AGR - Circular Externa 13 de 2018 (Implementacion final registro PIA_Anexo)

Despacho del Auditor General de la República 100 CIRCULAR EXTERNA 013/2018 30 de octubre de 2018 Bogotá o.e., octubre 30 de 2018

PARA: CO NTRALOR GENERAL, CO NTRALORES DEPARTAMENTALES,

DISTRITALES Y MUNICIPALES.

DE: AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

ASUNTO: IMPLEMENTACIÓN FINAL Y · REGISTRO PLAN INTEGRAL DE

AUDITORÍAS - PIA Respetados señores Contralores: Como lo he expresado en repetidas oportunidades, una de las principales debilidades del actual sistema de control fiscal, es la falta de articulación y coordinación entre los diferentes organismos que lo ejercen. Al respecto, la actual administración de la Auditoria General de la República en desarrollo de la función de coadyuvancia, desde su inicio expuso la necesidad de desarrollar políticas, procedimientos y herramientas, que apuntaran a la armonización, unificación y estandarización del proceso de gestipn fiscal. Para ello, trabajamos en un nuevo Modelo Integral de Gestión Fiscal, eón modernos sistemas de auditoría pública que garanticen el cumplimiento de los fines esenciales del - • Estado, devolviéndole la credibilidad al control estatal; tarea para la c..ual se hag_' • indispensable establecer altos niveles de coordinación interinstitucional permanente entr los distintos organismos de Control Fiscal del país; modelo que, a su .ye'i:,; podrá ifif!f_. • •• base del nuevo ordenamiento del Sistema Nacional de Control Fiscal. _. • •• • '"" • ,,s'•:7 • ,:;: •• El • Plan Integral de Auditorías, PIA, como principal instrumentfi):le estfi programación anual, armonizada y articulada de los organismos dé éifintrot. ..

• ,:;: •• El • Plan Integral de Auditorías, PIA, como principal instrumentfi):le estfi programación anual, armonizada y articulada de los organismos dé éifintrot. .. territorial, la CGR y la AGR, para el ejercicio independiente y autóhprnci 9fi micro en todo el país, a través de un instrumento tecnológico corhún,'.()p; planificación y racionalización del proceso auditor. . \ .NY(f: • ,,.,·.:rtif\\ : . Después de recorrer el necesario camino de observación y experimentfi<?.ifin, a través de _._'.: • los_. registros preliminares realizados por cada Contraloria y gfi_,)as diferentes ' '. : • socializaciones que hemos adelantado, gracias a las cuales se pt19ifiron efectuar los - ·-.. i,1r· •••• -· r

r Cra57Cfio.64A-29,ba'niolviodeloNorte•llogon\D.C-Colombia ; ,\' . ,.$ . PBX:!57-1)3136800·3816710•LineagraMto01 800012020S ;,:•· . . • .. '1:0° pfifi!dpacion@_ aµdm,na,¡ovfio ltF@auditoriágen fauditoriagenoral , www"1iilitoria.gov.coPágina2 de2 ajustes requeridos, incluyendo las modificaciones sugeridas por ustedes; hemos llegado a lo que consideramos la etapa de madurez de la construcción de la plataforma tecnológica, que permitirá subir directamente a un Módulo único (Módulo PlA), la programación del Plan de Vigilancia o PGA de la de todas las contralorías. En este contexto, me complace presentarles hoy esta nueva plataforma informática e invitarlos a que a partir del 1º y hasta el 15 de noviembre de 2018, diligencien la

Plan de Vigilancia o PGA de la de todas las contralorías. En este contexto, me complace presentarles hoy esta nueva plataforma informática e invitarlos a que a partir del 1º y hasta el 15 de noviembre de 2018, diligencien la información solicitada, conforme a las instrucciones contenidas en el Manual adjunto. Cualquier observación o duda, respecto del diligenciamiento de la información en el citado aplicativo, será atendida a través de la mesa de ayuda de la AGR, por el profesional de la Oficina de Planeación Victor José Romero, por el Asesor Fulton Parea o por el Dr. Luis Fernando Ayala Pabón, Asesor de este Despacho . . Estoy seguro de que, a partir del 2019, esta herramienta, diseñada como "Una iniciativa para un nuevo Modelo. de estión Fiscal", nos ayudará a ejercer un control mejor planificado, más eficiente y tr sparente; y eón resultados más oportunos y contundentes que I an recup r y fia ar la confianza ciudadana. ordialmente, CC: Dr. ROdrig ux ,ar Ora. Alexan . , , Audttora O Dr. Luis Fem Pabó ,AsesorDes Proyectado y , Revlsadó por: Nombre.y !IP•llido Luis FernandoAyala Pabón, Asesor DespaÓho:,

