AGR - Circula Externa 002 de 2013 (Rendición cuenta anual de la vigencia 2013)

AUDITORÍA Hacia la cxcclcucia y la iluwpacion cu el control fiscal GE.NE.RAL DE LA RE.PUBLICA CIRCULAR EXTERNA No 02 de 2013 210 Bogotá D. C., 28 de noviembre de 2013.

PARA: DE:

ASUNTO:

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Y GERENTE

FONDO DE BIENESTAR SOCIAL CGR.

AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL Rendición Cuenta consolidada vigencia 2013 Respetados Contralores y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: De manera atenta les informo que el próximo 29 de noviembre de 2013 se abrirá en el sistema SIA Misional AGR la nueva vigencia para la rendición de cuentas correspondiente al año 2013, la cual encontrarán ingresando por el módulo SIREL. En cumplimiento de lo señalado en el numeral 1, del artículo 7° de la Resolución Orgánica 07 de 2012 de la AGR, la Rendición anual consolidada se desarrollará en dos fases con el diligenciamiento de los formatos, así: 1.1 El primer grupo de formatos Uunto con sus archivos soporte) y archivos complementarios, cuya fecha límite para la rendición electrónica vence el 31 de enero de 2014, está compuesto así: , 1

Para las Contralorías: j, Formato 13 Contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano Formato 15 Participación ciudadana Formato 16 Indagación preliminar Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal Formato 18 Jurisdicción coactiva

j, Formato 13 Contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano Formato 15 Participación ciudadana Formato 16 Indagación preliminar Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal Formato 18 Jurisdicción coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 20 Entidades sujetas al control fiscal Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal ,\ t ' •AUDITORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hacia la cxcclcucia v la ÍlnwPacion n1 el control.fisml Formato 22 Control fiscal ambiental Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Informe anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno Informe financiero anual, relacionado con las finanzas públicas territoriales y/o nacionales. Informe de auditoría al Balance General de la Nación, Balance de la Hacienda, Balance del Tesoro elaborado por la CGN. Informe de Ejecución del Presupuesto General del sector público Informe de auditoría a las Reservas Presupuestales Informe al seguimiento de los planes de desempeño Informe Anual Sobre la Deuda Pública Delegación rendición de cuenta Para el Fondo de Bienestar Social CGR: Formato 13 Contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Formato 25 Gestión misional del FBS Formato 26 Ingresos y gastos centro médico de salud Formato 27 Ingresos y gastos actividades recreación Formato 28 Gestión créditos Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito Formato 30 Inversiones financieras Formato 31 Recaudo ingresos del FBS Formato 32 Número de peticiones y quejas Informe anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno

Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito Formato 30 Inversiones financieras Formato 31 Recaudo ingresos del FBS Formato 32 Número de peticiones y quejas Informe anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno 1.2 El segundo grupo de formatos Uunto con sus archivos soporte), cuya fecha límite para la rendición electrónica vence el 28 de febrero de 2014, está compuesto así: Para las Contralorías: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 6 Transferencias y recaudos Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 1 O Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversiónAUDITORÍA GENERAL DE: LA RE.PUBLICA Hacia la cxcclc11cia y la imwPncion cu el crmtrol.fism/ Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Para el Fondo de Bienestar Social CGR: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 1 O Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión

Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 1 O Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión Teniendo en cuenta que estas dos fases de rendición deben firmarse digitalmente, se recomienda, con la debida antelación, verificar la validez y vigencia de la firma digital de forma que se asegure su utilización para la época de rendición de cuenta. Para la adquisición o renovación, en caso necesario, de firma digital, deben asegurarse de informar a la compañía certificadora que la firma digital será utilizada para rendir información en el SIA Misional AGR, de tal forma que se verifique que sea compatible con nuestro sistema.

2. Importación de Archivos.

Con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de CARGUE DE INFORMACIÓN para la rendición de cuentas, el SIA Misional AGR tiene a disposición de los sujetos vigilados la herramienta "Importación de Archivos", detallada en cada sección y en el Manual del

SIRE L.

Vale la pena aclarar que dicha herramienta se utiliza únicamente para subir información a las secciones, es decir, que esa herramienta no permite modificar, ni remplazar, ni eliminar registros ya existentes. En caso de requerir ajustes de información se deben hacer registro a registro ingresando a cada sección. Las secciones que contarán con la herramienta de importación de archivos en esta vigencia son:

• Formato 1 Sección Registro Contable.
• Formato 4 Sección Póliza Aseguramiento. • Formato 5 Sección Propiedad Planta Equipo. • Formato 6 Sección Transferencias y Recaudos.
• Formato 7 Sección Egreso Presupuesta!.

