AGR - Concepto 110 058 de 2022 De las copias en los procesos de responsabilidad fiscal

Radicado No: 20221100028521

Fecha: 24-08-2022

Bogotá, 110 Señora MARÍA CAROLINA MONTOYA MORENO mcmontoyam(Ojaveriana.edu.co

Referencia: Concepto 110.058.2022

SIA-ATC. 012022000548

1. De las copias en los procesos de responsabilidad fiscal.

Respetada señora Montoya: La Auditoría General de la República recibió su requerimiento contenido en oficio allegado en correo electrónico del 21 de Julio de 2022, el cual fue radicado en la misma fecha con el número 20222330015152 y bajo el SIA-ATC. 012022000548, en el que consulta lo siguiente: «(...) un presunto responsable fiscal o un tercero civilmente responsable, con ocasión de su vinculación a un proceso de responsabilidad fiscal, solicita la copia digital de un auto notificado en estado, ¿el envío de dichos autos a través de medio digital tiene algún costo?» Antes de proceder a dar respuesta a lo planteado, debemos indicar que, teniendo en cuenta las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoría General de la República, no puede este ente de control tener injerencia en la toma de decisiones que sean de competencia de las entidades vigiladas (contralorías y fondos de bienestar social de las mismas) o de sus sujetos de vigilancia, dado que no le es posible coadministrar o ser juez y parte. Por tanto, nos abstenemos de emitir conceptos sobre asuntos o situaciones individuales o concretas que puedan llegar a ser sometidos a vigilancia, por lo cual, se abordará el tema de manera general y abstracta.

Respecto a la función de la AGR, el sentido, alcance, delimitación y competencia del ejercicio del

control fiscal, la Corte Constitucional se pronunció entre otras en la Sentencia C-1176 de 2004, señalando: «Por disposición constitucional, la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República le corresponde a la Auditoria, sin que por tal circunstancia, ésta pueda convertirse en ente superior de aquella en cuanto al direccionamiento de la vigilancia y control fiscal, Av Calle 26169 - 76 Edificio Hemento Torre 4 (Agua) Piso1 7 y 18, Bogotá D.C.

PBX: 1571] 3186800 -3816710-Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 auditoriageneral EJauditoriagen E) auditoriagen Eauditoriageneralcol participacionG auditoria. gov.

www.auditoria.gov.co: Concepto 110.058.2022 : Á

Sl AsAIG.012022000548 E

AUDITORÍA GENDEE LRA RAEPÚLBLI CA pues la atribución constitucional conferida a la Auditoria solo se restringe a la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General, según así lo precisa la propia Constitución (...).» (Negrilla fuera de texto). Así mismo, le indicamos que de conformidad con el numeral 3 del artículo 18 del Decreto-Ley 272 de 2000 «Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República», es función de la Oficina Jurídica «Emitir los conceptos jurídicos sobre temas de control fiscal y administrativos que le sean solicitados por el Auditor General o los requeridos por las demás dependencias del organismo», los cuales abordan los temas de manera general y abstracta, sin que tengan el carácter de fuente normativa, buscando solamente orientar y facilitar la aplicación normativa

jurídica, más no la solución directa al problema jurídico planteado, por lo tanto, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Este Despacho para brindar elementos de juicio que contribuyan al debate académico y permitan al consultante dilucidar la problemática planteada traerá a colación las normas, jurisprudencia y doctrina referentes que se encuentra al alcance de todos, exponiendo algunas consideraciones jurídicas, para así emitir concepto de manera general y abstracta, en los siguientes términos:

1. Delas copias en los procesos de responsabilidad fiscal Mediante la ley 610 de 2000, por la cual se estableció el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías, estatuyéndose en el artículo 20, lo referente a la reserva y expedición de copias, así: «(...) Los sujetos procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial.» Ahora bien, en cuanto a la expedición de copias en procesos administrativos, el artículo 29 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por la Ley 1755 de 2015, por la cual se reguló el derecho fundamental de petición, se determinó que: «En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.

El valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.» Así mismo, la Ley 1712 de 2014, por la cual se creó la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, contempló en su articulado 3, lo concerniente a «otros principios

de la transparencia y acceso a la información pública» desarrollando el principio de gratuidad, de la siguiente manera: Av Calle 26 4 69 - 76 Edificio Elemento Torre 4 (Agua) Piso 17 y 18, Bogotá D.C. xddd PBX: [571] 3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 auditoriageneral EJauditoriagen EJ auditoriagen ESauditoriageneralcol participaciongWauditoria.gov.co www.auditoria.gov.co 1110.058.2022 012022000548 «Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.» Adicionalmente, el artículo 26 del ibidem, estipuló: «Artículo 26. Respuesta a solicitud de acceso a información. Es aquel acto escrito mediante el cual, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, todo sujeto obligado responde materialmente a cualquier persona que presente una solicitud de acceso a información pública. Su respuesta se dará en los términos establecidos por el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011. La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.» Por su parte, el Decreto Reglamentario 103 de 2015, el cual se reglamentó parcialmente la norma antes citada, incluyó en su artículo 21, lo siguiente: «Motivación de los costos de reproducción de información pública. Los sujetos obligados

deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado. El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 4” del presente decreto. Parágrafo 1”. Para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.» En concordancia con ello, la Contraloría General de la República, mediante concepto 2021EE0146772, concluyó que: «Los sujetos obligados deben aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información. Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción.»

