AGR - Circular Externa 012 de 2011 (Informe Gerencial Contralores)

AUDITORÍA Despacho del Auditor General de la República GENERAL DE LA REPÚBLICA CIRCULAR EXTERNA No 12 / 2011 100 Bogotá D. C , 01 de noviembre de 2011

PARA: DE:

ASUNTO:

CONTRALORES DISTRITALES, DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES

AUDITOR GENERAL DE LA REPÜBLICA

INFORME GERENCIAL DE GESTIÓN AL TERMINAR EL PERIODO DE LOS

CONTRALORES DEPARTAMENTALES, DISTRITALES Y MUNICIPALES.

Respetados sefiores Contralores De conformidad con lo establecido en el inciso tercero del artículo 272 de la Constitución Política, en concordancia con lo previsto en los artículos 158 de la Ley 136 del 2 de junio de 1994 y 4 º de la Ley 330 del 11 de noviembre de 1996, los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales son elegidos para ejercer sus funciones dentro del mismo período para el cual han sido nombrados los Gobernadores y Alcaldes. En ejercicio del control fiscal encomendado a la Auditoria General de la República en los artículos 27 4 de la Constitución Política y en los artículos 2 y 17 numeral 12 del decreto 272 de 2000, con las precisiones que sobre el tema ha elaborado la Corte Constitucional, Sentencia C1339 - 2000, teniendo en cuenta la terminación del período de los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, se solicita presentar un informe gerencial de gestión correspondiente al periodo para el cual fueron nombrados, con corte al 30 de noviembre del año en curso y remisión del mismo a la Auditoria General de la República, a más tardar el 15 de diciembre de 2011, utilizando el Link

el cual fueron nombrados, con corte al 30 de noviembre del año en curso y remisión del mismo a la Auditoria General de la República, a más tardar el 15 de diciembre de 2011, utilizando el Link "INFORME GERENCIAL DE GESTIÓN - CONTRALORES" , previsto en el módulo del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas SIREL, del SIA Misional de la AGR. El mencionado informe deberá elaborarse en formato Word y el anexo en los formatos preestablecidos en Excel (archivo adjunto a esta comunicación), el cual servirá como insumo y base para que los Contralores salientes cumplan con la obligación, conforme a los requisitos y procedimientos para la entrega del cago.

CONTENIDO DEL INFORME GERENCIAL DE GESTIÓN.

El informe gerencial de gestión elaborado por los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales sobre la gestión cumplida, contendrá la siguiente información: iFortaleza del control fiscal! Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - Teléfonos [571] 4432969 - 2810917 - PBX [571] 318 6800 Exl101 - fax [571] 3422080

Línea Graluita: 018000 120205 - Sitio Web: www.auditoria.gov.co - Correo-E: auditorgeneral@aditoria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho del Auditor General de la República

1. Datos Generales.

a) NOMBRE CONTRALORÍA.

b) NOMBRE COMPLETO DEL CONTRALOR

c) CIUDAD Y FECHA.

d) FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN.

e) FECHA PREVISTA DE TERMINACIÓN DE LA GESTIÓN.

2. Informe Ejecutivo - Cumplimiento de objetivos

b) NOMBRE COMPLETO DEL CONTRALOR

c) CIUDAD Y FECHA.

d) FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN.

e) FECHA PREVISTA DE TERMINACIÓN DE LA GESTIÓN.

2. Informe Ejecutivo - Cumplimiento de objetivos Realizar una descripción resumida de la situación de la Contraloría que contenga las actividades, programas o proyectos y resultados obtenidos durante la gestión (resaltando, para cada uno de ellos, su culminación o el porcentaje de ejecución, en caso de que ésta no haya concluido), desde la fecha de inicio hasta el 30 de noviembre de 2011, destacando los siguientes aspectos: a) Estado en que encontraron a la Entidad hace cuatro años; plan de acción propuesto; los resultados obtenidos en términos de economía, eficiencia y eficacia; actividades pendientes por desarrollar para culminar los planes, programas y proyectos propuestos y las sugerencias u observaciones pertinentes. b) Los objetivos del Plan Estratégico y el porcentaje de cumplimiento de cada uno de ellos al finalizar el periodo, detallando los resultados que permitan verificar el cumplimiento de los mismos, información que debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Puntos 1 y 2b" ACCIONES REALIZADAS O OBJETIVOS PLAN ESTRATEGICO % DE CUMPLIMIENTO RESULTADOS ACCIONES PENDIENTES POR CUMPLIR

