AGR - Concepto 110 28 de 2020 1. De la cuenta Fiscal 2. Del SIA Observa

+20201100014851

Radicado No: 20201100014851

Fecha: 03-07-2020

Bogotá, 110 Doctor

GUSTAVO ADOLFO PINEDA AGUIRRE

juridicaespecializada@hotmail.com

Referencia: Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

1. De la cuenta fiscal

2. Del SIA Observa Cordial saludo doctor Pineda Aguirre: La Auditoría General de la República recibió su requerimiento contenido en el correo electrónico del 18 de mayo de 2020, radicado bajo el SIA-ATC. 012020000268, en el que hace la siguiente consulta: En el evento que la información del contrato estatal no se presente por la entidad estatal al vencimiento de los tres (03) días hábiles del mes siguiente al período a rendir, y tampoco se otorgue la prorroga (sic) por la respectiva Contraloria (sic), se pregunta: Qué se debe hacer con la información del contrato estatal suscrito que no se ha podido reportar al SIA OBSERVA?. Debe la entidad estatal en todo caso registrar y rendir la información extemporánea y la Contraloria (sic) proceder a revisar la información, sin perjuicio del hallazgo relacionado con la extemporaneidad?

Antes de proceder a dar respuesta a lo planteado, debemos indicar que, de conformidad con el numeral 3 del artículo 18 del Decreto-Ley 272 de 2000 “Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República”, es función de la Oficina Jurídica “Emitir los conceptos jurídicos sobre temas de control fiscal y administrativos que le sean solicitados por el Auditor

General o los requeridos por las demás dependencias del organismo”, los cuales abordan los temas de manera general y abstracta, sin que tengan el carácter de fuente normativa, buscando solamente orientar y facilitar la aplicación normativa jurídica, más no la solución directa al problema jurídico planteado, por lo tanto, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Así mismo le informamos que, el Presidente de la República en uso de facultades constitucionales, mediante el Decreto-Legislativo 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica”, amplió el termino para la resolución de las consultas presentadas por los ciudadanos, así: Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 2 de 11 Artículo 5. Ampliación de términos para atender las peticiones. Para las peticiones que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, se ampliarán los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, así: (…) (ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción. (…)

1. De la cuenta fiscal El artículo 267 de la Constitución Política de Colombia modificado por el artículo 1º del Acto

Legislativo 04 de 2019 “Por medio del cual se reforma el régimen de control fiscal", define la vigilancia y el control fiscal como una función pública ejercida por la Contraloría General de la República: Artículo 267. La vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. La ley reglamentará el ejercicio de las competencias entre contralorías, en observancia de los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad. El control ejercido por la Contraloría General de la República será preferente en los términos que defina la ley. La norma superior en su artículo 268, modificado por el artículo 2º del Acto Legislativo 04 de 2019, da al Contralor General de la República las atribuciones específicas para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal, haciéndolas extensivas a los contralores territoriales en el inciso sexto del artículo 272 ibídem, modificado por el artículo 4º del Acto Legislativo 04 de 2019, teniendo entre ellas las referentes a la cuenta fiscal rendida por los sujetos objeto de control, así: Artículo 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.

(…)

17. Imponer sanciones desde multa hasta suspensión a quienes omitan la obligación de suministrar información o impidan u obstaculicen el ejercicio de la vigilancia y control fiscal, o incumplan las obligaciones fiscales previstas en la ley. Así mismo a los representantes de las entidades que, con dolo o culpa grave, no obtengan el fenecimiento de las cuentas o concepto o calificación favorable en los procedimientos equivalentes para aquellas entidades no obligadas a rendir cuenta, durante dos (2) períodos fiscales consecutivos.

En desarrollo de la Constitución Política primigenia de 1991, el legislador promulgó la Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen” la cual define la cuenta así: Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 3 de 11 Artículo 15. Para efecto de la presente ley se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario. Así mismo, determina dentro de los sistemas de control fiscal, el de la revisión de la cuenta: ARTÍCULO 9o. Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes. (…) Artículo 14. La revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal,

técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. Igualmente, retoma la atribución constitucional del Contralor General de la república (y por la norma constitucional a los contralores territoriales) de reglamentar la rendición de la cuenta: Artículo 16. El Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello. No obstante lo anterior cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República. Finalmente, esta Ley estableció sanciones para situaciones que afecten la rendición de la cuenta: Artículo 101. Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita les hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurrirán reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal, cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las

