AGR - Concepto 110 49 de 2021 1. De los beneficios de control fiscal 2. De los manuales, procedimientos e instructivos

20211100023351

Radicado No: 20211100023351

Fecha: 22-07-2021

Bogotá, 110 Doctor

HÉCTOR ROLANDO NORIEGA LEAL

Contralor Municipal (E) Contraloría Municipal de Bucaramanga Carrera 11 No. 34-52 Piso 4 Edificio de la Alcaldía Fase 2 Bucaramanga – Santander contralor@contraloriabga.gov.co

Referencia: Concepto 110.049.2021

SIA-ATC. 012021000444 y SIA-ATC. 012021000473

1. De los beneficios de control fiscal

2. De los manuales, procedimientos e instructivos Doctor Noriega Leal: La Auditoría General de la República recibió su requerimiento contenido en correo electrónico del 2 de junio de 2021, el cual fue radicado con el No. 20212330009032 de la misma fecha y bajo el

SIA-ATC. 012021000444, en el que consulta:

1. Una vez fallado con responsabilidad fiscal dentro de un proceso fiscal y cancelado el valor estimado del daño por el sancionado declarado responsable puede entenderse este pago como Beneficio de control fiscal?

2. Existiendo un proceso de cobro coactivo dentro de una Contraloría territorial y llegando al punto de remates de bienes inmuebles de los sancionados o fallados responsables podría hablarse que lo obtenido por el remate sea considerado como un beneficio de Control Fiscal?

3. Dentro del proceso de responsabilidad fiscal en que etapas de reparación o resarcimiento se habla de Beneficios de control fiscal?

4. Puede hablarse de Beneficios de control fiscal antes y después del proceso de responsabilidad fiscal?.

En qué casos? Así mismo, recibimos su requerimiento contenido en correo electrónico del 12 de junio de 2021, el

cual fue radicado con el No. 20212330009482 del 15 de junio de 2021 y bajo el SIA-ATC. Concepto 110.049.2021

SIA-ATC. 012021000444 y SIA-ATC. 012021000473

Página 2 de 15 012021000473, en el que consulta:

1. Existe alguna ley o norma que obligue o exija a las entidades de control fiscal territoriales contar con un PROCEDIMIENTO o MANUAL para definir Beneficios de control fiscal?

Requerimientos estos que por tener estrecha relación entre sí, procedemos a dar respuesta de manera conjunta en el presente concepto. Antes de proceder a dar respuesta a lo planteado, debemos indicar que, teniendo en cuenta las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoría General de la República, no puede este ente de control tener injerencia en la toma de decisiones que sean de competencia de las entidades vigiladas dado que no le es posible coadministrar o ser juez y parte. Cualquier indicación sobre cómo debe desarrollar sus procesos misionales sería coadministración y viciaría la vigilancia y el control fiscal que le corresponden ejercer de manera posterior; por tanto, nos abstenemos de emitir conceptos sobre asuntos o situaciones individuales o concretas que puedan llegar a ser sometidos a vigilancia, por lo cual, se abordará el tema de manera general y abstracta. Respecto a la función de la AGR, el sentido, alcance, delimitación y competencia del ejercicio del control fiscal en Colombia, la Corte Constitucional se pronunció entre otras en la Sentencia C-1176 de 2004, señalando: “Por disposición constitucional, la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República le corresponde a la Auditoria, sin que por tal circunstancia, ésta pueda convertirse

en ente superior de aquella en cuanto al direccionamiento de la vigilancia y control fiscal, pues la atribución constitucional conferida a la Auditoria solo se restringe a la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General, según así lo precisa la propia Constitución …” (Negrilla fuera de texto). Este Despacho para brindar elementos de juicio que contribuyan al debate académico y permitan al consultante dilucidar la problemática planteada traerá a colación las normas, jurisprudencia y doctrina referentes que se encuentra al alcance de todos, exponiendo algunas consideraciones jurídicas, para así emitir concepto de manera general y abstracta. Así mismo, le indicamos que de conformidad con el numeral 3 del artículo 18 del Decreto-Ley 272 de 2000 “Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República”, es función de la Oficina Jurídica “Emitir los conceptos jurídicos sobre temas de control fiscal y administrativos que le sean solicitados por el Auditor General o los requeridos por las demás dependencias del organismo”, los cuales abordan los temas de manera general y abstracta, sin que tengan el carácter de fuente normativa, buscando solamente orientar y facilitar la aplicación normativa jurídica, más no la solución directa al problema jurídico planteado, por lo tanto, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

