AGR - Resolución Orgánica 01 de 2019

AUDITORIA \ GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA

RESOLUCIÓN ORGANICA No. 001 DE 2019

(Enero 18 de 2019) “Por la cual se constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” EL AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (E.) En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las contenidas en el DecretoLéy 272 de 2000, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto 1068 de 205 CONSIDERANDO Que ta Auditoría General de la República es el órgano instituido p: E ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General de la R pública y las Contralorias Territoriales, por lo que el Decreto 272 de 2000, artículo 3 ue le corresponde a aquella coadyuvar a la transformación, depuración. y me 18 órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, dotado de auto administrativa, contractual! y presupuestal, ! : Decreto No.1068 de mayo 26 2015, el jefe de cada uno de los ._ “quezconform: esupuesto General de la Nación, Re cada vigencia fiscal, mediante resolución;. n i finalidad, la clase de gastos que se pueder salizar-y de igual manera se debe indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada Nu ul estal Que el artículo 2.8.5.3 del Decreló e en comento, dispuso, que el Representante Legal de acuerdo con los requerimientos de |: eñtidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación, con base. e las reglas establecidas en esa norma, con la correspondiente justificación técnica e económi

con los requerimientos de |: eñtidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación, con base. e las reglas establecidas en esa norma, con la correspondiente justificación técnica e económi Que de acuerdo .cón a artículo 2.8.5.4 del Decreto No. 1068 de mayo 26 de 2015, a la Auditoria General de la R publica le corresponde la siguiente clasificación para determinar la cuantía de las Cajas o. la cual es especificamente para atender los gastos urgentes que demanda la Entidad yq € de acuerdo con el presupuesto vigente, se encuentra dentro del límite señalado. Presupuesto para la vigencia 2019 $35.447.739.246 Equivalente en SMLMV (39.090 — 80.184) 40 Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores $33.124.640.00 Que La Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central y un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D.C., y el segundo está conformado por diez (10) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellin, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería. Que para atender los gastos urgentes, en adquisición de bienes y servicios, así como lo relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel central, es necesario constituir dos (02) cajas E Cra. 370 No. 644-25, barrio Modelo Norte - Bogotá BC. Colombia Ugitando para beba A PRE-[S7-1) 318 6800381 67 10+ Línea gratuita 418000 120205

E Cra. 370 No. 644-25, barrio Modelo Norte - Bogotá BC. Colombia Ugitando para beba A PRE-[S7-1) 318 6800381 67 10+ Línea gratuita 418000 120205 partidpacion auditoria goxe W @auditoriagen Faudilostagenera) yanllof i RE 233 P19,F9 -~ . Version 4.2 f Ea ñ na. 7 19/11/2045 LD UeAUDITORIA \ GEMERAL DE LA REPÚBLICA ~ COLOMBIA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 “Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” Hoja No. 2 de5 menores, por los siguientes valores determinados con base en el análisis de la ejecución de gastos por cajas menores en la vigencia anterior y la proyección de gastos mensuales que se consideran con carácter de urgentes y que garantizan el normal funcionamiento de la entidad, para ser sufragados a través de estas cajas menores:

1. Una (1) caja menor para atender gastos de viáticos y pasajes, por un valor de VEINTISEIS MILLONES DE PESOS ($26.000.000.00) M/CTE, con cargo al presupuesto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios,

2. Una (1) caja menor para adquisición de bienes y servicios para el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.00) M/CTE, con cargo al presupuesto de gamos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios Que existe apropiación presupuestal asignada mediante la Ley 1940 del 26 de di émbre de

de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios Que existe apropiación presupuestal asignada mediante la Ley 1940 del 26 de di émbre de 2018, “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 2019", y el Decreto de Liguidación No. del 2467 del 28 diciembre de 2018, por el cual se ligúida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal del 2019, se detalla las apro ones y se clasifica y define los gastos” ARTÍCULO 1°. Constituir para la vigent a menores, así:

1. Para gastos de viáticos y pasaj dee ($26.000.000.00) M/CTE, con cargo, generales, adquisición de bienes y servic

E : CÓDIGO E RUBRO a VALOR A-02-02-02-010 | VIATICOS DE LOS MISIÓN AL INTERIOR DEL PAÍS — | 20.000.000.00

SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS Y

A-02-02-02-006 | BEBIDAS; SERVICIOS DE TRANSPORTE 6.000.000.00

2. Para adquisición de úiehes y servicios en el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8. 000. 900. 00) M/CTE., con cargo al presupuesto de gastos de funcionamiento, gastos generalé adquisición de bienes y servicios, distribuidos así:

RUBRO VALOR

PRODUCTOS ALIMENTICIOS, BEBIDAS Y TABACO; TEXTILES,

PRENDAS DE VESTIR Y PRODUCTOS DE CUERO

gastos generalé adquisición de bienes y servicios, distribuidos así:

RUBRO VALOR

PRODUCTOS ALIMENTICIOS, BEBIDAS Y TABACO; TEXTILES,

PRENDAS DE VESTIR Y PRODUCTOS DE CUERO

OTROS BIENES TRANSPORTABLES (EXCEPTO PRODUCTOS METÁLICOS,

MAQUINARIA Y EQUIPO)

A-02-02-01-004 | PRODUCTOS METÁLICOS Y PAQUETES DE SOFTWARE 2.000.000.00

SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS A-02-02-02-006 | Y BEBIDAS; SERVICIOS DE TRANSPORTE; Y SERVICIOS DE DISTRIBUCIÓN | 2.800.000.00

DE ELECTRICIDAD, GAS Y AGUA A-02-02-02-008 | SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN 2.000.000.00

200.000.00

A-02-02-01-003 1.000.000.00

Cra. 57C Ho, 634-29, barrio Modieto Norte» Bogotá BC. - Colambia 2

Ugtando para todos ED PBX: 057-11218 68 00-381 67 10+ Línea gratulta 078000 120205 de pue ] i - partidpacion@auditoria govco W Ganditorlagen aucitoriageneral

Wil oo RF 233 P19,F9 Versión 4.2 19/11/2015AUDITORIA \ GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 “Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” Hoja No. 3de5

Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 “Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” Hoja No. 3de5 ARTÍCULO 2". Responsables. La caja menor correspondiente al numeral 1 del artículo anterior, estará d cargo y bajo la responsabilidad del Director de Recursos Financieros y la correspondiente al numeral 2, a cargo y bajo la responsabilidad del Directora de Recursos Físicos. PARÁGRAFO 1° Los responsables de las cajas menores constituidas por la presente resolución, estarán afianzados mediante la póliza vigente para el año 2019 contratadas por la Auditoría General de la República y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja menor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalizagión oportuna y por el manejo de éste dinero. PARÁGRAFO 2°. El Director de Recursos Financieros y la Directora de Rec: 10 Físicos, mediante memorando interno, designarán la persona que apoyará el manejo logí: 0 y operativo de la correspondiente caja menor, quien también estará debidamente afianzado, Sin perjuicio de la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los direc los ARTÍCULO 3”, Destinación. El dinero que se entregue para la cónstitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar los gastos con cuya finalidad se constituyeron, en los términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015. PARÁGRAFO 1°. Los dineros entregados pára, i PARÁGRAFO 2. Podrán destinarse alimentación que sean indispensables

términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015. PARÁGRAFO 1°. Los dineros entregados pára, i PARÁGRAFO 2. Podrán destinarse alimentación que sean indispensables atención exclusiva de la Dirección Su 1 Ministerios y Gerencias, Presidencias "¢ Dire Nacionales, siempre que el titular del des: ale por escrito. s de trabajo requeridas para la erand Direcciones Generales de los os Establecimientos Públicos espondiente deba asistir y autorice el gasto ARTÍCULO 4°. Otras disposicion . a lo establecido en el Capítulo 7, Título 5 del Decreto 1068 de mayo 26 de 2015 sobre la constitución y funcionamiento de las cajas menores, se establece: E “ARTÍCULO 285,81 Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.

