AEROCIVIL - Circular 043 - V2

CIRCULAR TÉCNICA INTERNA 043

GUIA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE

fi SOLICITUD DE ADENDA A PROCESO EN ETAPA

AEH.◊NAUTICA CIVIL OE COLOM8'A PRECONTRACTUAL Ut.,t!DAOJ.OM!NISTR.\ TIVA ESPECIAL NID: 4002082.43.12 1 Versión: 02 1 Fecha: 2310312012 l Página 1 de 4

1. PROPOSITO El propósto de esta crcular es establecer un procedimiento para la soicitud de Adenda a la Dirección i i l Administrativa o la Dirección Regional responsable del proceso de contratación con el obetivo de j sometera a consderación del comité asesor evaluador para su publicacón, de conformidad con el l i i manual de contratacón de la entidad. i

2. APLICABILIDAD Aplica para todos los procesos de contratación ade-antados por las áreas ejecutoras de la Secretaria l de Sistemas Operacionales y de la aplicación de este proceso son responsables los profesonales i que se encuentren adelantando e proceso precontractual de cada proyecto. l En e caso de las Direcciones Regionales Aeronáuticas éstas mantienen la competencia para l acogerse a esta guia en los procesos de su delegación.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Las definiciones aplicabes a esta circular son aquellas de la Ley, los Decretos y las del manual de l contratacón de la Entdad que para e caso indica: i i l Adenda: Es e acto jurídco unilateral expedido en el marco de proceso de selección mediante el cual l i l la entidad expica, aclara, suprme o modfica los pliegos de condiciones integrando con estos una

l i i totalidad, acto que tiene el efecto vnculante dentro de pliego de condiciones para los oferentes i l interesados en e proceso de selección. l Responsable del proyecto o Proyectista: Es el funcionario que por encargo del Jefe de grupo del Área Ejecutora y con sujeción a la normativa técnica, a las reglamentaciones aeronáuticas y a las circulares de la Secretara de Sistemas Operaconales estructura el proyecto y lo valida con su firma. i i Podrán eaborar proyectos varos funconarios, para los cuales e jefe de grupo asgnará formalmente l i i l i las áreas parciales del proyecto, o las partes que lo complementen, sin embargo deara estabecdo j l i claramente quien es el coordinador responsable del proyecto completo. Cuando el proyecto se desarrolle o complete mediantes capítuos parciales u otros documentos técnicos, cada proyectista l asumirá la ttulardad del área de responsabilidad. i i

4. ANTECEDENTES Mediante resolucón número 00423 de 6 de Febrero de 2009, se definió que la modificación al pliego i l de condiciones se hará a través de adendas, las cuales deben ser expedidas dentro de plazo fijado l por la entidad, sn que en ningún caso, puedan expedirse y publicarse el mismo día en que se tene i i prevsto el cierre de proceso de selección, aun cuando se trate de adiconar el término previsto para i l i ello.

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CIRCULAR TÉCNICAI NTERNA 043

GUIAPR OCEDIMINETO PARA LA PRESENTACIÓN DE

fi SOLCIITUD DE ADENDA A PROCESO EN ETAPA

AERONAUTICA CIVIL 01: COLOMBIA PRECONTRACTUAL VN!O;.O AOM!N1STRATf'.'A ES..ºl:CIAL NID: 4002082.43.12 1 Veirósn0:2 1 Fehca:2 3/03/l 20 1P2á gina 2 de4 Ahora ben, el estatuto anticorrupcón ha indicado que Artículo 89. Expedición de adendas. El inciso i i 2º de numeral 5 de artículo 30 de la Ley 80 de1993 quedará así: l l Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de ofcio o a solicitud de un número plural de i posbles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no i superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anterores en que se tene prevsto el cerre del proceso de selección, ni siquiera para i i i i extender el término del mismo. La pubicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días l hábiles y horarios laborales. Para la expedición de adendas, el área ejecutora debe radcar la solicitud en la Direccón i i Administrativa, esta guía pretende establecer e formato para que las áreas ejecutaras procedan a l realizar la presentación respectiva a la Dirección Administrativa o al área pertinente de la Dirección

Regional en caso de ser una ejecución regionaizada. l

5. REGULCAIONES RELCAIONADAS i Le8y0 d e1 993 Régigmeenne der caoln tradet laaacd imnóins trpaúicbicóan l Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficencia y la transparencia i en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposicones generales sobre a contratación con Recursos i l Púbicos l Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orentadas a fortalecer los mecanismos de i prevencón, investigacón y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión i i pública Dec. 2474 de 2008 Por e cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de l 2007 sobre las modaldades de seeccón, publicdad, seección obetiva, y se dctan otras i l i i l j i disposciones i Dec. 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprmir o reformar regulaciones, i procedimientos y trámites innecesaros existentes en la Administración Pública i Otras disposiciones de contratación que se pueden consultar en la Direccón Administrativa de a i l entidad quien debe adeantar, previa solictud de as diferentes áreas, los procesos precontractuales y l i l contractuales necesarios, encaminados al cumpimiento de los objetivos insttucionales. l i

