AEROCIVIL - Circular 071

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LAS UPERVISORIA

AERONÁUTICA CIVIL DE COLOMBIA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NID: 4000-082.036.11 Versión: 01 Fecha: 28/12//2016 Página 1 de 7

1 1 1 PROPÓSITO Estcai rctuilecanorem por opógseinteoer satla bllienceearm piaernlatac o osn formación deelq uidpeoa poyao l as upervdiesa icóune rad load si fereesnpteecsi alizaciones requerpiadrlaaos ds i sticnotnotsr aqtueos su,s crliaUb AaE ACp,o rm edidoe l a SecredteaS riísat eOmpaesr aciyos nuaDsli erse cciones. Estcai rccuolnatri leain nef ormnaeccieósnra ersipae ac ltaors e sponsabyi lidades obligadceil oapnsee rss onnaatsu rqauleeej se rlzaabno dreae pso ayl oas upervlios ión, anteprairgoaar ranetfiizcairye enfciicaea ncl iaea j ecudceli oódsni stpirnotyoesc tos. Lac reacdieló aen s trudceta uproayal o as upervsiejs uisótnei nfl ain ceac esdied:a d • Contincuoanlr aG estiTóénc nidceal ocso ntrdaetc oosn struyc dcei ón

mantenidmeip:el nattoa fpoirsmtcaaessr,,r amiteonrtdroeecs so, n ttreorlm,i nales, cuartdeebl oemsb eeri onsf raesctormupclteumreaan stcíao rmiiona t,e rventorías, estudydi iosse ños. • Contcaoren lp ersopnraolf esqiuoaenp aolyt eé cnicaemlse engtuei mqiuelena t o entiddeabdee j ecuetnea lrd esardreol lolcsoo ntrdaetl oais n fraestructura aeroportaun airvnieaalc ional. 2 APLICABILIDAD EstCai rc(uCleIas)dr e o bligcautmoprliiom piaerlnaapt seo r sonnaatsu rqauleeej se rzan funcidoena epso yao l as upervies iinótne rvednect oonrtírasa utsocsr piotlroa s SecredteaS riisat eOmpaesr aciyos nuadsli erse ccdielo aUn EeAsC . 3 DEFINICIYOA NBERSE VIATURAS Ladse finisceiroaánqneu se dlelsacsr einlt oaRsse glameAnetroosn áudteCi ocloosm bia -RACy a dicionallasmsie gnutiee ntes: ACTAd:o cumednotnods eed escrlioabsse p ecttroast aednuo nsar eunidóenj,a ndo constadnelc oicsao mpromyit saorsep aasc taedi ansd icealrn edsop ondseac baldea

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CONTRATIpSeTrAs: no antau orj aulr íqduiesc eav inccuolnuan ae nticdoandt ratante medialnact eel ebrdaeuc nic óonn trcautyooab, l igeascc iuómnpy le ijre ceulto abrj eto

Clave: GDIR-3.0-12-23

Versión: 01

Fecha: 01/09/2014 .CIRNCOURLMAÁ:tRÍ, Z1ÍI,J!I c./,,)

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AERONÁUTICA CIVIL DE COLOMBIA UNIDAADDM INISTERSAPTEICVIA AL NID: 4000-082.036.11 Versión: 01 Fecha: 28/12//2016 Página 2 de 7 del mismo, el cual puede consistir en bienes, obras o servicios. En la práctica, es la persona natural o jurídica a quien se le ha aceptado una oferta dentro de un proceso de selección y con quien se celebra el respectivo contrato. Los consorcios y uniones temporales, también pueden actuar como contratistas en la celebración de un contrato.

CONTRATO: acto jurídico generador de obligaciones, previsto en el derecho privado o en disposiciones especiales, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre dos o más partes, el cual produce efectos jurídicos y económicos entre estas, comprometiéndolas al cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. Es el acuerdo celebrado entre la Entidad y el oferente seleccionado en el cual se fijan el objeto contractual, los valores, cláusulas contractuales que rigen la naturaleza de los trabajos,

derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su legalización, perfeccionamiento, ejecución y liquidación.

ETAPA CONTRACTUAL: periodo que comprende desde la formalización del contrato hasta su ejecución, es decir, desde la suscripción del contrato hasta su recibo final y liquidación.