1. De los beneficios del control fiscal La Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” establece dentro de la Sección Segunda. Medidas para el fortalecimiento del ejercicio de la función de control fiscal,

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Página 3 de 15 respecto de los beneficios del control fiscal: Artículo 127. Verificación de los beneficios del control fiscal. La Auditoría General de la República constatará la medición efectuada por las Contralorías de los beneficios generados por el ejercicio de su función, para lo cual tendrá en cuenta que se trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas, que correspondan al seguimiento de acciones establecidas en planes de mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuados por la Contraloría, que sean cuantificables o cualificables y que exista una relación directa entre la acción de mejoramiento y el beneficio. Así mismo, esta Ley establece: Artículo 130. Metodología para el proceso auditor en el nivel territorial. La Contraloría General de la República, con la participación de representantes de las Contralorías territoriales a través del Sistema Nacional de Control Fiscal - Sinacof, facilitará a las Contralorías Departamentales, distritales y municipales una versión adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial de la metodología para el proceso auditor, se encargará de su actualización y apoyará a dichas entidades en el proceso de capacitación en el conocimiento y manejo de esta herramienta. La Auditoría General de la República verificará el cumplimiento de este mandato legal. En cumplimiento de este mandato legal, en noviembre de 2012 la Contraloría General de la República a través del Sinacof y con la participación de las contralorías territoriales, expidió la

metodología para el desarrollo del proceso auditor en las contralorías territoriales, denominada “Guía de Auditoría Territorial – GAT”, la cual ha tenido dos actualizaciones: la primera en noviembre de 2019 para integrar a ella las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores ISSAI (International Standards of Supreme Audit Institutions), y la segunda (GAT Versión 2.1) a fin de actualizarla con las normas del Decreto-Ley 403 de 2020. Desde la GAT 2012 se relacionan los beneficios de control fiscal como una actividad posterior al proceso auditor, en los siguientes términos: Los beneficios del control fiscal son la forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la contraloría territorial y, por lo tanto, se deberá cuantificar o cualificar el valor agregado generado por su ejercicio. Los beneficios se derivan de los pronunciamientos, observaciones, hallazgos, planes de mejoramiento y funciones de advertencia. (Negrilla fuera del texto) La vigente GAT Versión 2.1 (noviembre de 2020), referencia los beneficios de auditoría dentro de los principios de la auditoría (numeral 1.3), elementos del proceso auditor (numeral 1.3.3), así: 1.3.3.9 Conceptualización de beneficios del control fiscal Es la forma de medir el impacto de la vigilancia y control fiscal que ejercen las Contralorías Territoriales. Se deberá cuantificar o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal, bien se trate de acciones evidenciadas, que correspondan al seguimiento de acciones establecidas en los planes de mejoramiento o que sean producto del ejercicio auditor, tratamiento de PQRSD, observaciones, hallazgos o pronunciamientos efectuados que sean cuantificables o cualificados y que

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Página 4 de 15 exista una relación directa entre la acción de mejoramiento y el beneficio. Los beneficios pueden ser cuantitativos y cualitativos y debe ser demostrada la relación directa entre la actuación de la Contraloría y el beneficio.

Beneficios cuantitativos: Son recuperaciones y ahorros (incluyen las compensaciones de recursos).

Siempre deberá detallarse su existencia y su medición, demostrándose cómo se originaron, contándose simultáneamente con los correspondientes soportes.  Recuperaciones. Se relacionan con los bienes, recursos, derechos devueltos, restituidos, reintegrados o reembolsados al sujeto de control, o la cancelación, supresión o reducción de obligaciones inexistentes. Igualmente, las recuperaciones de cuencas, acequias y humedales, rondas, espacio público, usos del suelo, población beneficiada por las acciones mencionadas, gracias a los pronunciamientos. En resumen, se presentan recuperaciones con ocasión de las observaciones, cuando existe un aumento patrimonial sin erogación de fondos, producto de un incremento en los activos o una disminución en los pasivos, y recuperación del medio ambiente.  Ahorros. Se originan cuando el sujeto de control realiza una acción preventiva o correctiva y evita así la erogación de recursos. Igualmente, es posible determinar recuperaciones o ahorros potenciales, los cuales versan sobre los beneficios que cubren realizaciones futuras y obedecen a cálculos y proyecciones generados por la

