AGR - Circular Externa 02 de 2018

\ AUDITORÍA CIRCULAR EXTERNA 002/2018 5 de febrero 2018

Bogotá D.C, 210

PARA: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Y

GERENTE DEL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA CGR.

DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN

FISCAL DE LA AGR.

ASUNTO: RENDICIÓN CUENTA CONSOLIDADA VIGENCIA 2017

Respetados Contralor Genera! de la Republica, Contralores Territoriales y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: El pasado 23 de Noviembre, en el marco del IV Congreso Nacional de Contralores Territoriales, y en comunicación del 14 de diciembre/2017, el Dr. Carlos Hernán Rodríguez Becerra, Auditor General de la República, tuvo la oportunidad de compartirles los lineamientos institucionales que caracterizarán nuestra gestión desde la Auditoría General de la República, durante los próximos dos años. En forma clara y precisa expresó allí, que hemos definido encaminar los esfuerzos de la Auditoría General de la República, para mejorar, robustecer y armonizar el ejercicio del control fiscal en los territorios; y que por supuesto, este propósito, requiere de la existencia de altos niveles de coordinación interinstitucional entre los distintos organismos de Control Fiscal del país, con el fin de diseñar y aplicar modernos sistemas de auditoría pública que aseguren el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Como lo mencionó el señor Auditor General en su oficio, nuestra propuesta le apunta básicamente a la armonización y estandarización del proceso de control

modernos sistemas de auditoría pública que aseguren el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Como lo mencionó el señor Auditor General en su oficio, nuestra propuesta le apunta básicamente a la armonización y estandarización del proceso de control fiscal territorial, con objetivos comunes de carácter transversal, que con uniformidad de criterios y la coordinación de acciones, permitan realizar un cont eficiente que produzca resultados contundentes. En desarrollo de lo anterior y como complemento informativo del procest Rendición de Cuenta, presentamos los siguientes lineamientos . cumplimiento de los objetivos trazados:

1. REGLAMENTACION LEGAL DE LA RENDICION DE CUENTA El tiempo y la forma de rendir la cuenta, se establece en la Resoll No 012 del 2018, la cual se encuentra en la página web de la Audit la República — www.auditoria.gov.co.

4 Cra, 57CNo, 64A-29, barrio Modelo Norte Bogot D.C. - Colombia AG PRX:157-11318:68 00 3816710 + Linea gratuita 015000 120205 = participadon@auditoriagoveo Y @auditoriogen Fauditoriageneral wwnwauditoria govcoi ALIDITORÍA Circular Externa GENERAL DE LA REPÚSICA - COLOM Página 2 de 5 Controlfecal pariapezif

2. RENDICIÓN MENSUAL DE LA CONTRATACIÓN.

La rendición de la contratación se hará mes vencido a más tardar el quinto (5to) día hábil de cada mes, lo cual incluye adicionalmente la información presupuestal que se ingresa por el menú “Cascada Rec. Públicos” y los soportes de la contratación solicitados como obligatorios en el Sistema Integral de Auditoria — Sia Misional — Modulo Sia Observa.

que se ingresa por el menú “Cascada Rec. Públicos” y los soportes de la contratación solicitados como obligatorios en el Sistema Integral de Auditoria — Sia Misional — Modulo Sia Observa. Los anexos de la contratación se continuaran cargando por el Formato-13 del módulo SIREL, los cuales son: Plan anual de adquisiciones. Certificación en la que se informe a cuánto ascendió la menor cuantía de la vigencia rendida. Manual de Contratación. Acto administrativo que acoge el plan anual de adquisiciones. Acto administrativo delegación de contratación.