Aprobado por: . Alexandra Ramírez Suárez, Audttora Delegada· Firma Los árriba firmantes decloirimos que hemos revisado et documento Y lo-encontramos ajustado a-[fi· fi.as.Y.dl$_po vigentes y por-lo tanto, bajo nuestra respof]sabilidad1o presentamos para la firma. f' Cra.57CNo.64

. M9, barrioMo<l,lo. Norte•Bog,,tá O.C.-Colombia

vigentes y por-lo tanto, bajo nuestra respof]sabilidad1o presentamos para la firma. f' Cra.57CNo.64 . M9, barrioMo<l,lo. Norte•Bog,,tá O.C.-Colombia PllX:!57-11318 68 00 • 381 ól 10 • l.meagrawita 018000-UOlQS parñdpadon@auditoriagovfio »' @auditorla¡¡en f audltoriag<neral www.audltorla.p.ooGENERAL DE LA REPÚBLICA - COLOMBIA

DESPACHO DEL AUDITOR GENERAL

AUDITORÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA

GESTIÓN FISCAL

SIA MISIONAL

MANUAL DEL MÓDULO PIA Plan Integral de Auditorías - PIA "Una Iniciativa para un nuevo modelo de Gestión Fiscaln BOGOTÁ D.C. 2018Tabla de contenido

CAPITULOS

1. INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................................... 3

2. PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS PIA ................................................................................................... 4

3. PAGINA INICIO DEL MODULO PIA ........................................................................................................ 4

4. PERÍODOS DE PRESENTACIÓN Y OPCIONES PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS .................................. 5

S. REGISTRO DE SUJETOS DE CONTROL ................................................................................................... 6

6. REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL ................................................................................................... 7

7. REGISTRO DE AUDITORÍAS ................................................................................................................... 8

8. REPORTES GRÁFICOS .......................................................................................................................... 10

9. RECOMENDACIONES ............................................................................. i Error! Marcador no definido.1. INGRESO AL SISTEMA Para llegar al sitio WEB del SIA Misional AGR, lo debe hacer a través del navegador de internet Mozilla Firefox digitando la URL misional.auditoria.gov.co El sistema cuenta con un mecanismo de seguridad. Para ingresar, en la página Web

Para llegar al sitio WEB del SIA Misional AGR, lo debe hacer a través del navegador de internet Mozilla Firefox digitando la URL misional.auditoria.gov.co El sistema cuenta con un mecanismo de seguridad. Para ingresar, en la página Web encuentra una ventana en la que se digita el respectivo nombre de usuario y su contraseña. Dependiendo del perfil de acceso que tenga asignado el usuario, se podrá acceder o no a las diferentes funcionalidades del aplicativo. Para los nuevos usuarios, en la parte inferior de la ventana de acceso aparece el enlace "Cree una cuenta de usuario" que al ingresar le permite registrarse en el sistema indicando sus datos personales, asignando el Usuario y la Contraseña. Posteriormente, deberá solicitarse por correo electrónico al administrador del sistema (administradorsirel@auditoria.gov.co), la asignación del perfil de acuerdo con el nivel de acceso requerido. SI es funcionalio de una Contralor!a, fBS o de la A.GR y está autorizado para utilizar el sistema: cree una cuenta jle 11suam Bogotá o.e. Colombia fi?01R Aurtitnrifi fiP.narfiI riA l::i RArttJhtif'fi2. PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS - PIA Al ingresar al sistema, encontrará la página "Inicio" con los vínculos para acceder a los diferentes módulos del SIA Misional AGR. Uno de ellos es el "Módulo PIA" (Plan Integral de Auditorías) en el cual las contralorías registran la información relacionada con la programación y ejecución de sus correspondientes auditorias. SIA Misional AGit· Sistema lnt;gral de Audttoria

3. PÁGINA INICIO DEL MÓDULO PIA

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Nombre: LUIS GA8RIEl QUICEHO CARDEN.AS

SIA Misional AGit· Sistema lnt;gral de Audttoria

3. PÁGINA INICIO DEL MÓDULO PIA

U$Uario; 1s!smE.

