AGR - Circular Externa 002 de 2022

E RCULAR EXTERNA No. 002 DE 2022 KK AUDI 24 MAR 2022

PARA: CONTRALORES TERRITORIALES DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL ASUNTO: RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES TRIMESTRALES 2022 — APERTURA DEL SISTEMA PARA CARGUE DE INFORMACIÓN PRIMER TRIMESTRE Con fundamento en lo establecido en el Decreto Ley 272 de 2000, en especial lo dispuesto en sus artículos 21, 5 y 17, numerales 2, 5 y 12?, corresponde a la AGR impartir los lineamientos y directrices que deben atender la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, municipales y distritales sin excepción alguna, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y los fondos de bienestar social de las contralorías, para rendir cuentas e informes, en su calidad de sujetos vigilados.

En consecuencia, se expidió la Resolución Orgánica N 08 del 10 de junio de 2020, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la AGR, publicada en el Diario Oficial N 51342 del 11 de junio de 2020, la cual prescribe los términos, plazos y condiciones en que los sujetos vigilados deben rendir las cuentas e informes. Por lo tanto, los sujetos vigilados por la AGR deben conocer y dar estricto cumplimiento a lo preceptuado en la referida resolución, dada la importancia que reviste que la información sea reportada en términos de calidad, consistencia, coherencia y veracidad, de manera que permita el adecuado ejercicio de vigilancia y control fiscal que desarrolla la Auditoría, así

lo preceptuado en la referida resolución, dada la importancia que reviste que la información sea reportada en términos de calidad, consistencia, coherencia y veracidad, de manera que permita el adecuado ejercicio de vigilancia y control fiscal que desarrolla la Auditoría, así como la generación de los informes de las evaluaciones parciales trimestrales y la certificación anual de gestión de las contralorías territoriales. Cabe mencionar que, como consecuencia del proceso de rendición y de la revisión de las cuentas, la AGR podrá imponer sanciones, de acuerdo con lo dispuesto en el Título IX — Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, del Decreto Ley 403 de 2020. En este sentido, se recuerda que la cuenta que se debe rendir ante la AGR está conformada por todos los formatos electrónicos y documentos soporte que se diligencian o aportan a través de los sistemas de información SIA Misional: módulo SIREL, que gestiona el proceso de rendición de cuenta por procesos, módulo PIA, que gestiona la rendición sobre la gestión realizada en torno a la planeación y ejecución de sus Planes de Vigilancia y Control Fiscal, y 1 Modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 403 de 2020. ? Modificado por el artículo 158 del Decreto Ley 403 de 2020. Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. C.

PBX: [571] 3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205

Ed auditoriageneral EJauditoriagen E auditoriagen Eauditoriageneralcol participadonGauditoria.gov.co www.auditoria.gov.co002 Circular Externa No. de 2022 Página 4de4

Ed auditoriageneral EJauditoriagen E auditoriagen Eauditoriageneralcol participadonGauditoria.gov.co www.auditoria.gov.co002 Circular Externa No. de 2022 Página 4de4 el SIA Observa, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y su presupuesto, incluidos los de los sujetos vigilados por las contralorías. La cuenta rendida en los sistemas de información SIA Misional antes mencionados, se diligenciará conforme a lo establecido en los manuales y/o instructivos respectivos, disponibles para consulta en cada uno de estos sistemas de información. Por tanto, en aplicación de lo establecido en el literal a) del numeral 2° del artículo 11 de la Resolución Orgánica N° 008 de 2020 de la AGR, la presente Circular Externa tiene como finalidad determinar los formatos e información complementaria que componen la cuenta trimestral así:

RELACIÓN DE FORMATOS Y SECCIONES

NOMBRE DEL FORMATO SECCIÓN

FORMATO 6 TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS

FORMATO 7 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS GASTO PRESUPUESTAL

FORMATO 9 EJECUCIÓN PAC VIGENCIA EJECUCIÓN PAC

FORMATO 15 PARTICIPACIÓN CIUDADANA ATENCIÓN CIUDADANA

PROMOCIÓN DEL CONTROL CIUDADANO FORMATO 16 INDAGACIÓN PRELIMINAR INDAGACIÓN PRELIMINAR FORMATO 17 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS ORDINARIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

PROCESOS VERBALES DE RESPONSABILIDAD FISCAL

FORMATO 18 JURISDICCIÓN COACTIVA COBRO COACTIVO

FORMATO 17 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS ORDINARIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

PROCESOS VERBALES DE RESPONSABILIDAD FISCAL FORMATO 18 JURISDICCIÓN COACTIVA COBRO COACTIVO FORMATO 19 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO - PAS FORMATO 20 SUJETOS DE CONTROL FISCAL SUJETOS DE CONTROL FISCAL PUNTOS DE CONTROL FORMATO 21 RESULTADOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL 01. GESTIÓN DE AUDITORÍAS A SUJETOS DE CONTROL

102. GESTIÓN DE AUDITORÍAS A PUNTOS DE CONTROL

03. INFORMACIÓN DE CUENTAS RECIBIDAS Y REVISADAS

04. CONTROLA LA CONTRATACIÓN

05. HALLAZGOS FISCALES

06. SOLICITUDES PASF

13. BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL FORMATO 22 CONTROL FISCAL AMBIENTAL SUJETOS DE CONTROL AUDITADOS QUE MANEJAN

RECURSOS PARAEL MEDIO AMBIENTE

FORMATO 33 PLAN ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS TIPOS DE PROCESO

PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS

FORMATO 34 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 01. PLAN ESTRATPEGICO INSTITUCIONAL

02. PLAN OPERATIVO ANUAL FORMATO 35 GRADO APLICACIÓN DIRECTRICES SINACOF 01. APLICACIÓN DIRECTRICES SINACOF FORMATO 37 INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES 01. INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES

RELACI DE ARCHIVOS SOPORTE Y COMPLEMENTARIOS

6. Acto administrativo de la apropiación inicial

7. Ejecución de egresos consolidada

9. Ejecución del PAC mensualizado

RELACI DE ARCHIVOS SOPORTE Y COMPLEMENTARIOS

6. Acto administrativo de la apropiación inicial

7. Ejecución de egresos consolidada

9. Ejecución del PAC mensualizado

Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. C.