3. RENDICIÓN ANUAL DE LA CUENTA - FORMATOS QUE APLICAN A CADA GRUPO DE ENTIDADES VIGILADAS La rendición de los formatos se realiza de la siguiente forma: Para la Contraloría General de la República Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA Formato 2 Cajas menores OBSERVA, solo cargar soportes de la Formato 3 Cuentas bancarias contratación) Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y | Formato 14 Estadísticas del Talento Humano bienes en la entidad Formato 15 Participación Ciudadana Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 16 Indagación Preliminar Formato 6 Transferencias y recaudo Formato 17 Procesos de Responsabilidad Fiscal Formato 7 Ejecución presupuestal de egresos Formato 18 Jurisdicción Coactiva Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 20 Entidades sujetas al contro! fiscal Formato 10 Ejecución reserva presupuestal Formato 21 Resultados det ejercicio de control fiscal

Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 20 Entidades sujetas al contro! fiscal Formato 10 Ejecución reserva presupuestal Formato 21 Resultados det ejercicio de control fiscal Formato 11 Ejecución presupuestal de cuentas por | Formato 22 Control fiscal ambiental pagar Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Formato 12 Proyectos de inversión Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Formato 33 Resultados Control interno Para el Fondo de Bienestar Social de la Contraloria Generali de la Republica Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 14 Estadísticas del talento humano : Formato 2 Cajas menores icipación Ci Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 7 Ejecución presupuestal de egresos Formato 25 Gestión misional del FB: Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 26 ingresos y gastos Formato 10 Ejecución reserva presupuestal salud Formato 11 Ejecución presupuestal de cuenta por | Formato 27 Ingresos y gastos act s recreación pagar Formato 28 Gestión créditos Formato 12 Proyectos de inversión Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA | Formato 30 Inversiones financieras: OBSERVA, solo cargar soportes de la | Formato 31 Recaudo ingresosidel FBS contratación) Formato 32 Número de peticiones y quejas

Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA | Formato 30 Inversiones financieras: OBSERVA, solo cargar soportes de la | Formato 31 Recaudo ingresosidel FBS contratación) Formato 32 Número de peticiones y quejas Cra. 57C No, 61-29, barrio Modelo Norte « Bogotá DIC. - Colombia PBX:(57-1 318 68 00 - 38167 10Linea gratuita 016000 T20205 participacion Dauditoriaponco W @auditoriogen Fauditoriageneral wwwauditoriagovcoCircular Externa Página 3 de 5 & \

AUDITORÍA GENERAL DELA RESUSLICA - COLMENA.

Control fiscal para mol fcalpaa la pa Para las Contralorías Territoriales: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes en la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 6 Transferencias y recaudo Formato 7 Ejecución presupuestal de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 10 Ejecución reserva presupuestal Formato 11 Ejecución presupuestal de cuentas por pagar . Formato 12 Proyectos de inversión Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA OBSERVA, solo cargar soportes de la contratación) Formato 14 Estadisticas del Talento Humano Formato 15 Participación Ciudadana Formato 16 Indagación Preliminar Formato 17 Procesos de Responsabilidad Fiscal Formato 18 Jurisdicción Coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios

Formato 15 Participación Ciudadana Formato 16 Indagación Preliminar Formato 17 Procesos de Responsabilidad Fiscal Formato 18 Jurisdicción Coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 20 Entidades sujetas al contro! fiscal Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal Formato 22 Control fiscal ambiental Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Formato 33 Resultados Control Interno La rendición debe firmarse digitalmente, por lo cual se recomienda, con la debida antelación, verificar la validez y vigencia de la firma digital de forma que se asegure su utilización para la época de rendición de cuenta. Formatos que permiten la importación de archivos Con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de cargue de información para la rendición de cuentas, SIA Misional AGR, la mayoría de los formatos tiene a disposición de los sujetos vigilados la herramienta “Importación de Archivos”, la cual pueden verificar directamente en el SIREL.

4. PLAN INTEGRAL DE AUDITORIAS PIA.

La Auditoria General de la República ha considerado de vital importancia conocer el Plan General de Auditorias para el 2018, con el fin de elaborar un Mapa del ejercicio del Control Fiscal, que permita visualizar de manera integral el ejercicio del control en Colombia, y coadyuve en la debida armonización del mismo. En cumplimiento de este objetivo, se requiere el diligenciamiento del aplicativo de la AGR, SIA Misional, PIA — Plan Integral de Auditoria 2018, así como la programación del mismo debidamente aprobado por cada Contraloría en la presente vigencia, sin perjuicio de la autonomía e independencia que le corresponde.

la AGR, SIA Misional, PIA — Plan Integral de Auditoria 2018, así como la programación del mismo debidamente aprobado por cada Contraloría en la presente vigencia, sin perjuicio de la autonomía e independencia que le corresponde. El link para el diligenciamiento del mismo es http://misional.auditoria.gov.co/, sé debe seleccionar PIA Plan Integral de Auditorias 2018.

