AGR - Circular Externa 002 de 2022 Rendición Cuentas e Informes Trimestrales de 2022

CIRCULAR EXTERNA No. 002 DE 2022 24 MAR 2002)

PARA: CONTRALORES TERRITORIALES DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL ASUNTO: RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES TRIMESTRALES 2022 — APERTURA DEL SISTEMA PARA CARGUE DE INFORMACIÓN PRIMER TRIMESTRE Con fundamento en lo establecido en el Decreto Ley 272 de 2000, en especial lo dispuesto en sus artículos 2, 5 y 17, numerales 2, 5 y 12?, corresponde a la AGR impartir los lineamientos y directrices que deben atender la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, municipales y distritales sin excepción alguna, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y los fondos de bienestar social de las contralorías, para rendir cuentas e informes, en su calidad de sujetos vigilados.

En consecuencia, se expidió la Resolución Orgánica N” 08 del 10 de junio de 2020, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la AGR, publicada en el Diario Oficial N 51342 del 11 de junio de 2020, la cual prescribe los términos, plazos y condiciones en que los sujetos vigilados deben rendir las cuentas e informes. Por lo tanto, los sujetos vigilados por la AGR deben conocer y dar estricto cumplimiento a lo preceptuado en la referida resolución, dada la importancia que reviste que la información sea reportada en términos de calidad, consistencia, coherencia y veracidad, de manera que

permita el adecuado ejercicio de vigilancia y control fiscal que desarrolla la Auditoría, así como la generación de los informes de las evaluaciones parciales trimestrales y la certificación anual de gestión de las contralorías territoriales. Cabe mencionar que, como consecuencia del proceso de rendición y de la revisión de las cuentas, la AGR podrá imponer sanciones, de acuerdo con lo dispuesto en el Título IX — Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, del Decreto Ley 403 de 2020. En este sentido, se recuerda que la cuenta que se debe rendir ante la AGR está conformada por todos los formatos electrónicos y documentos soporte que se diligencian o aportan a través de los sistemas de información SIA Misional: módulo SIREL, que gestiona el proceso de rendición de cuenta por procesos, módulo PIA, que gestiona la rendición sobre la gestión realizada en torno a la planeación y ejecución de sus Planes de Vigilancia y Control Fiscal, y 1 Modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 403 de 2020. 2 Modificado por el artículo 158 del Decreto Ley 403 de 2020. Avenida calle 26 No, 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18, Bogotá, D. C.

PBX: [571] 3186800 - 3816710 Línea gratulta de atención ciudadana: 018000-120205

El auditoriageneral EJauditoriagen EJauditoriagen Edauditoriageneralcol participadonGauditoria.gov.co vwwre.auditoria.gov.co 002 Circular Externa No. de 2022 Página 4 de 4 el SIA Observa, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y su presupuesto,

incluidos los de los sujetos vigilados por las contralorías. La cuenta rendida en los sistemas de información SIA Misional antes mencionados, se diligenciará conforme a lo establecido en los manuales y/o instructivos respectivos, disponibles para consulta en cada uno de estos sistemas de información. Por tanto, en aplicación de lo establecido en el literal a) del numeral 2? del artículo 11 de la Resolución Orgánica N” 008 de 2020 de la AGR, la presente Circular Externa tiene como finalidad determinar los formatos e información complementaria que componen la cuenta trimestral así:

RELACIÓN DE FORMATOS Y SECCIONES

NOMBRE DEL FORMATO SECCIÓN

FORMATO 6 TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS

FORMATO 7 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS GASTO PRESUPUESTAL

FORMATO 9 EJECUCIÓN PAC VIGENCIA EJECUCIÓN PAC

FORMATO 15 PARTICIPACIÓN CIUDADANA ATENCIÓN CIUDADANA

PROMOCIÓN DEL CONTROL CIUDADANO FORMATO 16 INDAGACIÓN PRELIMINAR INDAGACIÓN PRELIMINAR FORMATO 17 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS ORDINARIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS VERBALES DE RESPONSABILIDAD FISCAL FORMATO 18 JURISDICCIÓN COACTIVA COBRO COACTIVO FORMATO 19 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO - PAS FORMATO 20 SUJETOS DE CONTROL FISCAL SUJETOS DE CONTROL FISCAL PUNTOS DE CONTROL FORMATO 21 RESULTADOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL 01. GESTIÓN DE AUDITORÍAS A SUJETOS DE CONTROL