Nombre: LUIS GA8RIEl QUICEHO CARDEN.AS

Pel'fll; Admlnl$h'ador JM:pendencla: Nlvet central Contmloria: General de la República ® 1111'Vll9MYVW liílfl Al hacer clic en el enlace "Módulo PIA" el sistema lo lleva al menú de opciones, donde encuentra el enlace "Programa Integral de Auditorías" con la información respectiva, por periodos de presentación y el enlace "Reportes Plan Integral de Auditorías PIA" que contiene. los resultados gráficos · de la información correspondiente al PIA de un determinado periodo. SIA Misiona•.! AGlf'e' Unfifili}(/;fl AuditfitHI G-raríl<I fi fipúbl:i«i ■""'""º'""""""

Nombre: LUIS GAmUEt. QUlCENO CAIU>ENAS P,:rftl: ,'dmlnifidor 't,épendencla: Nivel central ·.COntralorla: General de la República fiD.C,CO!Offlblt fi"21118 11m!Mtla G11rn1ra! d8 1a Blm11P!l&114. PERÍODOS DE PRESENTACIÓN Y OPCIONES PLAN INTEGRAL DE AUDITORÍAS - PIA Al dar clic en el enlace "Plan Integral de Auditorías" el sistema muestra la pantalla en la que se relacionan los periodos de la presentación de la programación de auditorías a los Sujetos y Puntos de control. El Administrador del SIA Misional AGR genera periódicamente los periodos correspondientes por

pantalla en la que se relacionan los periodos de la presentación de la programación de auditorías a los Sujetos y Puntos de control. El Administrador del SIA Misional AGR genera periódicamente los periodos correspondientes por el botón "Adicionar" que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. feha Jmcial Prescntac1on ½ fi .._ Fecha F1n<1l Pre:rent<lC1ót1 .J _.,. 2019 1 20l9·0l·14 /i ''?[lll.·· 201!:IU ' 1 ,.,.,,, •• , Bogotis o.e. <:o!ombla 1l?Q1S Aud/loda CeoJtral dí> la fl:l!PU!l11ra En la columna opciones se relacionan los diferentes links con la información que se solicita en el orden especificado: 1, SUJETOS DE CONTROL: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 5 de este Manual, TODOS los SUJETOS DE CONTROL que le corresponde vigilar a la Contraloría, es decir, su Universo de Sujetos de Control.

2. PUNTOS DE CONTROL: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 6 de este Manual, TODOS los PUNTOS DE CONTROL que le corresponde vigilar, es decir, su universo de Puntos de Control.

3. AUDITORIAS: Link para relacionar como se indica en el Capítulo 7 de este Manual, TODAS las AUDITORÍAS programadas en la respectiva vigencia.

4. REPORTES: Este link muestra los reportes que arroja el sistema, de acuerdo con la información registrada, tal como se muestra en el Capítulo 8 del presente

Manual....

5. REGISTRO DE SUJETOS DE CONTROL Al hacer clic en la opción "1. Sujetos de Control" del listado de opciones del correspondiente período de presentación, el sistema lo lleva al registro de los

Manual....

5. REGISTRO DE SUJETOS DE CONTROL Al hacer clic en la opción "1. Sujetos de Control" del listado de opciones del correspondiente período de presentación, el sistema lo lleva al registro de los sujetos de Control del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la información a través del botón "Adicionar" o con la opción "Importar archivo plano".

Para el efecto: Diligencie cada una de las columnas de la siguiente manera:

1. Contra/orís: Automáticamente el sistema asigna el nombre de la Contraloría, asociado al usuario autorizado para subir la información.

2. Nombre: Escriba el nombre completo del Sujeto de Control.

3. NIT: Escriba el NIT del Sujeto de Control sin dígito de verificación.

4. Consecutivo NIT: En el caso de que uno o varios Sujetos de Control, estén asociados o tengan el mismo NIT, identifique el o los Sujetos de Control asociados, escribiendo en esta columna, un número consecutivo para cada uno así: 1, 2, 3, etc .... . .

Ejemplo: Gobernación del Amazonas NIT: 9698953; como los sujetos de control Secretarías de Educación y Secretaría de Salud, están asociadas al Nit de la Gobernación, entonces se registran así;

Nombre: Secretaría de Educación del Amazonas, NIT: 9698953, Consecutivo

NIT: 1; Nombre: Secretaría de Salud, del Amazonas, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:2 y así sucesivamente.

5. Municipio: Seleccione, en la lista desplegable, el Municipio al cual pertenece el

Sujeto de Control.