5. INFORMACIÓN SOBRE MODIFICACIONES DE FORMATOS Es pertinente informar que se realizaron varias mejoras a los formatos de ampliar el marco del control de la siguiente forma: Formato mejorado Mejora Realizada Se agregaron al SIREL los siguientes, documentos para anexar.a la rendición

de la cuenta: F13 Contratación La Información de contratación se diligencia enel Sia Observa y los Archivos anexos se suben - Documento: Plan Anual de Adquisiciones y Acto Administrativo que lo adopta - Documento: Acto Administrativo de Delegación de la Facultad para contratar, si lo hubiere" Cra 57C No, 644-29, barrio Modelo Norte - Bogotá D.C. - Colombia PEX:157-1) 318 68 00~ 33167 10+ Línea gratuita 018000 120205 participacion@avditoriagoveo Wianditodagen Faulitoriegenerol wwwauditoriagovcoCircular Externa Página 4 de 5 A AUDITORÍA Control focal para la paz A Formato mejorado Mejora Realizada el Sirel F13 - Documento Manual de Contratación actualizado de la Entidad Se complementó en el SIREL los siguientes, documentos para anexar a la rendición de la cuenta: - F14 - Relación de funcionarios indicando nombre, cargo, salario organizado por

el Sirel F13 - Documento Manual de Contratación actualizado de la Entidad Se complementó en el SIREL los siguientes, documentos para anexar a la rendición de la cuenta: - F14 - Relación de funcionarios indicando nombre, cargo, salario organizado por Estadísticas de Talento Humano dependencias. - Actividades de bienestar efectuadas, con valor y número de funcionarios beneficiados En atención a que algunas Contralorías tienen implementado procedimientos como Grado de Consulta y Segunda instancia en la indagaciones Preliminares, se agrega las columnas "fecha de envío a grado de consulta", Fecha de recibo de la consulta en segunda instancia" y "fecha de decisión del grado de consulta" F16 y en esta última se dan dos opciones en lista desplegable "revoca" y "confirma" . indagaciones Preliminares El diligenciamiento de estos formatos solo aplica a aquellas Contralorías que tienen implementado estos procedimientos. Por otra parte se agrega una nueva columna de Hechos para determinar si los mismos son de tracto sucesivo o ejecución instantánea. Se incluye las siguientes columnas: - Numero de nulidades de fondo decretadas Fi7 - Valor recaudado en el periodo de rendición. Procesos De Responsabilidad Fiscal Se cambia el nombre “fecha de recibido del traslado del hallazgo” en cuanto aporta claridad al nombre de la columna con el fin de facilitar el diligenciamiento del formato. En este formato se agregaron las siguientes columnas: F18 Jurisdicción | - — Saldo que viene actualizado del crédito al 1 de enero de la vigencia que se Coactiva rinde. - Saldo actualizado a 31 de diciembre de la vigencia que se rínde, con el fin de cruzar información financiera de la deuda a favor del Estado.

Coactiva rinde. - Saldo actualizado a 31 de diciembre de la vigencia que se rínde, con el fin de cruzar información financiera de la deuda a favor del Estado. igualmente se solicita como anexo el Manual de Cobro Coactivo, si la Contraloria lo tuviere implementado. F19 Se agrega las siguientes columnas: Procesos Sancionatorios - Fecha Archivo por pago. - Valor recaudo. F 20 Entidades Sujetas a Control F 21 Entidades Gestión de La información presupuestal que se rinda de las Entidades Vigiladas, debe ser consistente con la rendida en los informes CHIP en el orden territorial y SIF en el orden nacional, e igualmente debe coincidir con lo aprobado en los actos administrativos que correspondan (Congreso, Asambleas, Concejos u Otros), incluidas adiciones o reducciones (SÍ fuere del caso) y finalmente con el total ejecutado al cierre de la vigencia que se rinde e informado a los mismos sistemas de información de la Hacienda Pública CHIP y SIF. En caso de presentarse situaciones que deban mencionarse, se deberá diligenciar “Observaciones del Formato “según corresponda incluida en cada sesión del formato que se rinde.

