AGR - Resolución Orgánica 002 de 2025

Diario Oficial No. 53.064 del 20 de marzo de 2025 AUDITORIA Resolución Orgánica 002 de2025 de an e CONSOLIDANDO EL CONTROL FISCAL Página 1 de 3 (a U ) «Por la cual se adoptan y actualizan los Instrumentos Archivísticos de la Auditoría General de la República» LA AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 274 de la Constitución Política, modificado por el artículo 5 del Acto Legislativo 04 de 2019 y en los numerales 1°, 13 y 14° del Artículo 17 del Decreto Ley 272 de 2000.

CONSIDERANDO: Que el artículo 1 del Decreto Ley 272 de 2000, determina que: «la Auditoría General de la República es un organismo de vigilancia de la gestión fiscal dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal, el cual está a cargo del Auditor de que trata el artículo 274 de la

Constitución Política». Que el numeral 1° del artículo 13 del Decreto Ley 272 de 2000, señala que uno de los objetivos del Despacho del Auditor General de la República, es «[...] formular las políticas, planes y estrategias necesarias para el eficiente y efectivo ejercicio de las funciones que otorga la constitución y la ley» Que los numerales 13 y 14 del artículo 17 del Decreto Ley 272 de 2000, facultan expresamente al Auditor General de la República, para adoptar las medidas administrativas y financieras para el adecuado funcionamiento de la entidad y, para «[..] asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la Auditoria, las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales [...]»,

adecuado funcionamiento de la entidad y, para «[..] asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la Auditoria, las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales [...]», Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.» establece: «Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivisticos». Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, «Por medio del cual se expide el Decreto Único del Sector Cultura.» establece cuáles son los instrumentos archivísticos para la gestión documental de las entidades públicas. Para efectos de esta resolución son: el Cuadro de Clasificación Documental — CCD, la Tabla de Retención Documental — TRD, el Programa de Gestión DocumentalPGD, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad — PINAR y el Banco Terminológico. Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015, señala «Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual». Que el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 001 de 2024, «Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.»

Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.» Que el artículo 1.2.3 del Acuerdo 001 de 2024 dispone: «Para realizar una adecuada planeación de la función archivística, los sujetos obligados deben realizar un diagnóstico integral de la gestión Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. C.

PBX: [571] 3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 auditoriageneral EMauditoriagen @ auditoriagen EJauditoriageneralcol

participacion@auditoria.gov.co www.auditoria.gov.coAUDITORIA CONSOLIDANDO EL CONTROL FISCAL de 2025 Resolución Orgánica OC Página 2 de 3 documental y administración de archivos. El diagnóstico debe ser elaborado considerando la totalidad de los documentos producidos o gestionados en soportes físicos o formatos electrónicos, dispuestos en diferentes medios y sistemas de información». Y en el Parágrafo 3 señala que: «El diagnóstico debe ser actualizado periódicamente de acuerdo con la planeación, seguimiento y evaluación que realice la entidad» Que artículo 1.2.4 del Acuerdo 001 de 2024, establece: «Para la armonización de la planeación de la función archivística con la planeación estratégica institucional, los sujetos obligados deben formular, actualizar e implementar el Plan Institucional de Archivos — PINAR, el Programa de Gestión Documental — PGD con sus programas específicos y los planes del Sistema Integrado de Conservación»

