AGR - Circular Externa 02 de 2016_(Rendicion electrónica de cuentas semestral)

A AUDITORÍA CIRCULAR EXTERNA No 02 de 2016 fiLA_CAUDAO fi(_SltON Bogotá o.e., 13 de Mayo de 2016 210

PARA: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Y GERENTE

FONDO DE BIENESTAR SOCIAL CGR.

DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL ASUNTO: Aplicación numeral 2, artículo 8 de la Resolución Orgánica 08 de 2015, información a rendir y Rendición Electrónica de Cuentas al primer semestre de 2016 e Importación de Archivos., Respetados Contralores y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: Me permito informarles que a partir del 13 de junio de 2016 se abrirá en el sistema SIA Misional AGR la nueva vigencia para la rendición de cuentas correspondiente al primer semestre del año 2016, la cual encontrarán ingresando por el módulo SIREL.

1. Aplicación numeral 2, articulo 8 de la Resolución Orgánica 08 de 2015 y Rendición

Electrónica de Cuentas. En cumplimiento de lo señalado en el numeral 2, del artículo 8 de la Resolución Orgánica 08 de 2015 de la Auditoria General de la República, para el año 2016 los sujetos vigilados presentarán una rendición parcial sobre un grupo de formatos, así: Para las Contralorías: • Sección Atención Ciudadana del Formato 15 Participación ciudadana. • Sección Indagación Preliminar del Formato 16 Indagación preliminar. • Sección Procesos Ordinarios de responsabilidad fiscal del Formato 17. 'Procesos de resppnsabilidad fiscal.

• Sección Atención Ciudadana del Formato 15 Participación ciudadana. • Sección Indagación Preliminar del Formato 16 Indagación preliminar. • Sección Procesos Ordinarios de responsabilidad fiscal del Formato 17. 'Procesos de resppnsabilidad fiscal. • Sección Procesos Verbales de responsabilidad fiscal Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal. • Sección Cobro Coactivo del Formato 18 Jurisdicción coactiva. • Sección Gestión Entidades del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal. • Sección Gestión Punto de Control del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal. • Sección Beneficios del Control Fiscal del Formato 21 Resultados del ejercicio fi e control fiscal. ' . .P( Página 2 de 4 AUDITORÍA • Archivo "Plan General de Auditorías o su equivalente" del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal.

Para el Fondo de Bienestar Social CGR: • Sección Gestión créditos del Formato 28 Gestión créditos. • Sección Estado y edad de la cartera de crédito del Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito. • Archivo" Detalle de líneas de crédito por categorías" del Formato 28 Gestión créditos (Utilizar el formato indicando en el instructivo). • Archivo "Relación de créditos aprobados durante la vigencia" del Formato 28 Gestión créditos.(Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Cartera Total" del Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito. (Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Gestión en los acuerdos de pago" del Formato 28 Gestión créditos. (Utilizar el formato indicado en el instructivo).

2. Información a rendir:

(Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Gestión en los acuerdos de pago" del Formato 28 Gestión créditos. (Utilizar el formato indicado en el instructivo).

2. Información a rendir: La información a presentar es la correspondiente al primer semestre de 2016, es decir aquella que se presente entre el 01 de enero y el 30 de junio de 2016. Para la información de los formatos 16, 17 y 18 deberán presentar la información de todos los procesos que estaban activos al primero de enero de 2016 más los procesos iniciados durante el semestre a rendir.

Por tratarse de la rendición semestral no se utilizará firma digital. Por lo anterior, no es necesario que realicen procesos de adquisición o renovación de firma digital para rendición en el sistema SIA Misional AGR para esta fecha.

3. Importación de Archivos: De otra parte, me permito recordarles que con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de CARGUE DE INFORMACIÓN para la rendición de cuentas, el SIA Misional AGR, tiene a disposición de los sujetos vigilados desde el año 2014 la herramienta " Importación de Archivos ".

