ADRES - Acuerdo 0001 de 2024

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE

SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD – ADRES

ACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024

(20 12 2024)

Por medio del cual se adopta el reglamento interno del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en SaludADRES

EL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE LA

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE

SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD-ADRES

En ejercicio de las facultades en especial, de las conferidas en el artículo 12 de la Resolución 0089873 del 2024 de la ADRES

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general relativo a la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

Que el artículo 3° de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación y operaciones de la respectiva entidad.

Que la Resolución No. 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación “Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable", orienta a los responsables de la información financiera de la entidades, en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y presentación fiel a que se refieren

interno contable", orienta a los responsables de la información financiera de la entidades, en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y presentación fiel a que se refieren los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que en concordancia con el procedimiento adoptado por la Contaduría General de la Nación a través de la Resolución Nº 193 de 2016, la ADRES actualizó las condiciones del funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable mediante la Resolución 0089873 del 29 de julio del 2024.

Que con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas citadas y de contar con una instancia al interior de la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES, encargada de asesorar, evaluar, proponer, fomentar, recomendar y decidir acerca de temas específicos en materia contable en la Entidad, se hace necesario actualizar y modificar la reglamentación interna del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

En mérito de lo expuesto,ACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 2 de 8

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RESUELVE

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1-Adopción. Adoptar el reglamento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora de los Recursos del Sistema

RESUELVE

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1-Adopción. Adoptar el reglamento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud-ADRES.

ARTÍCULO 2-Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tiene por objeto asesorar a la Dirección y a los funcionarios responsables de la información financiera, económica, social y ambiental, con el fin de aplicar las normas relativas al Control Interno Contable.

ARTÍCULO 3 -. Definiciones. Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

• Valores que no constituyen derechos y obligaciones ciertos – Corresponde a las partidas registradas en la contabilidad sobre las cuales no es posible obtener pruebas documentales sobre su existencia.

• Documentos soporte, de origen interno o externo – Corresponde a las relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones realizadas en la Entidad. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido.

• Derechos – Corresponde a los derechos de cobro ciertos, originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales de la Entidad, producto del reconocimiento de servicios, sanciones y multas por extemporaneidad y los demás originados en el d esarrollo propio de la administración de recursos.

• Obligaciones – Responsabilidades relacionadas con los derechos de cobro adquiridas por los actores del sistema, originadas en desarrollo de las funciones y objeto de la ADRES.

administración de recursos.

• Obligaciones – Responsabilidades relacionadas con los derechos de cobro adquiridas por los actores del sistema, originadas en desarrollo de las funciones y objeto de la ADRES.

• Prueba Sumaria – Cualquier acto administrativo o documento que no ha sido controvertido, expedido por un funcionario competente.

• Gestión Administrativa – Actividades que permiten recolectar la información y documentación suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes, derechos y obligaciones para establecer los saldos o valores objeto de la depuración.

• Depuración Contable – Conjunto de actividades y mecanismos de actualización permanente, continua y efectiva que le permiten a la ADRES garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y procedimientos contables que garantizan la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de los estados contables.

• Reclasificaciones, Corrección de Errores – Corresponde al registro

adecuado de una operación que había sido registrada en una cuenta queACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 3 de 8

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no correspondía a la descripción y dinámica de la misma, es decir que en el momento del registro no se aplicó en debida forma el catálogo de cuentas – PGCP, o se presentan inconsistencias con nombres, identificaciones o conceptos.

• Derechos imposibles de recuperar – Representa el valor de los derechos que, no obstante, su existencia no es posible ejercerlos a través

cuentas – PGCP, o se presentan inconsistencias con nombres, identificaciones o conceptos.

• Derechos imposibles de recuperar – Representa el valor de los derechos que, no obstante, su existencia no es posible ejercerlos a través del cobro coactivo a las instancias prejudiciales y judiciales, por causas como insolvencias del deudor, por ser imposible su ubicación o por haberse cumplido la antigüedad prevista en este reglamento o porque el costo de adelantar proceso judicial es más oneroso que el costo de la obligación

• Incorporación de bienes, derechos y obligaciones - Representa el valor de bienes, derechos y obligaciones que no se encuentran registrados en la contabilidad de la ADRES, pero existen evidencias documentales debidamente autorizadas por funcionarios competentes de su existencia para su incorporación.

• Exclusión de bienes, derechos y obligaciones - Representa el valor de los derechos y obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos o no ha sido posible legalmente imputárselos a persona alguna, por tanto, impide adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago, igualmente inclu ye el valor de los bienes registrados contablemente pero que fiscalmente no existen y no es posible identificar al responsable de su custodia o administración y se carece de evidencia documental.

