AGR - Concepto 110.008 de 2015 ( Expedición de copias)

fifisily Raquel Ramos Camacho De: Juan Manuel Higuera Avellaneda / Enviado el: lunes, 23 de febrero de 2015 11:43

Para: Naslly Raquel Ramos (arnacho

Asunto: Consulta AUDITORÍA GENERAL 11111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 Importancia: Alta Rad No 2015-233-000644-2

Buenos días Dra. Raquel Fecha 24/02/2015 07·53 30 Us Rad. RFRONDON

Asunto : CONSULTA

Destino./ Rem CIU JUAN MANUEL HIGUERA AVEL YI-WW.orteogpl.o,g • S1s!omo de Geslión Recurro a usted para hacerle una consulta en el trámite a una petición. Es que el peticionario está solicitando copia del expediente pero todavía no hemos podido emitir la respuesta definitiva o de fondo. Se está haciendo el correspondiente trámite.

1. Es viable suministrarle copia del expediente?? O tiene alguna reserva?

2. Cuál es el valor actual de las copias?

Agradezco altamente su colaboración al respecto. Cordial saludo,

JUAN MANUEL HIGU'ª-._RA AVELLANEDA

Profesional Especializado Grado 04 Gerencia Secciona! IV - Bucaramanga Este mensaje y sus anexos está dirigido para ser usado por su(s) destinatario(s) exclusivamente y puede contener información confidencial y/o reservada protegida legalmente. Si usted no es el destinatario, se le notifica que cualquier distribución o reproducción del mismo, o de cualquiera de

sus anexos, está estrictamente prohibida. Si usted ha recibido este mensaje por error, por favor notifíquenos inmediatamente y elimine su texto original, incluidos los anexos, o destruya cualquier reproducción del mismo. Las opiniones expresadas en este mensaje son responsabilidad exclusiva de quien las emite y no necesariamente reflejan la posición institucional de la Auditoría General de la República, ni comprometen la responsabilidad institucional por el uso que el destinatario haga de las mismas. Este mensaje ha sido verificado con software antivirus. En consecuencia, la Auditoría General de la República no se hace responsable por la presencia en él, o en sus anexos, de algún virus que pueda generar daños en los equipos o programas del destinatario. 1 q ,)Naslly Raquel Ramos Camacho De:

Enviado el: Para:

Asunto: Naslly Raquel Ramos Camacho jueves, 26 de febrero de 2015 8:09

Juan Manuel Higuera Avellaneda Su solicitud de febrero 23 de 2015

Buenos días: Con el propósito de dar una respuesta de fondo al requerimiento relacionado con las expedición de copias de un expediente (reserva sumarial) y el valor actual de las copias, le solicito ampliar la información en los siguientes puntos:

1. El expediente se refiere a un proceso de responsabilidad fiscal?

2. El expediente corresponde al proceso auditor?

3. La solicitud la realiza una de las partes interesadas?

4. En qué estado se encuentra el proceso?

Lo anterior es indispensable, para el direccionamiento del SIA ATC. Cordialmente,

NASLLY RAQUEL RAMOS CAMACHO

Asesor de Despacho 1Naslly Raquel Ramos Camacho = De:

Enviado el: Para:

Juan Manuel Higuera Avellaneda

Cordialmente,

NASLLY RAQUEL RAMOS CAMACHO

Asesor de Despacho 1Naslly Raquel Ramos Camacho = De:

Enviado el: Para: Juan Manuel Higuera Avellaneda jueves, 26 de febrero de 2015 8:14

Naslly Raquel Ramos Camacho Asunto: RE: Su solicitud de febrero 23 de 2015 Buenos días Dra. En atención a su solicitud, le informo lo siguiente:

1. La solicitud de copias la hace un peticionario sobre el expediente de su petición.

2. El expediente NO corresponde al proceso auditor. Es un expediente de requerimiento ciudadano. Específicamente una petición.

3. La solicitud la realizó el mismo peticionario.

4. La petición está en trámite. Se hizo una auditoría especial a la CD-Santander para verificar información y documentación recibidas en respuesta a sendas solicitudes de esta gerencia seccional, cuya carta de observaciones está en revisión.

Cordialmente, Juan Manuel Higuera Avellaneda De: Naslly Raquel Ramos Camacho Enviado el: jueves, 26 de febrero de 2015 08:09 a.m.

Para: Juan Manuel Higuera Avellaneda Asunto: Su solicitud de febrero 23 de 2015

Buenos días: Con el propósito de dar una respuesta de fondo al requerimiento relacionado con las expedición de copias de un expediente (reserva sumarial) y el valor actual de las copias, le solicito ampliar la información en los siguientes puntos:

l. El expediente se refiere a un proceso de responsabilidad fiscal?

