AGR - Circular Externa No 002 de 2020 Rendición de Cuentas e Informes

CIRCULAR EXTERNA N° 002 DE 2020

(Bogotá D.C., 24 de junio de 2020)

PARA: CONTRALORÍAS DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES DE: AUDITORA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL ASUNTO: RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES TRIMESTRALES POR PARTE DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES Con fundamento en lo establecido en el Decreto Ley 272 de 2000, en especial lo dispuesto en sus artículos 21, 5 y 17, numerales 2, 5 y 122, corresponde a la Auditoría General de la República impartir los lineamientos y directrices que deben atender la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, municipales y distritales sin excepción alguna, el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y los fondos de bienestar social de las contralorías, para rendir cuentas e informes, en su calidad de sujetos vigilados.

En consecuencia, la Auditoría General de la República expidió la Resolución Orgánica N° 008 del 10 de junio de 2020, por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la República, publicada en el Diario Oficial N° 51342 del 11 de junio de 2020, misma en la que se derogaron las Resoluciones Orgánicas números 012 de 2017, 011 y 012 de 2018, expedidas por la Auditoría General de la República, así como las demás disposiciones que le sean contrarias. La Resolución Orgánica N° 008 del 10 de junio de 2020 antes referida, prescribe los términos,

plazos y condiciones en que los sujetos vigilados deben rendir las cuentas e informes a la Auditoría General de la República. Por lo tanto, los sujetos vigilados por la Auditoría General de la República deben conocer y dar estricto cumplimiento a lo preceptuado en la referida resolución, dada la importancia que reviste que la información sea reportada en términos de calidad, consistencia, coherencia y veracidad, de manera que permita el adecuado ejercicio de vigilancia y control fiscal que desarrolla la Auditoría. Cabe mencionar que, como consecuencia del proceso de rendición y de la revisión de las cuentas, la Auditoría General de la República podrá imponer sanciones, de acuerdo con lo dispuesto en el Título IX – Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal, del Decreto Ley 403 de 2020. 1 Modificado por el artículo 156 del Decreto Ley 403 de 2020. 2 Modificado por el artículo 158 del Decreto Ley 403 de 2020. Continuación Circular Externa N° 002 de 2020 Página 2 de 5 En este sentido, se recuerda que la cuenta que se debe rendir ante la Auditoría General de la República está conformada por todos los formatos electrónicos y documentos soportes que se diligencian o aportan a través de los sistemas de información SIA Misional, módulo SIREL, que gestiona el proceso de rendición de cuenta por procesos, módulo PIA, que gestiona la rendición sobre la gestión realizada en torno a la planeación y ejecución de sus Programas Generales de Auditoría o Planes de Vigilancia Fiscal, y el SIA Observa, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y su presupuesto, incluidos los de los sujetos vigilados por las contralorías. La cuenta rendida en los sistemas de información SIA Misional, módulo SIREL, módulo PIA y SIA Observa se diligenciará conforme a lo establecido en los manuales y/o instructivos respectivos, disponibles para consulta en cada uno de estos sistemas de información. Por tanto, en aplicación de lo establecido en el literal a) del numeral 2° del artículo 11 de la Resolución Orgánica N° 008 de 2020 de la Auditoría General de la República, la presente Circular Externa tiene como finalidad determinar los formatos e información complementaria que componen la cuenta trimestral que se deberá rendir por procesos en el SIA Misional, módulo SIREL, por parte de las contralorías territoriales, así:

RELACIÓN DE FORMATOS Y SECCIONES

NOMBRE DEL FORMATO SECCIÓN

FORMATO 6 TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS TRANSFERENCIAS Y RECAUDOS

FORMATO 7 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS GASTO PRESUPUESTAL

FORMATO 9 EJECUCIÓN PAC VIGENCIA EJECUCIÓN PAC

FORMATO 14 ESTADÍSTICAS DEL TALENTO HUMANO FUNCIONARIO POR NIVEL

NÚMERO FUNCIONARIOS

FORMATO 15 PARTICIPACIÓN CIUDADANA ATENCIÓN CIUDADANA

PROMOCIÓN DEL CONTROL CIUDADANO FORMATO 16 INDAGACIÓN PRELIMINAR INDAGACIÓN PRELIMINAR FORMATO 17 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS ORDINARIOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS VERBALES DE RESPONSABILIDAD FISCAL FORMATO 18 JURISDICCIÓN COACTIVA COBRO COACTIVO FORMATO 19 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO - PAS

FORMATO 20 SUJETOS DE CONTROL FISCAL SUJETOS DE CONTROL FISCAL PUNTOS DE CONTROL FORMATO 21 RESULTADOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL GESTIÓN DE AUDITORÍAS A SUJETOS DE CONTROL

GESTIÓN DE AUDITORÍAS A PUNTOS DE CONTROL

INFORMACIÓN DE CUENTAS RECIBIDAS Y REVISADAS CONTROL A LA CONTRATACIÓN Continuación Circular Externa N° 002 de 2020

Página 3 de 5 HALLAZGOS FISCALES BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL FORMATO 22 CONTROL FISCAL AMBIENTAL SUJETOS DE CONTROL AUDITADOS QUE MANEJAN RECURSOS PARA EL MEDIO AMBIENTE PROYECTOS AMBIENTALES FORMATO 33 RESULTADOS CONTROL INTERNO AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO Relación de archivos soporte y complementarios

