AGN - Acuerdo 001 de 2024

COLOMBIA ARCHIVO POTENCIA DELA RAL VI D A COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” Contenido

TÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES CAPÍTULO 1 ................—...

Objeto, ámbito de aplicación y definiciones

CAPÍTULO 2

Planeación de la función archivística

CAPÍTULO 3

Responsabilidad con los documentos y archivos CAPÍTULO 4...................ee.... _ Inspección, Vigilancia y Control

TÍTULO 2..

ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS

CAPÍTULO 1

Comité Evaluador de Documentos

CAPÍTULO 2

Archivos Generales Territoriales y Consejos Territoriales de Archivo .

CAPÍTULO 3.................—.....

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 18

CAPÍTULO 1 19

Requisitos para la administración de archivos. 19

CAPÍTULO 2 23

Lineamientos generales para la prestación de servicios archivísticos . 23 TÍTULO 4................—eemee 23

GESTIÓN DE DOCUMENTOS 23

CAPÍTULO 1 ................—... 24

Planeación y Producción documental . 24

CAPÍTULO 2....................... me 25

Gestión y trámite de los documento 25

CAPÍTULO 3. 29

Principios y criterios para el proceso de organización documental 29

SECCION TT 29

Organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción . 29

Gestión y trámite de los documento 25

CAPÍTULO 3. 29

Principios y criterios para el proceso de organización documental 29

SECCION TT 29

Organización de archivos: clasificación, ordenación y descripción . 29

SECCIÓN 2.............. 33

Expediente electrónico 33

SECCIÓN 3.......... 35

Expediente híbrido 35

CAPÍTULO 4.......... 36

Transferencias documentales .. Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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CAPÍTULO 5

Disposición final de los documentos

TÍTULO 5

VALORACIÓN DOCUMENTAI

CAPÍTULO 1

Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

SECCIÓN 1

Evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental .........................—.—.—eeeeeeeeee

SECCIÓN 3

Inscripción en el Registro Unico de Series Documentales — RUSD y publicaci las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental — Actualización de las Tablas de Reten SECCION 5. 51 Implementación de las Tablas de Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración Documental — TVD ..................—.—.—eeeeeeee 51

Actualización de las Tablas de Reten SECCION 5. 51 Implementación de las Tablas de Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración Documental — TVD ..................—.—.—eeeeeeee 51

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO 1.

Sistema Integrado de Conservación

SECCIÓN 1

Generalidades

SECCIÓN 2...

Plan de Conservación Documental SECCIÓN 3 i Plan de Preservacion Digital a Largo Plazo TÍTULO 7 .ot

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.

CAPÍTULO 1

Acceso a la información y los documentos CAPÍTULO 2..................... eee Reproducción de documentos por otros medios técnicos Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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TÍTULO 8

PATRIMONIO DOCUMENTAL CAPÍTULO 1.......................

Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos — RENAHC

CAPÍTULO 2

SECCIÓN 1

Disposiciones generales SECCIÓN 2.................. Procedimiento para la declaratoria de BIC-CDA

SECCIÓN 3

Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivistico — LICBIC-CDA ..

SECCIÓN 4 ..

SECCIÓN 2..................

Procedimiento para la declaratoria de BIC-CDA

SECCIÓN 3

Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivistico — LICBIC-CDA ..

SECCIÓN 4 ..

Régimen Especial de Protección de los Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico — BIC-CDA .

CAPITULO 3

Adquisición y expropiación de archivos privados

SECCIÓN 1

Adquisición de archivos privados por donación o compra ..........................- e... 79 SECCION 2.t Expropiación administrativa de archivos privados .

TÍTULO 9

DISPOSICIONES ESPECIALES

CAPÍTULO 1

Archivos, Derechos Humanos - DDHH y Derecho Intemacional Humanitario DIH .

SECCIÓN 1............

Criterios para la identificación y valoración de documentos relativos a los Derechos Humanos. Criterios para la identificación y valoración de documentos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno... 85

CAPÍTULO 2 87

Archivos fotográficos, sonoros y audiovisuales 87

CAPÍTULO 3......................— 88

Reconstrucción de Expedientes 88

CAPÍTULO 4.................... 90

Expedientes Pensionales

CAPÍTULO 5

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO POTENCIA DE LA GENERAL DELA NACION VI DA COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”

Historias Laborales

CAPÍTULO 6......

Cámaras de Comercio . CAPÍTULO 7 _ pública asignada a los curadores urbanos por mandato legal

TÍTULO 10

DISPOSICIONES FINALES

ANEXOS DEL ACUERDO...