2. El expediente corresponde al proceso auditor?

3. La solicitud la realiza una de las partes interesadas?

4. En qué estado se encuentra el proceso?

Lo anterior es indispensable, para el direccionamiento del SIA ATC. Cordialmente,

2. El expediente corresponde al proceso auditor?

3. La solicitud la realiza una de las partes interesadas?

4. En qué estado se encuentra el proceso?

Lo anterior es indispensable, para el direccionamiento del SIA ATC. Cordialmente, NASLLY RAQUEL RAMOS CAMACHO Asesor de Despacho 1¼\o-.; fi _, '\ ofi l--fi '\,"' 1 t '--{ _ 2-o 1 1_ C ' ""-fiu,'('1"0 fiO\.J fi fi ¿)\ (fif -lvf e-rnorando interno AUDITORÍA GENER.Al. DE LA REPÚBLICA Bogotá, 110

PARA: DE: ASUNTO: l llllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll 111111111111111111 Radicado No: 20151100007563

JAIME PARRA SANCHEZ

Gerente Secciona! IV Bucaramanga

CESAR MAURICIO RODRIGUEZ AVALA

Director de la Oficina Jurídica Consulta E - 3-2015

Respetado señor Gerente: Atendiendo la comunicación suscrita por el Doctor Juan Manuel Higuera Avellane­ da, Profesional Especializado Grado 04 de esa gerencia secciona! que usted diri­ ge; de manera atenta me permito proferir pronunciamiento en relación con el trá­ mite de una petición en la que el peticionario solicita copia del expediente de su solicitud, sobre la cual se efectuó auditoría especial a la CDSantander para veri­ ficar información y documentación recibidas, la cual está en trámite. Específica­

mente solicita nos pronunciemos sobre:

1. Es viable suministrarle copia del expediente?? O tiene alguna reserva?

ficar información y documentación recibidas, la cual está en trámite. Específica­ mente solicita nos pronunciemos sobre:

1. Es viable suministrarle copia del expediente?? O tiene alguna reserva?

2. Cuál es el valor de las copias?

En primer término, y frente al tema de la reserva del expediente mencionado, de manera general expresamos: Hr1,cia la excelencia y la innovación en el control fiscal .13 HAR. 2015M nnorando interno

PREMIO

{OlOMBIANfi

A LA CAllOAO O[lA GESTIÓN 1 O 1 4

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En todo el articulado de la Constitución Política se denota fehacientemente el carácter garantista de la misma, sin desconocer que desde la Constitución de 1886 se desarrolló dicho garantismo a través de la expedición de la Ley 74 de 1968 al acoger el Pacto Inter­ nacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, así como la Ley 16 de 1972 al ratificar la Convención Americana sobre Derechos Humanos. Lo anteriormente expresa­ do, no es óbice para que la misma Carta Política del 91 en su artículo 7 4 señale que "To­ das las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley. El secreto profesional es inviolable". La Ley 57 de 1985 obliga a la publicidad de los actos y documentos oficiales, regulando el derecho a la información y la reserva legal, cuando expresa en su artículo 19, lo siguiente: Artículo 19°.- Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre las de los documentos en que se con­

Artículo 19°.- Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre las de los documentos en que se con­ signen las explicaciones de las personas inculpadas. Parágrafo.- Si un documento es reservado el secreto se aplica exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio. Se desprende entonces de lo anterior, que en relación con las actuaciones, documentos y contratos de la administración pública tanto en lo nacional como en lo territorial, la reserva es una excepción, que como tal, es taxativa, esto es, debe estar expresa y claramente especificada en la Constitución y/o en la ley, como es el caso por ejemplo de información o documentos públicos que hagan referencia a la seguridad nacional, hagan parte del derec ho a la intimidad personal y recientemente por decisión de la Corte Suprema de Jus­ ticia, aquellos asuntos que se investiguen por la Fiscalía General de la Nación. No hay razón entonces de orden constitucional o legal, que restrinja el proceso auditor adelantado por los organismos de control. Igual debe decirse en relación con los informes que se producen en ejercicio del control fiscal, lo que se hace en aplicación del principio de publicidad que rige las actuaciones de los órganos de Control, sin que exista tampoco restricción constitucional o legal para ello. Es de anotar respecto a los informes de auditoría, que obviamente, estos deben cumplir con atributos tales, que permitan no afectar estrategias de negocios, ni evalúen aspectos

que trasciendan la legalidad y razonabilidad del gasto de los entes fiscalizados, debiéndo­ se también resguardar aquella información de carácter reservado, tales como declaracio­ nes de bienes y rentas, hojas de vida y aspectos que guarden relación directa con la inti­ midad y el buen nombre e información sobre temas de defensa y seguridad nacional. De igual manera se debe poner especial atención en la reserva legal que tienen los procesos H¡;uia la excelencia y la innovación en el control fiscalMenuwando interno

