutivo Fondo de Desarrollo Social -FODES-MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 11 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

-FODES-MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS12 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

9 NORMATIVA DE PROCESO: CONTROL DEL SISTEMA DOCUMENTAL 9.1 DESCRIPCIÓN El control del sistema documental incluye las disposiciones sobre la estructura, identificación, archivo, almacenamiento, protección, acceso, recuperación, conservación temporal y destino final de todos los registros o formatos generados en el Fondo de Desarrollo Social -FODES-. 9.2 PROPÓSITO Establecer las actividades para el control de los documentos nuevos y versiones

conservación temporal y destino final de todos los registros o formatos generados en el Fondo de Desarrollo Social -FODES-. 9.2 PROPÓSITO Establecer las actividades para el control de los documentos nuevos y versiones recientes de los manuales, procedimientos e instructivos. 9.3 FUNDAMENTO JURÍDICO a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Acceso a la Información Pública. c) Decreto Legislativo 1-2012. Creación Ministerio de Desarrollo Social. d) Decreto Legislativo No. 114-97. Ley del Organismo Ejecutivo. e) Acuerdo Gubernativo 129-2013. Creación del Fondo de Desarrollo Social. f) Acuerdo Ministerial 236-2013. Creación de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social.

1. Acuerdo Ministerial DS-48-2015. Reglamento de Funcionamiento de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social -FODEScomo Unidad Especial de Ejecución, adscrita al Ministerio de Desarrollo Social. 9.4 POLÍTICAS Y NORMAS a) Todos los documentos deben estar identificados con un correlativo asignado por la Unidad de Planificación. b) Los documentos deben estar debidamente legibles, resguardados y archivados para su uso. c) Los documentos deberán digitalizarse para su archivo y distribución. d) Todos los documentos deben estar debidamente autorizados con firma de los Jefes de Departamento, con visto bueno de la máxima autoridad de la institución. e) La Unidad de Planificación es la encargada de dar seguimiento al proceso de Control del Sistema Documental para el efectivo control de los registros incluidos

en el Sistema Documental.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

e) La Unidad de Planificación es la encargada de dar seguimiento al proceso de Control del Sistema Documental para el efectivo control de los registros incluidos en el Sistema Documental.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 13 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

9.5 USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS Internos: Todos los departamentos, unidades y secciones del Fondo de Desarrollo Social

—FODES-.

Externos: Otras instituciones gubernamentales o no gubernamentales que soliciten información.

9.6 DEFINICIONES Archivar / Almacenar: Acción de poner o guardar documentos en un mueble, caja, carpeta u otro medio con la finalidad de brindar protección, ordenamiento y fácil acceso a los mismos.

Documento Externo: Todo documento (manual, diagrama, especificación u otro) proporcionado por entidades ajenas al Fondo de Desarrollo Social -FODES-.

Formato: Documento originado a partir de un procedimiento o instructivo de trabajo en el cual se establece la información que debe recopilarse y registrarse para el cumplimiento y/o control de una actividad en particular. Debe tratarse como documento individual o de preferencia debe distribuirse con el documento que lo origina.

Instructivo de trabajo: Documento específico o puntual sobre actividades para llevar a cabo un trabajo determinado.

Manual de operaciones: Es el documento del Sistema Documental y Organización del Fondo de Desarrollo Social —FODESen el cual se presenta la Misión, Visión, Valores y Objetivos de Calidad. Describe la organización y responsabilidades, estableciendo las directrices generales de funcionamiento.

Procedimiento:

Social —FODESen el cual se presenta la Misión, Visión, Valores y Objetivos de Calidad. Describe la organización y responsabilidades, estableciendo las directrices generales de funcionamiento.

Procedimiento: Documento que describe los fundamentos e interrelaciones de las distintas funciones y procesos. Contiene descripciones generales de las responsabilidades y autoridad correspondiente para un proceso en particular, así como la serie de pasos u acciones necesarias para lograr un fin específico.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

E ¥ A; y MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: E u PROCEDIMIENTOS ’ EZ 14 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL Registro: Documento que suministra la información de los procedimientos y/o instructivos, de su versión vigente, así como el control de nuevas versiones.

Versión: - Define el estado de vigencia del documento o del dato y se indica mediante un número correlativo que varía cuando se realizan cambios dentro del documento. 9.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS a) Listado maestro de documentos. b) Estructura de codificación. 98 INDICADORES a) Número de documentos elaborados. b) Número de documentos actualizados.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS 15 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

99 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

CONTROL DEL SISTEMA DOCUMENTAL No. Actividad ¡Responsable Descripción Unidades Por medio de oficio solicitan la creación y/o 1 administrativas/técnicas | actualización de un manual, procedimiento,

