AGR - Circular Externa 04 de 2014 (Rendición electrónica de cuentas primer semestre 2014)

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal CIRCULAR EXTERNA No. 04 de 2014 100 Bogotá D. C., 14 de mayo de 2014.

PARA: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES, DISTRITALES Y GERENTE

DEL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL CGR.

DE: AUD ITO R DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN

FISCAL

ASUNTO: APLICACIÓN NUMERAL 2, ARTÍCULO 7° DE LA RESOLUCIÓN

ORGÁNICA 07 DE 2012, INFORMACIÓN A RENDIR Y RENDICIÓN

ELECTRÓNICA DE CUENTAS AL PRIMER SEMESTRE DE 2014 E

IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS.

Respetados Contralores y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: Me permito informarles que a partir del 13 de junio de 2014 se abrirá en el sistema SIA Misional AGR la nueva vigencia para la rendición de cuentas correspondiente al primer semestre del año 2014, la cual encontrarán ingresando por el módulo SIREL.

1. Aplicación numeral 2, artículo 7º de la Resolución Orgánica 07 de 2012 y

Rendición Electrónica de Cuentas. En cumplimiento de lo señalado en el numeral 2, del artículo 7° de la Resolución Orgánica 07 de 2012 de la AGR, para el año 2014 los sujetos vigilados presentarán una rendición parcial sobre un grupo de formatos, así: Av La Esperanza entre carreras 60 y 64 Ed Grar Estación 11 piso 10 costado occ1denta1 PBX [571] 3186800 - 381671 O

presentarán una rendición parcial sobre un grupo de formatos, así: Av La Esperanza entre carreras 60 y 64 Ed Grar Estación 11 piso 10 costado occ1denta1 PBX [571] 3186800 - 381671 O Linea Gratuita 018000 120205 S1110 Web www auditoria gov.co Correo E partic1pacion a)aud1toria gov.co Bogota o.e ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hacia la excelencia y la innovacion en el control fiscal Para las Contralorías: • Sección Contrato del Formato 13 Contratación. • Sección Atención Ciudadana del Formato 15 Participación ciudadana. • Sección Indagación Preliminar del Formato 16 Indagación preliminar. • Sección Procesos Ordinarios de responsabilidad fiscal del Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal. • Sección Procesos Verbales de responsabilidad fiscal del Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal. • Sección Cobro Coactivo del Formato 18 Jurisdicción coactiva. • Sección Gestión Entidades del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal. • Sección Gestión Punto Control del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal. • Archivo "Plan General de Auditorías o su equivalente" del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal. Para el Fondo de Bienestar Social CGR: • Sección Contrato del Formato 13 Contratación. • Sección Gestión créditos del Formato 28 Gestión créditos. • Sección Estado y edad de la cartera de crédito del Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito. • Archivo "Detalle de líneas de crédito por categorías" del Formato 28 Gestión créditos (Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Relación de créditos aprobados durante la vigencia" del Formato

edad de la cartera de crédito. • Archivo "Detalle de líneas de crédito por categorías" del Formato 28 Gestión créditos (Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Relación de créditos aprobados durante la vigencia" del Formato 28 Gestión créditos. (Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Cartera Total" del Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito. (Utilizar el formato indicado en el instructivo). • Archivo "Gestión instrumentos de protección de cartera" del Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito. (Utilizar el formato indicado en el instructivo).

2. Información a rendir.

La información a presentar es la correspondiente al primer semestre de 2014, es decir aquella que se presente entre 01 de enero y el 30 de junio de 2014. Para la información de contratación (Formato 13), deben incluir los datos de todos los contratos suscritos durante este periodo. En cuanto a los formatos 16, 17 y 18 deberán presentar la información de todos los procesos que estaban activos al primero de enero de 2014 más los procesos iniciados durante el semestre a rendir. Av La Esperanza entre carreras 60 'I 64 Ed Gran Estac1ór II piso 10 costado owdental PBX '571] 3186800 - 3816710 Linea Gratt.1ta 01800C 1 20205 S,t10 Web www.aud1tor1a gov co Correo E part1c1pac,orru,,aud1tona.gov co Bogota D.C. ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal

Por tratarse de la rendición semestral no se utilizará firma digital. Por lo anterior, no es necesario que realicen procesos de adquisición o renovación de firma digital para rendición en el sistema SIA Misional AGR para esta fecha.