deficiencias señaladas por las contralorías; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello. Artículo 102. Los contralores, ante la renuencia en la presentación oportuna de las cuentas o informes, o su no presentación por más de tres (3) períodos consecutivos o seis (6) no consecutivos dentro de un mismo período fiscal, solicitarán la remoción o la terminación del contrato por justa causa del servidor público, según fuere el caso, cuando la mora o la renuencia hayan sido sancionadas previamente con multas. Esta función sancionadora específica fue elevada a rango constitucional con la modificación del artículo 268 superior dada por el artículo 2º del Acto Legislativo 04 de 2019. Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 4 de 11 El Presidente de la República en uso de las facultades dadas en el Acto Legislativo 04 de 2019 para su implementación y desarrollo, expidió el Decreto-Ley 403 de 2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal”, estableciendo respecto de la cuenta: i) su definición, ii) que es un sistema de control fiscal, iii) en qué consiste dicho sistema de control, iv) autoridades facultadas para su reglamentación, v) sanciones derivadas de la rendición de la cuenta: Artículo 5. Independencia técnica de las contralorías territoriales. Las actividades, acciones y objetos de control, serán establecidos con independencia técnica por las contralorías territoriales, sin perjuicio de la

colaboración técnica que puede existir entre ellas. Los contralores territoriales podrán prescribir los procedimientos · técnicos de control, los métodos y la forma de rendir cuentas por parte de los responsables del manejo de fondos o bienes públicos e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse dentro de su área de competencia; sin perjuicio de la facultad de unificación y estandarización de la vigilancia y control fiscal que le corresponde al Contralor General de la República, la cual tiene carácter vinculante para las contralorías territoriales. (…) Artículo 16. Funciones generales del Consejo Nacional del SINACOF. El Consejo Nacional del SINACOF tendrá las siguientes funciones generales:

1. (…)

5. Proponer lineamientos para la unificación y articulación de los criterios y sistemas de rendición de cuenta. (…) Artículo 45. Sistemas de control fiscal. Para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en el presente título.

Los sistemas de control podrán aplicarse en forma individual, combinada o total. Igualmente se podrá recurrir a cualesquiera otro generalmente aceptado. Parágrafo. Otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad, podrán ser adoptados por la Contraloría General de la República, mediante reglamento especial. (…) Artículo 50. Revisión de las cuentas. La revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables

del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. Para efecto de la presente ley se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario. Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 5 de 11 El Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas en materia fiscal y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello. No obstante lo anterior cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el proceso de responsabilidad fiscal si hay lugar a ello. (…) Artículo 81. De las conductas sancionables. Serán sancionables las siguientes conductas: a) (…) f) Incurrir en errores relevantes que generen glosas en la revisión de las cuentas y que afecten el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal. g) No rendir o presentar las cuentas e informes exigidos ordinariamente, o no hacerlo en la forma y oportunidad establecidas por los órganos de control fiscal en desarrollo de sus competencias. h) Omitir o no suministrar oportunamente las informaciones solicitadas por los órganos de control incluyendo aquellas requeridas en el procedimiento de cobro coactivo. i) Reportar o registrar datos o informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de

información de los órganos de control o aquellos que contribuyan a la vigilancia y al control fiscal. Artículo 82 Otras conductas. Los titulares de los órganos de control fiscal, ante la renuencia en la presentación oportuna de las cuentas o informes, o su no presentación por más de tres (3) períodos consecutivos o seis (6) no consecutivos dentro de un mismo período fiscal, solicitarán ante las autoridades disciplinarias competentes adelantar el proceso disciplinario para la remoción o la terminación del contrato por justa causa del servidor público, según fuere el caso y previo proceso' disciplinarlo, cuando la mora o la renuencia hayan sido sancionadas previamente con multas o suspensión. De la normatividad transcrita, podemos concluir respecto de la cuenta en materia de vigilancia y control fiscal: i) La cuenta que presentan los responsables del manejo de los recursos públicos a la contraloría respectiva, está compuesta por toda la información referente a las operaciones realizadas y sus respectivos soportes legales, técnicos, financieros y contables. ii) La forma de rendir dicha cuenta, es determinada de manera autónoma por el contralor respectivo. iii) La revisión de la cuenta rendida, es un sistema de control fiscal iv) La no rendición de la cuenta, su rendición incompleta, inoportuna o con errores relevantes, son conductas objeto de sanción por parte del respectivo contralor. Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 6 de 11

2. Del SIA Observa La Auditoría General de la República desarrollo el aplicativo SIA Observa como parte del Sistema Integral de Auditoría - SIA Misional y como parte del módulo de Rendición Electrónica de Cuentas –

