AGR - Circular Externa 03 de 2015 (Informe Gerencial de Gestión Contralores)

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AUDITORÍA

CIRCULAR EXTERNA No 03 DE 2015

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Bogotá D.C., 03 de noviembre de 2015.

PARA: CONTRALORES

DISTRITALES.

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES y

DE: AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA (E)

ASUNTO: INFORME GERENCIAL DE GESTIÓN

PERIODO DE LOS CONTRALORES

DISTRITALES Y MUNICIPALES.

Respetados señores Contralores: AL TERMINAR EL DEPARTAMENTALES, De conformidad con lo establecido en el inciso cuarto del artículo 272 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo 02 de 2015, los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales son elegidos para ejercer sus funciones dentro del mismo período para el cual han sido nombrados los

Gobernadores y Alcaldes. En ejercicio del control fiscal encomendado a la Auditoría General de la República en los artículos 27 4 de la Constitución Política y 2 y 17 numeral 12 del decreto ley 272 de 2000, con las precisiones que sobre el tema ha elaborado la Corte Constitucional en Sentencia C1339 de 2000, teniendo en cuenta la terminación del período de los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, se solicita presentar un informe gerencial de gestión correspondiente al periodo para el cual fueron nombrados, con corte al 30 de noviembre del año en curso y remisión del mismo a la Auditoría General de la República, a más tardar el 15 de

solicita presentar un informe gerencial de gestión correspondiente al periodo para el cual fueron nombrados, con corte al 30 de noviembre del año en curso y remisión del mismo a la Auditoría General de la República, a más tardar el 15 de diciembre de 2015, utilizando el Link "INFORME GERENCIAL DE GESTIÓNCONTRALORES", previsto en el módulo del Sistema de Rendición Electrónica de CuentasSIREL, del SIA Misional de la AGR. La Auditoría General de la República busca facilitar la entrega de las Contralorías a los nuevos Contralores y el Informe Gerencial será el insumo para que los Cra. 57( No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C.- Colombia Vitll&_li_Z_'l_l_f/2_'1) __ f_'l __ o_Jfiffi_ /or/o,J, ... PBX: [57-ll 31868003816710 • Línea gratuita 018000120205 if participacion@auditoria.gov.co tl@auditoriagen f auditoriageneral www.auditoria.gov.coContinuación Circular Externa 03 de 2015 Página 2 de 5 --- -------------- -

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Of IA GUIIOII ) 0 1 4 citados servidores públicos conozcan los logros institucionales alcanzados, en el entendido que esta labor coadyuvará en la búsqueda de la transparencia y publicidad de la actuación pública y de esta forma contribuir a los fines esenciales del Estado. También servirá como base para que los Contralores salientes cumplan con la obligación legal de entregar los asuntos y recursos

publicidad de la actuación pública y de esta forma contribuir a los fines esenciales del Estado. También servirá como base para que los Contralores salientes cumplan con la obligación legal de entregar los asuntos y recursos públicos, conforme a lo establecido en la Ley 951 de 2005. El mencionado informe deberá elaborarse en formato Word y en el anexo con los formatos preestablecidos en Excel (archivo adjunto a esta circular).

CONTENIDO DEL INFORME GERENCIAL DE GESTIÓN.

El informe gerencial de gestión elaborado por los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales sobre la gestión cumplida, contendrá la siguiente información:

1. Datos Generales.

a) NOMBRE CONTRALORÍA.

b) NOMBRE COMPLETO DEL CONTRALOR

c) CIUDAD Y FECHA.

d) FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN.

e) FECHA PREVISTA DE TERMINACIÓN DE LA GESTIÓN.

2. Informe ejecutivocumplimiento de objetivos.

Realizar una descripción resumida de la situación de la Contraloría que contenga las actividades, programas o proyectos y resultados obtenidos durante la gestión (resaltando, para cada uno de ellos, su culminación o el porcentaje de ejecución, en caso de que ésta no haya concluido), desde la fecha de inicio hasta el 30 de noviembre de 2015, destacando los siguientes aspectos: a) Estado en que encontraron a la Entidad hace cuatro años; plan de acción propuesto; los resultados obtenidos en términos de economía, eficiencia y eficacia; actividades pendientes por desarrollar para culminar los planes, programas y proyectos propuestos y demás sugerencias u observaciones que consideren relevantes. (Punto a desarrollar en formato Word). b) Los objetivos del Plan Estratégico y el porcentaje de cumplimiento de cada uno

eficacia; actividades pendientes por desarrollar para culminar los planes, programas y proyectos propuestos y demás sugerencias u observaciones que consideren relevantes. (Punto a desarrollar en formato Word). b) Los objetivos del Plan Estratégico y el porcentaje de cumplimiento de cada uno de ellos al finalizar el período, detallando los resultados que permitan verificar el cumplimiento de los mismos, información que debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Puntos 1 y 2-b". Cra. 57( No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C.- Colombia l/t't1il/i_ z __ fi_1_rli ___ o_¡_'J_ f//fi(l__ (ojl.o,L ... PBX: [57-1111868 001816710, líneagratuita 018000120205 i/ participacion@auditoria.gov.co ._@auditoriagen f audforiageneral www.auditoria.gov.coContinuación Circular Externa 03 de 2015 Página 3 de 5 ------· ·-· ··· -- ------ K

AUDITORÍA

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3. Información de Gestión Administrativa y Financiera.

Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos humanos, físicos y financieros, debidamente actualizados con corte al 30 de noviembre de 2015, con los correspondientes inventarios y responsables, así: a) Recursos Financieros. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3". b) Bienes Muebles e Inmuebles.

con los correspondientes inventarios y responsables, así: a) Recursos Financieros. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3". b) Bienes Muebles e Inmuebles. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja " Punto 3" c) Planta de Personal. Detalle de la planta de personal de la Contraloría, esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 3"

4. Ejecuciones Presupuestales.

Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el periodo entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de corte, los presupuestos asignados, y los efectivamente gastados o ejecutados. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular en la hoja "Punto 4".

5. Contratación.

Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el periodo entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de corte, el número de contratos ejecutados de acuerdo con la clase y modalidades de contratación. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en las cuatro hojas "Punto 5 2012 hasta Punto 5 2015".

6. Proceso Auditor. a) Ejecución del Plan General de Auditorías, PGA. llr(p'lflifido ¡fia_!1Ifilqfih<L___ ... - fi----

Cra. S7( No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá O.C.-Colombia fi PBX: [S7-1131868 00-3816710, linea gratuita 01800012020S _ l.fi

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Cra. S7( No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá O.C.-Colombia fi PBX: [S7-1131868 00-3816710, linea gratuita 01800012020S _ l.fi participacion@auditoria.gov.co 'l@auditoriagen f auditoriageneral CXJ" www.auditoria.gov.coContinuación Circular Externa 03 de 2015 Página 4 de 5

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A. U. CAll0A0

DflAMSltótj 1 O 1 4 -- --------·- . - ------- . - --------------- -- --- Para cada vigencia fiscal cubierta por el período, indicar el número de sujetos de vigilancia de la Contraloría, la gestión cumplida en términos de cobertura presupuesta! auditada. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hoja "Punto 6a PGA. Así mismo, relacionar los sujetos (entidades y puntos) objeto de la vigilancia fiscal, el tipo de auditoría realizada, informes comunicados y en la casilla de observaciones indique los aspectos relevantes de mejora observados en la entidad. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en las hojas Punto 6-a sujetos 2012 hasta Punto 6-a sujetos 2015". Adicionalmente relacionar en el archivo de Word los beneficios del Proceso Auditor por cada una de las vigencias auditadas. b) Revisión de Cuentas. Indicar, para cada vigencia fiscal del periodo comprendido entre la fecha de inicio de gestión y la fecha de corte, el número de cuentas revisadas, coberturas,

Auditor por cada una de las vigencias auditadas. b) Revisión de Cuentas. Indicar, para cada vigencia fiscal del periodo comprendido entre la fecha de inicio de gestión y la fecha de corte, el número de cuentas revisadas, coberturas, dictámenes a los estados financieros y los pronunciamientos de las cuentas. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hoja "Puntos 6-b y 6-c". c) Relación de PQRS, Hallazgos, Procesos Fiscales y Controversias Judiciales. Informar para cada vigencia lo solicitado para PQRS, hallazgos, indagaciones preliminares, procesos fiscales, procesos de jurisdicción coactiva y controversias judiciales. Esta información debe ser diligenciada en el archivo de Excel adjunto a la presente circular, en la hoja "Puntos 6-b y 6-c".

7. Cumplimiento de las funciones de la Oficina de Control Interno y avance en la Estrategia Gobierno en línea. a) En desarrollo de lo señalado en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993 y el articulo 3 del decreto 1537 de 2001, se debe adjuntar en Word un informe gerencial de la labor desarrollada por las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, enmarcado en los cinco tópicos principales que realizan (valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos). Incluir principales recomendaciones y fi sugerencias de mejora para el óptimo funcionamiento de la Contraloría. fi, 1

acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos). Incluir principales recomendaciones y fi sugerencias de mejora para el óptimo funcionamiento de la Contraloría. fi, 1 Cra. S7( No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C.- Colornbia \ ,1 p 1 //tof/,[lt{rll)/Jf!_llfl_,_lfJ!_i'l_,fi ... PBX: [S7-1131868 00-3816710 • Linea gratuita 01800012020S C'A"VV rJ _ _ __ - - - participacion@auditoria.gov.co "@auditoriagen f auditoriageneral www.audiloria.gov.coK ;:' Continuación Circular Externa 03 de 2015 Página 5 de 5 AUDITORÍA , "r 1,1 1 o