3. Información de Gestión Administrativa y Financiera Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos humanos, físicos y financieros, debidamente actualizados con corte al 30 de noviembre de 2011, con los correspondientes

inventarios y responsables, así: a) Recursos Financieros. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3"

inventarios y responsables, así: a) Recursos Financieros. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3" Periodos (de: aaaa/mm/dd a: aaaalmm/dd) en cada vigencia anua! de la geslión. CONCEPTO Valor &n Pesos Valor en Pesos Valor en Posos Valor on Posos Ac!ivo Total Comente NO Cornente Pasivo Total Comente No Corriente ""'-'·-·--~··· ·-----·-· --fi---·-" Patnmonio iFort aleza del co ntrol fisc al! Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - Teléfonos [571] 4432969 - 2820917 - PBX [571] 318 6800 E,d01 - Fax [571] 3422080 línea Graluita: O 18000 120205 - Sitio Web: www.auditoria.gov.co - Correo-E: audilorgeneral@aditoria.gov.co •• Bogotá o.e. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho del Auditor General de la República b) Bienes Muebles e Inmuebles. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3" P(Hiodos (de: aaaa/mmldd a: aaaa/mmldd) en cada vigencia anua! de la gestión, CONCEPTO Valor en Posos Valor en Posos Valor on Posos Valor en Pesos Teuenos Edificaciones Construcciones en Curso --·--· -·--Maquina11a y EQUIPO -··- ... Equipo :le T:a11spcrte Equipos de Com:m,cnc1ón y Comp11IacIón Mt1ebles. Enseres y Equipo de Of1cimi -··-····

Equipos de Com: m,cnc1ón y Comp11IacIón Mt1ebles. Enseres y Equipo de Of1cimi -··-···· i8,enes Mwel)!CS r.n Bodega

Redes. Lineas y Cables Otros Conceptos e) Planta de Personal. Detalle de la planta de personal de la Contraloría, esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3" 1 CONCEPTO ! Total Número do C11rgos de ¡ ¡Número de Cargos Provistos i Planta . CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOC!ON 1 -·· --·-··-.. _,_ --.. ·-·~·--·- A la fechi"dBT,\!CiZd€-i;Jifi_::ffi-Al 30 óf Nov.embrfi Ge 2.011. \lariac16n porct>n1t,al CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA A la fecha de inicio de la ges1i6n Al 30 de Noviembre de 2.01 l VariaciOn porcentual

4. Ejecuciones Presupuestales.

Número de Cargos Vacal\tos Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el periodo entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de corte, los presupuestos asignados, y los efectivamente gastados o ejecutados. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 4". Adicionaimente, en el informe en Word para lo corrido de ia vigencia 2.011, indicar los recursos comprometidos Del (aaaa/mm/dd) al (aaaa/mm/dd) CONCEPTO Valor Presupuestado Valor Ejecutado Porcentaje de Ejecución (en pesos) (en pesos)

comprometidos Del (aaaa/mm/dd) al (aaaa/mm/dd) CONCEPTO Valor Presupuestado Valor Ejecutado Porcentaje de Ejecución (en pesos) (en pesos) Funcionamiento Inversión Otros Conceptos

5. Contratación.

Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de corte, el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con la iFort aleza del control fisc al ! Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - lelélonos [571] 4432969 - 2820917 •· PBX [571] 318 6800 E,1101 - Fa, [571] 3422080

Linea Graluita: O 18000 120205 - Silio Web www.audiloria.gov.co - Correo-E: auditorgeneral@adiloria gov.co - Bogotá o.e .. Colombia /) 'Í J .L'!,AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho del Auditor General de la República clase y modalidades de contratación. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en las cuatro hojas "Punto 5 2008 hasta Punto 5 2011" una por cada vigencia.