ANEXO 1. “Definiciones”. ANEXO 2. “Lineamientos generales para la formulación de la Política Institucional de Gestión Documental.” .......................—..—.—....00 s 123 ANEXO 3. “Formato Unico de Inventario Documental - FUID” -130 ANEXO 4. “Programa de Gestión Documental — PGD”.... .134 ANEXO 5. “Instructivo y Formato de Cuadro de Clasificación Documental - CCD”.... 136 ANEXO 6. “Etapas, instructivo y formato - Tablas de Retención Documental — TRD” 139 ANEXO 7. “Instructivo y formato - Tabla de Valoración Documental — TVD”.............. 144 ANEXO 8. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos fotográficos”.........................—...e..e eee 147 ANEXO 9. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos sonoros”

ANEXO 8. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos fotográficos”.........................—...e..e eee 147 ANEXO 9. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos sonoros” ANEXO 10. “Instructivo y formato para descripción de Fondos o Colecciones de documentos audiovisuales”.......................———..... 155 Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO POTENCIA DELA GENERAL DELA NACIÓN VI DA COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000, el Decreto 158 de 2022, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y, CONSIDERANDO: Que el literal b) del artículo 76 de la Ley 489 de 1998, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para: “Formular a propuestas del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo; (...)”.

del Archivo General de la Nación para: “Formular a propuestas del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo; (...)”. Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del país. Que, el artículo 3 de la Ley 594 del 2000 define la Función Archivística como las “(...) actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente”, por tanto, incluye todos los procesos de la gestión documental y administración de archivos sin importar el soporte o formato de los documentos. Que, el artículo 4 de la mencionada Ley, designa, dentro de los principios generales de la función archivística, al Archivo General de la Nación como la Entidad: “(..) e) del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política; (...)". “(...) g) Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla”; ” (...). Que el artículo 4, en su literal a) determina que “(...) los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la

Que el artículo 4, en su literal a) determina que “(...) los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley ()" Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA A POTENCIA DELA GENERAL Q DELA NACION VI DA COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, faculta al Archivo General de la Nación para fijar: “(...) los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”.

Que la parte VIII del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, reglamenta el Patrimonio Archivístico. Que el literal i) del artículo 99 del Acuerdo 009 de noviembre 30 de 2012, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para: “Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado,

Que el literal i) del artículo 99 del Acuerdo 009 de noviembre 30 de 2012, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para: “Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial”. Que, para facilitar el acceso a la información, las Entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo, deberán establecer y desarrollar criterios diferenciales, preferenciales y efectivos de acceso para personas y grupos que requieren atención diferenciada, tales como los niños, niñas y adolescentes, mujeres, adultos mayores, población LGBTIQ+, las personas en situación de discapacidad y los grupos étnicos, acatando lo ordenado en el artículo 8%, artículo 219 último inciso de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015, artículo 2.1.1.5.4.7. numeral 1 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Que, con el fin de racionalizar las disposiciones vigentes expedidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, se hace necesario unificar, actualizar y reglamentar otros aspectos técnicos adicionales, para establecer los criterios técnicos y jurídicos de la función archivística en el Estado Colombiano y fijar otras disposiciones.

Que en mérito de lo expuesto: Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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fijar otras disposiciones.

Que en mérito de lo expuesto: Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO POTENCIA DELA GENERAL DELA NACIÓN VI DA COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”

ACUERDA:

TÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO 1

Objeto, ámbito de aplicación y definiciones Artículo 1.1.1. Objeto. Establecer los criterios técnicos y jurídicos para implementar la función archivística en el Estado Colombiano y fijar otras disposiciones en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015 “Decreto Unico del Sector Cultura” o por las normas que lo modifiquen. Artículo 1.1.2. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo comprende a la administración pública, en sus diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. Parágrafo. Para efectos del presente Acuerdo, se hará referencia al término de sujetos obligados, en concordancia con el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, para referir a las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas, que por efecto incluye a: servidores públicos;

sujetos obligados, en concordancia con el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, para referir a las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas, que por efecto incluye a: servidores públicos; trabajadores oficiales; personas naturales o jurídicas de derecho privado que por mandato legal cumplen una función pública. Artículo 1.1.3. Definiciones. Para todos los efectos del presente Acuerdo, se tendrán en cuenta las definiciones del anexo. (Ver anexo 1 “Definiciones”). Así mismo, se tendrá como referente el glosario de términos publicado por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Parágrafo. Los anexos que hacen parte integral del presente Acuerdo se podrán actualizar sin que sea necesaria su aprobación a través de un nuevo Acuerdo por parte del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