• Salario mínimo legal mensual vigente - Es el monto que deberá tomarse como referencia para determinar los valores sujetos a depuración y corresponde al vigente para el período en el que esté desarrollando el proceso de depuración.

• Importancia relativa o materialidad - Se refiere a aspectos que individualmente o en conjunto son importantes para la presentación adecuada de la información financiera dentro del proceso de depuración

proceso de depuración.

• Importancia relativa o materialidad - Se refiere a aspectos que individualmente o en conjunto son importantes para la presentación adecuada de la información financiera dentro del proceso de depuración contable y que puede alterar significativamente las decisiones económicas, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

• Antigüedad - Para efectos de la depuración contable se entenderá que una partida es antigua cuando el reconocimiento y registro en la contabilidad supere los dos (2) años. Para el descargue de estas partidas deberá soportarse técnica, contable y jurídicamente los con ceptos de caducidad y prescripción.

• Caducidad - Se presenta caducidad cuando no se ha ejercido un derecho dentro del término fijado por la ley para su ejercicio. Su finalidad es determinar el tiempo durante el cual se puede acudir a la resolución de un asunto en sede judicial o administrativa.

• Prescripción - Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos, por haberse agotado un

término fijado por la ley.ACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 4 de 8

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ARTÍCULO 4-. Funciones del Comité . El Comité Técnico de Sostenibilidad

Sostenibilidad Contable de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en SaludADRES

ARTÍCULO 4-. Funciones del Comité . El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la ADRES tendrá las funciones definidas en el artículo 4 de la Resolución 0089873 del 2024 de la ADRES o las demás normas que la modifiquen.

ARTÍCULO 5-. Integrantes. El Comité estará integrado por los directores y jefes de las siguientes dependencias:

1. La Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de la Salud.

2. La Dirección Administrativa y Financiera.

3. La Dirección de Liquidaciones y Garantías

4. La Dirección de Otras Prestaciones

5. La Oficina Asesora Jurídica.

6. La Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos

7. Quien tenga delegada la función del manejo contable de los recursos de la Unidad de Gestión General (UGG) y de la Unidad de Recursos Administrados

(URA). ARTÍCULO 6-. Deberes. Son deberes de los integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable los siguientes:

• Asistir con voz y voto a las reuniones y participar activamente en sus recomendaciones. • Informar a la Secretaría Técnica del Comité a través de correo electrónico u otro medio verificable la imposibilidad de asistir al Comité , con un (1) día hábil antes de la sesión, indicación de las razones de su inasistencia. • Analizar previamente a la sesión del Comité la información remitida que será tratada en el respectivo Comité. • Expresar las razones que motivan su disenso cuando se aparten de las

• Analizar previamente a la sesión del Comité la información remitida que será tratada en el respectivo Comité. • Expresar las razones que motivan su disenso cuando se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros , las cuales constarán en la respectiva acta. • Cumplir las funciones establecidas en la Resolución 0089873 del 29 de julio del 2024.

ARTÍCULO 7-. Derechos. Son derechos de los integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable los siguientes:

• Participar con voz y voto en los temas que se analizan. • Recibir información sobre los temas a tratar. • Recibir copia del acta.

CAPÍTULO II

DESARROLLO DE LAS SESIONES

ARTÍCULO 8 -. Periodicidad de las reuniones. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá al menos una (1) vez cada semestre, y adicionalmente, cuando lo solicite cualquier miembro de este, mediante solicitud escrita que justifique la convocatoria. La Secretaría Técnica del Comité realizaráACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 5 de 8

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la convocatoria con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, especificando el día, la hora y el lugar de la reunión, e incluirá el orden del día junto con una exposición ejecutiva de los casos y la documentación de soporte pertinente.

ARTÍCULO 9-. Quórum y toma de decisiones. El Comité Técnico de

exposición ejecutiva de los casos y la documentación de soporte pertinente.

ARTÍCULO 9-. Quórum y toma de decisiones. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable sesionará y deliberará válidamente con la asistencia de todos los miembros con voz y voto. No obstante, en ausencia justificada de alguno de ellos, podrá deliberar con no menos de la mitad más uno (1) de los miembros que conforman el comité.

Si resulta necesario suspender la sesión por alguna circunstancia, esta deberá reanudarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTÍCULO 10-. Actas. De todas las reuniones se debe levantar un acta y registro de asistencia en la que conste sucintamente lo ocurrido, acompañada de los documentos y soportes presentados que sustenten los estudios técnicos necesarios para adelantar la depuración correspondiente.

