AEROCIVIL - Circular 016 - V3

CIRCULAR INTERNA 016

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LA fi sso AERONÁv 11vl-\ 1...,1vu.• ve '-'VL.OMBIA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL 1 1 1

NID: 4002082.016.11 Versión: 03 Fecha: 25/11/ 11 Página 1 de 4

1. PROPOSITO: Esta Circular (CI) provee una guía de gestión documental que deben realizar los funcionarios que tienen dicha función dentro del despacho de la Secretaria de Sistemas Operacionales para el trámite de documentos, la frma del Secretario, su revisión, impresión, archivo y gestión documental en el i apoyo que realizan sobre el ADI

2. APLICABILIDAD: Esta Circular aplica a los funcionarios encargados de la gestión documental y a todos los funcionarios que realizan tramites documentales ante el Despacho del Secretario de Sistemas Operacionales.

Abarca igualmente a las Direcciones y Grupos que hacen parte de la Secretaria de Sistemas Operacionales; se extienden las obligaciones a la gestión de suministros que son necesarios para el desarrollo eficiente de las actividades del Despacho.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

ADI: Administración Documental Inteligente

4. ANTECEDENTES: La Secretaria de Sistemas Operacionales gestiona (tramita-desarrolla) una gran cantidad de información documental (física y digital) para dicho procedimiento cuenta con un grupo de funcionarios de apoyo y gestión logística del Despacho; igualmente prestan apoyo a otros grupos de conformidad a las cargas de trabajo que se vayan presentando; dado lo anterior, se hace necesario que dichas actividades estén descritas y formalizadas

5. REGULACIONES RELACIONADAS: Resolución No 003 í 7 de 2006 por la cual se crea y organiza el Grupo Interno Anti trámites y Atención Efectiva al Ciudadano GIAA y se asignan responsabilidades.

Resolución No. í 242 de 2008 "Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Documental "ADI'" como único aplicativo para la administración de las comunicaciones oficiales de la AEROCIVIL y se establecen sus procedimientos". Ley General de Archivos 594 de 2000 Memorando 3000 -20'1002'1055 del 23 de junio de20í O de la Secretaria General Circular 3003 -2009038843 del 20 de noviembre del 2009 de la Secretaría GeneralCRETARIA DE SISTEMAS OPERACIONALES GRUPO COORDINACIÓN DE SERVICIOS léfono: (57 1) 296 3152 -Fax: (571) 296 3961 mail: Carmen.murcia@aerocivil.gov.co

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(J PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LA sso AERONAu 11vl-\ v1v IL uc vvLOMBIA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NID: 4020082.016.11 1 Versión:0 3 1 Fecha:25 /11/11 1 Página2 d e4 Tabla de Retención Documental de la Secretaría de Sistemas Operacionales.

6. OTRAS REFERENCIAS:

7. MATERIA:

7.1 DISPOSICIONES GENERALES 7.1.1 GESTION DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA Dadas las características del despacho se recibe correspondencia de múltiples formas, por el aplicativo ADI, vía correo electrónico, fax u otros medios. Existe un único funcionario encargado de

recibir la documentación el cual debe verificar si está registrada en el ADI, de no estarlo debe asegurarse de que ésta quede radicada, para ello las actividades que debe seguir son: a) Control de correspondencia recibida del ADI, impresión de las páginas relevantes, colocar el formato de acción, entrada al despacho del Secretario. b) Recepción de correspondencia en forma física, la cual debe ser verificada, registrada, enviada al ADI para su reconocimiento, relacionada ye ntrada al despacho del Secretario. c) La distribución de correspondencia se realiza una vez haya sido revisada por el Secretario de Sistemas Operacionales, siguiendo las instrucciones que éste haya escrito sobre el formato de tramite e inmediatamente se registra en el ADI; igualmente y de no contar con usuario en el aplicativo ADI, el funcionario encargado de la distribución de la correspondencia debe hacerle la entrega física. 7.1.3 GESTION DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA PARA FIRMA O VISTO BUENO Todo grupo del despacho de la Secretaria de Sistemas Operacionales o Dirección y sus respectivos grupos que elaboren una comunicación para la frma o visto bueno del Secretario de Sistemas i Operacionales deberá tener en cuenta: a) El número de dependencia debe corresponder al asignado por el Archivo de la Entidad (cuatro dígitos), el número de la serie de retención documental, el número de consecutivo que se lleve en la respectiva dependencia ys u respectivo ADI. b) El funcionario encargado de la gestión documental recibe el documento para la firma o visto bueno del Secretario de Sistemas Operacionales, verifica el ítem a) además de la fecha, procede a

