AGR - Concepto 110.038 de 2019 (Sobre el termino de la citación previa a la notificación por aviso)

Bogotá, 110 Doctora NUBIAORDOÑEZ Profesional especializado Contraloría General del Cauca Carrera 7 # 1 N 66 Edificio lotería del Cauca Segundo Piso nubiaoder@hotmail.com nmobder@gmail.com Ciudad.

Referencia: S!AATC No. 012019000416

AUDITORÍA GtiH'.:ft:A\.. btr !Á f-ltJ>iJrttlé:,,_ - C.OLOM!'itf. • !/ Control f.swi.para fa pazff 11111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 Radicado No: 20191100023481

Fecha: 29-07-2019

Respuesta solicitud radicado No. 20192330022062

Cordial saludo: En atención a su comunicación del pasado 14 de junio de 2019, en la cual de manera compendiada solicita: "Sobre el tér_rrifno d_fl_lar;J(fü:;ión previél a la notificaciónpor aviso. ( .. .) Una vez adotado el término de la citación con la prueba del recibido o la constancia de. no haber sido localizado se procede a la notificación por aviso o por la página (. ... )".

Antes de proceder a dar respuesta a su solicitud, es necesario m9pifestar que ,i}¡,;:i/' dadas las funciones constitucionales y legales asignadas a la AudJ\qria Genera.!0:llilifl de la Republica, de conformidad con el artículo 274 de la Constifü¡:ión Políti¡s;fi' .. y el Decreto 272 de 2000, donde se establece la organización ytqncionaíl)jgr:jfq''

de la Republica, de conformidad con el artículo 274 de la Constifü¡:ión Políti¡s;fi' .. y el Decreto 272 de 2000, donde se establece la organización ytqncionaíl)jgr:jfq'' de la Entidad, específicamente el numeral 2 de artículo 13, por la cuáll\lfs'é reglamentan las funciones de la Oficina Jurídica, instituyendo: • • • "Oficina Jurídica. Prestar la asesoría jurídica requerida por el Audito,;{'fifiA1Afi/' de la República y demás dependencias del organismo, velando por que se act,qfTJe acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y coadyuvando en la consolidacióp'!,-f'ltit::"fa/unidad de criterio que debe acompañar la labor de las dependencias de la Audííor.f'a, así como participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad" .. Cra, 57( No. 64A-29, barrio Modelo Nonr,- • Hogo1á D.C., Colon1bítl PBX: {57-1) 318 68 00 • 3816710 • lírica gratuirn 018000 120205 partidpacion@;.uditoria.gqv.(O '#@zuditoriagen f ¡¡uditoriagem::r<1i www.auditorííl.gov.<:oAUDITORÍA GSN:tfiAt ó!': U. REl>tffiUb\ • óól.óMS.!.A Concepto Notificación por Aviso Corrtrolfisca.f para_fq pfif' Página 2 de 6 . No obstante, y con el propósito de brindar una ilustración que contribuya a dar una clarificación sobre el tema, pasa esta Oficina Jurídica a formular algunas consideraciones de manera general y abstracta teniendo en cuenta las inquietudes

Página 2 de 6 . No obstante, y con el propósito de brindar una ilustración que contribuya a dar una clarificación sobre el tema, pasa esta Oficina Jurídica a formular algunas consideraciones de manera general y abstracta teniendo en cuenta las inquietudes formulada por la consultante. En virtud del principio de publicidad, las providencias que se adopten por el funcionario competente tanto en las indagaciones preliminares como en el proceso de responsabilidad fiscal, sea en el trámite ordinario o en el verbal, deben ser puestas en conocimiento del implicado y de los terceros interesados o de sus apoderados, para que tengan conocimiento de la existencia de las providencias proferidas, con el fin de que ejerzan sus derechos. El artículo 66 de la Ley 610 de 2000 estipula: "REMISION A OTRAS FUENTES NORMATIVAS. En los aspectos no previstos en la presente ley se aplicarán, en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabíli(jad fiscal. En materia de policía judicial, se aplicarán las disposiciones del Código de Procedimiento Penal." Como la Ley hace remisión a otras fuentes, es necesario hacer mención a lo previsto en las leyes 14 7 4 de 2011 y 1437 de 2011. Las notificaciones que operan para los procesos de responsabilidad fiscal son: • La notificación personal, contemplada como la forma principal; en la notificación y se encuentra prevista en los artículos 67 y 68 de la ley 1437 de 2011. • La Notificación por aviso, contemplada en subsidio de la notificación personal, y debe ser efectuada en la forma prevista en el artículo 69 de la

