AGR - Circular Externa 13 de 2018

\ AUDITORIA GENERAL DE LA DESÉBUICA « COLOMBIA Despacho del Auditor General de la República Tantrol fcalparalepazó CIRCULAR EXTERNA 013/2018 30 de octubre de 2018 100 Bogotá D.C., octubre 30 de 2018

PARA: CONTRALOR GENERAL, CONTRALORES DEPARTAMENTALES,

DISTRITALES Y MUNICIPALES,

DE: AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

ASUNTO: “IMPLEMENTACIÓN FINAL Y REGISTRO PLAN INTEGRAL DE

AUDITORÍAS - PIA Respetados señores Contralores: Como lo he expresado en repetidas oportunidades, una de las principales debilidades del actual sistema de control fiscal, es la falta de articulación y coordinación entre los diferentes organismos que lo ejercen. Al respecto, la actual administración de la Auditoria General de la República en desarrollo de la función de coadyuvancia, desde.su inicio expuso la necesidad de desarrollar políticas, procedimientos y herramientas, que apuntaran a la armonización, unificación y estandarización del proceso de gestión fiscal. Para ello, trabajamos en un nuevo Modelo Integral de Gestión Fiscal, con modernos sístemas de auditoría pública que garanticen el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, devolviéndole la credibilidad al control estatal; tarea para la cual se ha - indispensable establecer altos niveles de coordinación interinstitucional permanente los distintos organismos de Control Fiscal del país; modelo que, a su " base del nuevo ordenamiento del Sistema Nacional de Control Fisca programación anual, armonizada y articulada de los organismos de territorial, la CGR y la AGR, para el ejercicio independiente y autó PEX:[57-1) 31868 00-351 67 10 + Línea gratuita 018000 120205

programación anual, armonizada y articulada de los organismos de territorial, la CGR y la AGR, para el ejercicio independiente y autó PEX:[57-1) 31868 00-351 67 10 + Línea gratuita 018000 120205 Econ adionego ¥ @auditoriagen Fauditoriag: { / 5710 6482 b Madelo Nort - Bog .- Coor Winwalditoria goucoPágina 2 de 2 Conol acalpara lay ajustes requeridos, incluyendo las modificaciones sugeridas por ustedes; hemos llegado a lo que consideramos la etapa de madurez de la construcción de la plataforma tecnolágica, que permitirá subir directamente a un Módulo único (Módulo PIA), la programación del Plan de Vigilancia o PGA de la de todas las contralorías. En este contexto, me complace presentarles hoy esta nueva plataforma informática e invitarlos a que a partir del 1 y hasta el 15 de noviembre de 2018, diligencien la información solicitada, conforme a las instrucciones contenidas en el Manual adjunto. Cualquier observación o duda, respecto del diligenciamiento de la información en el citado aplicativo, será atendida a través de la mesa de ayuda de la AGR, por el profesional de la Oficina de Planeación Víctor José Romero, por el Asesor Fulton Perea o por el Dr. Luis Fernando Ayala Pabón, Asesor de este Despacho. _ Estoy seguro de que, a partir del 2019, esta herramienta, diseñada como “Una iniciativa para un nuevo Modelo: de Gestión Fiscal”, nos ayudará a ejercer un contro! mejor planificad ás eficiente y transparente; y con resultados más oportunos y contundentes ermita ary E ar la confianza ciudadana. CC: Dr. Rodrigo Tovar 4 Dra, Alexandra Resmife

planificad ás eficiente y transparente; y con resultados más oportunos y contundentes ermita ary E ar la confianza ciudadana. CC: Dr. Rodrigo Tovar 4 Dra, Alexandra Resmife [3 . Nombre y Apéliido / Firma P 2 ‘R:y&:d:a‘:: Luis: Feando Ayala Pabón, Asesor Despacho: Aprobado por: — | Alexandra Ramírez Suárez, Auditora Delegada: Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado él documento y 10 encontramos ajustado vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad to presentamos para la firma. f Cra SICNo, 64A-29, barrio Modelo Norte - Bogotá D.C.- Colombia e a a E auro

opacionDa EZ FauditoAUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA

A

DESPACHO DEL AUDITOR GENERAL

AUDITORÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA

GESTIÓN FISCAL

SIA MISIONAL

MANUAL DEL MÓDULO PIA Plan Integral de Auditorías — PIA “Una Iniciativa para un nuevo modelo de Gestión Fiscal” BOGOTÁ D.C. 2018Tabla de contenido

CAPITULOS

1. INGRESO AL SISTEMA

PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS PIA............nemnenennacaroe trenes

PAGINA INICIO DEL MODULO PIA.

