AGR - Circular Externa 02 de 2018 (Rendición Cuenta consolidada 2017)

Bogotá D.C, 210 CIRCULAR EXTERNA 002/2018 5 de febrero 2018 AUDITORÍA Qf<NERJ..t lí( LA RtPÜi!!Y:A - CC)l0t{HA Control fiscal para la paz f

PARA: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Y

GERENTE DEL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL DE LA CGR.

DE: AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN

FISCAL DE LA AGR.

ASUNTO: RENDICIÓN CUENTA CONSOLIDADA VIGENCIA 2017

Respetados Contralor General de la Republica, Contralores Territoriales y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: El pasado 23 de Noviembre, en el marco del IV Congreso Nacional de Contralores Territoriales, y en comunicación del 14 de diciernbre/2017, el Dr. Carlos Hernán Rodríguez Becerra, Auditor General de la República, tuvo la oportunidad de compartirles los lineamientos institucionales que caracterizarán nuestra gestión desde la Auditoría General de la República, durante los próximos dos años. En forma clara y precisa expresó allí, que hemos definido encaminar los esfuerzos de la Auditoría General de la República, para mejorar, robustecer y armonizar el ejercicio del control fiscal en los territorios; y que por supuesto, este propósito, requiere de la existencia de altos niveles de coordinación interinstitucional entre los distintos organismos de Control Fiscal del país, con el fin de diseñar y aplicar modernos sistemas de auditoría pública que aseguren el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Corno lo mencionó el señor Auditor General en su oficio, nuestra propuesta le

los distintos organismos de Control Fiscal del país, con el fin de diseñar y aplicar modernos sistemas de auditoría pública que aseguren el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Corno lo mencionó el señor Auditor General en su oficio, nuestra propuesta le apunta básicamente a la armonización y estandarización del proceso de control fiscal territorial, con objetivos comunes de carácter transversal, que con uniformidad de criterios y la coordinación de acciones, permitan realizar un control eficiente que produzca resultados contundentes. En desarrollo de lo anterior y corno complemento informativo del proceso de Rendición de Cuenta, presentarnos los siguientes lineamientos .para< el cumplimiento de los objetivos trazados:

1. REGLAMENTACION LEGAL DE LA RENDICION DE CUENTA El tiempo y la forma de rendir la cuenta, se establece en la Resolución Orgánica No 012 del 2018, la cual se encuentra en la página web de la Auditoria General de la República - www.auditoria.gov.co. l(í Oa.57CNo, 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá O.C:-Colombia J¡,,, PBX: t57-1J 318 68 00-3816710 • Unea gratuíta 018000120205 ¾l¡ partkípacion@auditoriagov,co W@auditoriagen f auditoria genera! \¡ www.auditoria.gov,coCircular Externa Página 2 des AUDITORÍA Gi;fil;1Vst tHC LA rtEVÜ/llsCA - COltlMmA.

Conrro/ fiscal para la paz(

2. RENDICIÓN MENSUAL DE LA CONTRATACIÓN.

La rendición de la contratación se hará mes vencido a más tardar el quinto (5to) día hábil de cada mes, lo cual incluye adicionalmente la información presupuesta!

2. RENDICIÓN MENSUAL DE LA CONTRATACIÓN.

La rendición de la contratación se hará mes vencido a más tardar el quinto (5to) día hábil de cada mes, lo cual incluye adicionalmente la información presupuesta! que se ingresa por el menú "Cascada Rec. Públicos" y los soportes de la contratación solicitados como obligatorios en el Sistema Integral de Auditoria - Sia Misional - Modulo Sia Observa. Los anexos de la contratación se continuaran cargando por el Formato-13 del módulo SIREL, los cuales son: • Plan anual de adquisiciones. • Certificación en la que se informe a cuánto ascendió la menor cuantía de la vigencia rendida. • Manual de Contratación. • Acto administrativo que acoge el plan anual de adquisiciones. • Acto administrativo delegación de contratación.

3. RENDICIÓN ANUAL DE LA CUENTA - FORMATOS QUE APLICAN A CADA GRUPO DE ENTIDADES VIGILADAS La rendición de los formatos se realiza de la siguiente forma: Para la Contraloría General de la República Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes en la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 6 Transferencias y recaudo Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 10 Ejecución reserva presupuesta!

Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA

Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 10 Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA OBSERVA, solo cargar soportes de la contratación) Formato 14 Estadísticas del Talento Humano Formato 15 Participación Ciudadana Formato 16 Indagación Preliminar Formato 17 Procesos de Responsabilidad Fiscal Formato 18 Jurisdicción Coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 20 Entidades sujetas al control fiscal Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal Formato 22 Control fiscal ambiental Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Formato 33 Resultados Control Interno Para el Fondo de Bienestar Social de la Contraloria General de la Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 10 Ejecución reserva presupuestal Formato 11 Ejecución presupuestal de cuenta por pagar Formato 12 Proyectos de inversión Formato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA OBSERVA, solo cargar soportes de la contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano<',,,::::, /:i' Formato 15 Participación Ciudadana (Solo: ério:lo que compete al Fondo de Bienestaf/en) lo

OBSERVA, solo cargar soportes de la contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano<',,,::::, /:i' Formato 15 Participación Ciudadana (Solo: ério:lo que compete al Fondo de Bienestaf/en) lo relacionado a la función del Fondo).:'} /'/;'/ Formato 23 Evaluación de controversias Judiciales Formato 24 Gerencia pública y Gestión'TIC··'•' Formato 25 Gestión misional del FBS(,:<:· Formato 26 Ingresos y gastos ,,cenfro,';inédico de salud .¡¡,,; ;¡,¡ Formato 27 Ingresos y gastos ac\ividkdes recreación Formato 28 Gestión créditos ,!; Oo, Formato 29 Estado y edad de llcartera de crédito Formato 30 Inversiones financieras• Formato 31 Recaudo ingresos'del.FBS Formato 32 Número de eticiohes ue·as J f Cra. SIC No, 64Afi291 barrio Modelo Norte• Bogotá O,C. fi Colombia PBX,fS7-1J 31868 00 • 3816710• Lfneagrntuira 018000120205 partkípacifinfiaudítorla,gov,co W@audltoriagen f nuditoriagenera! www.auditOrra.gov.coCircular Externa Página 3 de 5 Para las Contralorías Territoriales: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes en la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 6 Transferencias y recaudo Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos

Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes en la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 6 Transferencias y recaudo Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 1 O Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión AUDITORÍA GfüGIAt !}t LA RJI-OE\X:-4 • -COWMillh Control fi,ca/¡,ara la pad/ Fonmato 13 Contratación (Se diligencia por el SIA OBSERVA, solo cargar soportes de la contratación) Formato 14 Estadísticas del Talento Humano Formato 15 Participación Ciudadana Formato 16 Indagación Preliminar Formato 17 Procesos de Responsabilidad Fiscal Formato 18 Jurisdicción Coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 20 Entidades sujetas al control fiscal Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal Formato 22 Control fiscal ambiental Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Formato 33 Resultados Control Interno La rendición debe firmarse digitalmente, por lo cual se recomienda, con la debida antelación, verificar la validez y vigencia de la firma digital de forma que se asegure su utilización para la época de rendición de cuenta. Formatos que permiten la importación de archivos Con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de cargue de información para la rendición de cuentas, SIA Misional AGR, la mayoría de los formatos tiene a

Formatos que permiten la importación de archivos Con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de cargue de información para la rendición de cuentas, SIA Misional AGR, la mayoría de los formatos tiene a disposición de los sujetos vigilados la herramienta "Importación de Archivos", la cual pueden verificar directamente en el SIREL.

4. PLAN INTEGRAL DE AUDITORIAS PIA.

La Auditoria General de la República ha considerado de vital importancia conocer el Plan General de Auditorias para el 2018, con el fin de elaborar un Mapa del ejercicio del Control Fiscal, que permita visualizar de manera integral el ejercicio del control en Colombia, y coadyuve en la debida armonización del mismo. En cumplimiento de este objetivo, se requiere el diligenciamiento del aplicativo de la AGR, SIA Misional, PIA - Plan Integral de Auditoria 2018, así como la programación del mismo debidamente aprobado por cada Contraloría en la presente vigencia, sin perjuicio de la autonomía e independencia que le corresponde. El link para el diligenciamiento del mismo es http://misional.auditoria.gov.co/, se debe seleccionar PIA Plan Integral de Auditorias 2018.