3. Importación de Archivos.

De otra parte, me permito recordarles que con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de CARGUE DE INFORMACIÓN para la rendición de cuentas, el SIA Misional AGR tiene a disposición de los sujetos vigilados la herramienta "Importación de Archivos". Vale la pena aclarar que dicha herramienta se utiliza únicamente para subir información a los formatos, es decir, que no permite modificar, ni remplazar, ni eliminar registros ya existentes, estas operaciones se deben realizar directamente en el sistema. Las secciones que cuentan con la herramienta de importación de archivos para esta rendición son: • Sección Contrato del Formato 13 Contratación (no incluye importación de "Adiciones", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Sección Atención Ciudadana del Formato 15 Participación ciudadana. • Sección Indagación Preliminar del Formato 16 Indagación preliminar. • Sección Procesos Ordinarios de responsabilidad fiscal del Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal. • Sección Procesos Verbales de responsabilidad fiscal del Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal. • Sección Cobro Coactivo del Formato 18 Jurisdicción coactiva. • Sección Gestión Entidades del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Sección Gestión Punto Control del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta

fiscal (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Sección Gestión Punto Control del Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). En cada una de ellas podrán ver el botón "Importar archivo" y los enlaces para bajar el formato de archivo requerido y el manual genérico para el desarrollo de ese procedimiento. Av La Esperanza entre carreras 60 y 64 Ed Gran Estac1ór II piso 10 costado occidental PBX ;571] 3186800 3816710 Linea Gratuita 018000 120205 Sitio Web. -m.w.aud1tona govco Corrt0 E part1cípac1011(, aLd1to11a gov co Bogota D C. ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal Hay información que no se incluye en la importación, como por ejemplo el campo "Adiciones" en la sección "Contrato" del formato 13, la información detallada requiere diligenciarse posteriormente, dando clic sobre el número que está en color azul en ese campo de cada registro. Igualmente, el campo "Presupuesto auditado" de las secciones Gestión Entidades y Gestión Punto de Control. Vale la pena aclarar que la herramienta "Reutilización de información" ha sido desmontada a partir de este año, por lo que no se podrá tramitar ninguna solicitud a este respecto. Así, las Contralorías deberán utilizar la importación de archivos para facilitar el cargue de los registros.

4. Otras consideraciones.

Les recuerdo que el proceso de rendición de cuenta inicia con el cargue de la información, la revisión y verificación de la misma y, por último, la rendición formal

para facilitar el cargue de los registros.

4. Otras consideraciones.

Les recuerdo que el proceso de rendición de cuenta inicia con el cargue de la información, la revisión y verificación de la misma y, por último, la rendición formal de la cuenta dando clic en el botón "Rendir Cuenta Semestral", allí se pedirá confirmación de clave del usuario "Contralor / Repr. Legal" y al confirmar se bloqueará la rendición y se generará el radicado directamente. Por lo indicado antes, se solicita que se utilice ese botón únicamente cuando estén completamente seguros de que toda la información ha sido cargada, revisada y verificada. Al ingresar al SIA Misional AGR y dentro de la sección "Módulo SIREL", encuentran el "Manual del SIREL V3.1 ", el cual describe el funcionamiento técnico del sistema en todo el proceso de Rendición Electrónica de Cuenta y que recomiendo consulten permanentemente. El Instructivo para la Rendición de Cuenta lo encuentran dando clic en el ícono que representa un libro de color azul que tiene el signo de interrogación en su pasta, el cual se encuentra ubicado en la parte superior de la lista de formatos a rendir y dentro de la lista de secciones de cada formato. Se recomienda su consulta permanente en línea para que puedan contar con las posibles actualizaciones que sean necesarias. Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes conceptuales sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del Instructivo para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la dependencia de la AGR correspondiente, es decir, a la Dirección de Control Fiscal o a la Gerencia Secciona! que lo vigila.

resuelta con la lectura del Instructivo para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la dependencia de la AGR correspondiente, es decir, a la Dirección de Control Fiscal o a la Gerencia Secciona! que lo vigila. Las inquietudes técnicas sobre el manejo del sistema, asignación, modificación y cancelación de perfiles, procedimientos técnicos de importación de archivos así Av La Esperanza entre carreras 60 y 64 Ed Gran Estac1ór 11 piso 10 costado occidental PBX '.571] 3186800 - 3816710 Línea Gratuita 018000 120205 S1t10 Web www.aud1tona.gov.co Correo-E partIcIpacIon1 vaud1toria.gov co Bogota D.C - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal como preguntas o trámites a lo expuesto en la presente circular, se deben remitir vía correo electrónico al Administrador del SIREL: administradorsirel@auditoria.gov.co y/o administradorsirel@gmail.com. Cordialmente, l§Jfifi:g LAVERDE Audit ga o para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Auditoría General de la República

Revisó: G Escudero/[\

, Proyectó: W Salgadfi Av La Esperanza entre carreras 60 y 64 Ed Gran Estación II piso 10 costado accidenta: PBX .571] 3186800 - 3816710 Linea Gratuita 018000 120205 S,110 Web www.aL d1tona gov co Correo E par!lc1pac1on aud1tor1a.gov co Bogota D.C Colombia