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auditoriageneral Edauditoriagen EJauditoriagen E3auditoriageneralcol participadon@auditoria.gov.co www.auditoria.gov.co002 Circular Externa No. de 2022 Página 4de4

N DE ARCHIVOS SOPORTE Y COMPLEMENTARIOS RE

9. PAC aprobado de la vigencia

20. Copia del acto administrativo mediante el cual se determinan los sujetos y puntos de control a cargo de la contraloría, para el periodo rendido.

34. Plan Anual de Acción

34. Plan Estratégico

37. Evidencia de las publicaciones mensuales de los Informes financieros y contables en la página web - Link de la publicación que evidencie la fecha en que se realizó.

33. Plan Anual de Auditorías Internas aprobado, donde se identifique el proceso a auditar con cada auditoría.

33. Informe de seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Auditorías Internas, donde se identifique el proceso auditado con cada auditoría.

34. Informe de avance en la ejecución del Plan Estratégico de la Contraloría.

34. Informe de avance en la ejecución del Plan de Acción Anual de la Contraloría.

La anterior información deberá rendirse trimestralmente conforme a los términos, condiciones y plazos establecidos en la referida Resolución Orgánica 008 de 2020. Sin embargo, para la primera

La anterior información deberá rendirse trimestralmente conforme a los términos, condiciones y plazos establecidos en la referida Resolución Orgánica 008 de 2020. Sin embargo, para la primera rendición trimestral del año 2022, la fecha máxima establecida para el 15 de abril, coincide con un día festivo, motivo por el cual se corre al primer día hábil siguiente tal como quedó consignado en dicha Resolución, es decir, el día lunes 18 de abril de 2022; no obstante, con el propósito de facilitar el proceso de cargue de información para la rendición de cuentas, la AGR efectuará la apertura del SIA Misional Módulos SIREL, PIA, a partir del 24 de marzo de 2022, para lo cual deberán tener en cuenta los siguiente aspectos:

1. La apertura se realiza para que se pueda cargar la información en los formatos correspondientes de tal forma que una vez culminen el cargue de información tendrán la posibilidad de poner el visto bueno y cerrar los candados armo cada uno de los formatos y secciones, y así garantizar la no modificación de la información. Con esto los botones de adicionar, modificar e importar archivos quedan deshabilitados y el formato queda listo para ser rendido.

2. Si bien los formatos quedan bloqueados para modificar la información ya cargada, es el perfil de contralor el único que tendrá la posibilidad de volver a abrir el candado, razón por la que será su responsabilidad, si se realizan modificaciones posteriores, situación que queda registrada en la trazabilidad de nuestro sistema.

3. Serecomienda que una vez cerrados los candados utilicen la opción de exportar en Excel la información cargada y se conserve como back up de evidencia de la información previamente alojada en el sistema.

queda registrada en la trazabilidad de nuestro sistema.

3. Serecomienda que una vez cerrados los candados utilicen la opción de exportar en Excel la información cargada y se conserve como back up de evidencia de la información previamente alojada en el sistema.

Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, 0. C.

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auditoriageneral Eauditoriagen EJauditoriagen E3auditoriageneralcol participadon@auditoria.gov.co www.auditoria.gov.co002 Circular Externa No. de 2022 s Página 4 de 4 Sin perjuicio de lo anterior, las contralorías territoriales deberán realizar la rendición de cuenta trimestral y mensual de que tratan los numerales 2.b y 3 del artículo 11 de la Resolución Orgánica 008 de 2020, en las condiciones en ella establecidas. Como apoyo al proceso de cargue de información en cada uno de los formatos que conforman la rendición de las cuentas, encontrarán el Instructivo de Rendición de Cuentas del módulo SIREL del SIA Misional, el cual se encuentra publicado en la pantalla de inicio de dicho módulo. En atención a que durante el primer trimestre se prevén cambios en los representantes legales de las contralorías territoriales, se recuerda adelantar los trámites requeridos para adquirir la firma digital necesaria para proceder a oficializar la rendición con oportunidad. Finalmente, en caso de presentarse alguna inquietud sobre la información a rendir en los formatos o sobre los archivos soporte y complementarios, y que no pueda ser resuelta con la lectura del

digital necesaria para proceder a oficializar la rendición con oportunidad. Finalmente, en caso de presentarse alguna inquietud sobre la información a rendir en los formatos o sobre los archivos soporte y complementarios, y que no pueda ser resuelta con la lectura del instructivo, ésta deberá formularse por medio del centro de servicio del SIA Misional. Atentamente, ——— Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Nombre y Apellido Firma Pat Fecha Proyectado por: | Gustavo Adolfo Escudero Aranda [m7] 24/03/2022 | Tatiana Bedoya Diaz 1

Revisado por: _ | Diego Fernando Uribe Velásquez [ @ 2403/2022

Aprobado por: _| Diego Fernando Uribe Velásquez Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.

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