5. INFORMACIÓN SOBRE MODIFICACIONES DE FORMATOS Es pertinente informar que se realizaron varias mejoras a los formatos, eón el fin de ampliar el.marco del control de la siguiente forma: Formato meiorado Meiora Realizada .. . F13 Contratación Se agregaron al SIREL los siguientes, documentos para anexar a la rendición

de la cuenta: La Información de contratación se diligencia - Documento: Plan Anual de Adquisiciones y Acto Administrativo que lo adopta eo el Sía Observa y los - Documento: Acto Administrativo de Delegación de la Facu.ltad para contratar, si

de la cuenta: La Información de contratación se diligencia - Documento: Plan Anual de Adquisiciones y Acto Administrativo que lo adopta eo el Sía Observa y los - Documento: Acto Administrativo de Delegación de la Facu.ltad para contratar, si Archivos anexos se suben lo hubiere" r, Cra. 57C No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D,C. -Colombia .fi PBX: (57-11318 6800-3816710 • Linea grntuf'ta 018000120205 l participaá_onfiaudítoriagov.i:::o '!l#@auditorlagen fnuditoriageneral t www.audrtona.gov.oo-Circular Externa Página 4de 5 Formato meiorado el Sirel F13 F1 4 Estadísticas de Talento Humano F16 Indagaciones Preliminares F17 Procesos De Responsabilidad Fiscal F18 Jurisdicción Coactiva F19 Procesos Sancionatorios F 20 Entidades Sujetas a Control F 21 Gestión de

Entidades AUDITORÍA GfNí: RAt. OE lA REPÜillJC A. •• <:()tC-MJH,\ Contrclfiscal para la pa,1/ Meiora Realizada - Documento Manual de Contratación actualizado de la Entidad Se complementó en el SIREL los siguientes, documentos para anexar a la rendición de la cuenta: - Relación de funcionarios indicando nombre, dependencias. cargo, salario .rganizado por - Actividades de bienestar efectuadas, con valor y número de funcionarios beneficiados En atención a que algunas Contralorías tienen implementado procedimientos

rendición de la cuenta: - Relación de funcionarios indicando nombre, dependencias. cargo, salario .rganizado por - Actividades de bienestar efectuadas, con valor y número de funcionarios beneficiados En atención a que algunas Contralorías tienen implementado procedimientos como Grado de Consulta y Segunda Instancia en la Indagaciones Preliminares, se agrega las columnas "fecha de envío a grado de consulta", Fecha de recibo de la consulta en segunda instancia" y "fecha de decisión del grado de consulta" y en esta última se dan dos opciones en lista desplegable "revoca" y "confirma" . El diligenciamiento de estos formatos solo aplica a aquellas Contralorías que tienen implementado estos procedimientos. Por otra parte se agrega una nueva columna de Hechos para determinar si los mismos son de tracto sucesivo o eiecución instantánea. Se incluye las siguientes columnas: - Numero de nulidades de fondo decretadas - Valor recaudado en el periodo de rendición. Se cambia el nombre "fecha de recibido del traslado del hallazgo" en cuanto aporta claridad al nombre de la columna con el fin de facilitar el diligenciamiento del formato. En este formato se agregaron las siguientes columnas: - Saldo que viene actualizado del crédito al 1 de enero de la vigencia que se rinde. - Saldo actualizado a 31 de diciembre de la vigencia que se rinde, con el fin de cruzar información financiera de la deuda a favor del Estado. Igualmente se solicita como anexo el Manual de Cobro Coactivo, si la Contraloria lo tuviere imnlementado. Se agrega las siguientes columnas: - Fecha Archivo por pago. - Valor recaudo. La información presupuesta! que se rinda de las Entidades Vigiladas, debe ser

Contraloria lo tuviere imnlementado. Se agrega las siguientes columnas: - Fecha Archivo por pago. - Valor recaudo. La información presupuesta! que se rinda de las Entidades Vigiladas, debe ser consistente con la rendida en los informes CHIP en el orden territorial y SIIF en el orden nacional, e igualmente debe coincidir con lo aprobado en los actos administrativos que correspondan (Congreso, Asambleas, Concejos u Otros), incluidas adiciones o reducciones (Si fuere del caso) y finalmente con el total ejecutado al cierre de la vigencia que se rinde e informado a los mismos sistemas de información de la Hacienda Pública CHIP y SIIF. En caso de presentarse situaciones que deban mencionarse, se deberá diligenciar "Observaciones del Formato "según corresponda incluida en cada sesión del formato aue se rinde.