CAPÍTULO 2

Planeación de la función archivística Artículo: 1.2.1. Deber de la planeación. Los sujetos obligados deben establecer e implementar estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, encaminadas al diseño, elaboración, aprobación y Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO C POTENCIA DE LA S S (( VIDA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y

(( VIDA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” evaluación de los lineamientos de la gestión documental y administración de archivos, en concordancia con el plan nacional de desarrollo, el plan sectorial o el plan territorial, según corresponda, y con el plan estratégico institucional y planes de acción; así mismo, la planeación y desarrollo de la función archivística se debe articular con las políticas de gestión y desempeño institucional definidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de conformidad con el Decreto 1083 de 2015 “Decreto único reglamentario del sector Función Pública”, modificado por el Decreto 1499 de 2017, o las normas que los modifiquen, sustituyan o deroguen. Parágrafo 1. Las entidades que no están obligadas al cumplimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, podrán considerar armonizar la planeación de la función archivística con los planes estratégicos que se adopten por el máximo órgano de gobierno. Parágrafo 2. Representantes legales de las Entidades, secretaria/os generales o funcionarias/os administrativos de igual o superior jerarquía deben velar por la debida planeación y ejecución de los recursos tendientes al desarrollo de la función archivística, en concordancia con los componentes del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA, para la implementación de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental. Artículo 1.2.2. Investigación institucional. Desde la etapa de planeación, es

Documental y Administración de Archivos - MGDA, para la implementación de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental. Artículo 1.2.2. Investigación institucional. Desde la etapa de planeación, es necesario comprender la procedencia, contexto y valores testimoniales de los documentos que genera, tramita o produce la entidad, por lo cual, se debe realizar una investigación que aborde el origen, desarrollo y transformación, a partir del análisis funcional y desde un enfoque sociocultural, político, económico, entre otros. Como resultado de la investigación se debe elaborar un documento denominado “Historia Institucional”. Dicha historia será el soporte para abordar la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos. Parágrafo 1. Para elaborar la Historia Institucional se debe tener en cuenta documentos legales de creación o transformación de la entidad y por los cuales se establezcan las funciones de las unidades administrativas, oficinas productoras y cuerpos colegiados o asesores; procedimientos; documentos que permitan el estudio y análisis de contexto; entrevistas a los productores de documentos, entre otros. Parágrafo 2. La Historia Institucional debe fundamentarse en las normas técnicas de descripción y presentar, como mínimo, la línea del tiempo y fechas extremas, organigramas, descripción y análisis del contexto de la creación o Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO C POTENCIA DE LA S S EC VIDA @ ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero)

Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO C POTENCIA DE LA S S EC VIDA @ ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” transformación de la entidad y análisis de la producción documental, por cada uno de los periodos orgánico-funcionales.

Artículo 1.2.3. Diagnóstico integral de la gestión documental y administración de archivos. Para realizar una adecuada planeación de la función archivística, los sujetos obligados deben realizar un diagnóstico integral de la gestión documental y administración de archivos. El diagnóstico debe ser elaborado considerando la totalidad de los documentos producidos o gestionados en soportes físicos o formatos electrónicos, dispuestos en diferentes medios y sistemas de información. Parágrafo 1. En el diagnóstico se debe evaluar como mínimo: los procesos de la gestión documental, aspectos administrativos, de conservación y preservación de los documentos, infraestructura física y tecnológica, estado de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional que inciden en el manejo de la información y en el desarrollo de la función archivística. Parágrafo 2. Servirán de insumo para dicho diagnóstico los resultados del índice de medición de desempeño institucional - IDI, el índice de transparencia y acceso a la información pública - ITA, los resultados del autodiagnóstico del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA u otros modelos de madurez o mediciones realizadas a la entidad.

y acceso a la información pública - ITA, los resultados del autodiagnóstico del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA u otros modelos de madurez o mediciones realizadas a la entidad. Parágrafo 3. El diagnóstico debe ser actualizado periódicamente de acuerdo con la planeación, seguimiento y evaluación que realice la entidad. Artículo 1.2.4. Instrumentos archivísticos para la planeación de la función archivística. Para la armonización de la planeación de la función archivística con la planeación estratégica institucional, los sujetos obligados deben formular, actualizar e implementar el Plan Institucional de ArchivosPINAR, el Programa de Gestión Documental - PGD con sus programas específicos y los planes del Sistema Integrado de Conservación. Artículo 1.2.5. Formulación de la Política institucional de Gestión Documental. Los sujetos obligados deben formular su Política institucional de Gestión Documental, teniendo en cuenta los elementos establecidos en los artículos 2.8.2.5.6 y 2.8.2.5.7 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura, las normas que los modifiquen, deroguen o sustituyan y armonizarla con las políticas de gestión y desempeño institucional relacionadas con el manejo y seguridad de la información, sistemas administrativos y de gestión, y con el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA, para establecer el direccionamiento Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Administración de Archivos - MGDA, para establecer el direccionamiento Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO POTENCIA DELA GENERAL e DELA NACIÓN VI DA COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” estratégico de la alta dirección frente al cumplimiento de la Política Nacional de