El secretario del Comité enviará por correo electrónico el proyecto de acta a todos los miembros dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a la respectiva sesión. Los mismos tendrán cinco (5) días hábiles para aprobar el acta o formular observaciones.

ARTÍCULO 11-. Funcionamiento del Comité. El secretario técnico del Comité instalará y dirigirá las reuniones, previa presentación y aprobación del orden del día.

En Acta de cada sesión del Comité, el secretario técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

día.

En Acta de cada sesión del Comité, el secretario técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Parágrafo: Para el desarrollo de sus funciones y actividades, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberá regirse por las disposiciones generales existentes en materia del Modelo de Control Interno Contable adoptado y en materia de depuración la Resolución que lo conformó y este Reglamento.

ARTÍCULO 12-. Lineamientos para la depuración contable permanente y sostenible. De conformidad con el procedimiento para la evaluación del control interno emitido por la Contaduría General de la Nación, cuando la información financiera no refleje la realidad económica del ente, se debe adelantar gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

Las dependencias de la Entidad presentarán al Comité informe de los casos que se encuentran en su área, con los soportes documentales respectivos, sobre los cuales concluya que es pertinente adelantar depuración, con fundamento en las causas que considere que justifican dicha determinación.

Parágrafo: No serán objeto de análisis y deliberación por este Comité, las partidas de competencia del Comité de Cartera de la Entidad, conforme a la Resolución 037 del 2018 o la norma que la modifique.

Parágrafo: No serán objeto de análisis y deliberación por este Comité, las partidas de competencia del Comité de Cartera de la Entidad, conforme a la Resolución 037 del 2018 o la norma que la modifique.

ARTÍCULO 1 3-. Ficha Técnica. Las gestiones administrativas, jurídicas yACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 6 de 8

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contables que se adelanten para la presentación ante el comité de las partidas susceptibles del proceso de depuración, así como las recomendaciones y sus efectos contables deberán quedar soportadas y consignadas en una ficha técnica.

En la ficha técnica debe consignarse la propuesta de ajuste contable pertinente, en cumplimiento de la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación, los conceptos que originaron la depuración y los soportes , de acuerdo con los procedimientos previstos en el Régimen de Contabilidad Pública y en la Resolución 89873 de 2024 de la ADRES y demás normas vigentes.

Las fichas técnicas deberán suscribirse por el responsable de la propuesta y harán parte integral del acta mediante la cual el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable recomiende y acoja la propuesta de ajuste que se origine por la depuración.

Parágrafo: Los informes y demás documentos soporte de la ficha técnica que se presenten sobre el proceso de depuración deberán ser sometidos a estudio y

Contable recomiende y acoja la propuesta de ajuste que se origine por la depuración.

Parágrafo: Los informes y demás documentos soporte de la ficha técnica que se presenten sobre el proceso de depuración deberán ser sometidos a estudio y evaluación del Comité, para que mediante acta recomiende a la Dirección General de la ADRES, expedir los actos administrativos correspondientes para la depuración de los valores contables a que haya lugar, proponiendo su retiro o incorporación en la contabilidad de la ADRES.

ARTÍCULO 14-. Contenido de la ficha técnica. La ficha técnica debe contener los siguientes aspectos:

• Solicitud: Se debe consignar la solicitud al Comité Técnico de sostenibilidad Contable para que apruebe y recomiende al director general de la ADRES, la expedición del acto administrativo por el cual se aprueba el ajuste o castigo de las partidas y se au toriza realizar los registros correspondientes en la contabilidad.

• Origen de la cuenta: enunciar la operación y el concepto que originó el registro contable, así como la fecha de reconocimiento en los Estados Financieros.

• Nombre de la cuenta y código contable: se debe enunciar el nombre de la cuenta contable sujeta a depuración y su código.

• Composición y monto de la cuenta: se registra la discriminación de los terceros y partidas que componen la cuenta.

• Detalle de la depuración: registros contables que se van a realizar, detallados por subcuenta y tercero.

• Gestiones realizadas para la recuperación o pago de los recursos: Descripción, relación de las acciones adelantadas y adjuntando los documentos soporte, según corresponda.

por subcuenta y tercero.

• Gestiones realizadas para la recuperación o pago de los recursos: Descripción, relación de las acciones adelantadas y adjuntando los documentos soporte, según corresponda.

• Sustento técnico, legal y normativo: relacionar las normas.

• Caducidad y prescripción: concepto jurídico sobre la prescripción y caducidad de las partidas, si hubiese lugar a ello.