PERÍODOS DE PRESENTACIÓN Y OPCIONES PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS ..............

REGISTRO DE SUJETOS DE CONTROL..................eceermmecceranieoniecennn os REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL .............—mrecccconeenocnaneanennenne

REGISTRO DE AUDITORÍAS...: .....eeeereeieenonenin Deere cre 8

REPORTES GRÁFICOS.

REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL .............—mrecccconeenocnaneanennenne

REGISTRO DE AUDITORÍAS...: .....eeeereeieenonenin Deere cre 8

REPORTES GRÁFICOS.

RECOMENDACIONES1. INGRESO AL SISTEMA Para llegar al sitio WEB del SIA Misional AGR, lo debe hacer a través del navegador de internet Mozilla Firefox digitando la URL misional.auditoria.gov.co El sistema cuenta con un mecanismo de seguridad. Para ingresar, en la página Web encuentra una ventana en la que se digita el respectivo nombre de usuario y su contraseña. Dependiendo del perfil de acceso que tenga asignado el usuario, se podrá acceder o no a las diferentes funcionalidades del aplicativo. Para los nuevos usuarios, en la parte inferior de la ventana de acceso aparece el enlace “Cree una cuenta de usuario” que al ingresar le permite registrarse en el sistema indicando sus datos personales, asignando el Usuario y la Contraseña. Posteriormente, deberá solicitarse por correo electrónico al administrador del sistema (administradorsirelQauditoria.gov.co), la asignación del perfil de acuerdo con el nivel de acceso requerido. Si es funcionario de una Contratoría, FBS o de la AGR y está autorizado para utilizar el sistema: Cree una cuenta de usuario Bogotá D.C. Colombia 7048 Auditoria General da ta Remsitina2. PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS - PIA Al ingresar al sistema, encontrará la página “Inicio” con los vínculos para acceder a los diferentes módulos del SIA Misional AGR. Uno de ellos es el “Módulo PIA” (Plan Integral de Auditorías) en el cual las contralorías registran la información relacionada con la programación y ejecución de sus correspondientes auditorias. SIA Misional AGR Usuarios losuits Nombre: LUIS GABRIEL QUICENO CARDENAS)

Integral de Auditorías) en el cual las contralorías registran la información relacionada con la programación y ejecución de sus correspondientes auditorias. SIA Misional AGR Usuarios losuits Nombre: LUIS GABRIEL QUICENO CARDENAS) Perfil: Administrador Dependencia: Nivel Central Contraloria: General de la República

MISIONAL

Sistema Integral de Auditoría

3. PÁGINA INICIO DEL MÓDULO PIA Al hacer clic en el enlace “Módulo PIA” el sistema lo lleva al menú de opciones, donde encuentra el enlace “Programa Integral de Auditorías” con la información respectiva, por periodos de presentación y el enlace “Reportes Plan Integral de Auditorias PIA” que contiene los resultados: gráficos de la información correspondiente al PIA de un determinado periodo.

SIA Mision Perfil; Administrador 'Depandencia: Rivel Central Contraloria: general de la República Hoge i Coma es4. PERIODOS DE PRESENTACIÓN Y OPCIONES PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS - PIA Al dar clic en el enlace “Plan Integral de Auditorías” el sistema muestra la pantalla en la que se relacionan los periodos de la presentación de la programación de auditorías a los Sujetos y Puntos de control. El Administrador del SIA Misional AGR genera periódicamente los periodos correspondientes por el botón “Adicionar” que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. ST 20591 2019-01-14 200-0118 a pre 2050 2015-07-02 2019-07-09 & Clas ora En la columna opciones se relacionan los diferentes links con la información que se solicita en el orden especificado:

1. SUJETOS DE CONTROL: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 5 de este Manual, TODOS los SUJETOS DE CONTROL que le corresponde

En la columna opciones se relacionan los diferentes links con la información que se solicita en el orden especificado:

1. SUJETOS DE CONTROL: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 5 de este Manual, TODOS los SUJETOS DE CONTROL que le corresponde vigilar a la Contraloría, es decir, su Universo de Sujetos de Control.