6. Acto administrativo de la apropiación inicial

7. Ejecución de egresos consolidada

9. Ejecución del PAC mensualizado

9. PAC aprobado de la vigencia

14. Copia del acto administrativo que determina la planta de personal de la entidad para el año objeto de rendición

14. Plantas temporales

14. Planta ocupada

20. Copia del acto administrativo mediante el cual se determinan los sujetos de control a cargo de la contraloría, para la vigencia rendida

21. Informe de beneficios del control fiscal

22. Informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente

33. Reportes a los organismos de control, de posibles actos de corrupción e irregularidades que la oficina de control interno o quien haga sus veces, haya realizado, o certificación de inexistencia Plan de Acción por áreas o dependencias Plan Estratégico Informe financiero anual relacionado con las finanzas públicas territorial y/o nacional

Informe de ejecución del presupuesto general del sector público Informe de auditoría a las reservas presupuestales Informe anual sobre la deuda pública Evidencia de las publicaciones mensuales de los Informes financieros y contables en la página web - Link de la publicación que evidencie la fecha en que se realizó. Relación detallada en Excel de las solicitudes de Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal - PASF, recibidas en la vigencia en el área de responsabilidad fiscal y el trámite dado a las mismas durante el periodo rendido (que incluya como mínimo: sujeto vigilado, fecha comunicación informe final, vigencia evaluada, fecha de recibo de la solicitud de PASF en el área de responsabilidad fiscal, decisión y/o estado del trámite dado a la solicitud, fecha de la decisión). Plan Anual de Auditorías Internas, donde se identifique el proceso a auditar con cada auditoría. Ejecución del Plan Anual de Auditorías Internas, donde se identifique el proceso auditado con cada auditoría. Evidencia del Índice de desempeño del sistema de control interno de la Contraloría. Continuación Circular Externa N° 002 de 2020 Página 4 de 5 Evidencia de la comunicación de cada uno de los informes macrofiscales producidos por la Contraloría. Certificación sobre el registro de la deuda que debe efectuar la Contraloría. Informe de avance en la ejecución del Plan Estratégico de la Contraloría. Informe de avance en la ejecución del Plan de Acción Anual de la Contraloría. Informe de avance sobre la observancia de las directrices de armonización, unificación y estandarización relacionadas con la Guía de Auditoría Territorial - GAT

La anterior información deberá rendirse trimestralmente conforme a los términos, condiciones y plazos establecidos en la referida Resolución Orgánica 008 de 2020. Sin embargo, para la presente vigencia de 2020, las contralorías territoriales efectuarán sólo tres rendiciones de cuenta trimestral por procesos en el SIA Misional, módulo SIREL, así:  La primera, corresponde a la ejecución de los diferentes procesos con la información consolidada, rendida respecto del periodo comprendido entre el 1º de enero y el 30 de junio de 2020, cuyo plazo de rendición será a más tardar el 15 de julio de 2020, para todas las contralorías territoriales, salvo la Contraloría de Bogotá, que deberá rendir a más tardar el 15 de agosto de 2020, de conformidad con lo determinado en la Resolución Orgánica N° 004 de 2020.  La segunda, corresponde a la ejecución de los diferentes procesos, entre el 1º de julio y el 30 de septiembre de 2020. Entiéndase la ejecución acumulada de lo corrido del año hasta el 30 de septiembre, cuyo plazo de rendición será a más tardar el 15 de octubre de 2020, respecto de todas las contralorías territoriales.  La tercera, corresponde a la ejecución de los diferentes procesos, entre el 1º de octubre y el 31 de diciembre de 2020. Entiéndase la ejecución acumulada de lo corrido del año hasta el 31 de diciembre, es decir, la ejecución consolidada anual, cuyo plazo de rendición será a más tardar el 31 de enero de 2021, respecto de todas las contralorías territoriales. Esta última rendición involucra la totalidad de los formatos, sus secciones y los archivos soporte y complementarios descritos en el Instructivo de Rendición de Cuentas del módulo SIREL del SIA Misional, incluidos todos los descritos en la presente circular externa. De igual forma, sin perjuicio de lo anterior, las contralorías territoriales deberán realizar la rendición de cuenta trimestral y mensual de que tratan los numerales 2.b y 3 del artículo 11 de la Resolución Orgánica 008 de 2020, en las condiciones en ella establecidas. Sólo para el caso de la Contraloría de Bogotá, los plazos de esta rendición serán los establecidos en la Resolución Orgánica N° 004 de 2020. Continuación Circular Externa N° 002 de 2020 Página 5 de 5 El Instructivo de Rendición de Cuentas del módulo SIREL del SIA Misional, se encuentra publicado en la pantalla de inicio de dicho módulo. En caso de presentarse alguna inquietud sobre la información a rendir en los formatos o sobre los archivos soporte y complementarios, y que no pueda ser resuelta con la lectura del instructivo, ésta deberá formularse por medio del centro de servicio del SIA Misional. Atentamente, LUZ JIMENA DUQUE BOTERO Auditora Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal (AF) Nombre y Apellido Firma Fecha

Proyectado por: Omar Hugo Rivas Jiménez, Profesional Especializado 24/06/2020

Elizabeth Elvira Chaves Benavides, Profesional Especializada Tatiana Bedoya Díaz, Asesora del Despacho

Revisado por: Sandra Patricia Silva Mejía, Asesora del Despacho 24/06/2020

Tatiana Ordoñez Vásquez, Directora de Responsabilidad Fiscal Juan Diego Doncel Ramírez, Directos de Control Fiscal

Aprobado por: Luz Jimena Duque Botero, Auditora Delegada (AF) 24/06/2020

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.