Archivos y de Gestión Documental. Parágrafo 1. Se tendrá como referencia para la formulación de la Política Institucional de Gestión Documental los lineamientos generales establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (Ver anexo 2 “Lineamientos generales para la formulación de la Política Institucional de Gestión Documental”) Parágrafo 2. La Política Institucional de Gestión Documental debe ser aprobada por el Comité de archivo o Comité institucional de Gestión y Desempeño, o quien haga sus veces, y publicada en la página web de la respectiva entidad.

CAPÍTULO 3

Responsabilidad con los documentos y archivos Artículo 1.3.1. Responsabilidades. Representantes legales, secretarias/os generales, funcionarias/os de igual o superior jerarquía, así como jefes de oficina, tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento y seguimiento de las disposiciones establecidas en la normatividad archivística. Parágrafo. Los sujetos obligados serán responsables de la adecuada recepción,

oficina, tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento y seguimiento de las disposiciones establecidas en la normatividad archivística. Parágrafo. Los sujetos obligados serán responsables de la adecuada recepción, gestión, conservación, organización, uso, manejo y entrega de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones u obligaciones. Artículo 1.3.2. Recibo y entrega de documentos de archivo. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará, según sea el caso, los documentos y archivos mediante inventarios documentales de conformidad con el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, con el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública; las áreas de Gestión Humana, o quien haga sus veces, apoyadas en la Política Institucional de Gestión Documental de la entidad, establecerán los procedimientos internos que permitan cumplir con esta disposición, los cuales deben estar incluidos en el Sistema Integrado de Gestión - SIG. Parágrafo 1. Los sujetos obligados son responsables de incorporar acciones en los procedimientos y minutas de contrato para garantizar la entrega de los documentos de archivos derivados de las obligaciones contractuales, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.2.2.4 del Decreto 1080 de

2015. Los cuales deben estar incluidos en el Sistema Integrado de Gestión —

SIG. Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO C POTENCIA DE LA S S (( VIDA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” Parágrafo 2. El inventario documental para la entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de conformidad con el Formato Unico de Inventario DocumentalFUID. (Ver anexo 3 “Formato Unico de Inventario Documental - FUID”). Los documentos deben estar registrados en la respectiva hoja de control o índice electrónico.

Artículo 1.3.3. Omisión en la recepción, gestión y entrega de documentos. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen, omitiendo la entrega, la debida gestión y el recibo de los documentos y archivos, responderán ante las autoridades disciplinarias, penales, fiscales o administrativas por las consecuencias de esta omisión. Parágrafo. Por ningún motivo el servidor público o contratista podrá llevarse la documentación producida en ejercicio de sus funciones u obligaciones contractuales, según corresponda, por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley. Artículo 1.3.4. Responsabilidad en la conformación y acceso de los archivos. Es responsabilidad de los sujetos obligados implementar acciones en articulación con las áreas de tecnologías de la información, o quien haga sus veces, para garantizar la conformación de expedientes, organización, conservación, preservación y acceso a los documentos y archivos, que se

articulación con las áreas de tecnologías de la información, o quien haga sus veces, para garantizar la conformación de expedientes, organización, conservación, preservación y acceso a los documentos y archivos, que se gestionan a través de sistemas de información o plataformas transaccionales de uso común en las entidades del Estado. Por lo anterior, los sujetos obligados deben garantizar la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para la conformación y gestión de los expedientes electrónicos, atendiendo el ciclo vital de los documentos y de conformidad con los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental. Parágrafo. Las condiciones o restricciones para el acceso y seguridad aplicables a los documentos deben estar claramente señaladas en los instrumentos de acceso a la información pública, en concordancia con lo establecido en el Título 7 “Acceso y consulta de documentos” del presente Acuerdo.

CAPÍTULO 4

Inspección, Vigilancia y Control Artículo 1.4.1. Facultades. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, ejercerá las facultades reglamentadas en el artículo 35, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 y el artículo 33 de la Ley 594 Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

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Teléfono: (+57) 601 328 2888COLOMBIA ARCHIVO POTENCIA DELA GENERAL DELA NACIÓN VI DA COLOMBIA ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y

ACUERDO No. 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.” de 2000, Ley General de Archivos, dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento del presente Acuerdo. Artículo 1.4.2. D