6. Recursos y soportes tecnológicos.

Estrategias implementadas para fortalecer la capacidad operativa y misional de cada Contraloria con el fin de conformar una moderna organización que facilite el Control Fiscal preventivo, oportuno y participativo; como también el programa de modernización y fortalecimiento institucional para apoyar el mejoramiento de la gobernabilidad del Estado Colombiano y promover la participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal a la gestión pública.

7. Proceso Auditor.

a) Ejecución del Plan General de Auditorías, PGA.

apoyar el mejoramiento de la gobernabilidad del Estado Colombiano y promover la participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal a la gestión pública.

7. Proceso Auditor.

a) Ejecución del Plan General de Auditorías, PGA. Para cada vigencia fiscal cubierta por el periodo entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de corte. indicar el número de sujetos de vigilancia de la Contraloria; la gestión cumplida en términos de cobertura presupuesta! auditada. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hojas "Punto 7a PGA y Punto 7a sujetos 2008 hasta Punto 7a sujetos 2011" una por cada vigencia. Así mismo relacionar los sujetos (entidades y puntos) objeto de la vigilancia fiscal, el tipo de auditoria realizada, informe comunicado, el número de planes de mejoramiento suscritos, el porcentaje (%) de cumplimiento de esos planes y en la casilla de observaciones resalte los aspectos relevantes de mejora observados en la entidad. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hojas "Punto 7a PGA y Punto 7a sujetos 2008 hasta Punto 7a sujetos 2011" una por cada vigencia. Nombro Sujeto vigilado ! I Tip_o .8 1 ",Jeto . . , So comunicó 1 C , vt91 a o Tipo de Auditona informe porª ontralona_ E:ntidad/Punto realizada (aud1tadú en la .1genc1a) / d C 1 • e ,entro (S!I NO) # Planes do mejoramiento suscritos Cumplimiento do !os planes de mejoramiento (en porcentaje) Observaciones

# Planes do mejoramiento suscritos Cumplimiento do !os planes de mejoramiento (en porcentaje) Observaciones Adicionalmente relacionar en el archivo de Word los principales resultados obtenidos en los ejercicios de auditoria para las cuatro vigencias fiscales cumplidas. As! como la relación de los Beneficios del Proceso Auditor por cada una de las vigencias auditadas. iFort aleza del control fisc al ! Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - Teléfonos [571] 4432969 - 2820917 - PBX [571] 318 6800 Ex1101 - Fax [571] 3422080 linea Gratuita: O 18000 120205 - Sitio Web: www.audiloria.gov.co - Correo-E: auditorgeneral@adiloria.gov co - Bogolá D.C. - Colombia) AUDITO IRÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho del Auditor General de la República b) Revisión de Cuentas. Indicar, para cada vigencia fiscal del periodo comprendido entre la fecha de inicio de gestión y la fecha de corte, el número de cuentas revisadas, coberturas, dictámenes a los estados financieros y los pronunciamientos de las cuentas. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hojas "Puntos 7b y 7c". Año 2008 Año 2009 Año 2010 Año 2011 Total Auditorias Programadas Total Auditorías Ejecutadas Porcentaje de ejecución #¡DIV/01 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! # Dictamen Razonable Dictamen sobre los # Razonable con salvedad Estados # No razonable Financieros # Abstención Total Dictámenes o o o Pronunciamientos # Cuentas Fenecidas