6. Presupuesto total a auditar por competencia: Escriba el valor total del

y así sucesivamente.

5. Municipio: Seleccione, en la lista desplegable, el Municipio al cual pertenece el

Sujeto de Control.

6. Presupuesto total a auditar por competencia: Escriba el valor total del presupuesto del Sujeto de Control, que, de acuerdo a sus competencias, le corresponda auditar.

7. Fuente de Recursos: Seleccione en la lista desplegable, la fuente principal de donde provienen los recursos del Sujeto de Control

B. Sector: Seleccione de la lista desplegable, el Sector Económico al que pertenece el Sujeto de Control. ----·""ti;"";m""'mmfifififi·@fifif;fixfifif,s:fir,mfi;:rfi .:c;;;:fü,A,;:;0fifi · MHMH IN 344\iiHHSSHHIM b:;¡'¡;¡;fi;;,fifií\ifitri -fifiez;:::i::x<' -;¡: ,t;tfifii::_:: -¡>::;:_;\ ·-.".::. ••··:..'.º,..ºJ.fi.:!"·:·<···•\··.i;.'.··.•.fi.'.·.:.:.:.'..·'..·.;.•.;.,'.•\••·:·;: >:;:·,,::{/·fitfifi·;fxc:: Ji,ifi'ttfi.·""··.·:·.·.:fi.\.'i .. ·.'.: .. '-

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6. REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL Al hacer clic en la opción "2. Puntos de control" del listado de opciones del correspondiente período de presentación, el sistema lo lleva al registro de los Puntos de Control del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la

6. REGISTRO DE PUNTOS DE CONTROL Al hacer clic en la opción "2. Puntos de control" del listado de opciones del correspondiente período de presentación, el sistema lo lleva al registro de los Puntos de Control del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la información a través del botón "Adicionar'' o con la opción "Importar archivo plano".

Para el efecto: Diligencie cada una de las columnas de la siguiente manera:

1. Contraloría: Automáticamente el sistema asigna el nombre de la Contraloría, asociado al usuario autorizado para subir la información.

2. Nombre: Escriba el nombre completo del Punto de Control.

3. NIT: Escriba el NIT del Punto de Control sin dígito de verificación.

4. Consecutivo NIT: En el caso de que uno o varios Puntos de Control, estén asociados o tengan el mismo NIT, identifique el o los Puntos de Control asociados, escribiendo en esta columna, un número consecutivo para cada uno así: 1, 2, 3, etc ..... .

Ejemplo: Alcaldía de Tunja NIT: 9698953; como los Puntos de Control, Concejo municipal, Personería municipal y Secretaría de Transporte, están asociadas al Nit de la Alcaldía, entonces se registran así;

Nombre: Concejo Municipal de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:1; Nombre: Personería Municipal de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT:2; Nombre: Secretaría de Transporte de Tunja, NIT: 9698953, Consecutivo NIT: 3 y así sucesivamente.

5. Municipio: Seleccione el Municipio al cual pertenece el Punto de Control.

6. Presupuesto total a auditar por competencia: Escriba el valor total del

así sucesivamente.

5. Municipio: Seleccione el Municipio al cual pertenece el Punto de Control.

6. Presupuesto total a auditar por competencia: Escriba el valor total del presupuesto del Punto de Control, que, de acuerdo a sus competencias, le corresponda auditar

7. Fuente de recursos: Seleccione en la lista desplegable, la fuente principal de donde provienen los recursos del Punto de Control

8. Sector: Seleccione de la lista desplegable, el Sector Económico al que corresponde el Punto de Control.2fifi:;i''fi.'!!fi1'fifi';;fi';+;fi1::fi:,tfifi!fi·;:'fi''fi1z.;fi;fifi,fi1fi:fifi[fi'fifi:fi'C0fü•f:éé1'"+''[''''2P'if/g,\Fs,fifü:B0 'iA',,"'""r 1•1 fi<;(jpu<lsfcJ total " .iu,ht.tr p<>fi <'.OmpetellO<I :s:- <t, - -:fififilfilfi¡!¡¡fi:¿fififififijfifififififi,lfi¡ :\::·fifififififififuifi fi;:-J:fifififle&2fis12_.,,!:1;;5;:0,;i'.;¿·fifit6fifi. lli1fifisfififififififi;mfiIB:firfl!Efififi¼I" Municipal de Tunj& Igualmente, si lo prefiere, también es posible subir la información a través de la opción "Importar archivo plano". Allí mismo encontrará la instrucción para diligenciar la plantilla de importación.