SIREL, para el proceso de registro, consulta y rendición de la información referente a la contratación y el presupuesto, determinando su implementación en el parágrafo 4º del artículo 7º de la Resolución Orgánica No. 007 de 2015 bajo consideraciones provenientes de su expresa facultad reglamentaria, de la competencia legal de coadyuvancia, la función constitucional y legal de vigilancia de la gestión fiscal y de la certificación de la gestión y los resultados de las contralorías: ARTÍCULO 7°. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. La rendición de la cuenta deberá presentarse únicamente en los formatos contenidos en el SIREL; los cuales deben diligenciarse conforme a lo establecido en el Manual del Usuario y el Instructivo que hacen parte del SIREL. De la misma manera deberá adjuntarse la información complementaria y adicional que se exige en cada formato. (…) PARAGRAFO 4°. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, la información que se rinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la Contratación de Sujetos), deberá presentarse mes a mes, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente, a través del link que se encuentra en el SIREL, denominado SIA OBSERVA, de acuerdo con el manual del usuario. La información anterior deberá rendirse sin perjuicio de la rendición de la cuenta anual y semestral que debe ser presentada los meses de enero, febrero y julio de cada año, prevista para los demás formatos. La anterior norma fue derogada por la Resolución Orgánica No. 008 de 2015 “Por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes, se adopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA y se

deroga la Resolución Orgánica 007 de 2015", la cual sin embargo, contiene la misma disposición y en los mismos términos en su artículo 7º y en su parágrafo 4º. El numeral 1.1 del Manual del Usuario – SIA Observa V 2.0 define el SIA Observa, así: Es una herramienta informática en ambiente WEB diseñada para facilitar la rendición de cuenta en línea sobre la ejecución presupuestal y contractual que realizan las entidades públicas del país, la cual le permite a las Contralorías realizar control y seguimiento continuo en tiempo real sobre la ejecución de los dineros públicos de todas sus entidades vigiladas. Este Despacho en concepto 110.017.2016 contenido en el Radicado No. 20161100020931 del 05 de junio de 2016, respecto del SIA Observa manifestó: El SIA OBSERVA es un sistema de información diseñado y desarrollado por la Auditoría General de la República, con el objeto de brindarle una herramienta tecnológica de calidad, no solo a las contralorías del país que no cuentan con recursos para invertir en tecnologías de información y comunicación para hacer más efectivo el control sobre los recursos públicos, sino también para ayudarle a los sujetos vigilados a que reporten la información de una manera más efectiva y eficaz, de tan manera que desde la fuente de información se genere un verdadero control y gestión a la contratación y el presupuesto de las entidades (…). Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 7 de 11 Respecto al mismo tema, este Despacho en concepto 110.018.2016 contenido en el Radicado No.

20161100018491 del 15 de junio de 2016, dijo: La plataforma SIA OBSERVA, se estableció para fortalecer el proceso auditor en su función de vigilancia de la contratación y presupuesto, fortalecer el cumplimiento de la misión de la Auditoría General y de manera muy concreta, el de lucha contra la corrupción. A diferencia de otros sistemas de información recopila información de la ejecución contractual y presupuestal a nivel nacional; adicionalmente tiene un control de legalidad de cada contrato basado en el expediente electrónico del mismo que le informa al auditor de manera semaforizada el cumplimiento legal de cada contrato, facilitándose así la labor que desarrolla la Contraloría General de la República y las Contralorías Territoriales. La AGR mediante Resolución Orgánica No. 003 de 2016 “Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica No. 008 de 2015”, modifica la Resolución Orgánica No. 008 de 2015 en cuanto a la vigencia de su aplicación respecto a la información a rendir a través del SIA Observa ampliando su plazo atendiendo solicitud de varios de los sujetos vigilados que deben realizar adecuaciones tecnológicas, logísticas y normativas, así como para determinar un periodo pedagógico y de transición. Mediante Resolución Orgánica No. 005 de 2016 “Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones Orgánicas No. 008 de 2015 y 003 de 2016”, modifica los incisos 2, 3 y 4 del parágrafo transitorio del artículo 17 de la Resolución Orgánica No. 003 de 2016, en cuanto a la rendición de