• Soportes: documentos que dieron origen a la contabilización de la partida, así

como aquellos que evidencian la gestión realizada al que se hace referencia enACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 7 de 8

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“Gestiones realizadas para la recuperación o pago de los recursos”.

• Recomendaciones y conclusiones: se debe incluir las recomendaciones, de acuerdo con los sustentos normativos, y técnicos presentados y consignados en las respectivas fechas.

ARTÍCULO 1 5-. Procedimiento para la a probación de la ficha técnica. Para proceder con la aprobación de la recomendación de la depuración contable es necesario:

• Revisar y aprobar las fichas técnicas preparadas por el competente, la cual deberá contener, entre otros, los siguientes aspectos: Solicitud, origen de la cuenta, nombre de la cuenta, código contable, composición, monto o valor, antigüedad, detalle de la depuración, soportes contables, problem a, acciones adelantadas, registro contable propuesto, sustento técnico – legal y normativo

cuenta, nombre de la cuenta, código contable, composición, monto o valor, antigüedad, detalle de la depuración, soportes contables, problem a, acciones adelantadas, registro contable propuesto, sustento técnico – legal y normativo para la depuración, acciones propuestas al comité y resultados obtenidos.

• Revisar y aprobar directamente, mediante acta la depuración de los registros contables.

•El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, a través de su Secretaría Técnica hará la respectiva recomendación de depuración y/o retiro de registros contables al director general, de acuerdo con los análisis efectuados y definidos en las actas respectivas del comité.

CAPÍTULO III

OTRAS DISPOSICIONES

ARTÍCULO 16-. Soportes para sustentar el proceso de depuración . En el caso de partidas iguales o inferiores a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se entenderá que la prueba sumaria es el folio del libro auxiliar o comprobante de diario donde se refleja la partida pendiente de depurar, si existen otros soportes se deben adjuntar.

Para partidas cuyo monto sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las pruebas sumarias para la inclusión o exclusión de bienes, derechos u obligaciones además del folio del libro auxiliar o comprobante de diario deberá acompañarse de los documentos o papeles de trabajo que evidencien las labores realizadas para cada caso, por quienes adelantaron el proceso de depuración.

El retiro de partidas de la contabilidad por exclusión de bienes, derechos y obligaciones no exime a los responsables de continuar con las gestiones necesarias para la recuperación de los recursos.

proceso de depuración.

El retiro de partidas de la contabilidad por exclusión de bienes, derechos y obligaciones no exime a los responsables de continuar con las gestiones necesarias para la recuperación de los recursos.

ARTÍCULO 1 7-. Registro de las partidas resultado de la depuración . Previa evaluación y posterior aprobación de la depuración solicitada mediante acta, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable procederá a recomendar al director general a su designado que en el acto administrativo que se expida, se autorice la incorporación o retiro en los Estados Contables de las partidas incluidas en las propuestas de ajuste que se originen.

Para el registro de las partidas se tendrá en cuenta el Régimen de Contabilidad

Pública.ACUERDO NÚMERO 0000001 DE 2024 HOJA No. 8 de 8

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ARTÍCULO 1 8-. Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y las normas y procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación. Se deberá tener como herramienta de aplicación y consulta permanente el Régimen de Contabilidad Pública y las Circulares Externas expedidas por la Contaduría General de la Nación , mediante las cuales se reglamentan y actualizan los aspectos relacionados con la depuración contable, así como los lineamientos establecidos en el presente reglamento.

ARTÍCULO 1 9-. Responsabilidad de las áreas generadoras de información. Las áreas misionales y d e apoyo de la Entidad, deberán

así como los lineamientos establecidos en el presente reglamento.

ARTÍCULO 1 9-. Responsabilidad de las áreas generadoras de información. Las áreas misionales y d e apoyo de la Entidad, deberán permanentemente revisar y analizar si los bienes, derechos u obligaciones a su cargo son ciertos. En caso de evidenciar o haber incertidumbre sobre alguna situación que amerite análisis y recomendaciones por parte del Comité Técnico de Sost enibilidad contable, se solicitará al secretario técnico convocar a los integrantes del Comité para su respectiva sesión.

Dada en Bogotá D.C., a los 20 días de diciembre de 2024.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

CARMEN ROCIO RANGEL QUINTERO Directora de Gestión de los Recursos Financieros de la Salud

LUZ MYRIAM CIRO FLOREZ

Directora Administrativa y Financiera

JAIRO TIRADO MARTÍNEZ

Director de Otras Prestaciones

MARCOS JAHER PARRA OVIEDO

Jefe Oficina Asesora Jurídica.

JULIETA NARANJO LUJÁN Jefe Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos - Encargada