# Dictamen Razonable Dictamen sobre los # Razonable con salvedad Estados # No razonable Financieros # Abstención Total Dictámenes o o o Pronunciamientos # Cuentas Fenecidas # No Fenecidas de Cuenta o o o Total Pronunciamientos e) Relación de Quejas, Hallazgos, Procesos Fiscales y Controversias Judiciales. o o En lo que tiene que ver con los hallazgos se debe relacionar aquellos que fueron trasladados a la autoridad competente. En la información solicitada, para el caso de los procesos fiscales se deben enumerar las decisiones adoptadas en cada vigencia fiscal (Autos de apertura, fallos, sanciones, etc.). Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hojas "Puntos 7b y 7c". d) Control a los Recursos del Sistema General de Participaciones, Patrimonio Cultural, y Medio Ambiente. Hacer una síntesis de la gestión adelantada por la Contraloría durante el periodo de que trata este informe, respecto del control al manejo y destinación de los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones (Salud, Educación, Saneamiento Básico) y Medio Ambiente. 8) Cumplimiento de las funciones de la Oficina de Control Interno. Especificar la labor de seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, la realización de auditorias internas y la concertación y seguimiento de íos planes de mejoramiento de las Contralorias, para traducir sus acciones en eficacia, eficiencia y oportunidad de los procesos en curso y en cumplimiento del objetivo misional institucional. Los resultados del control y seguimiento a las dependencias, a las quejas y reclamos, y la comunicación de resultados al nivel directivo.

cumplimiento del objetivo misional institucional. Los resultados del control y seguimiento a las dependencias, a las quejas y reclamos, y la comunicación de resultados al nivel directivo. iFort aleza de l co ntrol fis cal ! Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - Telélonos [571] 4431969 - 2820917 - PBX [5711 318 6800 Exno1 - fax [57113411080

Línea Gratuila: O 18000 110105 - Sitio Web: www.auditoria.gov.co - Correo-E: audilorgenerat@adiloria.gov.co Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Despacho del Auditor General de la República El debido cump limiento del Informe Anual del Sistema de Control Interno, el Informe sobre el Control Interno Contable y el Informe sobre la Austeridad del Gasto, así como las acciones encaminadas para resolver eventuales falencias detectadas.

El establecimiento de estrategias administrativas para la valoración y administración del riesgo. Finalmente, las acciones cumplidas y proyectadas para el mantenimiento y mejora del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de Calidad SGC. 9) Apoyo técnico a Asambleas Departamentales y Consejos Municipales, Relacionar los medios empleados para informar a las Asambleas Departamentales, Concejos Municipales, así como la clase y modalidad de apoyo técnico a dichas entidades públicas para el ejercicio del control político y el desarrollo de su función legislativa. Adicionalmente, los mecanismos empleados para informar al Gobierno y a la ciudadanía sobre los resultados de la actividad fiscalizadora. RENDICIÓN DE CUENTAS Vigencia 201 1, Se informa que los formatos para la rendición de la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal

resultados de la actividad fiscalizadora. RENDICIÓN DE CUENTAS Vigencia 201 1, Se informa que los formatos para la rendición de la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal 2011, estarán habilitados para su diligenciamiento a través de nuestro SIREL, a partir del 15 de noviembre de 2011, de acuerdo a los términos y condiciones establecidos por la Auditoría General de la República en la Resolución 06 de 2008, garantizando la coherencia y veracidad de la información reportada de su último año de gestión. Contando, como ya se ha venido informando, en algunas secciones con la herramienta "Importación de Archivos" con el fin de agilizar el cargue de información. La Auditoria General de la República busca facilitar la entrega de las Contralorías a los nuevos Contralores y el Informe Gerencial será el insumo para que los citados servidores públicos conozcan los logros institucionales alcanzados, en el entendido que esta labor coadyuvará en la búsqueda de la eficacia, eficiencia, transparencia y publicidad de la actuación pública y de esta forma contribuir a los fines esenciales del Estado. Cordialmente; :,fififiy iFort aleza de l co ntrol fisca l! Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - Teléfonos [5711 4432969 . 2820917 - PBX [5711 318 6800 ExM01 - Fax [5711 3422080 Linea Gratuita 018000 120205 - Sitio Web www.auditoria gov.co - Correo-E: auditorgeneral@aditoria gov co - Bogotá D.G .. Colombia