Ui C MJ O

COlQ_MBIANO

A LA CAllOAO O[ LA G!SllÓN 1 O 1 4

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBl.lCA fiscales, disciplinarios y penales, como que en relación con ellos existe normatividad de carácter procesal que impone dicha reserva, distinto al procedimiento auditor. Ah ora bien, en cuanto se refiere al valor actual de las copias, cabe señalar que la Ley 57 de 1985, autorizó el cobro de copias, certificaciones y constancias que expidan la Nación, los departamentos y los municipios 1 creo la tasa para el cobro de fotocopias, constancias, certificaciones y paz y salvos, por las siguientes razones2. La Ley 4ª. de 1913, en el artículo 320, estableció que todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia deberá suministrar el papel que debe emplearse y pagar al amanuen­ se, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la oficina y sin dificultar los trabajos de ésta.

que solicite la copia deberá suministrar el papel que debe emplearse y pagar al amanuen­ se, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la oficina y sin dificultar los trabajos de ésta. Esta disposición fue reiterada por el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo, subrogado por la Ley 57 de 1985, en los artículos 17 y 24, que expresan: "Artículo 17. La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se hará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedi­ ción. En ningún caso el precio podrá exceder al costo de la reproducción". Artículo 24. Las normas consignadas en los artículos anteriores serán aplicables a las solicitudes que formulen los particulares para que se les expidan certificaciones sobre documentos que reposen en las oficinas públicas o sobre hechos de que estas mismas tengan conocimientos". A su vez, el artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo reiteró lo dispuesto en la precitada Ley 57 de 1985, al expresar: "Artículo 29. En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproduc­ ción. Los Costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas". 1 ARTÍCULO 12.- Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter

obtenerlas". 1 ARTÍCULO 12.- Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. 2 Véase la sentencia del 4 de abril de 2013 C.P. Martha Teresa Briceño de Valencia, radicación: 2010 00007 01 [18834), actor: Femando Yepes Gómez y Henry Bryon Ibáñez, demandado: Municipio de Miranda (Cauca) Htuia la excelencia y la innovación en el control fiscallvf.etnontndo inter11 o PREMIO fil0M81At!Q

A lA CAllOAO OE lA GESTIÓN 2 O 1 4

AUDITORÍA GENERAL PE LA REPÚBL.1CA Así las cosas, no hay duda que lo que persigue la norma es que el solicitante de las co­ pias, cubra el costo que a la administración le demanda su expedición o reproducción; por tal razón, es dable concluir que hay que cobrar el valor de las mismas, siempre y cuando la cantidad solicitada lo justifique, como una forma de racionalizar el manejo de los recur­ sos públicos, siempre y cuar;ido no exceda el costo económico material de la reproduc­ ción. De otro lado, el fundamento jurídico para el cobro por la expedición de las copias de do­ cumentos públicos, descansa en el artículo 95 numeral 9º de la Constitución Política, que expresa que es deber de las personas y de los ciudadanos contribuir con el funcionamien­ to y los gastos en inversiones del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad.

cumentos públicos, descansa en el artículo 95 numeral 9º de la Constitución Política, que expresa que es deber de las personas y de los ciudadanos contribuir con el funcionamien­ to y los gastos en inversiones del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad. Sin embargo, teniendo en cuenta que la Resolución Orgánica No. 005 de 2012, "P or la cual se reglamenta la tramitación interna de las distintas modalidades del derecho de peti­ ción presentados ante la Auditoría General de la República", que derogó expresamente la Resolución Orgánica No. 001 de 2004, estableció en el inciso tercero del artículo 21 que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado, de conformi­ dad con lo que establezca la entidad, y, a la fecha, esta tarifa no ha sido adoptada, consi­ deramos viable que las copias puedan facilitándose bajo la inspección de un empleado de esa gerencia. De esta forma, de manera general y abstracta esperamos haber orientado sobre los inte­ rrogantes planteados, reiterándole que este concepto se emite dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 del CP ACA, por lo tanto no tiene carácter obligatorio, ni fuerza vinculante. Cordialmente, Hacia la excelencia y la innovr:tción en d control fiscal