2. PUNTOS DE CONTROL: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 6 de este Manual, TODOS los PUNTOS DE CONTROL que le corresponde vigilar, es decir, su universo de Puntos de Control.

3. AUDITORIAS: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 7 de este Manual, TODAS las AUDITORÍAS programadas en la respectiva vigencia.

4. REPORTES: Este link muestra los reportes que arroja el sistema, de acuerdo con la información registrada, tal como se muestra en el Capítulo 8 del presente

Manual.5. REGISTRO DE SUJETOS DE CONTROL BON Al hacer clic en la opción “1. Sujetos de Control” del listado de opciones del correspondiente período de presentación, el sistema lo lleva al registro de los sujetos de Control del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la información a través del botón “Adicionar” o con la opción “Importar archivo plano”.

Para el efecto: Diligencie cada una de las columnas de la siguiente manera: . Contraloría: Automáticamente el sistema asigna el nombre de la Contraloría, asociado al usuario autorizado para subir la información.

Nombre: Escriba el nombre completo del Sujeto de Control.

NIT: Escriba el NIT del Sujeto de Control sin dígito de verificación.

Consecutivo NIT: En el caso de que uno o varios Sujetos de Control, estén asociados o tengan el mismo NIT, identifique el o los Sujetos de Control

NIT: Escriba el NIT del Sujeto de Control sin dígito de verificación.

Consecutivo NIT: En el caso de que uno o varios Sujetos de Control, estén asociados o tengan el mismo NIT, identifique el o los Sujetos de Control asociados, escribiendo en esta columna, un número consecutivo para cada uno así: 1, 2, 3 etc......

Ejemplo: Gobemación del Amazonas NIT: 9698953; como los sujetos de contro!

Secretarías de Educación y Secretaría de Salud, están asociadas al Nit de la Gobernacion, entonces se registran así;

Nombre: Secretaría de Educación del Amazonas, NIT: 9698953, Consecutivo

NIT: 1; Nombre: Secretaria de Salud, del Amazonas, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:2 y asf sucesivamente.

Municipio: Seleccione, en la lista desplegable, el Municipio al cual pertenece el

Sujeto de Control. Presupuesto total a auditar por competencia: Escriba el valor total del presupuesto del Sujeto de Control, que, de acuerdo a sus competencias, le corresponda auditar.

Fuente de Recursos: Seleccione en la lista desplegable, la fuente principal de donde provienen los recursos del Sujeto de Control Sector: Seleccione de la lista desplegable, el Sector Económico al que pertenece el Sujeto de Control.

[ea Departamental del — Secretaría de Salud 91001 Leticia - salud Eros Corman MD osesasa 2 " s om0 E EDe igual manera, si lo prefiere, también es posible subir la información a través de la opción “Importar archivo plano”. Allí mismo encontrará la instrucción para diligenciar la plantilla de importación.

6 . REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL

EDe igual manera, si lo prefiere, también es posible subir la información a través de la opción “Importar archivo plano”. Allí mismo encontrará la instrucción para diligenciar la plantilla de importación. 6 . REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL Al hacer clic en la opción “2. Puntos de control” del listado de opciones del correspondiente período de presentación, el sistema lo lleva al registro de los Puntos de Control del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la información a través del botón “Adicionar” o con la opción “Importar archivo piano”.

Para el efecto: Diligencie cada una de las columnas de la siguiente manera: Contraloría: Automáticamente el sistema asigna el nombre de la Contraloría, asociado al usuario autorizado para subir la información.

Nombre: Escriba el nombre completo del Punto de Control.

NIT: Escriba el NIT del Punto de Control sin dígito de verificación.

Consecutivo NIT: En el caso de que uno o varios Puntos de Control, estén asociados o tengan el mismo NIT, identifique el o los Puntos de Control asociados, escribiendo en esta columna, un número consecutivo para cada uno así: 1, 2, 3, etc......

