AGR - Circular Externa 08 de 2014 (Rendición Cuenta Anual 2014)

AUDITORÍA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal GENERAL DE LA REPÚBLICA

CIRCULAR EXTERNA No. 08 DE 2014

210 Bogotá o.e., 11 de noviembre de 2014.

PARA: DE:

ASUNTO:

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CONTRALORÍAS

DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Y GERENTE

FONDO DE BIENESTAR SOCIAL CGR.

AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL.

Rendición Cuenta consolidada vigencia 2014. Respetados Contralores y Gerente Fondo de Bienestar Social CGR: De manera atenta les informo que el próximo 12 de noviembre de 2014 se abrirá en el sistema SIA Misional AGR para la rendición de cuentas correspondiente al año 2014, la cual encontrarán ingresando por el módulo SIREL. En cumplimiento de lo señalado en el numeral 1, del artículo 7° de la Resolución Orgánica 07 de 2012 de la AGR, la Rendición anual consolidada se desarrollará en dos fases con el diligenciamiento de los formatos, así: 1.1 El primer grupo de formatos Uunto con sus archivos soporte) y archivos complementarios, cuya fecha límite para la rendición electrónica vence el 02 de febrero de 2015, está compuesto así:

Para las Contralorías: Formato 13 Contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano Formato 15 Participación ciudadana Formato 16 Indagación preliminar Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal Formato 18 Jurisdicción coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 20 Entidades sujetas al control fiscal

Formato 16 Indagación preliminar Formato 17 Procesos de responsabilidad fiscal Formato 18 Jurisdicción coactiva Formato 19 Procesos administrativos sancionatorios Formato 20 Entidades sujetas al control fiscal Formato 21 Resultados del ejercicio de control fiscal Av. La Esperanza entre carreras 60 y 64, Ed. Gran Estación 11, piso 1 O costado occidental - PBX: [571] 3186800 - 3816710

Línea Gratuita: 018000 120205 - Sitio Web: www auditoria.gov.co - Correo-E: participación@auditoria.gov.co - Bogotá o.e. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal Formato 22 Control fiscal ambiental Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Informe anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno Informe financiero anual, relacionado con las finanzas públicas territoriales y/o nacionales.

Informe de auditoría al Balance General de la Nación, Balance de la Hacienda, Balance del Tesoro elaborado por la CGN. Informe de Ejecución del Presupuesto General del sector público Informe de auditoría a las Reservas Presupuestales Informe al seguimiento de los planes de desempeño Informe Anual Sobre la Deuda Pública Delegación rendición de cuenta Para el Fondo de Bienestar Social CGR: Formato 13 Contratación Formato 14 Estadísticas del talento humano Formato 23 Evaluación de controversias judiciales Formato 25 Gestión misional del FBS Formato 26 Ingresos y gastos centro médico de salud Formato 27 Ingresos y gastos actividades recreación Formato 28 Gestión créditos Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito Formato 30 Inversiones financieras

Formato 26 Ingresos y gastos centro médico de salud Formato 27 Ingresos y gastos actividades recreación Formato 28 Gestión créditos Formato 29 Estado y edad de la cartera de crédito Formato 30 Inversiones financieras Formato 31 Recaudo ingresos del FBS Formato 32 Número de peticiones y quejas Informe anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno 1.2 El segundo grupo de formatos Uunto con sus archivos soporte), cuya fecha límite para la rendición electrónica vence el 02 de marzo de 2015, está compuesto así: Para las Contralorías: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 6 Transferencias y recaudos Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 9 Ejecución PAC vigencia Formato 1 O Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Av. La Esperanza entre carreras 60 y 64, Ed. Gran Estación 11, piso 10 costado occidental - PBX: [571] 3186800 - 3816710

Línea Gratuita: 018000 120205Sitio Web: www.auditoria.gov.co - Correo-E parlicipación@auditoria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal Para el Fondo de Bienestar Social CGR: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores

Para el Fondo de Bienestar Social CGR: Formato 1 Catálogo de cuentas Formato 2 Cajas menores Formato 3 Cuentas bancarias Formato 4 Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Formato 5 Propiedad planta y equipo Formato 7 Ejecución presupuesta! de egresos Formato 8 Modificaciones al presupuesto Formato 1 O Ejecución reserva presupuesta! Formato 11 Ejecución presupuesta! de cuentas por pagar Formato 12 Proyectos de inversión Formato 24 Gerencia pública y Gestión TIC Teniendo en cuenta que estas dos fases de rendición deben firmarse digitalmente, se recomienda, con la debida antelación, verificar la validez y vigencia de la firma digital de forma que se asegure su utilización para la época de rendición de cuenta. Para la adquisición o renovación, en caso necesario, de firma digital, deben asegurarse de informar a la compañía certificadora que la firma digital será utilizada para rendir información en el SIA Misional AGR, de tal forma que se verifique que sea compatible con nuestro sistema.

