AEROCIVIL - Circular 015 - V2

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GUÍA PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS VEHÍCULOS fi

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NID: 4002082.15.12 Versión: 02 Fecha: 10/12/2012 Página 1 de 6

1. PROPOSITO Esta Circular (CI) provee una guía para la administración de los vehículos que son utilizados como apoyo en el transporte del personal técnico que efectúa labores de mantenimiento a los sistemas de Energía, Comunicaciones, Radar, Meteorología y Radio­ ayudas instalados en las diferentes Estaciones Aeronáuticas, así como para el transporte de equipos, repuestos y herramientas necesarios para esas labores.

2. APLICABILIDAD Esta Circular aplica a las Jefaturas de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales Aeronáuticas, Administraciones de Aeropuerto, Dirección de Telecomunicaciones y Ayudas a la Navegación Aérea y otras áreas que tengan bajo su administración directa vehículos en los cuales se transporta al personal técnico con sus herramientas y equipos necesarios para ejecutar actividades de mantenimiento.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

N.A.

4. ANTECEDENTES: El Decreto 260 de 2004, estableció que las Direcciones Regionales Aeronáuticas, las Gerencias y las Administraciones Aeroportuarias constituyen una estructura desconcentrada del nivel Regional, dependiente de la Dirección General, encargadas de garantizar la prestación y mantenimiento de los servicios aeroportuarios y de aeronavegación en el territorio Nacional en coordinación con el Nivel Central.

En cumplimiento de lo anterior, debe desarrollar y ejecutar los planes, programas y proyectos de la entidad que le sean delegados por el nivel central; coordinar la prestación de los servicios aeroportuarios y de aeronavegación, dentro de la jurisdicción regional; proponer y ejecutar programas de mantenimiento e instalación de la infraestructura en telecomunicaciones, ayudas a la navegación aérea e informática del nivel regional; cumplir con los procedimientos y normas de mantenimiento aeronáutico y aeroportuario establecidos y supervisar, vigilar e inspeccionar el buen mantenimiento de las telecomunicaciones, radioayudas, ayudas visuales, sistemas de meteorología, radar y medios de protección al vuelo en general, por intermedio de los Grupos de Soporte

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Técnico en coordinación con la Dirección de Telecomunicaciones y Ayudas a la Navegación Aérea del nivel central. Los vehículos son un recurso para que pueda transportarse al personal técnico de las diferentes Regionales y áreas competentes con sus herramientas y equipos necesarios

para ejecutar este tipo de actividades; de igual manera prestar oportuna y rápidamente el servicio de mantenimiento correctivo a los equipos mencionados anteriormente tan pronto como se conozcan las eventualidades ocurridas a los mismos, garantizando con esto que los equipos estarán siempre operativos y disponibles para ofrecer operaciones aéreas y seguras en el área de influencia sobre las cuales fueron instalados, e igualmente garantizar el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo de los equipos asociados a los sistemas de energía, radioayudas, comunicaciones, meteorología y radar instalados en los diferentes aeropuertos y estaciones aeronáuticas del País.

5. REGULACIONREESL ACIONA: DAS Para esta circular aplican los siguientes documentos: • Decreto 260 de 2004. • Resolución 840 de 2004.

• RAC Parte Décimo Novena

6. OTRASR EFERENCIAS

N/A

7. MATERIA: 7.1. DISPOSICIOGENNEESRA LES Las Direcciones Regionales, en cabeza de su Director Regional, serán las dependencias responsables de la vigilancia, cumplimiento y aplicación de esta circular sobre la delegación a las Jefaturas de los Grupos de Soporte Técnico de las Regionales de la administración y control del parque automotor adquirido por el nivel central y asignado a las mismas. 7.2.M OVLIIZACIODNE V EHIUCLOS La Jefatura del Grupo de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales dispondrá de un j;;{,