99 RESPONSABILIDADES POR PROCEDIMIENTO

CONTROL DEL SISTEMA DOCUMENTAL No. Actividad ¡Responsable Descripción Unidades Por medio de oficio solicitan la creación y/o 1 administrativas/técnicas | actualización de un manual, procedimiento, -FODESformato o instructivo. Recibe el oficio, verifica que no exista el 2 Unidad pi e documento requerido. Lo asigna a persona e “ianiticación | analista de Planificación correspondiente. Verifica el control maestro de documentos y N asigna el correlativo según la siguiente 3 e ión estructura de codificación, de acuerdo con la unidad administrativa o técnica que corresponda. 4 Personal técnico Realiza reunion EM solicitante del documento Unidad de Planificación | Para establecer a estratega a seguir en la elaboración y/o actualización. Unidades Designa a la persona encargada que fungirá de 5 administrativas/técnicas | enlace con la persona analista de la Unidad de —FODESPlanificación. 6 Personal técnico Diseña y elabora el documento en los formatos Unidad de Planificación | autorizados para ello. - Traslada documento para respectiva 7 UniSZt;sg:i!I;?E(‘:;iién aprobación por parte de jefe de la Unidad responsable. Elabora dictamen técnico que da el aval que el 8 Jefe/a documento cumple con la normativa técnica Unidad Planificación para la elaboración de documentos y lo traslada a la Unidad de Asesoría Jurídica. . . Elabora dictamen jurídico con el cual avala que 9 Unidad de Asesoría el documento cumple con la normativa legal UNCES vigente. 10 Personal técnico Traslada documento para la aprobación de la

a la Unidad de Asesoría Jurídica. . . Elabora dictamen jurídico con el cual avala que 9 Unidad de Asesoría el documento cumple con la normativa legal UNCES vigente. 10 Personal técnico Traslada documento para la aprobación de la Unidad de Planificación | máxima autoridad. Fin del proceso.DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 16 de 57

9.10 FLUJOGRAMA | PROCESO: CONTROL, DEL SISTEMA DOCUMENTAL. documentos y asigna el correlativo según la siguiente estructura de Planificación correspondiente. codificación. 4. Realiza reunión 5. con solicitante Designa ala o para establecer la persona ASE e a estrategia a seguir. como enlace con analista de la Unidad de Planificación, Fondo de Desarrollo Social Fondo de Desarrollo Social | Fondo de Desarrollo Social Fondo de Desarrollo Social Dirección Ejecutiva Unidad de Planificación Unidad de Planificación Dirección Ejecutiva Unidades Jefe/a Personal técnico Unidad de Asesoría Administrativas/Técnicas del Jurídica FODES ( Inicio ) 1. Solicitan por oficio la creación y/o 2. actualización de Recibe oficio, un manual, verifica que no procedimiento, exista el formato o documento instructivo requerido. Lo Verifica el control asigna a persona maestro de analista deMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página:

PROCEDIMIENTOS ’

instructivo requerido. Lo Verifica el control asigna a persona maestro de analista deMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Versión: 02 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ’ 17 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL PROCESO: CONTROL DEL SISTEMA DOCUMENTAL Fondo de Desarrollo Social Fondo de Desarrollo Social Fondo de Desarrollo Social Fondo de Desarrollo Social Dirección Ejecutiva Unidad de Planificación Unidad de Planificación Dirección Ejecutiva Unidades Administrativas/Técnicas del - FODES Jefe/a Personal técnico Unidad de Asesoría Jurídica 8. Elabora dictamen técnico que avala que el documento cumple con, la normativa y lo traslada a Unidad de Asesoría Jurídica. Diseña y elabora el documento en los formatos autorizados. 7. Traslada documento para aprobación de jefe de la unidad responsable 10. Trasiada 9. Elabora dictamen jurídico que avala que el documento cumple con la documento para la aprobación de la máxima autoridad normativa legal vigente.MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Version: 02

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y Página: PROCEDIMIENTOS ) 18 de 57 DE LA UNIDAD DE PLANIFICACION DEL FONDO DE DESARROLLO SOCIAL

10 NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE INFORME PRESIDENCIAL 10.1 DESCRIPCIÓN Es la recopilación, análisis y presentación de las actividades ejecutadas con el

10 NORMATIVA DE PROCESO: ELABORACIÓN DE INFORME PRESIDENCIAL 10.1 DESCRIPCIÓN Es la recopilación, análisis y presentación de las actividades ejecutadas con el presupuesto del Fondo de Desarrollo Social -FODES-. 10.2 PROPÓSITO Presentar a la población en general los avances en las intervenciones (dotaciones, obras) que generan impacto para el beneficio de las comunidades que viven en mayor grado de pobreza y vulnerabilidad. 10.3 FUNDAMENTO JURÍDICO a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto 114-97. Ley del Organismo Ejecutivo, Artículo 27. c) Ley de acceso a la información pública. d) Decreto Legislativo 1-2012. Creación Ministerio de Desarrollo Social. e) Decreto Legislativo No. 114-97. Ley del Organismo Ejecutivo. f) Acuerdo Gubernativo 129-2013. Creación del Fondo de Desarrollo Social. 9) Acuerdo Ministerial 236-2013. Creación de la Unidad Ejecutora del Fondo de Desarrollo Social. h) Acuerdo Ministerial DS-48-2015. Reglamento de Funcionamiento de la Unida