la información en el SIA Observa estableciendo una primera fase en los cinco (5) primeros días hábiles del mes de abril de 2016 para la información contractual que se realizaba en el formato 13 del SIREL y una segunda fase dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de junio de 2016 para la información presupuestal que se rendía en el formato 20.1 del SIREL. Mediante Resolución Orgánica No. 005 de 2017 “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica No. 008 de 2015”, se elimina la rendición de la cuenta parcial. Mediante Resolución Orgánica No. 012 de 2017 “Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la república”, la cual derogó las Resoluciones Orgánicas No. 008 de 2015, 003 y 005 de 2016 y 004 y 005 de 2017, estableciendo respecto del SIA Observa: ARTÍCULO 4°. DEFINICIÓN DE CUENTA. (…) Para efectos de lo anterior, la cuenta está conformada por todos los formatos electrónicos y documentos soporte que se diligencian a aportan a través de los sistemas de información SIA Misional, módulo SIREL, que gestiona el proceso de rendición de cuentas, y el SIA Observa, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y presupuesto. ARTÍCULO 7°. PRESENTACIÓN. Los responsables rendirán la cuenta a la Auditoria General de la República, únicamente en forma electrónica a través del Sistema SIA Misional, módulos SIREL y SIA Observa. El acceso a los sistemas de información se realiza a través de la página web de la Auditoria General de la Republica www.auditoria.gov.co

La cuenta anual será rendida a través del módulo SIREL Misional, y se exige a los responsables de Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 8 de 11 rendirla, la firma digital certificada de que trata la Ley 527 de 1999. La cuenta mensual de contratación y de presupuesto será rendida a través del SIA Observa, según los parámetros y validaciones dispuestos en el mismo sistema de información. PARÁGRAFO.- Los documentos fuente que soportan la información reportada en las cuentas, reposaran en los archivos de los sujetos vigilados y estarán a disposición de la Auditoria General de la República, entidad que podrá solicitarlos, consultarlos, examinarlos y/o evaluarlos en cualquier tiempo. La información rendida constituye prueba paras los procesos que adelante la Auditoria General de la República. ARTÍCULO 8°. FORMA DE PRESENTACIÓN. La rendición de la cuenta deberá presentarse únicamente en los formatos y formularios contenidos en el SIREL y el SIA Observa. (…) La cuenta mensual será rendida en el SIA Observa. PARÁGRAFO.- La cuenta anual y la mensual se diligenciaran conforme a lo establecido en los manuales e instructivos respectivos, disponibles pare consulta para el SIREL y el SIA Observa. ARTÍCULO 10°. TÉRMINOS PARA RENDIR CUENTAS A LA AGR. La cuenta anual se rendirá en el SIREL, entre el 15 de enero y el 15 de febrero del año siguiente al año en que se rinde. La cuenta mensual se deberá rendir en el SIA Observa; dentro de los primeros cinco (5) días del mes posterior al reportado.

Para uno y otro caso, cuando la fecha máxima de presentación coincida con un día no hábil, la fecha límite para rendir la cuenta se corre al primer día hábil siguiente. Finalmente, mediante Resolución Orgánica No. 012 de 2018, se modifican los artículos 2º, 5º, 6º y 10º de la Resolución Orgánica No. 012 de 2017. En lo referente al SIA Observa, la modificación del artículo 10º se presenta en los siguientes términos: ARTÍCULO 10°. TÉRMINOS PARA RENDIR CUENTAS A LA AGR. (…) De la cuenta mensual: La cuenta mensual se deberá rendir en el SIA Observa; a más tardar el quinto (5to) día del mes posterior al reportado. La información correspondiente a la contratación suscrita por los sujetos de control de las contralorías, deberá ser incorporada al SIA Observa a más tardar el día veinte (20) del mes posterior al reportado. (…) La Resolución Orgánica 012 de 2017 establece en su artículo 11, la posibilidad de prórroga en la rendición de la cuenta, la cual debe ser solicitada a la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal con un mínimo de tres (3) días anteriores al vencimiento del término establecido, o en el caso de fuerza mayor o caso fortuito, hasta el día del vencimiento. Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 9 de 11 Siendo la cuenta una herramienta del control fiscal, su rendición en debida forma constituye una garantía de transparencia en el buen uso de los recursos públicos conllevando resultados positivos en la gestión fiscal En cuanto al incumplimiento en la rendición de la información al SIA Observa, la Resolución 012 de