6. INFORMACIÓN SOBRE FORMATOS NUEVOS Se implementó el formato 33. Resultados de Contro! interno el cual aplica para: - Contraloria General de la Republica

• Fondo de Bienestar Social Laboral - Contralorías Territoriales Los funcionarios públicos, están en eldeber de denunciarante las autoridades competentes, delitos, contravenciones y fallas disciplinarias de las cuales tuviere conocimiento de conformidad con el Código de Procedimiento Penal y al Código Único

Los funcionarios públicos, están en eldeber de denunciarante las autoridades competentes, delitos, contravenciones y fallas disciplinarias de las cuales tuviere conocimiento de conformidad con el Código de Procedimiento Penal y al Código Único Disciplinario. Cra. SICNO, 64A-29, barrio Modelo NorteBogotá D.C, - Colombia PRIC(S7-1 318 68 00 - 38167 10+ Línea gratuíta 018000 120205 participacion Bauditoragonco. W Gauditoriegen Fauilitoriageneral wwwauditoriagovcoi i AUDITORIA GENERAL DE LA REMIBLICA - (010 Circular Externa Ñ Página 5 de 5 Control fiscal para lapoz

7. INFORMACIÓN SOBRE ANEXOS NUEVOS A LA CUENTA RENDIDA Se adicionaros los siguientes anexos que aplica para: - Contraloría General de la República - Fondo de Bienestar Social de la CGR

• Contralorías Territoriales Formato Documento soporte -CHIP - Consotidador de Hacienda e Información Pública.

Catálogo Cuentas -SIF, -La contabilización de los litigios y demandas, conforme se reglamenta contablemente. Cajas menores Resoluciones de legalización de cierre de caja menor Aseguramientos de los Póliza(s) de la vigencia a rendir, incluidos los amparos y coberturas de ley. bienes e intereses patrimoniales de las entidades vigiladas — Inventario actualizado de bienes adquiridos en la vigencia a rendir. Propiedad — Planta y Relación de bienes totalmente depreciados en la vigencia a rendir, conforme a Equipo normatividad vigente. Relación de bienes recibidos y entregados en donación o en comodato u otro,

Propiedad — Planta y Relación de bienes totalmente depreciados en la vigencia a rendir, conforme a Equipo normatividad vigente. Relación de bienes recibidos y entregados en donación o en comodato u otro, durante la vigencia a rendir. - Plan Anticorrupción y de Atención af Ciudadano. Participación Ciudadana Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del Instructivo para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal al correo electrónico auditordelegado@auditoria.gov.co y adminstradorsirel Qauditoria.gov.co. Las inquietudes técnicas sobre el manejo del sistema, asignación, modificación y cancelación de perfiles de acceso, procedimientos técnicos de importación de archivos, se deben remitir vía correo electrónico al administrador del SIREL, adminstradorsirel@auditoria.gov.co. Cordialmente, REZ SUAREZ Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Auditoría General de la República Nombre y Apellido Firma Fecha, | Proceso Auditor por: Especializado 3 Proyectado Aspectos Maria Margarita Bueno Gonzalez, Profesional BN 20-01:2018

Revisado por: Ana Esther Tovar Porras, Asesora de Despacho 7 30-01-2018

Aprobado por: Wu Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma. -

ro Cra, 57C No, 64A-29, barrio Modelo Norte - Bogotá D.C. - Colombia

legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma. - ro Cra, 57C No, 64A-29, barrio Modelo Norte - Bogotá D.C. - Colombia ” PBX:(57-1) 318 68 00 - 381 67 10 « Línea gratuita 018000 120205 L participadon@auditoriagovco Y Mauditoriagen §auditorbgeneral wwwanditoriagoveo