modificación de las condiciones de algunos derechos, compromisos u obligaciones que incrementan el patrimonio o producen mayores ingresos a los sujetos de vigilancia y control fiscal. En estos eventos se debe tener en cuenta la parte que se vaya causando, cobrando o pagando, según sea del caso. La parte restante se reportará a medida que se verifique su realización.  Compensación. Acción correctiva adelantada por un Sujeto de vigilancia y control o un particular, ante un hallazgo o pronunciamiento de la Contraloría que genere como resultado el resarcimiento por el daño causado al patrimonio fiscal y/o ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativo causado. La mitigación es la acción correctiva que genera como resultado la reducción de los efectos negativos del daño causado al patrimonio fiscal y /o ambiental. En cada caso, deberá describirse y demostrarse plenamente la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido; que los ahorros, las recuperaciones, las compensaciones o las mitigaciones efectivamente se produjeron; que la mejora en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto de vigilancia y control fiscal resultaron reales, cuantificables o cualificados; todo lo anterior, con sus correspondientes soportes. Beneficios cualitativos. Mejoramientos alcanzados por un sujeto de control para el fortalecimiento de la gestión pública y el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes. (Negrillas fuera del texto) Y dentro del Glosario los define así: Concepto 110.049.2021

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Página 5 de 15 Beneficios del Control fiscal Son la resultante de medir el impacto en el proceso auditor que adelanta la Contraloría Territorial en la

vigilancia fiscal de los recursos públicos y está dirigida a cuantificar los beneficios obtenidos como consecuencia de las mejoras implementadas por los sujetos de Control. (Negrillas fuera del texto) La Auditoría General de la República en el vigente Manual del Proceso Auditor - MPA 9.1, establece el beneficio de control fiscal en los siguientes términos: BENEFICIO DE CONTROL FISCAL: Impacto positivo, cuantificable o cualificable, que determina la AGR en el sujeto de control, generado por una actuación evidenciada y comprobada, que puede derivarse del seguimiento a las acciones comprometidas en los planes de mejoramiento; de las observaciones, hallazgos y pronunciamientos; acciones del control fiscal participativo y de los estudios macroeconómicos comunicados. En todo caso, debe demostrarse claramente la relación de causalidad entre la acción de mejoramiento y el beneficio. ● Beneficios Cualificables: acciones que generan ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos, evidentes y plenamente soportados, pero su cuantificación no es posible por parte del organismo de control fiscal. ● Beneficios Cuantificables: recuperaciones y ahorros de recursos, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos medibles, evidentes y plenamente soportados. De la normatividad transcrita, obtenemos que los beneficios de control fiscal son acciones de impacto o cambio positivo en el mejoramiento y fortalecimiento de la gestión fiscal del sujeto de control o en la optimización de la calidad de vida de la comunidad, llevadas a cabo por dicho sujeto de control como respuesta a la actuación de la respectiva contraloría reflejada en: i) seguimiento a

los planes de mejoramiento (provenientes de los hallazgos de auditoría), ii) pronunciamientos, observaciones, advertencias (en desarrollo del ejercicio auditor), iii) a las acciones de control fiscal participativo (provenientes de la atención de las PQRSD), o iv) de estudios macroeconómicos.

Estos beneficios deben ser: i) verificables, ii) cuantificables o cualificables, y iii) debe demostrarse la relación directa entre la actuación de la contraloría y el beneficio reportado. Los beneficios cuantificables son aquellos que pueden ser medibles, tales como los ahorros y las recuperaciones, entre otros.

Los beneficios cualificables son aquellos que si bien son evidentes y están soportados, su cuantificación no es posible, tal como sucede con el mejoramiento en la gestión pública, en la prestación del servicio, beneficios en la calidad de vida de la comunidad, etc. Los beneficios del control fiscal pueden ser de ahorros (generalmente producto de una acción preventiva o correctiva que evita uso de recursos) o de recuperaciones (devolución, restitución o reembolso de bienes, dineros o derechos a la entidad, de manera voluntaria), mejoras organizacionales o funcionales en la administración. Concepto 110.049.2021

