AGR - Resolución Orgánica 03 de 2019

AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA N

RESOLUCIÓN ORGANICA No, 003 DE 2019

(Febrero 12 de 2019) “Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoría General de la República” EL AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las contenidaden el Decreto Ley 272 de 2000, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto, 1068 de 2015 y, E CONSIDERANDO e Que la Auditoría General de la República es el órgano instifulido para ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General :dela República y las Contralorías Territoriales, por lo que el Decreto 272 de 2000, artículo 32 “coñala que le corresponde a aquella coadyuvar a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, dotado de autonami dale, romiistatva, contractual y o . , presupuestal. En o Que de Conformidad con lo establecido en elBituo Ue Decreto No.1068 de mayo 26 2015, el jefe de cada uno de los órgaños:que', mfermanter resupuesto General de la Nación, como es el caso de la Auditoría Geri del Un ica-debe constituir las cajas menores para cada vigencia fiscal, mediante resolu Cu: E ual.Se indique la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de gastos que o edenréa [yde igual manera se debe indicar la unidad resupuestal. ejecutora y la cuantía de cada rubro E € Que el artículo 2.8.5.3 del o - “Emento, dispuso, que el Representante Legal de

resupuestal. ejecutora y la cuantía de cada rubro E € Que el artículo 2.8.5.3 del o - “Emento, dispuso, que el Representante Legal de acuerdo con los requerimientos'de lá entidad; deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación, cop ase... En las reglas establecidas en esa norma, con la correspondiente justificación técrlica, y económica. Que de acuerdo con,el'artículo 2.8.5.4 del Decreto No. 10688 de mayo 26 de 2015, a la Auditoria General de la Republita le corresponde la siguiente clasificación para determinar la cuantía de las Cajas Menores»la cual es especificamente para atender los gastos urgentes que demanda la Entidad yde de acuerdo con el presupuesto vigente, se encuentra dentro del límite señalado. ¿= RE Presuptesf para la vigencia 2019 $35.447.739.246 Equivalente en SMLMV (39.090 — 80.184) 40 Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores $33.124.640.00 Que la Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central y . Un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D.C., y el segundo “está conformado por diez (10) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería, Que para atender los gastos urgentes, relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel central, es necesario constituir una (01) caja menor, por los siguientes valores determinados con base en

Que para atender los gastos urgentes, relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel central, es necesario constituir una (01) caja menor, por los siguientes valores determinados con base en el análisis de la ejecución de gastos por cajas menores en la vigencia anterior y la proyección E Y Ca 1064029, anio dedo Norte - Sogord B4 - Colombia [ r PRX:1S7-1312 65 00 - 38167 40 » Línea ratita 18000 0/05 Congrol fiseal para la pez poricrados Osuitaiageas 3 E ncitoriagen € mditougenera A e

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Versión 3.316/11/2017 40 UL (77 Tess ]- AUDITORÍA N GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No, 003 de 2019 "Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoria General de la República” Hoja No. 2 de gastos mensuales que se consideran con carácter de urgentes y que garantizan el normal funcionamiento de la entidad, para ser sufragados a través de esta caja menor:

1. Una (1) caja menor para atender gastos de viáticos y pasajes, por un valor de TREINTA Y TRES MILLONES DE PESOS ($33.000.000.00) M/CTE, con cargo al presupuesto gastos de inversión — implementación Pian General de Auditorias nivel nacional.

Que existe apropiación presupuestal asignada mediante la Ley 1940 del 26 de diciembre de 2018, “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2019”, y el Decreto

2018, “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2019”, y el Decreto de Liquidación No. del 2467 del 28 diciembre de 2018, por el cual se líquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal del 2019, se detalla las ao faciones y se clasifica y define los gastos” @ RESUELVE E = ARTÍCULO 1°. Constituir para la vigencia fiscal 2019, uno") caja menor, así: a .

1. Para gastos de viáticos y pasajes, por valor di "REINTA Y TRES MILLONES DE PESOS” ($33.000.000.00) M/CTE, con cargo al presu es gastos:de "inversión, viáticos y gastos de viaje al interior del país, en cumplimiel a ¡allen entación del Plan general de VD 70 ¥ Auditorias. ER e g CÓDIGO VALOR | “+ C-2501-1000-7-0 IMPLEMENTACIÓN PLN GENERAL, DE'AUDITORIAS NIVEL NACIONAL — | 33.000.000.00 e

&3 ARTÍCULO 2°. Responsalg@!g% == correspondiente al numeral 1 del artículo anterior, estará a cargo y - resp Sabilidad del Director de Recursos Financieros . -] PARÁGRAFO 1°. El reghóncalleaciios caja menor constituida por la presente resolución, estará afñianzada mediante la póliza vigente para el año 2019 contratadas por la Auditoría General de la República y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja fer r y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización

General de la República y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja fer r y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por gLrmenajo de éste dinero. », PARAG 2% El Director de Recursos Financieros, mediante memorando interno, designará: ersona que apoyará el manejo logístico y operativo de la correspondiente caja menor, quien también estará debidamente afianzado, sin perjuicio de la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los directos responsables. ARTÍCULO 3”, Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de la caja menor debe ser utilizado para sufragar los gastos con cuya finalidad se constituyeron, en los términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015. PARÁGRAFO 1°. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto. T 1 AN E O R Lea, SIC N, £4A29, barrio Madelo Norte - Bagerd DC. Dia Como! facal. la POE LS7-1) 710 65-00 - 381 67 10» Línea gratióta (000 124205 Dama paz panivancionChauditora gente 9 Grndicoriagen Faudioriageneras vewianditoniagoeo