radicarlo en el libro dispuesto para ese fin yp rocede a ingresar la documentación al despacho.

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CIRCULIANRT ER0N1A6

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550 AERONAu I JVM. '-'IVJL. uc '--'VLOMBIA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NID4:0 02082.0116. 11V ersi0ó3n : 1 Fech2a5:/ 11/1 11 Pági3nd ae4 c) Unav eze ld ocumeensttsoáu scproirte olS ecretparroicoea d een tregaalfr ulnoc ionario respondseal bodlsoe c umenqtuoisre,en a liezlaa rrcáhd iivgoei ntr aeldd ,e jaunndcaoo pfiías siiec sa decla syos ais líod eterlmati anbadl ega e stdioócnu mental. d) Elf unciorneasrpioon dseaílbt leecm )c ontaaclát raer ae spondseal bacl oem unicpaacriaó n qusee gae stioant ardaovd éeAslD I. 7.1.4 CORRESPONDENCIA GENERADA PARA ENVÍO EN EL DESPACHO DEL SECRETARIO DE SISTEMAS OPERACIONALES Laasc tiviads aedgeeusine r s tcea spoo erlf u nciorneasrpioond seal bagle es tdieóAlnD sIo n:

a) Contrdoel c onsecuútniicavmoenste deld espacdheo l aS ecretdaer Siias temas OperacionLaalc eosr.r espongdeennecripaaod arl osg rupdoesld espacphroo ceddeer án conforcmoiendln a udm e7r.a1l. 3. b) Elf unciorneasrpioon dseaalbr lceh pirvooc eadd ieg itarlaidziaceranler olAl, Do I e,s caneya rlo consercvoaenrl rl eoc ibdiecd oon,f oraml iatd aabddl ega e stdioócnu meInTtEa7Ml. .1 c) Sie ld ocumeensttopá r oyecptoarde olS ecretdaerS iios teOmpaesr aciopnearloe s correspao lnafd ier dmeao trDoi recot fiuvnoc iosneas ruirot,li orpsáa ns ocso rresponadli entes presennutmee 7r.a1l. A4d.e mádse bceo ntcaorln arse vispieornteisn deenlt(áearsse )at (ésc)n ica(s) quees tacrláanr amdeenttael elnal dapa asr itnef edreli aco orm unicaEclfi uónnc.i odnega ersitodi eó n archyid viog italdiezbaeacrsiáeó gnu rdaecr osnes edgiucihfrai sr maanstd eesr emiatl iaor flioc qiunea debseu screildb oicru mednete os;t per ocedsaorc áu enyt saa breánt odmoo mendtoon dsee encueenldt orcau mento.

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8. ACCIONES O TRAMITE: Parlaae jecudceie ósntp er ocediemlid eenstpoat ciheoan sei gnaldofosus n cioqnuaero icousp an caduan dae l aasc tivicdoamdsoeo snl ag estdieóAlnD Ie,la rchyid viog italyil zada icsitóórnni :b uc i igualmceunetnceto anu n(aas)i steennctaer gaddego e(sat)i loonssau rm inistros.

9. FECHA DE CUMPLIMIENTO O VIGENCIA: Lap reseCnitrec ruilgaaer p ardteil raf echdeae xpediyc cioómnp lemteondtalaas ms e diddaes carácptaerrt iyc tuélcanrqi uceoa dopltaeE ntiednal dam aterAisaím. i smdoe,r otgoad alsas disposidcemiloi nsemnsoi vqeulel es eacno ntrarias.

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SERGI MENDOZA

Secreta • de Sistemas Operacionales

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