7. REGISTRO DE AUDITORÍAS Al hacer clic en la opción "3. Auditorias" del listado de opciones del correspondiente período. de presentación, el sistema lo lleva al registro de las Auditorías del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la

7. REGISTRO DE AUDITORÍAS Al hacer clic en la opción "3. Auditorias" del listado de opciones del correspondiente período. de presentación, el sistema lo lleva al registro de las Auditorías del periodo preseleccionado. En esta pantalla debe ingresar la información a través del botón "Adicionar" o con la opción "Importar archivo plano".

Para el efecto: Diligencie cada una de las columnas de la siguiente manera:

1. Contraloría: Automáticamente el sistema asigna • el nombre de la Contraloría, asociado al usuario autorizado para subir la información.

2. Sujeto o Punto: En la lista desplegable, escoja si se trata de un Sujeto o Punto de Control

3. Nombre: Escriba el nombre del Sujeto o Punto de Control.

4. NIT: Escriba el NIT del Sujeto o Punto de Control sin dfgito de verificaqión.

S. Consecutivo NI.T: En el caso de que uno o varios Sujetos o Puntos de Control, estén asociados a un mismo NIT, identifique el o los Sujetos de Control asociados, escribiendo en f'lsta columna el mismo número consecutivo que les asignó en los Capítulos 5 y 6 de este Manual

6. Municipio: Seleccione, el Municipio al cual pertenece el Sujeto o Punto de

Control.

7. Tipo de auditoría: Seleccione de la lista desplegable, el tipo de auditoría que se va a realizar.

8. Sector: Seleccione de la lista desplegable, el Sector Económico al que corresponde el Sujeto o Punto de Control.

9. Valor de Presupuesto a auditar: Anote el valor estimado del presupuesto que se va a revisar en esta Auditoría. Para ello, debe tener en cuenta, que, si se le

corresponde el Sujeto o Punto de Control.

9. Valor de Presupuesto a auditar: Anote el valor estimado del presupuesto que se va a revisar en esta Auditoría. Para ello, debe tener en cuenta, que, si se le hacen varias auditorías en la misma vigencia a un mismo Sujeto o Punto deControl, la sumatoria de los "presupuestos a auditar'; no puede exceder el valor total del presupuesto que por competencia Je corresponde auditar a su

Contraloría. A manera de ejemplo, si al Sujeto o Punto de Control se Je va a realizar una auditoría integral, se debe registrar el valor total de su presupuesto en la vigencia, pero sí más adelante se le realiza una auditoría especial de cualquier índole, se debe colocar cero (O) en esta columna, sin perjuicio del valor de los hallazgos que resultaren de dicha auditoría especial, a fin de no duplicar las cifras del presupuesto Si solamente se programa realizar una auditoría especial o exprés, se debe colocar el valor estimado del presupuesto que se va a evaluar en dicha auditoría. 1 O. Fuente de recursos a auditar: Seleccione en la lista desplegable, la fuente de donde proviene el valor de los recursos que se van a auditar.

11. Última vigencia auditada: Coloque el año en que se realizó la última auditoría al Sujeto o Punto de Control. Ejemplo: 2016

12. Vigencia a auditar: Escriba el año de la vigencia que se va a auditar. Ejemplo:

2018.

13. Objetivo General: Resuma el objetivo general de la auditoría, es decir lo que se propone con el proceso auditor a realizar.

14. Fecha de inicio: Seleccione la fecha programada de iniciación de la auditoría.

Ejemplo: 2018-03-16

2018.

13. Objetivo General: Resuma el objetivo general de la auditoría, es decir lo que se propone con el proceso auditor a realizar.

14. Fecha de inicio: Seleccione la fecha programada de iniciación de la auditoría.

Ejemplo: 2018-03-16

15. Fecha final: Seleccione la fecha programada de finalización del ejercicio auditor.

Ejemplo: 2018-07-14.

16. Estado: Seleccione, en la lista desplegable, el estado actual del proceso auditor.

17. Porcentaje de Ejecución: Escriba el % de avance de esta auditoría al momento del corte del período a rendir

18. Observaciones: Escriba en forma resumida las anotaciones u observaciones que considere pertinentes sobre esta auditoría. fi¡,,e_woo,fi "22'• ! M'w!• q.,-.,, •• 11 ll,,vhl'?I De igual manera, si Jo prefiere, también es posible subir la información a través de la opción "Importar archivo plano". Allí mismo encontrará la instrucción para diligenciar la plantilla de importación..8. REPORTES GRÁFICOS Al hacer clic en reportes gráficos el sistema muestra un formulario por medio del cual se acceden a los diferentes reportes preestablecidos en el sistema con base en la información registrada por las contralorías, los cuales pueden ser visualizados de diferentes formas, de acuerdo con las preferencias del usuario.