ETAPA PRECONTRACTUAL: periodo anterior al surgimiento de un contrato. Va desde los procesos de planeación hasta la selección, es decir, desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la aceptación de la oferta.

ETAPA POSTCONTRACTUAL: periodo que comprende la vida útil del bien o servicio terminado y entregado. En términos prácticos va desde entrega formal del objeto terminado a su operador o usuario hasta la culminación de la vida útil del mismo.

GESTIÓN: Es la administración, dirección y organización de los recursos técnicos, económicos y humanos disponibles para poder optimizar el desempeño de un sistema o equipo.

PROYECTO: conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con objetivos claros, delimitados y coherentes, orientados a la generación de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimización de recursos.

SUPERVISIÓN: Acto de observar el trabajo o tareas de otro (individuo o máquina) que puede no conocer el tema en profundidad, supervisar no significa el control sobre el otro, sino el guiarlo en un contexto de trabajo, profesional o personal, es decir con fines correctivos y/o de modificación.

Clave: GDIR-3.0-12-23

Versión: 01

Fecha: 01/09/2014

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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

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NID: 4000-082.036.11 Versión: 01 Fecha: 28/12//2016 Página 3 de 7 1 • Plan Nacional de Desarrollo: Es· el que marca los lineamientos para el crecimiento y mejoramiento del País y determina los procesos para el cumplimiento de las metas. • Plan Sectorial: Desarrolla por parte de los Ministerios los aspectos relevantes que le corresponden dentro del Plan Nacional de Desarrollo. • Plan estratégico Institucional: Define los lineamientos críticos para la definición de la misión, visión y objetivos de la Entidad. • Plan de acción: Detalla las actividades que cumplirán las áreas misionales y de apoyo para el cumplimiento de todos los objetivos dentro de los diferentes planes de la Entidad. • Plan Anual de Adquisiciones: Es una herramienta en donde cada área de la Entidad identifica, registra, programa las necesidades de bienes, obras y servicios, con el fin de diseñar estrategias de contratación que le permitan incrementar la eficiencia de sus procesos 4 ANTECEDENTES No aplica. 5 NORMATIVA RELACIONADA Son documentos de referencia para la aplicación de esta circular, así: Constitución Política de Colombia. Artículo 209 - Función administrativa. Artículo 267Gestión y control fiscal.

Ley 80 Capitulo 111 de Contrato Estatal. Artículo 32. Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción. Por la cual se dictan normas orientadas a

fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Y su modificatorio 1474 de 2011

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Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Decreto 1082 de 2015. Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional. Resolución 2540 de 2016. Por la cual se adopta el nuevo manual de contratación. Resolución 2541 de 2016. Por la cual se efectúa delegación de funciones en materia de contratación y ordenación del gasto. Resolución 0589 de 2007. Por la cual se reglamentan las funciones de trámite interno del procedimiento que deben atenderse por parte de quienes sean designados o contratados para la supervisión y/o interventoría de los contratos celebrados por la Aerocivil. En el ejercicio de su actividad, el supervisor e interventor deberá tener en cuenta las siguientes disposiciones: Estatuto General Contratación de la Administración Pública, La Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007.

6 MATERIA Supervisión de contratos. 6.1 RECURSO HUMANO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN Una vez surtido todo el proceso contractual, el supervisor del contrato, el área ejecutora si lo considera pertinente y necesario podrá disponer de personal de apoyo a la supervisión teniendo en cuenta las reglas señaladas más adelante. La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil podrá contratar personal de apoyo a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, de acuerdo con el numeral 2.2.4.1.1.5.4.1 decreto 1082 de 2015; lo anterior, con el fin de brindar un acompañamiento interdisciplinario a la supervisión de contratos de obra y mantenimiento de la infraestructura aeroportuaria a nivel nacional, que no cuenten con interventoría. O los demás en los que sean requeridos.