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AERONÁUTICA CIVIL DE COLOMBIA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NID: 4002082.15.12 Versión: 02 Fecha: 10/12/2012 Página 3 de 6 1 1 1 mecanismo para autorizar la movilización de los vehículos para uso del personal técnico que efectúa labores de mantenimiento a los sistemas de Energía, Comunicaciones, Radar, Meteorología y Radio-ayudas instalados en los diferentes Aeropuertos y Estaciones Aeronáuticas, así como para el transporte de equipos, repuestos y herramientas necesarios para esas labores, para lo cual se registrará en el cuadro "Control de Movilización de Vehículos Técnicos" donde se especificará la fecha y hora de salida a la comisión. La autorización será suscrita por el Jefe del Grupo de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales y el funcionario que se hará cargo de la conducción del vehículo y deberá ser presentada 24 horas antes de la comisión, salvo en excepciones que por prioridad se requiera el uso del vehículo o en comisiones especiales en días no laborables, feriados o fuera de horas laborables. No esta permitido un uso distinto al autorizado por la Jefatura del Grupo de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales para un vehículo específico. 7.3. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCEDIMIENTO La Ejecución de este procedimiento está en cabeza de los Jefes de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales, el control del cumplimiento del mismo y de la utilización de los

vehículos como recursos operacionales estará en cabeza de la Dirección de Telecomunicaciones y Ayudas a la Navegación Aérea. El Jefe del Grupo Soporte Técnico de la Regional deberá mantener actualizado, en formularios individuales implementados para el efecto, el inventario de vehículos, accesorios y herramientas, en los que constarán además los datos personales de los funcionarios responsables de su correcta utilización y verificación del mantenimiento de cada vehículo asignado. 7.4. PROHIBICIONES a.- Utilizar los vehículos para fines personales o familiares. b.- Realizar actividades no autorizadas durante la jornada de trabajo. c.- Permitir la conducción de los vehículos por funcionarios, empleados, familiares o terceros que no sean debidamente designados por la Jefatura de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales. d.- Utilizar licencia de conducción caducada. e.- Conducir el vehículo bajo efectos de alcohol, estupefacientes u otros tóxicos. f.- Al término de la jornada de trabajo no ubicar el vehículo en el sitio designado por la Jefatura de Soporte Técnico de cada Regional.

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NID: 4002082.15.12 Versión: 02 Fecha: 10/12/2012 Página 4 de 6 g.- Utilizar el Parque Automotor para fines ajenos al trabajo, alquiler, fletes o transportes de materiales peligrosos. h.- Dejar los vehículos mal parqueados. i.- Dejar abandonados los vehículos, poniendo en riesgo este sin la debida coordinación con la Jefatura del Grupo de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales. 7 .5. CONDUCCIÓN Todos los vehículos serán conducidos por el personal asignado previamente por el Jefe del Grupo de Soporte Técnico, quienes serán responsables de su cuidado, del mantenimiento preventivo básico y de conducir los vehículos con estricto apego a los reglamentos y leyes de tránsito vigentes o con licencias adecuadas para el tipo de vehículo y experiencia en manejo. Debe asegurarse la Jefatura del Grupo de Soporte Técnico de las Direcciones Regionales que quién conduzca el vehículo, cumple con los requisitos establecidos por la normatividad vigente. 7.6. CHEQUEO BASICO DEL VEHICULO El Jefe del Grupo de Soporte Técnico de la Dirección Regional debe realizar la inspección de los vehículos en cuanto a elementos de seguridad como extintor, botiquín, llantas de repuesto, acorde con lo establecido en el Código Nacional de Tránsito y documentos del vehículo (tarjeta de propiedad, SOAT y certificado de emisión de gases), así como verificación de la vigencia del pase del conductor y el seguimiento a las fechas en que se

realizan los mantenimientos. El Coordinador de Salud Ocupacional siendo el responsable de esta verificación podrá realizar inspecciones de control de calidad. 7. 7. MANTENIMIENTO El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos se realizará en los talleres que hayan sido seleccionados mediante el proceso de contratación respectivo y deberá ser preventivo y/o correctivo. Dicha actividad quedará registrada mediante los formularios diseñados para el efecto y se archivarán en la carpeta del vehículo que custodia el Grupo Soporte Técnico de la Dirección Regional; el primero se le efectuará en forma periódica y prolongada, antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo, y el segundo se lo realizará al ocurrir estos eventos. También se controlará el consumo de combustible por parte del Jefe del Grupo Soporte Técnico de la Regional, tomando como referencia al rendimiento de kilómetros por galón.