2. Importación de Archivos.

Con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de CARGUE DE INFORMACIÓN para la rendición de cuentas, el SIA Misional AGR tiene a disposición de los sujetos vigilados la herramienta "Importación de Archivos", detallada en cada sección y en el Manual del SIREL. Vale la pena aclarar que dicha herramienta se utiliza únicamente para subir información a las secciones, es decir, que esa herramienta no permite modificar, ni remplazar, ni eliminar registros ya existentes. En caso de requerir ajustes de información se deben hacer registro a registro ingresando a cada sección. Las secciones que contarán con la herramienta de importación de archivos en esta

las secciones, es decir, que esa herramienta no permite modificar, ni remplazar, ni eliminar registros ya existentes. En caso de requerir ajustes de información se deben hacer registro a registro ingresando a cada sección. Las secciones que contarán con la herramienta de importación de archivos en esta vigencia son:

• Formato 1 Sección Registro Contable.
• Formato 4 Sección Póliza Aseguramiento. • Formato 5 Sección Propiedad Planta Equipo. • Formato 6 Sección Transferencias y Recaudos. • Formato 7 Sección Egreso Presupuesta!. • Formato 7 Sección Constitución de reservas presupuestales. • Formato 7 Sección Constitución de cuentas por pagar.
• Formato 9 Sección Ejecución PAC.
• Formato 11 Sección Ejecución Presupuesta! de Cuentas por Pagar.

Av. La Esperanza entre carreras 60 y 64, Ed. Gran Estación 11, piso 10 costado occidental - PBX: [571] 3186800 - 3816710

Línea Gratuita: 018000 120205Sitio Web www.auditoria.gov.co - Correo-E: participación@audiloria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal • Formato 13 Sección Contrato. (no incluye importación de "Adiciones", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos).

• Formato 15 Sección Atención Ciudadana.
• Formato 16 Sección Indagación Preliminar.
• Formato 17 Sección Procesos Ordinarios de Responsabilidad Fiscal.
• Formato 17 Sección Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal.
• Formato 18 Sección Cobro Coactivo.
• Formato 19 Sección Sanción.
• Formato 20 Sección Entidad.

• Formato 17 Sección Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal.
• Formato 18 Sección Cobro Coactivo.
• Formato 19 Sección Sanción. • Formato 20 Sección Entidad. • Formato 20 Sección Patrimonio Cultural (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección Sistema General de Regalías (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección Resguardo Indígena (no incluye importación de "Total Recursos Auditados", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección SGP y Alumbrado Público (no incluye importación de "Presupuesto Auditado" de recursos SGP, esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 20 Sección Vigencias Futuras. • Formato 21 Sección Gestión Entidades (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos). • Formato 21 Sección Gestión Punto Control (no incluye importación de "Presupuesto Auditado", esta información se debe incluir individualmente luego de importar datos).
• Formato 21 Sección Traslado Hallazgos Fiscales.

En cada una de ellas podrán ver el icono "Importar archivo" y los enlaces para bajar el formato de archivo requerido y el manual genérico para el desarrollo de ese procedimiento. Para ciertos casos, como por ejemplo en la sección "Contrato" del formato 13 Contratación, existe un enlace para detallar información del campo "Adiciones" de los contratos, en este caso esta información detallada no puede ser ingresada por la

procedimiento. Para ciertos casos, como por ejemplo en la sección "Contrato" del formato 13 Contratación, existe un enlace para detallar información del campo "Adiciones" de los contratos, en este caso esta información detallada no puede ser ingresada por la herramienta de importación de archivos y requiere diligenciarse por registro posteriormente (dando clic sobre el número que está en color azul en ese campo de cada registro). De igual forma ocurre con otros formatos, por lo que se recomienda hacer lectura detallada tanto de esta comunicación como del "Instructivo de Rendición de Cuenta". Av. La Esperanza entre carreras 60 y 64, Ed. Gran Estación 11, piso 10 costado occidental - PBX: [571] 3186800 - 3816710

Línea Gratuita: 018000 120205 - Sitio Web www.auditoria.gov.co - Correo-E: participación@auditoria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal

3. Reutilización de Información.

Considerando que en el sistema se ha implementado la herramienta de "importación de archivo plano", la opción de "Reutilización de Información Rendida" sólo está en servicio para la sección "Controversia Judicial" del Formato 23 en la totalidad de la información. El sujeto vigilado que desee reutilizar la información de la sección "Controversia Judicial", deberá hacer la solicitud por medio de oficio dirigido a este despacho y que, para agilizar el proceso, deben escanear y remitir vía correo electrónico a las direcciones auditordelegado@auditoria.gov.co y administradorsirel@auditoria.gov.co a partir del próximo 12 de noviembre de 2014 y hasta el 21 de noviembre de 2014.

el proceso, deben escanear y remitir vía correo electrónico a las direcciones auditordelegado@auditoria.gov.co y administradorsirel@auditoria.gov.co a partir del próximo 12 de noviembre de 2014 y hasta el 21 de noviembre de 2014. Una vez se les informe que se tramitó la reutilización solicitada, deben hacer verificación a la información copiada para que se efectúen todas las modificaciones del caso con el fin de garantizar que los datos correspondan a la gestión de la vigencia 2014, responsabilidad de la entidad.

4. Recomendaciones varias.

Para las secciones que no cuentan con "Importación de archivos" ni "Reutilización de información rendida", deben cargar sus datos manualmente al sistema, razón por la que se hace apertura de la vigencia con suficiente anticipación. Debe tenerse en cuenta que la firma digital de los formatos que va entregando el sistema al realizar el proceso de "Rendir Cuenta", es lo que formaliza la rendición de la cuenta como tal, es decir que el cargue de información no se considera rendición de cuenta. El proceso completo es totalmente operativo y puede tomar tiempo considerable, por lo que se recomienda no dejarlo para el último día de plazo. Al ingresar al SIA Misional AGR y dentro de la sección "Módulo SIREL", encuentran el "Manual del SIREL V3.2", el cual describe el funcionamiento técnico del sistema en todo el proceso de Rendición Electrónica de Cuenta, incluyendo el proceso de firma digital, y que sugiero consulten, en línea, permanentemente. El Instructivo para la Rendición de Cuenta lo encuentran dando clic en el ícono que representa un libro de color azul que tiene el signo de interrogación en su pasta (D ), el cual se encuentra ubicado en la parte superior de la lista de formatos a rendir y dentro de

El Instructivo para la Rendición de Cuenta lo encuentran dando clic en el ícono que representa un libro de color azul que tiene el signo de interrogación en su pasta (D ), el cual se encuentra ubicado en la parte superior de la lista de formatos a rendir y dentro de la lista de secciones de cada formato. Se recomienda su consulta permanente en línea para que puedan contar con las posibles actualizaciones que sean necesarias. Si un Sujeto Vigilado tiene inquietudes conceptuales sobre la información que se debe rendir en alguna sección de los formatos de la cuenta y no puede ser resuelta con la lectura del Instructivo para la Rendición de Cuenta, la consulta debe formularse a la Dirección de Control Fiscal o a la Gerencia Seccional según la competencia de su Av. La Esperanza entre carreras 60 y 64, Ed. Gran Estación 11. piso 10 costado occidental - PBX: [571] 3186800 - 381671 O

Linea Gratuita: 018000 120205 - Sitio Web: www.auditoria.gov.co - Correo-E: parlicipación@audiloria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Hacia la excelencia y la innovación en el control fiscal vigilancia, a los correos electrónicos o por teléfono.

Las inquietudes técnicas sobre el manejo del sistema, asignación, modificación y cancelación de perfiles, procedimientos técnicos de importación de archivos y de reutilización de información, así como preguntas o trámites a lo expuesto en la presente circular, se deben remitir vía correo electrónico al Administrador del SIREL: administradorsirel@auditoria.gov.co y/o administradorsirel@gmail.com Es muy importante tener en cuenta que para el año 2014 la Auditoría General de la República tendrá vacaciones colectivas y por lo tanto el soporte conceptual y técnico no

administradorsirel@auditoria.gov.co y/o administradorsirel@gmail.com Es muy importante tener en cuenta que para el año 2014 la Auditoría General de la República tendrá vacaciones colectivas y por lo tanto el soporte conceptual y técnico no estará disponible entre el 22 de diciembre y hasta el 14 de enero, inclusive. Así, se solicita que organicen todos sus procesos con la debida anticipación puesto que esto no será razón válida para autorizar prórrogas ni aceptar extemporaneidades. Cordialmente, Au o ele do para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Auditoría General de la República

Revisó: G Escudefi

Proyectó: W Salgado

Av. La Esperanza entre carreras 60 y 64, Ed. Gran Estación 11, piso 10 costado occidental - PBX: [571] 3186800 - 3816710

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