notificación y se encuentra prevista en los artículos 67 y 68 de la ley 1437 de 2011. • La Notificación por aviso, contemplada en subsidio de la notificación personal, y debe ser efectuada en la forma prevista en el artículo 69 de la ley 1437 de 2011. • La notificación por anotación en el esta"do. • • La notificación durante la audiencia o en estrados. • La notificación por edicto. • La notificación por conducta concluyente. • La notificación mediante envío de comunicación (art. 104 IEJY,. J47:4' de 2.011 ). Como quera que la consulta va encaminada a la notificaciónc•bor aviso, realizaremos las siguientes deferencias: r C,·a. 57C No_ 64A-29, b<1rri0Modelo Norte· Bogotá D,C • Colombia ,,. POX: {57-1) 318 68 00 - 38167 70 • Líneagratui1a 018000120205 '¡f paníó¡x1<ion@<1\Jditotin.gov,co 'Jl'@.iwlítoriage-n f aLiditoriag<!fler¡,I '· www.auditoria.gov.coConcepto Notificación por Aviso \ fi!JJfilI2.fi!fi Control fiscal para la pazfif Página 3 de 6 Una vez expedida la providencia se procede a realizar la citación a la dirección que se encuentre dentro del expediente para que comparezca a la notificación personal, la cual se debe realizar dentro de los cinco días siguientes a la expedición de la providencia. Para efectos de la. elaboración de la citación, el funcionario de la Secretaria Común debe tener en cuenta lo estipulado en el inciso

personal, la cual se debe realizar dentro de los cinco días siguientes a la expedición de la providencia. Para efectos de la. elaboración de la citación, el funcionario de la Secretaria Común debe tener en cuenta lo estipulado en el inciso 3 del artículo 112 de la ley 14 7 4 de 2011, donde se debe indicar: la clase de diligencia para la cual se le requiere al sujeto, el lugar, la fecha y hora en donde se llevará a cabo y el número de radicación de la actuación a la cual corresponde. Así mismo, se debe indicar que si no comparece a notificarse personalmente, se le hará posteriormente la notificación por aviso. Se debe dar estricto cumplimiento al contenido de la citación para evitar posibles solicitudes de nulidades por indebida notificación, dejando constancia dentro del expediente de los respectivos soportes. Una vez llegue el soporte del correo certificado donde conste el recibido de la citación en la dirección a la que fue enviada, se procede a contar los cinco días a partir del recibido de la misma para que el sujeto comparezca, si no comparece, se procede a notificar por aviso con el lleno de los requisitos exigidos en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En el evento en que el correo certificado hace la devolución de la comunicación de la citación con la anotación de no recibida por causales como, no residir la persona, dirección errada, dirección no existe u otra causal de no recibo, se recomienda en este caso, que el funcionario agote todos los mecanismos para encontrar una dirección, número de fax o correo electrónico para . enviar nuevamente la citación, lo anterior para evitar que se demuestre que si se" podía conocerse fácilmente la dirección del sujeto y a pesar de ello se hizo la notificación

encontrar una dirección, número de fax o correo electrónico para . enviar nuevamente la citación, lo anterior para evitar que se demuestre que si se" podía conocerse fácilmente la dirección del sujeto y a pesar de ello se hizo la notificación en la página web, lo que daría pie a que se demostrara con ello una presunta nulidad por indebida notificación. El inciso dos del artículo 68 del CPACA, establece para la citación lo siguiente: "Cuando se desconozca la información sobre el desíinatario señalada en eUnciso antefi,6%,: Ce la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso .al públiqq'}fif}fii ::::: 1 :: :: ti ::fi: r ::tfi é fi: i ::fifi: in ::gfi:a dí::fitrónica de la • Entidad;2Y; fi\"'j(;eto procesal no comparece a la notificación personal, se• procede 9 'i-$alizar la notificación por aviso en la página electrónica de acuerdo a lo regláO')entado en el inciso dos del artículo 69: •• • • ': PBX: [57-1) 316 68 00 - 3816710 • Lfrwa grilt11it<1018000120205 Y Cra. 57C No. 64A-29, b;;,.rrio Modelo Norte• Bogotá D.C • Colombia • pankip;idon@,11,ditori.i,gov.co Yl1@a,,ditori;ige,1 f a,,ditori;ig01cr,1} www.auditoria.gov.coAUDITORÍA G!;N!!RA1.. e,r¿: lA fi!!P.fffitici- -'eot.o,;tsJA Concepto Notificación par Aviso Corrlrolfis_fiI Pfi fa paz.{/ Página 4 de 6