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Página 6 de 15 Además, el beneficio de control fiscal se tiene como una forma de medir el impacto del proceso auditor desarrollado por el correspondiente organismo de control fiscal y es precisamente el valor agregado que genera el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal. Igualmente se concluye de la normatividad referente a los beneficios del control fiscal, que el

resarcimiento del daño patrimonial derivado de la responsabilidad fiscal endilgada o decretada, no se puede considerar como beneficio del control fiscal, pues si bien el proceso de responsabilidad fiscal hace parte de la función constitucional de vigilancia y control fiscal, este es consecuencia del control micro (hallazgos de auditoria) o de la participación ciudadana (atención a las PQRSD), es decir, que pertenece a otra etapa diferente cual es la de una vez establecido el daño al patrimonio, determinar la responsabilidad del funcionario o particular que administra el recurso y su posterior resarcimiento. Entonces, el resarcimiento ya no proviene de la actuación primaria del organismo de control (vigilancia y control), obedeciendo más al poder inquisitivo del Estado y evitar así los efectos negativos del fallo con responsabilidad fiscal. Así, podemos decir que la oportunidad para que el resarcimiento del daño establecido se pueda catalogar como un beneficio del control fiscal, es hasta antes del inicio del proceso de responsabilidad fiscal, es decir, hasta antes de la notificación del auto de apertura del proceso o del auto de apertura e imputación, según se trate de un proceso de trámite ordinario o de un proceso de trámite verbal, respectivamente, evitando así al Estado el inicio de otra etapa para lograr el resarcimiento del daño causado. Igualmente se debe tener en cuenta que el artículo 127 de la Ley 1474 de 2011 contempla cinco fuentes de los beneficios: i) acciones establecidas en planes de mejoramiento, ii) observaciones, iii) hallazgos, iv) pronunciamientos, o v) advertencias; sin que en ellas se encuentre el proceso de responsabilidad fiscal, ni el fallo con responsabilidad en el dictado. Igual análisis dado al resarcimiento en el proceso de responsabilidad fiscal, se predica de la

recuperación dada en el proceso de cobro por jurisdicción coactiva, con el agravante que en este proceso ya se está ejecutando el cobro del título ejecutivo fiscal fallo con responsabilidad fiscal, es decir, que el responsable fiscal ya ha pasado por dos procesos: el del control auditor y el de responsabilidad fiscal, sin que efectúe el resarcimiento de manera voluntaria, aquí ya lo hace de manera coactiva o coercitiva, al punto que ya el valor a resarcir no es solamente el del daño causado, sino que se debe agregar los intereses y demás costas procesales, y menos aun cuando el pago del título ejecutivo fiscal no es de manera “voluntaria”, sino producto de la ejecución de la medida cautelar (remate de bienes embargados), entonces, tampoco podemos hablar de un beneficio del control fiscal. Además de lo anterior, se debe tener en cuenta que el resarcimiento del daño patrimonial tanto en el proceso de responsabilidad fiscal como en el proceso de cobro por jurisdicción coactiva, no proviene de acción alguna implementada por parte del sujeto de control, siendo ello una de las condiciones para que se pueda configurar un beneficio de control fiscal, según se desprende de la normatividad y reglamentación anota. Concepto 110.049.2021

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2. De los manuales, procedimientos e instructivos El artículo 268 superior modificado por el artículo 2º del Acto Legislativo 04 de 2019, otorga al Contralor General de la República entre otras, las siguientes atribuciones: Artículo 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones:

(…)

12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial; y dirigir e implementar, con apoyo de la Auditoría General de la República, el Sistema Nacional de Control Fiscal, para la unificación y estandarización de la vigilancia y control de la gestión fiscal. (…) El artículo 272 de la carta, modificado por el artículo 4º del Acto Legislativo 04 de 2019 referente a la vigilancia de la gestión fiscal en el nivel territorial, en su inciso sexto, determina las funciones de los contralores territoriales respecto de las dadas al Contralor General de la República, en los siguientes términos: Artículo 272. La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a estas en forma concurrente con la Contraloría General de la República. (….) Los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 en lo que sea pertinente, según los principios de coordinación, concurrencia, y subsidiariedad. El control ejercido por la Contraloría General de la República será preferente en los términos que defina la ley. (…) La Ley 330 de 1996 “Por la cual se desarrolla parcialmente el artículo 308 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones relativas a las Contralorías Departamentales”, establece las atribuciones de los contralores departamentales, de las cuales destacamos: Artículo 9º. Atribuciones. Los Contralores Departamentales, además de lo establecido en el artículo 272

de la Constitución Política, ejercerán las siguientes atribuciones:

1. Prescribir, teniendo en cuenta las observaciones de la Contraloría General de la República, los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables de manejos de fondos o bienes departamentales y municipales que no tengan Contraloría e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. (…) La Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, determina: Artículo 1° Definición del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y

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Página 8 de 15 mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (…) Parágrafo. El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y

evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. (Negrilla fuera de la norma) El Decreto 1803 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” en el Libro 2, Parte 2, Título 21, Capítulo 5 Elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del estado, establece: Artículo 2.2.21.5.2. Manuales de procedimientos. Como instrumento que garantice el cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas, éstas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales. (Decreto 1537 de 2001, artículo 2°) El Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto número 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, consagra: Artículo 2.2.22.3.2 Definición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los

ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio. Artículo 2.2.22.3.4 Ámbito de aplicación. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En el caso de las entidades descentralizadas con capital público y privado, el Modelo aplicará en aquellas en que el Estado posea el 90% o más del capital social. Las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos y tecnológicos, aplicarán la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan. La norma ISSAI 140 de 2019 "Control de calidad para la EFS" de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI, cuyo propósito es “asistir a las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) a establecer y mantener un sistema apropiado de control de calidad que cubra todo el Concepto 110.049.2021

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Página 9 de 15 trabajo que estas entidades realizan”, basadas en los principios de las Norma Internacionales de Control de Calidad, ISQC1, estableciendo en el Elemento 5: Realización de auditorías y otros trabajos:

Principio clave de la ISQC-1: “La entidad debe establecer políticas y procedimientos diseñados a dar una garantía razonable de que el trabajo es realizado en conformidad con los estándares profesionales y los correspondientes requisitos legales y regulatorios, y que la entidad o el socio emita reportes que son apropiados a las circunstancias. Estas políticas y procedimientos deben incluir: a) asuntos relevantes que promuevan consistencia en la calidad de los trabajos de desempeño; b) responsabilidades de supervisión; y c) responsabilidades de revisión”[9]. (…) ORIENTACIONES DE APLICACIÓN PARA EFS Este principio tiene la siguiente aplicación en el contexto de las EFS:  Las EFS deben asegurarse que existen políticas, procedimientos y herramientas, como las metodologías de auditoría, para realizar la gama de trabajos que la EFS es responsable, incluyendo el trabajo externalizado[10]. (…)  Las EFS deben asegurarse que existen políticas y procedimientos (como la supervisión y revisión de responsabilidades y revisiones de control de calidad en los compromisos) en todo el trabajo que realizan (…)  Las EFS deben asegurarse que existen procedimientos para la autorización de la emisión de reportes. Algunos trabajos de las EFS pueden ser muy complejos y de mucha importancia y que requieren un intensivo control de calidad antes de que el reporte sea emitido.  Si las EFS están sujetas a procedimientos específicos en relación a reglas de evidencia (como las EFS que tienen role judicial), deben asegurarse que esos procedimientos son seguidos consistentemente. (…)  Las EFS deben asegurarse que se han seguido los apropiados procedimientos para verificar los

resultados de la auditoría para asegurarse que los que están directamente afectados por el trabajo de la EFS tengan la oportunidad de comentar sobre los resultados antes de que el trabajo se finalice; sin importar si el trabajo fue realizado por personal de la EFS o personal externalizado. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 que contiene los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, establece: 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 4.2.1 Generalidades La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: Concepto 110.049.2021

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Página 10 de 15 a) las declaraciones de la política de la calidad y de los objetivos de la calidad, b) el manual de la calidad, c) los procedimientos documentados y los registros requeridos en esta Norma, y d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. NOTA 1 Cuando aparece el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma, significa que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento. NOTA 2 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio. NOTA 3 El conjunto de los documentos relacionados en los literales c) y d) conforman el: “Manual de operaciones o procedimientos”. (Negrillas fuera de la norma)

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO La entidad debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto y/o la prestación del servicio. La planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (véase el numeral 4.1). Durante la planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio, la entidad debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto y/o servicio; b) la necesidad de establecer procesos y documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto y/o servicio; c) las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo / prueba específicas para el producto y/o servicio, así como los criterios para la aceptación de éste; y los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización del producto y/o prestación del servicio resultante cumplen los requisitos (véase el numeral 4.2.4). (…) (Negrilla fuera de la norma) En el mismo sentido, la norma ISO 9001:2015 “Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos”, establece: 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos: (…) Concepto 110.049.2021

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Página 11 de 15 4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe: a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según

lo planificado 7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma Intern