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7.8. MANTENIMIENTO PREVENTIVO BÁSICO.

Será responsabilidad de quién vaya a conducir el vehículo el chequeo diario del nivel de

refrigerante, presión de las llantas, aceite del motor, liquido de frenos y demás revisiones y cuidados básicos, requeridos para mantener en condiciones técnicas y operativas adecuadas el vehículo. 7.9. MANTENIMIENTO PREVENTIVO REGULAR Será realizado por el personal que determine la Jefatura del Grupo Soporte Técnico de la Dirección Regional respectiva o por talleres autorizados, y consiste en realizar cambios periódicos de aceites, bujías, filtros y todas aquellas acciones recomendadas por el fabricante del vehículo, necesarias para mantenerlo en perfectas condiciones de funcionamiento. 7.10. MANTENIMIENTO CORRECTIVO Será realizado en talleres calificados y consiste en reparaciones mayores ocurridas por desperfectos no previstos. Para cumplir con este mantenimiento deberá diligenciarse el Control de Mantenimiento Correctivo y reposar en la carpeta del vehículo. Toda compra de repuestos y accesorios de vehículos deberá ser debidamente soportada con la documentación respectiva y deberá tener la debida justificación. 7.11. ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Para el abastecimiento de combustible, lubricantes, filtros y otros elementos, las Direcciones Regionales, tramitarán los contratos pertinentes con los proveedores y llevarán un control del vencimiento de los plazos de los mismos, así como la necesidad de renovación o cambios contractuales pertinentes. Es responsabilidad del supervisor del contrato el control pertinente, en concordancia con los términos contractuales respectivos, bajo las responsabilidades que exige la resolución de supervisoría 00589 de 2007 y la ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción.

Igualmente, es responsabilidad del Jefe del Grupo Soporte Técnico de la Dirección Regional implantar mecanismos de control de distribución y consumo de combustibles utilizados en los vehículos, en concordancia con los términos contractuales respectivos.

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NID4:0 02082.15.12V ersi0ó2n : Fech1a0:/ 12/201P2á gi6nd ae6 7.12. SEGUROS CONTRA TODO RIESGO Todos los vehículos deberán estar asegurados, siendo el Grupo de Servicios Generales de la Dirección Administrativa, el responsable de asegurar que se mantienen vigentes las pólizas de seguros. Sin los seguros respectivos los vehículos quedarán inmovilizados por el Jefe del Grupo Soporte Técnico. 7 .13. RESTRICCION VEHICULAR En aquellas ciudades donde exista restricción al uso de vehículos durante un horario determinado por efectos de cualquier determinación de orden territorial y en especial por los dígitos de las placas, y no se encuentren exentos de estas medidas, será responsabilidad del conductor asignado y/o del funcionario que autorice esta movilización dentro del horario de restricción establecido, el pago de las sanciones impuestas por las

autoridades pertinentes.

8. VIGENCIA La presente Circular rige a partir de la fecha de expedición y complementa todas las medidas de carácter procedimental que adopte la Entidad en la materia. Así mismo, deroga todas las disposiciones del mismo nivel que le sean contrarias.

9. CONTACTO PARA MAYOR INFORMACIÓN Para cualquier consulta técnica adicional con respecto a esta Circular de mantenimiento, favor dirigirse al Jefe del Grupo de Energía y Sistemas Electromecánicos de la Dirección de Telecomunicaciones y Ayudas a la Navegación Aérea, al teléfono 2662225, correo electrónico cesar.delgado@aerocivil,gov.co

JAIME ESCOBAR CORRADINE

Secretario de Sistemas Operacionales 1

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