formular, actualizar e implementar el Plan Institucional de Archivos — PINAR, el Programa de Gestión Documental — PGD con sus programas específicos y los planes del Sistema Integrado de Conservación» Que el artículo 1.2.5 del Acuerdo 001 de 2024, indica: «Los sujetos obligados deben formular su Política Institucional de Gestión Documental, teniendo en cuenta los elementos establecidos en los artículos 2.8.2.5.6 y 2.8.2.5.7 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, las normas que los modifiquen, deroguen o sustituyan y armonizarla con las políticas de gestión y desempeño institucional relacionadas con el manejo y seguridad de la información, sistemas administrativos y de gestión, y con el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos — MGDA, para establecer el direccionamiento estratégico de la alta dirección frente al cumplimiento de la Política Nacional de Archivos y de Gestión Documental» Que el Archivo General de la Nación aprobó mediante acuerdo N°. 051 de 2001 (28 de agosto) las Tablas de Retención Documental de la Entidad. Que artículo 4.3.2.1 del Acuerdo 001 de 2024, sobre la conformación de los expedientes electrónicos de archivo dispone: «Los sujetos obligados deben conformar los expedientes electrónicos de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental — CCD y las Tablas de Retención Documental — TRD e incorporarlos al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo — SGDEA, desde el inicio de un trámite, actuación o procedimiento hasta su finalización o disposición final». Que el artículo 5.1.5.1 del Acuerdo 001 de 2024, en cuanto a las tablas de retención dice: «Una vez

el inicio de un trámite, actuación o procedimiento hasta su finalización o disposición final». Que el artículo 5.1.5.1 del Acuerdo 001 de 2024, en cuanto a las tablas de retención dice: «Una vez emitido el Certificado de Inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD, los sujetos obligados efectuarán las transferencias documentales y la disposición final de las unidades documentales cerradas, conforme a los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD» Que los artículos 5.1.4.1, 5.1.4.3 y 5.1.4.4 del Acuerdo 001 de 2024, determinan la actualización, aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental. Que mediante acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 011 de 2022 fueron aprobadas las Tablas de Retención Documental -TRD y el Cuadro de Clasificación Documental — CCD. Que mediante acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño N°. 013 de 2024 se aprobaron: el Diagnóstico Integral de Archivos, el Plan Institucional de Archivos — PINAR, Programa de Gestión Documental y la Política de Gestión Documental. Que teniendo en cuenta la normativa citada, en la Auditoría General de la Republica se hace necesario adoptar y actualizar los instrumentos archivísticos para el correcto funcionamiento de la gestión documental de la Entidad Que, por lo expuesto, Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. .

gestión documental de la Entidad Que, por lo expuesto, Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. .

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partidpacion@auditoria.gov.co www.auditoria.gov.coResolución Orgánica 002 de2025 \ AUDITORIA CONSOLIDANDO EL CONTROL FISCAL Página 3 de 3

RESUELVE: Artículo 1%. Adoptar para la Auditoría General de la República el Diagnóstico Integral de Archivos, la Política de Gestión Documental y los siguientes instrumentos archivísticos: a) Plan Institucional de Archivos — PINAR b) Programa de Gestión Documental — PGD c) Tablas de Retención Documental -TRD

d) Cuadro de Clasificación Documental e) Banco Terminológico Artículo 2%. Actualizar el Diagnóstico Integral de Archivos, la Política de Gestión Documental y los instrumentos archivísticos citados en la presente resolución Artículo 3°. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones internas que les sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los Te E BARÓN DURÁN NOMBRE - CARGO Proyectado por Deivi Dorena Alvarez Caviedes — Profesional Especializada Grado 3 Nu ly Evelyn Rodríguez Gómez — Profesional Universitario 61 Sty .

Revisado por: Martha Lucia Huertas Conde - Directora Dirección de Recursos Físicos

Proyectado por Deivi Dorena Alvarez Caviedes — Profesional Especializada Grado 3 Nu ly Evelyn Rodríguez Gómez — Profesional Universitario 61 Sty .

Revisado por: Martha Lucia Huertas Conde - Directora Dirección de Recursos Físicos

Helton David Gutiérrez González - Director Oficina Jurídica Que5 1 Damaris Juliana Amórtegui Alayón — Profesional Universitario Gi do 01 - Secretaría General SN Aprobado por: Carmen Andrea Fúneme González — Secretaria General (E )/ 13 [l - i Los funcionarios y contratistas mencionados declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para firma. Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. C.

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