6. INFORMACIÓN SOBRE FORMATOS NUEVOS Se implementó el formato 33. Resultados de Control Interno el cual aplica para:

Contraloria General de la Republica Fondo de Bienestar Social Laboral Contralorías Territoriales Los funcionarios públicos, están en el deber de denunciar ante las autoridades competentes, delitos, contravenciones y fallas disciplinarias de las cuales tuviere conocimiento de conformidad con el Código de Procedimiento Penal y al Código Único Disciplinario. ¡¡ Cra. 57C No, 64A-291 barrio Modelo Norte• Bogotá O.C.-Colombla PBX: f57-1l 318 68 00-3816110• Linea gratuita 018000120205 partidpacion@auditoriagov.ro ll@audito:riagen f audltoriageneral _ www.auditoria.gov.coAUDITORÍA Circular Externa Página 5 de 5

partidpacion@auditoriagov.ro ll@audito:riagen f audltoriageneral _ www.auditoria.gov.coAUDITORÍA Circular Externa Página 5 de 5 GHlWAt!'.JSt!,,R!::r\/t,l.KA - (J;itZ,Mi,lA Control jisca/ para la ¡,az //

7. INFORMACIÓN SOBRE ANEXOS NUEVOS A LA CUENTA RENDIDA Se adicionares los siguientes anexos que aplica para: Contraloría General de la República Fondo de Bienestar Social de la CGR

Contralorías Territoriales Formato Documento soporte -CHIP - Consolidador de Hacienda e Información Pública. Catálogo Cuentas -SIIF. -La contabilización de los litigios y demandas, conforme contablemente. Caias menores Resoluciones de leaalización de cierre de caia menor se reglamenta Aseguramientos de los Póliza(s) de la vigencia a rendir, incluidos los amparos y coberturas de ley. bienes e intereses patrimoniales de las entidades vigiladas - Inventario actualizado de bienes adquiridos en la vigencia a rendir. Propiedad Planta y Relación de bienes totalmente depreciados en la vigencia a rendir, conforme a normatividad vigente. Equipo Relación de bienes recibidos y entregados en donación o en comodato u otrq, durante la viaencia a rendir. - Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Participación Ciudadana Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del Instructivo para la Rfindición de Cuenta, la consulta debe formularse a la

Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del Instructivo para la Rfindición de Cuenta, la consulta debe formularse a la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal al correo electrónico auditordelegado@auditoria.gov.co y adminstradorsirel@auditoria.gov.co. Las inquietudes técnicas sobre el manejo del sistema, asignación, modificación y cancelación de perfiles de acceso, procedimientos técnicos de importación de archivos, se deben remitir vía correo electrónico al administrador del SIREL, adminstradorsirel@auditoria.gov.co. Cordialmente, ALE Auditor Deleg do para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Auditoría General de la República Nombre v Aoellido Firma Fecha Proyectado Aspectos Maria Margarita Bueno Gonzalez, Proftisional Ífi, 29-01-2018 Proceso Auditor oor: Esoecializado 3

Revisado por: Ana Esther Tovar Porras, Asesora de Desl}acho - , 30-01-2018

Aprobado por: I Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones /eaa/es víaentes v oor lo tanto, baio nuestra resoonsabilidad lo oresentamos oara la firma.

' ' I( Cra. 57C No, 64A<?9, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C -Colombia L, PBX: (57-1131868 00 • 3816710 • Líneagratuítn 018000120205 11\- pankipacion@auditoriagc.w.co "JH@<mdltoriagfin f nuditoriJgencral \ wwwauditoría.gov,co