6. OTRAS REFREENCISA

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7. MATERIA

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CIRCULTÉACNRIC A INTER0N4A3

GUIPAR OCEDIMIPEANRTALOA PRESENTACDIEÓ N

fi SOLICITUD DE ADENDAA P ROCESO ENE TAPA

AEROIÁIUTICAC IILV DECO LOMBIA PRECONTRACTUAL UNID,.>.OAINCl&Mm:..TIVAE SPaIA.Cl 1 1 1

NID: 4002082.43.12 Versión: 02 Fecha: 23/03/2012 Página 3 de 4

CONTRATACIÓN

7.1 GENERALIDADES.

Toda adenda que modifica un pliego requiere tener clardad para todas las partes, es importante i identficar que se modifica, como queda la modificación y la justificación de dicha mod ficación. i i 7.2 CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE ADENDA El profesonal responsabe de proyecto o proyectsta eaborará e documento de solictud de adenda i l l i l l i dirgido a la Directora Administrativa o a la Dirección Regional Aeronáutica si es del caso. Este debe i venir con número de ADI del área eecutora, en la referencia indicará el número de proceso y a j l renglón seguido e nombre del proceso; en el contenido indicará con caridad, el cambio a realizar en l l el pliego de condiciones indicando caramente el numeral a modificarse, adicionarse o suprmirse y la l i justficación del mismo. i La estructura de documento será: l 1 . La ubicacón: Determinando con precisión e numeral, aparte y elemento del pliego publicado

i l para que e lector pueda identficar con facilidad donde está el texto que se va a modificar. l i

2. Como queda e piego: Allí describe con claridad el texto que se adiciona, se suprime o se l l modifica.

3. Justficación: El profesional descrbe las razones técnicas, de derecho u otras que motivan la i i realización del cambo en los pliegos de condiciones. i

4. Soicitud Convocacón Comité: Al final de la solictud requerrá la convocatoria de comité l i i i l evaluador por la Dirección Administratva i Lo anteror permite que la Adenda srva como instrumento mediante el cual la administración pueda i i explicar, aclarar o modificar los pliegos de condiciones.

7.3 SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO.

La solictud de ADENDdeAbe estar suscrita por el funcionaro responsable del proyecto, el jefe grupo i i y e Director del Área Eecutora, quienes la entregaran en a Secretara de Sistemas Operacionales l j l i para proceder a remitira a la Dirección Administrativa. l 7.4. SOLICITUD DE COMITÉ Al final de la solctud debe indcársele a la Dirección Administrativa que deberá convocar a un comité i i i evaluador para la aprobación a la modificación al pliego cuando a su discreconalidad dcha i i modficación afecte la estructura propa del pliego previamente aprobado. i i El Área Ejecutora se asegurará de que e comité evaluador se realice y sustentará la soictud en el l l i mismo.

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CIRCULAR TÉCNICA INTERNA 043

GUIA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE

fi SOLICITUD DE ADENDA A PROCESO EN ETAPA

AERONTIÁCUAC IVIDLE C OLOMIAB PRECONTRACTUAL UNlOAOA D}.mnSTRATI\IA ESPECIAL NID: 4002082.43.12 Versión: 02 Fecha: 2310312012 l Página 4 de 4 1 1

8. ACCIONOE TSR AMITE: La anter ior disposic ión apl ica ún icamente en los procesos de se lección contractual ade lantados por las dependenc ias de la Secretar ia de Sistemas Operac ionales: las demás func iones para cada uno de los func ionarios continúan iguales.

Para cualquier consulta técnica adicional con respecto a esta Circular, favor dirgirse al grupo de i evaluacón de Proyectos al teléfono 296 3239 o al correo eectrónico carmen.murcia@aerocivl.gov.co i l i o sistemasoperacionales@aerocivil.gov.co para obtener información adiconal. En caso de i sugerencias, puede dirgirse al grupo de Coordinación de servcios de la Secretaria de Sistemas i i Operacionales.

9. FECHA DE CUMPLIMIENTO.

La presente Circular rige a partir de la fecha de expedicón y complementa todas las med das de i i carácter particular y técnico que adopte la Entdad en la matera. Asi mismo, deroga todas las i i disposciones de mismo nivel que le sean contraras.

i l i s S Sistemas Operacionales.

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