Cra. 57C Ho. 644-259, barrio Modelo Norte - Bogotá DC. Colombia

regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan. Cra. 57C Ho. 644-259, barrio Modelo Norte - Bogotá DC. Colombia Wee pora os Pr PBX:[57-1] 21863 00381 67 10 Línea gratuita 018000 120205 partidpadoneruditeria go. 7 Esuditoragen Fauditorageneral adioi te RF 533 P19.FO Versión 4.2 19/11/2015AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA A\ Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 “Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” Hoja No. 4 de 5

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.” “ARTÍCULO 2.8.5.9. Manejo de dinero. El manejo del dinero de Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes,”

(CUATRO MILLONES CIENTO CUARENTA MIL QUINIENTOS OCHENTA ,HESOS ($4.140.580.00) M/CTE. e

se podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes,” (CUATRO MILLONES CIENTO CUARENTA MIL QUINIENTOS OCHENTA ,HESOS ($4.140.580.00) M/CTE. e “ARTÍCULO 2.8.5.10. Registro de Creación en el SIIF. Una vez suscrita | ifesolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de, la Caja Menor en el SIIF Nación, así como el registro de la gestión financiera que sere mismas.” 2. fianza de manejo y esté debidam Caja Menor.” y” Es . : “ARTÍCULO 2.8.5.12. Registro de Opefación odas:/as operaciones que se realicen a isttadas por el responsable de la caja menor en el través de la caja menor, deben serstegí: P SIIF Nación. Esto incluye los proce Hrelninados con.la apertura, ejecución, reembolso y S0 i de legalización para el cierre de'la sala. Con el fin de garantizar gle las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos.y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de a ría. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que'se encuentra registrada en el SIIF Nación.” “ARTICULO 2.8.5.13. Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del

oficinas de a ría. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que'se encuentra registrada en el SIIF Nación.” “ARTICULO 2.8.5.13. Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reemi VISO, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

Cra, 57C Ho. 84A-29, barrio Modelo Norte Bogotá DC. Colombia E gitano, para Ledo PBX:[57-11 318:6800381 67 10Línea gratulta 016000 120205 LT partidpacionganditoris.gov.co WF @auditorlagen F auditoriageneral wawandhol g RE 233 P19.F9 Versión 4.2 19/11/2015AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA N Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 “Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” Hoja No. 5 de 5

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Menor según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

La legalización definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la vigencia fiscal; se hará antes del 26 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobre y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización opartu a y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás accionés legales a que hubiese lugar.” 3 “ARTÍCULO 2.8.5.14. Reembolso. Los reembolsos se harán en I Elantia de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro“ presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta pontiento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. En el reembolso se deberán reportar J0s=g los en todos los rubros presupuestales a fín de efectuar un corte.de numeración y de fechas.” “ARTÍCULO 2.8.5.15. Cambio de Caja Menor, deberá hacerse una. realizados con corte a la fecha.” una Caja Menor, su y titular la legéliza fondos que recibió. En este contro “ARTÍCULO 2.8.5.17. Vigilancia. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y eligontrol posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Políticas, # 5 Los responsabli s’ de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que

ejercer la vigilancia y eligontrol posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Políticas, # 5 Los responsabli s’ de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el“adecuado uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control intemoa “ARTÍCULO 2.8.5.18. Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.” E Cra. 57CNo,648-29, barro Modelo HorteBopoté DC Colombia Vguendo todos E PBX:[57-1) 3186800 381 57 10Líne gratulta 18000 120205 preparara participacion suditoria.gov.co 19 @auditoriagen Fauditeriageneral mentre RF 233 P19,F9 Versión 4.2 19/11/2015AUDITORIA \ GENERAL DE LA REPOBLICA ~ COLOMBIA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 “Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República” Hoja No, 6 de 5 ARTÍCULO 5", La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 18 días del mes de Enero de 2019 El Auditor General de la República (E.), RODRIGO ma GARCÉS Auditor General:

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 18 días del mes de Enero de 2019 El Auditor General de la República (E.), RODRIGO ma GARCÉS Auditor General: Proyectó: Felipe Hincapié R., Profesional A Revisó: Bemardo Henriquez Claros, Director Fipaficiero (t Carfos Oscar Vergara Rodriguez, Director. E Jaime Escobar Vélez. Secretario General @ . . 57CHo. 64825, bario Modelo Norte - Bogotá DI. Colombia , Vgtando pata bibi E PRICLS7-1) 318163 00381 67 10. Linea gratulta 018000 120205 e pantidpadon@anditoria.goveo W Gaudoragen Fauditorlageneral adios RE 233 P19 FO Versión 4.2 19/11/2015