2017 de la AGR, establece en su Capítulo VII, las sanciones respectivas así: ARTÍCULO 15°. CAUSALES DE SANCIÓN. Como consecuencia del proceso de rendición y revisión de las cuentas, la Auditoria General de la República podrá imponer sanciones en aplicación a lo dispuesto en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, y en particular cuando: - No se rindan las cuentas o informes exigidos. - No se rindan en la forma y oportunidad establecidas. - Se incurra reiteradamente en errores. - Se omita la presentación de cuentas e informes. - Se determinen glosas de forma en la revisión de cuentas. - De cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Auditoria General. - No se le suministren oportunamente las informaciones que solicite. ARTÍCULO 16°. NO RENDICIÓN DE CUENTA. Se entiende por no rendida la cuenta cuando: - Se presente a la Auditoria General de la República fuera de los periodos y/o términos establecidos en la presente resolución. - Se presente en formatos y/o con requisitos distintos a los exigidos por la Auditoría General de la República, establecidos en esta resolución - La información que se reporte no corresponda al ejercicio fiscal rendido. Sin perjuicio de la sanción correspondiente, en todo caso, el responsable deberá rendirla dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de recibo de los requerimientos de la Auditoría General de la República, de manera que cumpla con los parámetros y especificaciones señalados por ésta. Debemos tener en cuenta que lo dispuesto en la norma transcrita respecto de las sanciones, es

aplicable para conductas o hechos acaecidos con anterioridad al 16 de marzo de 2020, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 80 del Decreto-Ley 403 de 2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal”, fecha a partir de la cual se debe dar aplicación a lo dispuesto en el Título IX de dicha norma. La Auditoría General de la República en ejercicio de su función legal de coadyuvancia a las contralorías territoriales, mediante convenio con cada una de ellas, permitió el uso del aplicativo SIA Observa como herramienta para la rendición de la cuenta que los sujetos vigilados deben hacer a su respectiva contraloría. Dentro de estos convenios, se establece que la respectiva contraloría territorial es quien define y reglamenta las condiciones de uso, la información a rendir y la oportunidad en la rendición de la información en este módulo, sin que se pueda exceder del término establecido por la AGR para su incorporación en el módulo (el día 20 del mes posterior al Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 10 de 11 reportado); igualmente, las contralorías podrían establecer las causales de sanción referentes a esta rendición. Con lo descrito hasta el momento, este Despacho procede a responder a su consulta así: Qué se debe hacer con la información del contrato estatal suscrito que no se ha podido reportar al SIA

OBSERVA?.

Respuesta: Teniendo en cuenta la potestad de las diferentes contralorías territoriales de reglamentar el uso

del módulo SIA Observa para la rendición de la cuenta por sus sujetos vigilados, es en dicha reglamentación en donde se establece el tratamiento de esta información no reportada. Debe la entidad estatal en todo caso registrar y rendir la información extemporánea y la Contraloria (sic) proceder a revisar la información, sin perjuicio del hallazgo relacionado con la extemporaneidad?

Respuesta: De acuerdo a la importancia y finalidad dentro de la vigilancia y control fiscal de la herramienta SIA Observa y en el entendido que la misma hace parte de la rendición de la cuenta tanto para la Auditoría General de la República como para aquellas contralorías territoriales que la hayan adoptado dentro de su mecanismo de rendición de cuenta para sus sujetos vigilados, en ésta debe estar toda la información de la contratación pública adelantada por los sujetos de control respectivos, por lo tanto, se considera que esa información que no se ha ingresado al sistema, deberá ser ingresada solicitando la respectiva prórroga de los periodos vencidos, a través del submodulo Novedades/Prórrogas.

En cuanto a la revisión de dicha información extemporánea, será la contraloría territorial quien determinará su procedencia, así como los efectos sancionatorios de la rendición extemporánea. En los anteriores términos consideramos atendidas sus inquietudes, esperando haber dado claridad sobre las mismas, manifestándole además que la señora Auditora General de la República en cumplimiento de las disposiciones del Decreto-Legislativo 491 de 2020, expidió la Resolución Reglamentaria No. 005 del 31 de marzo de 2020 “Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No. 004 de 2020 y se toman otras medidas por motivos de salubridad pública.”, autorizando en su artículo

4º, el uso de la firma escaneada por parte de los directivos de la entidad en los documentos dirigidos a los usuarios, y en el artículo 5º su comunicación y notificación a través de medios electrónicos (dirección electrónica). El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, con carácter orientador tal como lo determina la Sección Cuarta de la Concepto 110.28.2020

SIA-ATC. 012020000268

Página 11 de 11 Sala de lo Contencioso Administrativo de Consejo de Estado en Auto del 19 de mayo de 2016 dentro del expediente radicado 20392 - 25000-23-37-000-2012-00320-01: "...el artículo 253 del Decreto 01 de 1984 (h