AGR - Circular Externa 003 de 2016 (Aclaraciones Plan Mejoramiento)

K AUDITORÍA CIRCULAR EXTERNA No 03 de 2016

210 Bogotá o.e., 02 de Junio de 2016 t ·- .LM_LJI COlOldllANO hl!Lffi!!!!!.Q OHAGESTIÓM 1 O 1 4

PARA: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Y FONDO DE

BIENESTAR SOCIAL CGR.

DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL

ASUNTO: ACLARACIONES PLAN DE MEJORAMIENTO Respetados Contralores y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: De acuerdo con lo establecido en la Resolución Orgánica 04 del 11 de febrero de 2016, mediante la cual se adoptó el Manual del Proceso Auditor Versión 7.0, la Auditoría General de la República considera necesario precisar los siguientes aspectos en lo

referente al capítulo 4.7 PLANES DE MEJORAMIENTO:

1. Formalización de la presentación del Plan de Mejoramiento El Plan de Mejoramiento será presentado en el Sistema SIA Misional en el Modulo PGA link Plan de Mejoramiento consolidado, dentro de los 1 O días hábiles después de recibido el informe final de auditoría por el sujeto vigilado, finalizado esos 1 O días la Auditoria General de la República cerrará los candados que bloquean las opciones de adicionar, modificar y eliminar acciones de mejoramiento.

2. Nuevo análisis de las acciones de mejora.

En el caso en que las Gerencias Seccionales o la Dirección de Control Fiscal de la AGR al revisar las acciones propuestas en un plan de mejoramiento, concluyan que no están enfocadas a superar las causas generadoras de los hallazgos, solicitará vía correo

En el caso en que las Gerencias Seccionales o la Dirección de Control Fiscal de la AGR al revisar las acciones propuestas en un plan de mejoramiento, concluyan que no están enfocadas a superar las causas generadoras de los hallazgos, solicitará vía correo electrónico al sujeto vigilado un nuevo análisis para que revise las acciones de mejora propuestas. La AGR por correo electrónico le informará al sujeto de control el tiempo con que cuenta para realizar las mejoras en Sistema SIA Misional, Modulo PGA, link Plan de Mejoramiento consolidado, en el cual permanecerán habilitados los candados para permitir modificaciones;

3. Modificaciones a las acciones de mejora y/o fechas en un plan de of' . mejoramiento en ejecución.Página 2 de 2 fi

,, AUDITORÍA !_!U,ll_!I tQ!!IMl!Ml1 fi= ! fifiGE.UIOU 2 O 1 4 Las Contralorías y el FBS podrán solicitar modificaciones a los planes de mejoramiento en ejecución. Las solicitudes serán formuladas vía electrónica, al correo oficial de la respectiva Gerencia Secciona! o Dirección de Control Fiscal de la AGR, señalando los motivos por los cuales se requiere el cambio. La Gerencia o la Dirección de Control Fiscal según el caso analizarán las justificaciones recibidas y por el mismo medio comunicará al sujeto vigilado la respuesta, en caso afirmativo, habilitará los candados para cambiar las acciones de mejora. En todo caso, las modificaciones deberán ser solicitadas por el sujeto vigilado un mes antes del vencimiento de la fecha programada, en el plan de mejoramiento vigente, para cada acción que se quiera modificar.

4. Reporte de los avances del plan de mejoramiento.

Para reportar los avances del plan de mejoramiento establecidos en el Manual del

antes del vencimiento de la fecha programada, en el plan de mejoramiento vigente, para cada acción que se quiera modificar.

4. Reporte de los avances del plan de mejoramiento.

Para reportar los avances del plan de mejoramiento establecidos en el Manual del Proceso Auditor (numeral 4.7.3.2), el sujeto vigilado debe acceder al Sistema SIA Misional, en el Modulo PGA, link Plan de Mejoramiento consolidado, opción (acciones de mejora) y en cada acción, en la opción modificar, deberá reportar: • Porcentaje de ejecución: Digite el porcentaje de avance que lleva la acción de mejora a la fecha del reporte de avance. • Estado: Seleccione si la acción esta: No ejecutada, Ejecutada, Avance. • Notas explicativas del avance: En esta casilla puede efectuar observaciones y explicaciones a las acciones que considere necesarias. Las inquietudes técnicas sobre el manejo del Módulo Plan de Mejoramiento Consolidado a lo expuesto en la presente circular, se deben remitir vía correo electrónico al Administrador del SIREL: administrador irel auditoria. ov.co. Aud or Delegado para la ·gilancia de la Gestión Fisca (E) Audit ría General de la República Elaboró: M a Cenel/ Zapata fi,,e. R1wis6: Tatlana Ordoñez lbt-) .