02. GESTIÓN DE AUDITORÍAS A PUNTOS DE CONTROL

03. INFORMACIÓN DE CUENTAS RECIBIDAS Y REVISADAS

04. CONTROL A LA CONTRATACIÓN

05. HALLAZGOS FISCALES

06. SOLICITUDES PASF

13. BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL FORMATO 22 CONTROL FISCAL AMBIENTAL SUJETOS DE CONTROL AUDITADOS QUE MANEJAN

RECURSOS PARAEL MEDIO AMBIENTE

FORMATO 33 PLAN ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS TIPOS DE PROCESO

PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS

FORMATO 34 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 01. PLAN ESTRATPEGICO INSTITUCIONAL

02. PLAN OPERATIVO ANUAL FORMATO 35 GRADO APLICACIÓN DIRECTRICES SINACOF 01. APLICACIÓN DIRECTRICES SINACOF FORMATO 37 INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES 01. INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES

RELACIÓN DE ARCHIVOS SOPORTE Y COMPLEMENTARIOS

6. Acto administrativo de la apropiación inicial

7. Ejecución de egresos consolidada

9. Ejecución del PAC mensualizado

Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. C.

PBX: [571] 3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 auditoriageneral EJauditoriagen EJ auditoriagen Edauditoriageneralcol participadonGauditoria.gov.co wwnw.auditoria.gov.co

002 Circular Externa No. de 2022 Página 4 de 4

RELACIÓN DE ARCHIVOS SOPORTE Y COMPLEMENTARIOS

9. PAC aprobado de la vigencia

20. Copia del acto administrativo mediante el cual se determinan los sujetos y puntos de control a cargo de la contraloría, para el periodo rendido.

34. Plan Anual de Acción

34. Plan Estratégico

37. Evidencia de las publicaciones mensuales de los Informes financieros y contables en la página web - Link de la publicación que evidencie la fecha en que se realizó.

33. Plan Anual de Auditorías Internas aprobado, donde se identifique el proceso a auditar con cada auditoría.

33. Informe de seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Auditorías Internas, donde se identifique el proceso auditado con cada auditoría.

34. Informe de avance en la ejecución del Plan Estratégico de la Contraloría.

34. Informe de avance en la ejecución del Plan de Acción Anual de la Contraloría.

La anterior información deberá rendirse trimestralmente conforme a los términos, condiciones y plazos establecidos en la referida Resolución Orgánica 008 de 2020. Sin embargo, para la primera rendición trimestral del año 2022, la fecha máxima establecida para el 15 de abril, coincide con un "día festivo, motivo por el cual se corre al primer día hábil siguiente tal como quedó consignado en dicha Resolución, es decir, el día lunes 18 de abril de 2022; no obstante, con el propósito de facilitar el proceso de cargue de información para la rendición de cuentas, la AGR efectuará la apertura del SIA Misional Módulos SIREL, PIA, a partir del 24 de marzo de 2022,para lo cual deberán tener en cuenta los siguiente aspectos:

1. La apertura se realiza para que se pueda cargar la información en los formatos

correspondientes de tal forma que una vez culminen el cargue de información tendrán la Bloqueado hegqueado posibilidad de poner el visto bueno y cerrar los candados de cada uno de los formatos y secciones, y así garantizar la no modificación de la información. Con esto los botones de adicionar, modificar e importar archivos quedan deshabilitados y el formato queda listo para ser rendido.

2. Si bien los formatos quedan bloqueados para modificar la información ya cargada, es el perfil de contralor el único que tendrá la posibilidad de volver a abrir el candado, razón por la que será su responsabilidad, si se realizan modificaciones posteriores, situación que queda registrada en la trazabilidad de nuestro sistema.

3. Se recomienda que una vez cerrados los candados utilicen la opción de exportar en Excel la información cargada y se conserve como back up de evidencia de la información previamente alojada en el sistema.

Avenida calle 26 No. 69 - 76 Edificio Elemento, Torre 4, pisos 17 y 18. Bogotá, D. C.

PBX: [571] 3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 auditoriageneral EBauditoriagen EJauditoriagen E3auditoriageneralcol participacongauditoria.gov.co

www.auditoria.gov.co 24/03/2022 24/03/2022