Reportes Programa Integral de Auditorias PIA Cobllt!tll'l'I en Sllietos por Ger,;ncías AGR C<:ibertura 1.m SI/fetos por Contralol'ii Cllbt11Wra M Sl.41:!W por Gilre!ldaS AGR Ctlbert\.lra en SUjetos porsfict:ores Eco116miols Olberomi en Sojeto.1 por fMrtre <:le Reo.!fSO$

Cllbt11Wra M Sl.41:!W por Gilre!ldaS AGR Ctlbert\.lra en SUjetos porsfict:ores Eco116miols Olberomi en Sojeto.1 por fMrtre <:le Reo.!fSO$ CObtrtl.m1 .11n Sujetofi por Tr¡10 de Ctmtrnltlri;¡ cob11ro.u::i M Presupuesto por Contr.llo/8 CObertllra -en ?res,J0Uesttr ¡w Gerencias i\GR cobertura en Prero1111e5l:!I por Tl¡)o de Contra\::lr'3 Contr<1I o.s. G,S, G.S. G.s. ll,S, G,S, G,$. G.S, G,S, G.S. ¡¡,.,.,¡ F,-al A<T1M1nl<1 &,o,,.,,n<¡ l!og<>ti eu.:..,. C.1! C\kc¡b, MR<k,11!!> l.lom.d ¡¡.,;,,.. Vlllavfi Oonl41 ul!la rn•ni:a • m:I<>

9. RECOMENDACIONES 5®C:i0> ¡ ,MÍ. "- !ltl-!11\ó h 4ofix :stl'3fi'" 1fi tfi\,: fi::fi:: ' su 116,i¾ !:C e:i} D'.Y'P:):;\·,_,0,9.,-.;;:,: ; 6@ 92,ll¼ :iii,Y;i;'.<· .·, IW.!1¼'" 224 ?4-2¼ ." =::.,, · '"-' ig, Y:< 90,0¾,-.', o o.o-..

Para realizar el cargue de la información de la forma más eficiente y como quiera que el proceso debe repetirse trimestralmente, es importante tener en ,cuenta las siguientes recomendaciones:

o o.o-.. Para realizar el cargue de la información de la forma más eficiente y como quiera que el proceso debe repetirse trimestralmente, es importante tener en ,cuenta las siguientes recomendaciones: a, Guardar un documento en formato "xlsx" archivo de Excel .. con las columnas solicitadas en el• sistema PIA del SIA Misional, de tal forma que.cada trimestre solo se actualice este archivo; se guarda como. "CSV", únicamente para subirlo al .. sistema y luego se elimina, conservando el archivo en Excel para. las siguientes rendiciones del' año. No es• buena práctica guardar el, archivo "CSV", para tral:!ajar nuevamente sobre él, debido a que Excel cambia el formato de números y fechas cuando se abre de nuevo el documento; por lo tanto, es mejor guardar el archivo en formato "xlsx", b, Al realizar el cargue, verificar el número total de Sujetos de Control que está reportando en el sistema, para así estar seguros de no estar duplicando esa información,Lfayala 30/10/2018 c. Al realizar el cargue, verificar el núm ero total de Puntos de Control que está reportando en el sistema, para así estar seguros de no estar duplicando esa información. d. En el registro de la información, tanto de los Sujetos como de los Puntos de Control, se solicita información del NIT de cada uno de ellos; como cada contraloría define sus sujetos y puntos, en varios casos el NIT se repite, por lo que se hizo necesario adicionar la columna "Consecutivo NIT", en la cual se debe escribir un identificador (número consecutivo) que distinga inequívocamente, a cada Sujeto o Punto de Control, garantizando que sea una llave única para su individualización. Por supuesto, el identificador utilizado en los Capítulos 5 y 6, debe ser el

que distinga inequívocamente, a cada Sujeto o Punto de Control, garantizando que sea una llave única para su individualización. Por supuesto, el identificador utilizado en los Capítulos 5 y 6, debe ser el mismo que se utilice para la información requerida en el Capítulo 7.