COLOMIIAIIO

A LA CAUDA.O ()( IAG(SHÓN ? O 1 4 b) Con base en los decretos 2573 de 2014, 1078 de 2015 y la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo) en su artículo 45 literales f y g, Ley 1712 de 2014 (Transparencia), se solicita un informe ejecutivo de las acciones adelantadas para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea por parte de la Contraloría, de acuerdo con el manual de Gobierno en línea -GEL-. Actividades ejecutadas y en proceso por cada componente así: TIC Servicios, TIC Gestión, Gobierno Abierto y Seguridad y Privacidad de la información. Adjuntar en Word. ;f;hAkfi\fi ANGELA MARÍA MURCIA RAMOS Auditora General de la República (E)

Gobierno Abierto y Seguridad y Privacidad de la información. Adjuntar en Word. ;f;hAkfi\fi ANGELA MARÍA MURCIA RAMOS Auditora General de la República (E) Proyeétofi Juan Diego Doncel Ramfrez, Profesional Especializado. 11)fi /) Revisó; Roberto Enrique Arrazola Merlano, Director Oficina fi

JurídicaJ: :/

Fabian Elias Paternina Martinez, Auditor Delegado. \ Cra. 57( No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C.- ( olombia /ltoili __ a_'l_t_[i_lo_¡ __ firtJfi(f__lorhL _ ... PBX: [57-1] 118 68 00-1816710 • Línea gratuita 018000120205 i/ - participacion@auditoria.gov.co fi@"\luditoriagen f auditoriageneral www.audiloria.gov.colt.JFORME GERENCIAL DE GESTIÓN CONTRALORÍAS CONTRALORíAL ;. •• : L>: ,Circular 03 1 6.b. Revisión de cuentas Dictamen sobre los Estados Financieros Pronunciamientos de Cuenta Total Auditorías Programadas Total Auditorías Ejecutadas Porcentaje de ejecución # Dictamen Razonable # Razonable con salvedad # No razonable # Abstención Total Dictámenes # Cuentas Fenecidas # No Fenecidas Total Pronunciamientos Año 2012 : ;f J ; "; '#f Q(V,lcí'!it:;:;11}.:; '.·:,tfifif,,:.,:ccc:,, ,:./·,, ·, •·,. >• :•r I' " ·•·,,,,,,,,,....:O

Año 2012 : ;f J ; "; '#f Q(V,lcí'!it:;:;11}.:; '.·:,tfifif,,:.,:ccc:,, ,:./·,, ·, •·,. >• :•r I' " ·•·,,,,,,,,,....:O 1 d;''',,F .;fi}fi';.;;:;; it,O Año 2013 ifi'.:s'1¾'f#'iD.lfi/off%ifrjJf l"'fS'::10;.'J:,{;,,'''. Po :'.'' ; } }':;;,ys0, ;: .. • ,,:'jffo 6.c. Relación de PQRS, hallazgos, procesos fiscales y controversias judiciales Conceptos Año 2012 Año 2013 Número de Quejas 588888 Radicadas Trasladadas a otras Entidades l"ramitadasPendientes Número de HallazgosFiscales Disciplinarios Penales Número de Indagaciones Preliminares Total de Indagaciones Preliminares Archivadas Caducadas Indagaciones preliminares que Originaron Procesos de Responsabilidad Fiscal Número de Procesos de Responsabilidad Fiscal Ordinarios Total de Procesos de Responsabilidad Fiscal Fallos Con Responsabilidad Fiscal Ejecutoriados Fallos Sin Responsabilidad Fiscal Ejecutoriados Procesos de Responsabilidad Fiscal terminados por caducidad Procesos de Responsabilidad Fiscal Prescritos Procesos de Responsabilidad Fiscal archivados por pago Año 2014 fifi1i:;'t#iDIV /O!' ,.,,{> •!>' l:t:f,t'.7f"J'" :, :' 1 ,,· ... ·,., ,·O,. " ' : id,;¡.;: \i,í: " : ' i· Año 2014 o ,, ifi

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Archivados Con Pago Número de procesos con medidas cautelares Número de Procesos Sancionatorios Total de Procesos Sancionatorios Con Auto de Archivo Ejecutoriado Con Resolución Sancionatoria Ejecutoriada Conceptos Cuantía del presunto daño en el Procesos de Responsabilidad Fiscal Cuantía Fallos con Responsabilidad Fiscal Valor recaudado en procesos de responsabilidad fiscal Valor recaudado en procesos de jurisdicción coactiva Cuantía de Procesos Resposabilidad Fiscal Prescritos Cuantía de Procesos Resposabilidad Fiscal Caducados Controversias Judiciales En contra de la Entidad A favor de la Entidad Valor actualizado de las sentencias en contra de la Entidad ejecutoriadas y no pagadas Valor actualizado de las sentencias en contra de la Entidad ejecutoriadas y pagadas Valor actualizado de las sentencias a favor de la Entidad ejecutoriadas v cobradas Valor actualizado de las sentencias a favor de la Entidad ejecutoriadas y no cobradas Número de acciones de repetición interpuestas Valor de las acciones de repetición interpuestas Año 2012 Año 2013 Año 2014 Año 2015 (Valores en pesos) - - Año 2012 Año 2013 Año 2014 Año 2015 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1