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Versión: 01

Fecha: 01/09/2014

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1 1 6.2D EFINISCUIPÓENR VISIÓN Se entiende por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, dentro de los términos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las cláusulas estipuladas en el contrato. 6.3A POYAOL AS UPERVISION El apoyo a la supervisión se realizará a través de la persona natural o jurídica que haga parte de la entidad o mediante contratación específica. En los casos que se suministre personal para el apoyo a la supervisión, este rendirá informe de las labores específicas ejecutadas, al supervisor del contrato, con sujeción a lo que solicite éste. 6.4P ERFDIELLP ERSONAL El perfil del grupo de apoyo se definirá de acuerdo a las tareas a ejecutar y de acuerdo a la necesidad plasmada por el supervisor o el área ejecutora. El apoyo a la supervisión debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la supervisión. Para tal efecto, el ejecutor del contrato o el ejecutor del rubro deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las obligaciones contractuales. Teniendo en cuenta las fases de los mismos y sabiendo que la labor del apoyo en el desarrollo del contrato es alcanzar los objetivos propuestos a partir de labores especificas enfocadas a las siguientes actividades:

1. Ejercer apoyo a la supervisión en el control de los contratos de consultoría

teniendo en cuenta que el producto final de este ejercicio es el entregable que debe recibir el ejecutante del contrato de obra, este control debe tener en cuenta los temas técnicos, cronológicos y financieros. Los contratos de consultoría tienen el mismo tratamiento y fases que los contratos de obra. Las personas designadas en el apoyo a la supervisión de los contratos deben contar con:

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1 1 CRITERIO TÉCNICO, para discernir entre distintas alternativas que permitan ejecutar eficientemente el contrato o convenio. CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA, y habilidad las situaciones propias de la dinámica del contrato o convenio. PROFESIONALISMO Y ÉTICA, para cumplir con todas las obligaciones que asume con su designación, acudiendo a los criterios propios de su formación profesional y/o técnica, en el servicio objeto de la contratación. HONESTIDAD, para actuar de acuerdo con los valores de la verdad y la justicia y

privilegiando siempre los criterios objetivos frente a cualquier consideración de tipo subjetivo.

6.5 DEBERES GENERALES DEL GRUPO DE APOYO A LA SUPERVISIÓN.

El personal de apoyo a la supervisión debe asistir técnicamente a quien ejecuta esta función en contratos que no cuentan con interventoría, y en la verificación de documentación presentada por la interventoría de un contrato correspondiente a las actividades ejecutadas en desarrollo de obras o de mantenimientos, emitiendo los conceptos técnicos que sean requeridos por el supervisor o el comité técnico de la entidad para dar viabilidad la modificaciones que sean necesarias para la correcta ejecución del contrato vigilado. Guardar la confidencialidad que el objeto del contrato exija. Las demás que le sean asignadas al personal de apoyo, por el Director de Desarrollo Aeroportuario o supervisor dentro del marco del objeto del contrato.

ClavGeD: I R-3.0-12-23

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UNIDAADD MINISTREASTPIEVCAI AL NID: 4000-082.036.11 Versión: 01

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Fecha: 28/12//2016

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7. SEGUIMIENTO Y CONTROL A LOS PROYECTOS: El área responsable de adelantar proyectos a través del supervisor del contrato tendrá la obligación de remitir un informe mensual sobre el avance tanto precontractual, contractual y pos contractual en donde se reporte el estado actual y novedades presentadas en las etapas del proyecto.

Así mismo, las Direcciones Regionales deberán realizar este reporte bajo las condiciones acá señaladas a la Secretaria de Sistemas Operacionales de los procesos que allí se adelanten con los recursos de inversión de esta Secretaria. El informe deberá presentarse a la Secretaria de Sistemas Operacionales dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes en el formato que disponga la Secretaria.

8. VGIENCAI La presente Circular Normalizada rige a partir de la fecha de expedición y complementa todas las medidas de carácter particular y técnico que adopte la Entidad en la materia.

Así mismo remplaza todas las disposiciones que le sean contrarias del mismo nivel jerárquico

9. CONTACTO PARA MAYOR INFORMACINÓ Parcau alqcuoinesrtu élctnaai dciac icoonrnae ls peaec sttoCa i rcfualvadorir,r iaglSie rcsree tario deS isteOmpaesr acionales +-- u

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Proyectó: Gladys Canacue Medina Coordinadora Grupo Supervisión e lnterventoría Revisó: Secretaria de Sistemas Operacionales Ruta electrónica: sgc ntcgp1000/ Solución/ documentación

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Versi0ó1n :

Fecha: 01/09/2014