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Versión 3.316/11/2017AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA A Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 003 de 2019 “Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoría General de la República” Hoja No. 3

menor para la Auditoría General de la República” Hoja No. 3 ARTÍCULO 4, Otras disposiciones. En cumplimiento a lo establecido en el Capítulo 7, Título 5 del Decreto 1068 de mayo 26 de 2015 sobre la constitución y funcionamiento de las cajas menores, se establece: “ARTÍCULO 2.8.5.8. Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolso con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización. e

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el E de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

Y 4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios pel fos y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensi

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comi el almacén o depósito de la entidad.

Efectuar gastos de servicios públicos, salvo qu E trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, comen a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.

8. Pagar gastos que no contengan te Toman mentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resolili vlohes.de-comi oristÓn, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de contróls. Me g W E Fa éfi; Menor quede inoperante, no se haya sido legalizada en su totalidad.” PARÁGRAFO. Cuando por cualquier ¡aun podrá constituir otra o reemplazar: i

la elaboración de una planilla de contróls. Me g W E Fa éfi; Menor quede inoperante, no se haya sido legalizada en su totalidad.” PARÁGRAFO. Cuando por cualquier ¡aun podrá constituir otra o reemplazar: i “ARTÍCULO 2.8.5.10. Registro i constitución de la caja menor, por el órgano ejecutor procederá ahreg como el registro de la gestión Ai -. Cel SIF. Una vez suscrita la resolución de del certificado de disponibilidad presupuestal, creación de la Caja Menor en el ¡SIF Nación, así ¡eo realico a través de las mismas.” o “ARTÍCULO 2.8.5.11. Del, aa fectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista re ión de constitución expedida de conformidad con el presente título.

Ct,

2. Que el dunbionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la Caja Menor.” E “ARTÍCU 8.5.12. Registro de Operaciones. Todas las operaciones que se realicen a través de:lacaja menor, deben ser registradas por el responsable de la caja menor en el SIIF Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre de la caja menor.

Con el fín de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por

sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de auditoría, En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación,” Cno a rr e La Ne Gano tario iedelo Norte Dot O Combi 381 «Lines gramuta MTB0DO 120; Control fiscal parade par precie audiecaones Gao Paudmorgeneros ALV

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Versión 3.316/11/2017ra AUDITORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA N Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 003 de 2019 “Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoría General de la República” Hoja No. 4 “ARTÍCULO 2.8.5.13. Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la videncia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse cónstituido o reembolsado la Caja Menor según el caso. se

5. Que se haya expedido la resolución de recongeimiento del gasto, teniendo en

está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse cónstituido o reembolsado la Caja Menor según el caso. se

5. Que se haya expedido la resolución de recongeimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Oránico del Presupuesto. o La legalización definitiva de las Cajas Menoresf vonstiuidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 26 de diciembre, fechaséfisla cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadanterrespo á por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo def inero=g encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones sao cotos lugar.” “ARTÍCULO 2.8.5.14. Reembolsó.Los:) mE harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el mento Tevis spectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya có do má: "setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos E , bros presupuestales afectados.

E reportarlos gastos realizados en todos los rubros “de numeración y de fechas.” En el reembolso se deb presupuestales a fin de feta “ARTÍCULO 2.8.5.15 cambi Caja Menor, deberá fiaversé-unarealizados con cortéxria fecha.” ponsable. Cuando se cambie el responsable de la alización efectuando el reembolso total de los gastos “ARTÍCULO 2856. Cancelación de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelación de una Caja Menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los

alización efectuando el reembolso total de los gastos “ARTÍCULO 2856. Cancelación de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelación de una Caja Menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos Tepodíó. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.” E “ARTÍ, O 2.8.5.17. Vigilancia. Corresponde a la Contraloría General de la República ejersefla vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política. Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles intemos que garanticen el adecuado uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno,” “ARTÍCULO 2.8.5.18. Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.” 4 io Cra SICNo. 64:29) barrio Modelo Norte - Bogotá D - Colombia Control fiseal la FED IS7-11518 65.00 - 1016710 - Línea gravelta 016000 120205 Dania par paricpiontpetiomgo Y Quin Foios Grencanditeriagonco

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Versión 3.316/11/2017AUDITORÍA GEMERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA A Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 003 de 2019 “Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoría General de la República” Hoja No. 5

menor para la Auditoría General de la República” Hoja No. 5 ARTÍCULO 5”, La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Fecha Proyectado por: | Felipe Hincapié R., Prefesiónal Universifario»... > 12/02/2019

Revisado por: | Bemardo Henriquez.Cíaros, Dí inciero (E.) 7 Hz 12/02/2019

Carlos Oscar Vergara Rodri tor Jurídico — 12/02/2019

Aprobado por: _ | Jame Escobar Vélezi Se y 12/02/2019

Los arriba firmantes declaremi T Visado El:documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales 5 ines EY Crn 10, 64429, bario Modelo Noric - Bagoró DC.- Cofombia o i ;e PBX:157-1319.65 00-581 67 10 + Linea grotedts 018000 20205 Control final para la paz paritipadonabauditora oros $9 E ico ne Fmdioriagenera R wvauditoriagovco

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