• Formato 4 Sección Póliza Aseguramiento. • Formato 5 Sección Propiedad Planta Equipo. • Formato 6 Sección Transferencias y Recaudos. • Formato 7 Sección Egreso Presupuesta!. • Formato 7 Sección Constitución de reservas presupuestales.AUDITORÍA GENERAL DE. LA RE.PUBLICA Hncin In c.wclcucin v In imwPncio11 c11 el controlfiscnl ------------------ • Formato 7 Sección Constitución de cuentas por pagar.
• Formato 9 Sección Ejecución PAC. • Formato 11 Sección Ejecución Presupuesta! de Cuentas por Pagar. • Formato 13 Sección Contrato. (no incluye importación de "Adiciones", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos)
• Formato 15 Sección Atención Ciudadana.
• Formato 16 Sección Indagación Preliminar.
• Formato 17 Sección Procesos Ordinarios de Responsabilidad Fiscal.
• Formato 17 Sección Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal.
• Formato 18 Sección Cobro Coactivo.
• Formato 19 Sección Sanción. • Formato 20 Sección Entidad. • Formato 20 Sección Patrimonio Cultural (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección Regalías Directas. (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección Resguardo Indígena (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección SGP y Alumbrado Público (no incluye importación de

• Formato 20 Sección Resguardo Indígena (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección SGP y Alumbrado Público (no incluye importación de "Presupuesto Auditado" de recursos SGP, esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección Vigencias Futuras. • Formato 21 Sección Gestión Entidades (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 21 Sección Gestión Punto Control (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos).
• Formato 21 Sección Traslado Hallazgos Fiscales.

En cada una de ellas podrán ver el icono "Importar archivo" y los enlaces para bajar el formato de archivo requerido y el manual genérico para el desarrollo de ese procedimiento. Para ciertos casos, como por ejemplo en la sección "Contrato" del formato 13 Contratación, existe un enlace para detallar información del campo "Adiciones" de los contratos, en este caso esta información detallada no puede ser ingresada por la herramienta de importación de archivos y requiere diligenciarse por registro posteriormente (dando clic sobre el número que está en color azul en ese campo de cada registro). De igual forma ocurre con otros formatos, por lo que se recomienda hacer lectura detallada tanto de esta comunicación como del "Instructivo de Rendición de Cuenta".AUDITORÍA GE.NE.RAL DE. LA RE.PUBLICA Hacia la cxcclc11cia ,, /11 h11wp11ci011 cu el rnntrol.fiscal

3. Reutilización de Información.

Cuenta".AUDITORÍA GE.NE.RAL DE. LA RE.PUBLICA Hacia la cxcclc11cia ,, /11 h11wp11ci011 cu el rnntrol.fiscal

3. Reutilización de Información.

Considerando que en el sistema se ha implementado la herramienta de "importación de archivo plano", la opción de "Reutilización de Información Rendida" sólo está en servicio para la sección "Controversia Judicial" del Formato 23 en la totalidad de la información. El sujeto vigilado que desee reutilizar la información de la sección "Controversia Judicial", deberá hacer la solicitud por medio de oficio dirigido a este despacho y que, para agilizar el proceso, deben escanear y remitir vía correo electrónico a las direcciones auditordelegado@auditoria.gov.co y administradorsirel@auditoria.gov.co a partir del próximo 18 de noviembre de 2013 y hasta el 13 de diciembre de 2013. Una vez se les informe que se tramitó la reutilización solicitada, deben hacer verificación a la información copiada para que se efectúen todas las modificaciones del caso para que los datos correspondan con la vigencia 2013, responsabilidad de la entidad.

4. Recomendaciones varias.

Para las secciones que no cuentan con "Importación de archivos" ni "Reutilización de información rendida", deben cargar sus datos manualmente al sistema, razón por la que se hace apertura de la vigencia con suficiente anticipación. Debe tenerse en cuenta que la firma digital de los formatos que va entregando el sistema al realizar el proceso de "Rendir Cuenta", es lo que formaliza la rendición de la cuenta como tal, es decir que el cargue de información no se considera rendición de cuenta. El proceso completo es totalmente operativo y puede tomar tiempo considerable, por lo que se recomienda no dejarlo para el último día de plazo.

como tal, es decir que el cargue de información no se considera rendición de cuenta. El proceso completo es totalmente operativo y puede tomar tiempo considerable, por lo que se recomienda no dejarlo para el último día de plazo. Al ingresar al SIA Misional AGR y dentro de la sección "Módulo SIREL ", encuentran el "Manual del SIRE L V3.2", el cual describe el funcionamiento técnico del sistema en todo el proceso de Rendición Electrónica de Cuenta, incluyendo el proceso de firma digital, y que sugiero consulten, en línea, permanentemente. El Instructivo para la Rendición de Cuenta lo encuentran dando clic en el ícono que representa un libro de color azul que tiene el signo de interrogación en su pasta ( ), el cual se encuentra ubicado en la parte superior de la lista de formatos a rendir y dentro de la lista de secciones de cada formato. Se recomienda su consulta permanente en línea para que puedan contar con las posibles actualizaciones que sean necesarias. Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes conceptuales sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del Instructivo para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la Dirección de Control Fiscal o a la Gerencia Secciona! que lo vigila.AUDITORÍA GFNE"RAL DE fiA RFPUe,11CA Hacia Íll cxcclc11cia v la i111wJ111cw11 01 d control fiscnl Las inquietudes técnicas sobre el manejo del sistema, asignación, modificación y cancelación de perfiles, procedimientos técnicos de importación de archivos y de reutilización de información, así como preguntas o trámites a lo expuesto en la presente circular, se deben remitir vía correo electrónico al Administrador del SIRE L:

cancelación de perfiles, procedimientos técnicos de importación de archivos y de reutilización de información, así como preguntas o trámites a lo expuesto en la presente circular, se deben remitir vía correo electrónico al Administrador del SIRE L: adm1nistradors1rel@aud1tona.gov.co y/o adm1n1stradors1rel@gma1l.com Cordialmente,