Ejemplo: Alcaldía de Tunja NIT: 9698953; como los Puntos de Control, Concejo municipal, Personería municipal y Secretaría de Transporte, están asociadas al Nit de la Alcaldía, entonces se registran así;

Nombre: Concejo Municipal de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:1; Nombre: Personería Municipal de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:2; Nombre: Secretaría de Transporte de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT: 3 y así sucesivamente.

Nombre: Personería Municipal de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:2; Nombre: Secretaría de Transporte de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT: 3 y así sucesivamente.

Municipio: Seleccione el Municipio al cual pertenece el Punto de Control.

Presupuesto total a auditar por competencia: Escriba el valor total del presupuesto del Punto de Control, que, de acuerdo a sus competencias, le corresponda auditar Fuente de recursos: Seleccione en la lista desplegable, la fuente principal de donde provienen los recursos del Punto de Control Sector: Seleccione de la lista desplegable, el Sector Económico al que corresponde el Punto de Control.- Soneltar ¿500 Tunja 2000600005 PROFIOS Roma fegisiativs Helficar 1 Igualmente, sí lo prefiere, también es posible subir la información a través de la opción “Importar archivo plano”. Allí mismo encontrará la instrucción para diligenciar la plantilla de importación.

7. REGISTRO DE AUDITORÍAS Al hacer clic en la opción “3. Auditorias” del listado de opciones del correspondiente periodo. de. presentación, el sistema lo lleva al registro de las Auditorías del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la información a través del: botón “Adicionar” o con la opción “Importar archivo plano”.

Para el efecto: Diligencie cada una de las columnas de la siguiente manera:

1. Contraloría: Automáticamente el: sistema asigna-el nombre de la Contraloría, asociado al usuario autorizado para subir la información.

2. Sujeto o Punto: En la lista desplegable, escoja si se trata de un Sujeto o Punto de Control

asociado al usuario autorizado para subir la información.

2. Sujeto o Punto: En la lista desplegable, escoja si se trata de un Sujeto o Punto de Control Nombre: Escriba el nombre del Sujeto.o Punto de Control.

NIT: Escriba el NIT del Sujeto o Punto de Control sin dígito de verificación.

Consecutivo NIT: En el caso de que uno o varios Sujetos o Puntos de Control, estén asociados a un mismo NIT, identifique el o los: Sujetos de Control asociados, escribiérdo en esta columna el mismo número consecutivo que les asignó en los Capítulos 5 y 6 de este Manual

6. Municipio: Seleccione: el Municipio al cual pertenece el Sujeto o Punto de

Control.

7. Tipo de auditoría: Seleccione de la lista desplegable, el tipo de auditoría que se va a realizar.

8. Sector: Seleccione de la lista desplegable, el Sector Económico al que corresponde el Sujeto o Punto de Control.

9. Valor de Presupuesto a auditar: Anote el valor estimado del presupuesto que se va a revisar en esta Auditoría. Para ello, debe tener en cuenta, que, si se le hacen varias auditorías en la misma vigencia a un mismo Sujeto o Punto deControl, la sumatoria de los “presupuestos a auditar”, no puede exceder el valor total del presupuesto que por competencia le corresponde auditar a su

Contraloría. A manera de ejemplo, si al Sujeto o Punto de Control se le va a realizar una auditoría integral, se debe registrar el valor total de su presupuesto en la vigencia, pero sí más adelante se le realiza una auditoría especial de cualquier índole, se debe colocar cero (0) en esta columna, sin perjuicio del valor de los

auditoría integral, se debe registrar el valor total de su presupuesto en la vigencia, pero sí más adelante se le realiza una auditoría especial de cualquier índole, se debe colocar cero (0) en esta columna, sin perjuicio del valor de los hallazgos que resultaren de dicha auditoría especial, a fin de no duplicar las cifras del presupuesto Si solamente se programa realizar una auditoría especial o exprés, se debe colocar el valor estimado del presupuesto que se va a evaluar en dicha auditoría.

10. Fuente de recursos a auditar: Seleccione en la lista desplegable, la fuente de donde proviene el valor de los recursos que se van a auditar.