Vale la pena acl?3rar que dicha herramienta se utiliza únicamente para subir información a los formatos, es decir, que no permite modificar, ni remplazar, ni eliminar registros, para lo cual dichas tareas se deberán realizar directamente por los formularios web. Las secciones que cuentan con la herramienta de importación de archivos para esta rendición son: • Sección Atención Ciudadana del Formato 15 Participación Ciudadana. • Secéión Indagación Preliminar del Formato 16 Indagación preliminar. • Sección Procesos Ordinarios de responsabilidad fiscal del Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal.

• Sección Atención Ciudadana del Formato 15 Participación Ciudadana. • Secéión Indagación Preliminar del Formato 16 Indagación preliminar. • Sección Procesos Ordinarios de responsabilidad fiscal del Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal. %Y}X Página 3 de 4 AUDITORÍA

P_U Jiil O tQL0\111fi AfillDAO OllAGmtó.'< • Sección Procesos Verbales de responsabilidad fiscal del Formato 17 procesos de responsabilidad fiscal. • Sección Cobro Coactivo el Formato 18 Jurisdicción coactiva. • Sección Gestión Entidades del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Sección Gestión Punto de Control del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). En cada una de ellas podrán ver el botón "importar archivo" y los enlaces para bajar la plantilla de archivo requerido y el manual genérico para el desarrollo de ese procedimiento. Hay información que no se incluye en la importación, como por ejemplo "Presupuesto auditado" de las secciones Gestión Entidades y Gestión Punto de Control. Se aclara que la herramienta "Reutilización de información" ha sido desmontada desde el año 2014, por lo que no se podrá tramitar ninguna solicitud a este respecto. Así, las Contralorías deberán utilizar la importación de archivos para facilitar el cargue de los registros.

4. Otras consideraciones.

Les recuerdo que el proceso de rendición de cuenta inicia con el cargue de la información,

Contralorías deberán utilizar la importación de archivos para facilitar el cargue de los registros.

4. Otras consideraciones.

Les recuerdo que el proceso de rendición de cuenta inicia con el cargue de la información, la revisión y verificación de la misma y, por último, la rendición formal de la cuenta dando clic en el botón "Rendir Cuenta Semestral", allí se pedirá confirmación de clave del usuario " Contralor/ Repr. Legal "y al confirmar se bloqueará la rendición y se generará el radicado directamente. Por lo anterior, se solicita que se utilice ese botón únicamente cuando estén completamente seguros de que toda la información ha sido cargada, revisada y verificada. Al ingresar al SIA Misional AGR y dentro de la sección "Modulo SIREL" , encuentran el " Manual del SI REL V3 .2", el cual describe el funcionamiento técnico del sistema en todo el proceso de Rendición Electrónica de Cuenta y que se recomienda consultar permanentemente. El instructivo para la Rendición de Cuenta lo encuentran dando clic en ·el ícono que representa un libro de color azul que tiene el signo de interrogación en-su pasta, el cual se . encuentra ubicado en la parte superior de la lista de formatos a rendir y dentro de la lista de secciones'de cada formato. Se recomienda su consulta permanente en línea para que puedan contar con las posibles actualizaciones que sean necesarias. Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes conceptuales sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del instructivo· para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la dependencia de la AGR correspondiente, es decir, a la Dirección de Control Fiscal ofi Gerencia Secciona! que lo vigila.

lectura del instructivo· para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la dependencia de la AGR correspondiente, es decir, a la Dirección de Control Fiscal ofi Gerencia Secciona! que lo vigila. z,<_/- /P< Página 4 de 4 AUDITORÍA Ct•,f O[ IA P(:i\Jt.L'C.'-. coto• .. 1"- t• L".J o ffiOMIfi fifiufio t>fifi , o ' ' Las inquietudes técnicas sobre el manejo del sistema, asignación, modificación y cancelación de perfiles, procedimientos técnicos de importación de archivos así como preguntas o tramites a lo expuesto en la presente circular, se deben remitir vía correo electrónico al Administrador del SIREL: administradorsirel@auditoria.gov.co. Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Proyecto: Maria Cenefi. .-,Y,.fi. fi (J,·,i J Q.(v\fi fiufifi