www.auditoria.gov.coAUDITORÍA G!;N!!RA1.. e,r¿: lA fi!!P.fffitici- -'eot.o,;tsJA Concepto Notificación par Aviso Corrlrolfis_fiI Pfi fa paz.{/ Página 4 de 6 "Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal." Nos permitimos transcribir una parte del concepto No. 00210 de 2017, del cuatro (04) de abril de dos mil diecisiete (2017), emitido por la Sala de Consulta y Servicio civil del Consejo de Estado donde hace mención sobre el tema manifestando: "NOTIFICACIÓN PERSONAL - Alcance de la expresión: si no existe otro medio más eficaz El artículo 68 del CPACA, al regular las citaciones para llevar a cabo la notificación personal, dispone que: "Citaciones para notificación personal: Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Cuando se desconozca la información

mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un Jugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días". Como se observa la disposición actualmente vigente conserva la expresión "Si noº,Jay otro medio más eficaz de informar al interesado", reiterando el condicionamiento pfevío que traía la norma anterior en el sentido de acudir primero a un medio más efjtaz, si Jo hubiere; elimina el requisito del envío de la citación mediante correo certificadcJ/pues solo impone el envío de la citación a la dirección sin formalidad alguna; y? amplía la posibilidades de envío a . un número de fax, a un correo electrónico o los _diitos que se puedan obtener del registro mercantil. ( .. .) La ley otorga un amplio Hiargen a administración a efectos de determinar el medio más eficaz para citar al interesado cq propósito de llevar a cabo la notificación personal sin limitarlo a un medio o form específica; por tanto, corresponde evaluar y establecer en cada caso particular ,\iá), ,;. cada actuación administrativa cuál es el mecanismo más eficaz para hacer,!fi'\fi(;'.:; ón distinto a la remisión de la citación a alguno de los destinos señalados en la n,ótmff()ir.) En consecuencia el legislador eliminó el requisito del correo certificado parai:Jtfi·Jj: de la

distinto a la remisión de la citación a alguno de los destinos señalados en la n,ótmff()ir.) En consecuencia el legislador eliminó el requisito del correo certificado parai:Jtfi·Jj: de la citación y, a su vez, abrió la posibilidad a otras formas de envío difer:entes al correo certificado. Por lo cual es un contrasentido sostener que al eliminar dícha•fornialidad debe interpretarse que ese "otro medio más eficaz de informar al interesado" se refiere al correo certificado únicamente pues, se reitera, el propósito de dicha expresión contenida en el Y Cra 57C No. 64A-29, barrio Modelo Norte· Bogotá D,C. • Colombia .<,. PBX, (57.·1) 318 68 00 • 381 6710 • Une<1 gratuita 018000 120205 \'. p,1rtkip.icion@,1ud<toria.gov.co )J'@auditoriflge-n f auditoriager)tir,11 • www.auditoria.gov.<:oConcepto Notificación por Aviso Página 5 de 6

AUDITORÍA Gl: NS'!At Ol! LA t<E'J>ÚftUC..'í." éOl◊Mfil,\ Corrcrol fiscal para !a paz,f' código anterior y reiterada en la norma actual no es otro que dejar abierta la posibilidad de que se empleen otros medios diferentes para enviar la citación, más aún en estos tiempos en que existen otras alternativas de envío por /os avances tecnológicos, por ejemplo, un mensaje de texto o de voz al teléfono móvil celular, un mensaje a /as redes sociales, un ch.al. (ciberlenguaje) etc., cuando la autoridad conoce el número telefónico, de fax,

teléfono móvil o celular, o dirección de la red social del interesado. Ahora, nada obsta para