11. Última vigencia auditada: Coloque el año en que se realizó la última auditoría al Sujeto o Punto de Control. Ejemplo: 2016

12. Vigencia a auditar: Escriba el año de la vigencia que se va a auditar. Ejemplo:

2018. :

13. Objetivo General: Resuma el objetivo general de la auditoría, es decir lo que se propone con el proceso auditor a realizar. 14.Fecha de inicio: Seleccione la fecha programada de iniciación de la auditoría.

Ejemplo: 2018-03-16 15.Fecha final: Seleccione la fecha programada de finalización del ejercicio auditor.

Ejemplo: 2018-07-14.

16. Estado: Seleccione, en la lista desplegable, el estado actual del proceso auditor.

17. Porcentaje de Ejecución: Escriba el % de avance de esta auditoría al momento del corte del periodo a rendir

18. Observaciones: Escriba en forma resumida las anotaciones u observaciones que considere pertinentes sobre esta auditoría. domine cut De igual manera, si lo prefiere, también es posible subir la información a través de la

del corte del periodo a rendir

18. Observaciones: Escriba en forma resumida las anotaciones u observaciones que considere pertinentes sobre esta auditoría. domine cut De igual manera, si lo prefiere, también es posible subir la información a través de la opción “Importar archivo plano”. Allí mismo encontrará la instrucción para diligenciar la plantilla de importación..8. REPORTES GRÁFICOS Al hacer clic en reportes gráficos el sistema muestra un formulario por medio del cual se acceden a los diferentes reportes preestablecidos en el sistema con base en la información registrada por las contralorias, los cuales pueden ser visualizados de diferentes formas, de acuerdo con las preferencias del usuario.

Reportes Programa integral de Auditorias PIA Faena Rei) cio, Cobertura en Sujetos por Gerencias AGR Dameng Dogciá Dueara Tal Cómo Medio Mame Vea Vilevira Coral er mega . m'a [Cobenura en Éujalos por Gerencias AGR. - Cabero en sugatos por terencs AGR ] Caberas en sueros por Sectores Económicas Caberturo en Sujetos par Fuente de Recursos Coberra en Sijstos por To de Contra Cobertura en Prenipuesto gor Contra Coberaza en Prescpiesto por Tino de Contará Estado de Ejecución de Audras Audtoras por To de Adra

9. RECOMENDACIONES Para realizar el cargue de la información de la forma más eficiente y como quiera que el proceso debe repetirse trimestralmente, es importante tener en cuenta las siguientes

recomendaciones: a. Guardar un documento en formato “xlsx” archivo de Excel. con las columnas solicitadas en el sistema PIA del SIA Misional, de tal forma que cada trimestre solo se actualice este archivo; se guarda como “C8V",

recomendaciones: a. Guardar un documento en formato “xlsx” archivo de Excel. con las columnas solicitadas en el sistema PIA del SIA Misional, de tal forma que cada trimestre solo se actualice este archivo; se guarda como “C8V", únicamente para subirlo -al sistema y luego se elimina, conservando el archivo en Excel para las siguientes rendiciones: del año. No es: buena práctica guardar el. archivo “CSV”, para trabajar nuevamente sobre él, debido a que Excel.cambia el formato de números y fechas cuando se abre.de nuevo el documento; por lo tanto, es mejor guardar el archivo en formato “xisx”. b. Al realizar el cargue, verificar el número total de Sujetos de Control que está reportando en el sistema, para así estar seguros de no estar duplicando esa información.Lfayala 30/10/2018 . Al realizar el cargue, verificar el número total de Puntos de Control que está reportando en el sistema, para así estar seguros de no estar duplicando esa información. . . En el registro de la información, tanto de los Sujetos como de los Puntos de Control, se solicita información del NIT de cada uno de ellos; como cada contraloría define sus sujetos y puntos, en varios casos el NIT se repite, por lo que se hizo necesario adicionar la columna “Consecutivo NIT”, en la cual se debe escribir un identificador (número consecutivo) que distinga inequívocamente, a cada Sujeto o Punto de Control, garantizando que sea una llave única para su individualización. Por supuesto, el identificador utilizado en los Capítulos 5 y 6, debe ser el mismo que se utilice para la información requerida en el Capítulo 7.