Av Calle 26 4 69 - 76 Edificio Elemento Torre 4 (Agua) Piso 17 y 18, Bogotá D.C.

PBX: [571]3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 auditoriageneral EJauditoriagen (3 auditoriagen EJauditoriageneralcol participacionEauditoria.gov.co

www.auditoria.gov.co Concepto 110.058.2022 A e lolo < AUDITORÍA SIA2ATC..012022000548 + Págin4 ad e 5 GENERAL DE LA REPÚB=L CIOLCOMBAIA . y pS TRANSFORMANDO ELCONTROLASCAL Ñ En ese sentido, las entidades públicas pueden establecer mediante Acto Administrativo el cobro por reproducción de las copias que se expidan teniendo en cuenta el medio en el que se expidan, en ese punto, debe tenerse en cuenta a raíz de la pandemia, se hizo necesario el uso de las tecnologías de la información, dentro de los procesos administrativos y en consecuencia se expidió la Ley 2080 de 2021, en la cual se contempló el uso de expedientes electrónicos, reglamentado en el artículo 11 de la citada y por la cual se modificó el artículo 59 de la Ley 1437 de 2011, el cual quedó así: «El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El expediente electrónico deberá garantizar condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad. La autoridad respectiva garantizará la seguridad digital del expediente y el cumplimiento de los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. Las entidades que tramiten procesos a través de expediente electrónico trabajarán

coordinadamente para la optimización de estos, su interoperabilidad y el cumplimiento de estándares homogéneos de gestión documental.» De lo anteriormente expuesto, debe concluirse que si la información solicitada en medio digital ya se encuentra por este medio, no acarrearía valor alguno, debido a que a la entidad obligada a suministrar la información no le generaría costo su reproducción, y en caso que le genere costo podrá mediante acto administrativo determinar los costos de reproducción de la información pública. En los anteriores términos consideramos atendidas sus inquietudes, esperando haber dado claridad sobre las mismas, anotando que el presente concepto se emite en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) sustituido por el artículo 12 de la Ley 1755 de 2015 «Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo», con carácter orientador tal como lo determina la Sección Cuarta de la Sala de lo Contencioso Administrativo de Consejo de Estado en Auto del 19 de mayo de 2016 dentro del expediente radicado 20392 - 25000-23-37-000-2012-00320-01: «(...) el artículo 253 del Decreto 01 de 1984 (hoy regulado en términos similares por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011) prevé la consulta como una forma de ejercer el derecho de petición. La respuesta que da la administración se llama concepto y, en general, nace de la obligación de atender solicitudes de información sobre las materias que tiene a cargo. Los

conceptos sirven para orientar a los asociados sobre alguna cuestión que puede afectarlos. Pero eso no indica que siempre se trate de una manifestación unilateral de voluntad y, por ende, capaz de producir algún efecto jurídico general y abstracto. De hecho, los conceptos que emite la administración en relación con las materias que tienen a cargo no comprometen su responsabilidad “ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución'» (Negrilla fuera de texto) Av Calle 26 4 69 - 76 Edificio Elemento Torre 4 (Agua) Piso 17 y 18, Bogotá D.C. Pa SNS PBX: [571] 3186800 - 3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205 E auditoriageneral EJauditoriagen EJ auditoriagen EJauditoriageneralcol participaciongauditoria.gov.co cl www.auditoria.gov.co 5 ncepto 110.058.2022 012022000548 Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Auditoría General de la República relacionados en el presente concepto pueden ser consultarlos en el siguiente enlace: Para este Despacho es importante conocer la percepción sobre la atención brindada, para lo cual, adjunto a la presente encontrará un formato de encuesta para que lo diligencie y nos lo remita a la dirección de correspondencia Calle 26 Nro. 69-76 Piso 17, Edificio Elemento, Torre 4 de Bogotá o a los correos electrónicos jurídicaWauditoria.gov.co y jdsinisterra(Wauditoria.gov.co. Si para usted resulta más cómodo, también puede diligenciarla de manera virtual a través de nuestra página web www.auditoria.gov.co ingresando por el botón SIA, seleccionar la opción SIA ATC ATENCIÓN AL

CIUDADANO, luego, seleccionar el botón Encuesta de Satisfacción e ingrese los dígitos del código SIA-ATC que aparecen en la referencia de la presente comunicación y la contraseña 7599cfcf También puede consultar su solicitud en el botón Consultar Solicitud ingresando igualmente el mismo código SIA-ATC y contraseña. Atenta Y. PALA A Director Oficina Jufídica Anexo: Formato encuesta de satisfacción Nombre y Apellido Firma Fecha Proyectado por: | Juan David Sinisterra 24/08/2022

Revisado por: Pablo Andrés Olarte Huguet == , 24/08/2022

Aprobado por: Pablo Andrés Olarte Huguet 24/08/2022

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma. Av Calle 264 69 - 76 Edificio Eemento Torre 4 (Agua) Piso 17 y 18, Bogotá D.C.

PBX: [571] 3186800 -3816710 -Línea gratuita de atención ciudadana: 018000-120205

E auditoriageneral EJauditoriagen E auditoriagen EJauditoriageneralcol participaciong2auditoria.gov.co www.auditoria.gov.co