ch.al. (ciberlenguaje) etc., cuando la autoridad conoce el número telefónico, de fax, teléfono móvil o celular, o dirección de la red social del interesado. Ahora, nada obsta para que en una determinada actuación, la administración establezca que ese otro medio más eficaz sea el correo certificado, pero tal decisión deberá derivar del respectivo análisis del caso que haga la entidad en la actuación respectiva, porque la citación escrita enviada por correo deja de ser la regla general para convertirse en el medio de comunicación que se debe utilizar ante la inexistencia de otro más eficaz. ( . .) La expresión reiterada en el nuevo artículo tiene como propósito dejar un amplio margen de actuación a la administración para que determine sí existe otro mecanismo de citación al interesado que cumpla con el requisito de ser más eficaz que aquel contemplado en la norma referente a la remisión de la citación a /os destinos allí señalados. Lo que sí exige la norma es que se deje la constancia de la diligencia de envío de la citación en el expediente, que permita verificar que se remitió la citación por ese otro medio y que esta fue eficaz dado que cumplió con la finalidad de informar al interesado de la existencia de un acto administrativo para que concurriera a su notificación. Por ello debe tenerse en cuenta que la eficacia del medio se predica de /os mecanismos que permitan a la administración poner en conocimiento del particular la existencia de una decisión o actuación administrativa de su interés, para que comparezca y se notifique personalmente de ella a fin de haga uso de su derecho de defensa y contradicción, si así lo estima. De otro lado la ley no establece ningún requisito para la prueba de entrega de la

decisión o actuación administrativa de su interés, para que comparezca y se notifique personalmente de ella a fin de haga uso de su derecho de defensa y contradicción, si así lo estima. De otro lado la ley no establece ningún requisito para la prueba de entrega de la citación por esos o/ros medios, de manera que no basta con afirmar que se empleó un medio más eficaz sino que debe existir una constancia en el expediente, que otorgue certeza de dicha diligencia, de la recepción por el interesado y del término en el cual se llevó a cabo. (. . .) En consecuencia en cualquier evento que se utilice un medio más eficaz para enviar la citación al interesado debe cumplirse con la exigencia de la ley en el sentido de dejar constancia en el expediente, para poder verificar en cualquier momento la eficacia del medio. En cuanto al valor probatorio, deberá acudirse a /as normas que regulen esa e/ase de prueba, según se trate, y aplicar tarifa legal, si la hay, o en caso contrario se dará aplicación a /as reglas de la sana crítica y a /os demás principios reconocidos por la ley" De esta manera y en espera de haber dado mayor claridad sobre el tfirrfi:t,' • consultado, en consecuencia y de acuerdo con lo anteriormente expuesto,\qqéfia atendida de fondo su solicitud. ••• .. . Es necesario informarle que los conceptos que emite esta Oficina J1Jrídica, se formulan dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, aclarando que el presente análisis se limita a precisiones de carácter general y abstracta, sin que se entre a evaluar ningún caso en concreto, ni la relación de hechos allí consignada.

2015, aclarando que el presente análisis se limita a precisiones de carácter general y abstracta, sin que se entre a evaluar ningún caso en concreto, ni la relación de hechos allí consignada. Cra. fi7C No_ 64A•29, barrio Modelo Norte· Bogotá D,C. • Colornbi;i PBX: !57-1) 318 68 00 • 3816710 • Línea gratuirn 018000 120205 pankípMkm@;iudilori;,.gov.co '#@;ndhori;igcn f audi:or;agcrieral www. auditoric1.gov.coConcepto Notificación por Aviso Página 6 de 6 AUDITORÍA GfiM, bE U i:tEP(jeU_C;\, -«ú.:OMl:IJÁ fi?fiU.:Olfm:a!:pro:fi_i_á pi;¡¡;_fi Para este Despacho es importante conocer .la percepc1on sobre la atención brindada y, por lo mismo, adjunto a la presente encontrará un formato de encuesta para que lo diligencie y nos la remitida a la dirección de correspondencia Carrera 57C Nº 64 A - 29 de Bogotá o al cor · o electrónico juridica@auditoria.gov.co IGUEZ Nombre y Ape ido Firma Fecha Proyectado por: liba Edith Rodriguez Ramirez 29/07/2019

Revisado por: CarlosOscarVergara Rodriguez 29/07/2019

Aprobado por: Carlos Osear Vergara Rodriguez 29/07/2019

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado ef.documento y lo encontramos aju t do a las normas y disposiciones legales vigentes y por Jo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para lo firmo.

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado ef.documento y lo encontramos aju t do a las normas y disposiciones legales vigentes y por Jo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para lo firmo. r Cra, 57C No. 64A-29, barrio Modelo Nor-te • Bogotá D,C. • Colo111bia .\, PBX: [57.·IJ 318 68 003816 7 iO • Unen grattiila 0'18000 120205 \}; paniópadon@<'l11ditotia.gúv.<:o !IV@auditori¡tgen f ,1.uditoria ge:1er11! 'é www.auditoriagov_.eo