AGR - Circular Externa 003 de 2021 Prórroga General para la Rendición de Cuentas Contralorías Territoriales

CIRCULAR EXTERNA No. DE 2021

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PARA: CONTRALORES TERRITORIALES DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL ASUNTO: Prórroga general para la rendición de cuentas para la evaluación trimestral de las Contralorías Territoriales Con fundamento en lo establecido en el Decreto Ley 272 de 2000, en especial lo dispuesto en sus artículos 2 , 5 y 17, numerales 2, 5 y 12 , corresponde a la Auditoría General de la República impartir los lineamientos y directrices que deben atender la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, municipales y distritales sin excepción alguna, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y los fondos de bienestar social de las contralorías, para rendir cuentas e informes, en su calidad de sujetos vigilados.

En consecuencia, la Auditoría General de la República expidió la Resolución Orgánica N° 008 del 10 de junio de 2020, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la República, publicada en el Diario Oficial N° 51342 del 11 de junio de 2020, misma en la que se derogaron las Resoluciones Orgánicas números 012 de 2017, 011 y 012 de 2018, expedidas por la Auditoría General de la República, así como las demás disposiciones que le sean contrarias. La Resolución Orgánica N° 008 del 10 de junio de 2020 antes referida, prescribe los términos, plazos y condiciones en que los sujetos vigilados deben rendir las cuentas e

informes a la Auditoría General de la República. La Auditoría General de la República, en aplicación de lo establecido en el literal a) del numeral 2° del artículo 11 de la Resolución Orgánica N° 008 de 2020 expidió la Circular Externa 002 de 2020, en la que se determinaron los formatos e información complementaria que componen la cuenta trimestral a rendir por procesos en el SIA Misional, módulo SIREL, por parte de las contralorías territoriales. Por lo tanto, los sujetos vigilados por la Auditoría General de la República deben conocer y dar estricto cumplimiento a lo preceptuado tanto en la referida Resolución como en la Circular 002, dada la importancia que reviste que la información sea reportada en términos de calidad, consistencia, coherencia y veracidad, de manera que permita el adecuado ejercicio de vigilancia y control fiscal que desarrolla la Auditoría.

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En el marco de la competencia de la Auditoría General de la República y con el fin de contar con la información necesaria para el cálculo de los indicadores de que trata la Metodología para la certificación anual de gestión y las evaluaciones parciales trimestrales de las contralorías territoriales, así como para facilitar el reporte de información, fue necesario adicionar e intervenir algunos formatos así: - En el formato 15 – participación ciudadana - sección 1, se adiciona la columna Fecha límite para el traslado por competencia. - En el formato 15 – Participación Ciudadana - sección 2, se solicita adjuntar archivo Excel debidamente diligenciado con el detalle de las actividades de promoción con estas columnas:

PROMOCION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA N TIPO DE DESCRIPCIÓN DE FECHA INICIO FECHA FIN FECHA FECHA FIN No DE COSTO DE LA E OBSERVACIONES o ACTIVIDAD LA ACTIVIDAD PROGRAMADA PROGRAMADA INICIO EJECUCION PARTICIP ACTIVIDAD CON S

EJECUCION ANTES DE CARGO AL T

LA PRESUPUESTO A

AC TIVIDA DE LA D D CONTRALORIA O - F16 – Indagación Preliminar - Fecha límite para decidir la IP. - F17 – Procesos de Responsabilidad Fiscal – Cuando se elija “Proceso acumulado a otro proceso durante la vigencia”, en “Observaciones” se debe registrar el número del proceso al cual se acumuló. - F17 – Procesos de Responsabilidad Fiscal – se adicionó la columna Fecha de riesgo de prescripción. - F19 – Procesos Administrativos Sancionatorios, se adicionaron estas dos columnas: ▪ Fecha de caducidad ▪ Fecha riesgo de caducidad En los campos de fechas en estos formatos, es necesario tener en cuenta para su cálculo y registro, entre otros aspectos, la suspensión y reanudación de términos. - F34 – Planeación Estratégica - el archivo excel se ha separado en dos hojas, en una para registrar la información pertinente de la planeación estratégica y en la otra hoja la correspondiente al plan de acción, de manera que al final del reporte se especifique el avance de cumplimiento de cada uno de ellos. Así mismo, para facilidad en el reporte de la información se adicionaron los siguientes formatos: CIRCULAR EXTERNA No. DE 2021 - Formato 34 – Planeación Estratégica - Formato 35 – Grado de aplicación de las directrices de SINACOF

• Formato 36 – Informes Macrofiscales - Formato 37 – Informes financieros y contables.

La orientación sobre la información que se debe diligenciar, tanto en los formatos que fueron intervenidos, así como los que fueron adicionados, la encuentra en el instructivo de rendición de cuenta en su versión 3.3. Finalmente, y con el propósito de que las contralorías territoriales cuenten con el tiempo para realizar los ajustes requeridos, la Auditoría General de la República concede tres (3) días hábiles adicionales al término establecido en la Resolución Orgánica 008 del 10 de junio de 2020 como prórroga general para la rendición trimestral del periodo comprendido entre enero y marzo de 2021, la cual se verá reflejada en el sistema SIA misional. Atentamente, DIEGO FERNANDO URIBE VELASQUEZ Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Nombre y Apellido Firma Fecha Elizabeth Chaves Baquero

Proyectado por: María Margarita Rodríguez Cote 14/04/2021

Revisado por: Diego Fernando Uribe Velásquez 14/04/2021

Aprobado por: Diego Fernando Uribe Velásquez 14/04/2021

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma