AGR - Circular Externa 006 de 2021 Rendición de cuentas vigencia de 2021 de 2021

CIRCULAR EXTERNA No. 006 DE 2021

(Bogotá D.C., 28 de octubre de 2021)

PARA: CONTRALORES TERRITORIALES Y REPRESENTANTES LEGALES DE

FONDOS DE BIENESTAR SOCIAL DE SERVIDORES PÚBLICOS DE

LAS CONTRALORÍAS DE: AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA ASUNTO: Apertura del sistema para cargue de información de la cuenta anual, vigencia 2021

Teniendo en cuenta lo establecido en el parágrafo transitorio 1° del artículo 272 de la Constitución Política, el actual periodo institucional de los contralores territoriales culmina el próximo 31 de diciembre de 2021. Por lo anterior y con el propósito de facilitar el proceso de cargue de información para la rendición de cuentas correspondiente a la vigencia 2021, la AGR efectuará la apertura del SIA Misional Módulos SIREL, PIA; a partir del 1 de diciembre del presente año, para lo cual deberán tener en cuenta los siguiente aspectos:

1. La apertura se realiza para que los actuales contralores puedan cargar la información en los formatos diseñados para tal fin en los sistemas de información antes mencionados, de tal forma que una vez culminen el cargue de información tendrán la posibilidad de poner el visto bueno y cerrar los candados de cada uno de los formatos y secciones, y así garantizar la no modificación de la información. Con esto los botones de adicionar, modificar e importar archivos quedan deshabilitados y el formato queda listo para ser rendido.

2. Si bien los formatos quedan bloqueados para modificar la información ya cargada, es el perfil de contralor el único que tendrá la posibilidad de volver a abrir el candado, razón por la que será responsabilidad de quien tenga asignado dicho

perfil, si se realizan modificaciones posteriores sobre la información ya cargada y bloqueada, situaciones que quedan en la trazabilidad de nuestro sistema. Circular Externa No. 006 de 2021 Página 2 de 2

3. Se recomienda que una vez cerrados los candados utilicen la opción de exportar en Excel la información cargada y se conserve como back up de evidencia de la información previamente subida al sistema.

4. Es importante aclarar que las fechas establecidas en el numeral 1 del artículo 11 en la Resolución Orgánica 008 de 2020 “por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la República”, para la rendición de cuentas no se modifican, es decir, el periodo para dicha rendición es del 1 de enero al 31 de enero de 2022, de manera que será el contralor entrante quien tendrá la responsabilidad de rendir la cuenta con la información previamente cargada por los contralores salientes.

5. Se recuerda que para orientar el proceso de cargue de información en los formatos del SIREL, se encuentra el instructivo de rendición de cuentas, el cual está ubicado en la pantalla de inicio del módulo SIREL. Igualmente, en la misma pantalla del módulo SIREL estarán disponibles desde el 1 de diciembre de 2021, las plantillas (.csv) que permiten el cargue masivo de la información para los formatos 1, 4, 5, 7, 9, 11 y del 14 al 23, según corresponda.

6. Teniendo en cuenta lo establecido por la Contaduría General de la Nación para el

reporte de la información contable pública, las entidades estarán sujetas a lo dispuesto en el artículo 16º de la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones, es decir, la fecha límite de presentación es el 15 de febrero de 2021, por tal razón se concederán prórrogas hasta esa fecha de los formatos F-1 al F-11 y F-37 a las contralorías que así lo soliciten.

7. Para el proceso de rendición de las cuentas y con ocasión el cambio de Contralores, las contralorías deben asegurar que cuentan con el certificado digital para la firma del representante legal responsable de rendir la cuenta.

La referida autorización de cargue de información se otorga por única vez y exclusivamente para la vigencia 2021 y en consecuencia, no modifica ninguno de los plazos establecidos en la Resolución 008 de 2020 respecto de las rendiciones de información que deben realizar los sujetos de control en los diferentes sistemas de información a la AGR. Cualquier inquietud sobre la información que debe rendirse en alguna de las secciones de los formatos que no pueda ser resuelta con la lectura del instructivo, podrá formularse al Centro de Servicios del SIA Misional. De igual manera en la página web de la Auditoría, Circular Externa No. 006 de 2021 Página 2 de 2 sección de rendición de cuenta, se encuentran los videos de cómo diligenciar cada uno de los formatos de rendición de cuenta, en el siguiente enlace: https://www.auditoria.gov.co/web/guest/gestion-misional/rendicion-de-cuentas-e-informesa-la-agr Cordialmente,

ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO

Auditora General de la República

Nombre y Apellido Firma Fecha María Margarita Rodríguez Cote – Profesional Proyectado por: 25/10/2021 Universitario 02 Diego Fernando Uribe Velásquez – Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Revisado por: 25/10/2021 Gustavo Adolfo Escudero Aranda – Asesor de Despacho 02 Elizabeth Elvira Chaves – Profesional Especializado 03 Diego Fernando Uribe Velásquez – Auditor Delegado para Aprobado por: 25/10/2021 la Vigilancia de la Gestión Fiscal Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.