AGR - Concepto 110 59 de 2021 Baja de Bienes del Estado Interno.

20211100021543

Radicado No: 20211100021543

Fecha: 31-08-2021

Bogotá D. C, 110.

Doctora:

MARTHA LUCIA HUERTAS CONDE.

Directora de Recursos Físicos Auditoría General de la República Avenida calle 26 # 69-76 Edifico elemento torre 4 agua piso 18.

Correos Institucionales: rfisicos@auditoria.gov.co / mlhuertas@auditoria.gov.co

Bogotá D. C.

E. S. D.

Referencia: Concepto 110.059.2021

Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383.

1. Baja de bienes del Estado.

2. Naturaleza, funciones y alcance del Comité de Gestión y Desempeño institucional de la AGR.

Estimada Directora Martha Lucia; La Auditoría General de la República recibió su requerimiento contenido en el correo electrónico institucional del día 16 de julio del 2021, memorando interno radicado No. 20212330018383, en el que hace la siguiente consulta: “(…) De manera atenta y en virtud de lo acordado en el pre comité del día de ayer, agradezco emitir concepto jurídico, respecto de si el comité de bajas es un comité de mandato legal, esto en razón a: En la Entidad operó de acuerdo con la Resolución Orgánica 014 del 21 de diciembre de 2006, el Comité de Bajas de bienes muebles de propiedad de la Auditoría General de la República y se le asignan funciones, resolución que fue derogada por la Resolución 006 de 2019. A partir de la Resolución orgánica 006 del 23 de abril de 2019, por la cual se reglamenta el

funcionamiento del Comité de Gestión y desempeño Institucional de la AGR, en el Parágrafo Único del Art 1, se establece que este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el MIPG y que no sean de mandato legal, particularmente los siguientes (…) comité de archivo, comité de bajas (…). Así mismo, señala como funciones en el Art 5.2.5: COMITÉ DE BAJAS:

1. Estudiar y evaluar la necesidad y conveniencia de la entidad con el fin de dar de baja, gestionar la venta, destrucción, traspaso y / o donación, mediante acto administrativo, de bienes muebles de propiedad de la Entidad, que ya no requiera para su funcionamiento.

2. Efectuar la vigilancia y seguimiento permanente sobre las actividades que se desarrollen en ejercicio de la delegación conferida por la Auditora General de la Republica para dar de baja, gestionar la venta, destrucción, traspaso y/o donación de tales bienes, en el secretario general Posteriormente con la Resolución orgánica 006 del 23 de abril de 2020 en su ART. 2, modifica el parágrafo segundo del artículo 3° de la Resolución Orgánica 006 de 2019, el cual quedará así:

Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 2 de 8

Parágrafo segundo: Los líderes de los equipos técnicos e interdisciplinarios, requeridos para analizar las temáticas especializadas de que tratan las funciones específicas del artículo 5.2. de la Resolución Orgánica 006 de 2019, y que se discutirán en el marco del CGYD, y que para el caso de esta

dirección se establece liderar los comités de archivo y de bajas En razón a lo anterior, es necesario conocer si estos comités son de mandato legal a fin de determinar si el comité de bajas puede ser escindido del comité institucional de gestión y desempeño. (…)”. Antes de proceder a dar respuesta a lo planteado, debemos indicar que, teniendo en cuenta las funciones constitucionales y legales asignadas al Despacho del Director de la Oficina Jurídica de la Auditoría General de la República y de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 272 de 2000 “Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República”,1 en su artículo 18, establece entres varias facultades, la función de brindar asesorías de tipo jurídico y/o conceptuar temas administrativo, solicitados por las diferentes dependencias de la entidad, según lo previsto por mandato legal en los siguientes términos taxativos: “(…) Artículo 18° Funciones de la Oficina Jurídica, son las siguientes:

2. Asesorar al Auditor General y a las dependencias de la Entidad en los aspectos jurídicos que requieran para el desarrollo de las funciones encomendadas.

3. Emitir los conceptos jurídicos sobre temas de control fiscal y administrativos que le sean solicitados por el Auditor General o los requeridos por las demás dependencias del organismo (…)”.

Cursiva ex profeso. De conformidad con los preceptos normativos, se abordarán los temas solicitados de bajas de bienes del Estado y/o la naturaleza, funciones y alcance del Comité de Gestión y Desempeño institucional de la AGR, bajo las competencias atribuidas a esta Oficina Jurídica, el tema consultado se traerá a colación las normas legales vigente que reglamentan la materia y a manera

de ilustración se relacionaran conceptos expedidos por este Despacho que sirven como insumo para el aclarar la consulta. Lo anterior sin que tengan el carácter de fuente normativa, buscando solamente orientar y facilitar la aplicación normativa jurídica, más no la solución directa al problema jurídico planteado, por lo tanto, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Con el objeto de brindar una ilustración que contribuya a dar mayor claridad sobre el tema consultado, se procede a realizar las siguientes precisiones de carácter general y abstracto sobre el asunto en comento, en el siguiente orden:

1. Baja de bienes del Estado: La Auditoría General de la República a través de la Oficina Jurídica, mediante concepto No. 110.026.2020 / SIA ATC. 012020000251,2 del 26 de junio del 2020, se pronunció sobre un tema similar, en los siguientes términos los cuales se transcriben -in extenso-: “{…} 1. Baja de bienes del Estado: La baja de bienes del Estado, se ha entendido como el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que 1 Modificada por el Decreto Ley 403 de 2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal”.

2

Tema: Baja de Bienes del Estado.

Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 3 de 8 forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por

el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido, o permutado, entre otro destino final, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado. Se da la baja de bienes inservibles y de bienes servibles pero no utilizables. Los bienes servibles no utilizables son aquellos que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del representante legal o de autoridad competente para darlos de baja; esta orden debe constar en acto administrativo que contenga la relación de los bienes y sus características, los motivos para la baja, el destino que se les ha de dar, ya sea, traspaso o traslado a otra entidad, venta, permuta, etc., y el procedimiento para su destino final. El acto administrativo que ordena la baja y la documentación referente a su salida (para el caso la referente al proceso de venta) incluyendo el acta de entrega, serán la base para el registro correspondiente en almacén, todo lo cual debe ser enviado para el respectivo registro contable en las cuentas en que se encontraba el bien al momento de la enajenación (Propiedades, planta y equipo). La Contaduría General de la Nación, mediante Concepto 20122000023911 del 24 de agosto de 2012 sobre la baja de activos, concluyó: “Es deber de la entidad contable pública dar de baja los activos inservibles, los total o parcialmente

destruidos y en general, aquellos que por razones de diferente índole deban darse de baja de manera permanente, cuando no representen beneficios económicos futuros para la entidad. Las normas de contabilidad pública en Colombia, así como las de control interno contable, emitidas por el Contador General de la Nación, son explícitas en cuanto a la responsabilidad de la administración de las entidades contables públicas para que estas aseguren que la información contable refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, adelantando todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. En ese sentido, los bienes que según su realidad financiera, económica, social y ambiental deban darse de baja porque no son objeto de uso, deben seguir el procedimiento señalado en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad pública, citado en este concepto, de manera que las cifras y demás datos contenidos en los estados contables garanticen que la información refleje la calidad requerida por las normas contables públicas y de control interno en Colombia. La calidad de la información contable pública requiere de una permanente depuración de las cifras para mostrar la realidad económica de la entidad, por ello deben observarse, entre otros factores, los procedimientos internos, funciones, manuales, conceptos jurídicos y las normas legales aplicables al respectivo caso”. A su vez la Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos” respecto de la enajenación de bienes del Estado, contempla:

Artículo 2°. De las modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas: (…) Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 4 de 8

2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

El Gobierno Nacional reglamentará la materia. Serán causales de selección abreviada las siguientes: (…) e) La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995. En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva. En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustar dicho avalúo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración, impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mínimo al que se debe enajenar el bien, de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno

Nacional. (…) (…) En ese mismo sentido, el Decreto 1082 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional” en el Libro 2 “Régimen reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”, Parte 2 “Reglamentaciones”, Título 1 “Contratación estatal”, Capítulo 2 “Disposiciones especiales del sistema de compras y contratación pública”, Sección 2 “Enajenación de bienes del Estado”, artículos 2.2.1.2.2.1.1 a 2.2.1.2.2.4.4, establece la normatividad referente a la enajenación de bienes en las entidades públicas. (…) Con el fundamento legal de lo preceptuado en este punto y en virtud del principio de legalidad, consagrado en el artículo 29 Superior, todas las actuaciones administrativas del Estado, se deben ceñir a los postularos constitucionales, legales y reglamentarios vigentes que regulan la materia en mención, de tal forma que todos sus actuaciones administrativas, deben ser conforme a derecho, lo que implica la sujeción de la Administración a coordinar de manera armónica sus propias normatividades internas con el sistema jurídico vigente en Colombia, brindado así la seguridad jurídica para la toma de sus propias decisiones administrativas.

2. Naturaleza, funciones y alcance del Comité de Gestión y Desempeño institucional de la AGR.

Para abordar este punto, es preciso señalar como antecedente que la AGR, expidió resolución orgánica No. 019 de noviembre 23 del 2005 “Por la cual se regula la conformación de los Comités

de la Auditoría General de la República”. Asimismo, mediante la resolución orgánica No. 006 del 23 de abril del 2019 “Por el cual se reglamenta el funcionamiento del comité de gestión y desempeño institucional de la AGR”, Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 5 de 8 estableció en sus apartes en el artículo 5.2.5 “Comité de Bajas”, del cual se desprende dos funciones, en los siguientes términos: 1 Estudiar y evaluar la necesidad y conveniencia de la entidad con el fin de dar de baja, gestionar la venta, destrucción, traspaso y/o donación, mediante acto administrativo, de bienes muebles de propiedad de la entidad, que ya no requiere para su funcionamiento; 2 Efectuar la vigilancia y seguimiento permanente sobre las actividades que se desarrollen en ejercicio de la delegación conferida por la Auditora General de la República para dar de baja, gestionar la venta, destrucción, traspaso y/o donación de tales bienes, en el secretario General de la entidad. A su turno, la resolución orgánica No. 006 de 08 de junio del 2020, “Por la cual se modifica la Resolución Orgánica N° 06 del 23 de abril de 2019, que reglamenta el funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Auditoría General de la República”, en las consideraciones expuso que: “{…} Que el parágrafo primero del artículo 3o de la Resolución Orgánica No. 06 de 2019, señala: “Sólo en casos excepcionales se delegará la representación de los miembros del Comité, (...)

Que mediante Resolución Orgánica No. 009 del 12 de diciembre de 2019, la Auditoría General de la República, modificó el parágrafo único del artículo 1o de la Resolución Orgánica No. 06 de 2019,así: “Este comité sustituirá los demás comités que tengas relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG y que no sean obligatorio por mandato legal, particularmente los siguientes: Comité de Coordinación Institucional, Comité Interno de Archivo, Comité de licitaciones y adquisiciones, Comité Antitrámites y Gobierno en línea. Comité Jurídico Institucional, Comité de Bajas, Comité de Ética, Comité Académico y comité de Comunicaciones” {…”}. Que la citada resolución interna que antecede, en su parte resolutiva estableció lo siguiente: “ARTÍCULO 2o. Modificar el parágrafo segundo del artículo 3° de la Resolución Orgánica N° 06 de 2019, el cual quedará así: Parágrafo Segundo: Los líderes de los equipos técnicos e interdisciplinarios, requeridos para analizar las temáticas especializadas de que tratan las funciones específicas del artículo 5.2 de la Resolución Orgánica 06 de 2019, y que se discutirán en el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se distribuyen de la siguiente manera:

N° TEMÁTICA: FUNCIONARIO LÍDER:

1. Archivo Director de Recursos

Físicos

2. Licitaciones y Secretario General adquisiciones

3. Antitrámites y Antitrámites y Gobierno en

Gobierno en Línea Línea Director de Director de Planeación Planeación

4. Jurídico Director de Oficina Jurídica

Institucional

5. Bajas Director de Recursos

Físicos

6. Ética Director de Talento

Humano

7. Académico Director de Estudios

Especiales y Apoyo Técnico Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 6 de 8

8. Comunicaciones Director de Estudios

Especiales y Apoyo Técnico”. Ahora bien, en este punto y previo a entrar en el análisis final, es preciso volver a traer el concepto No. 110.026.2020 / SIA ATC. 012020000251, del 26 de junio del 2020 antes citado que respecto del Comité Institucional de Gestión y Desempeño manifestó: El artículo 1º del Decreto 1449 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto número 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” sustituye el Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, dentro del cual se encuentra el artículo 2.2.22.3.8 del siguiente tenor: Artículo 2.2.22.3.8 Comités Institucionales de Gestión y Desempeño. En cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual sustituirá

los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. En el nivel central de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, el Comité será liderado por el viceministro o subdirector de departamento administrativo o secretarios generales; en el nivel descentralizado, por los subdirectores generales o administrativos o los secretarios generales o quienes hagan sus veces, e integrado por los servidores públicos del nivel directivo o asesor que designe el representante legal de cada entidad. En el orden territorial el representante legal de cada entidad definirá la conformación del Comité Institucional, el cual será presidido por un servidor del más alto nivel jerárquico, e integrado por servidores públicos del nivel directivo o asesor. Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño cumplirán las siguientes funciones:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

(MIPG).

4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna

de la gestión.

6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo.

Parágrafo 1°. La secretaría técnica será ejercida por el jefe de la oficina de planeación, o por quien haga sus veces, en la entidad. Parágrafo 2°. Las entidades que no cuenten con servidores públicos del nivel directivo, las funciones del Comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad y los servidores públicos del nivel profesional o técnico que designen para el efecto. Parágrafo 3°. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces será invitada permanente con voz, pero sin voto. Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 7 de 8 Este Comité Institucional de Gestión y Desempeño, sustituye a todos aquellos comités que tienen relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG y que no sean obligatorios por mandato de la Ley, entre los cuales está el Comité de Bajas cuya función es la evaluación de la conveniencia de dar de baja y proceder a la venta, destrucción traspaso o donación de los bienes muebles de propiedad de la entidad, que ya no se requieran para su funcionamiento. (Resaltado fuera de texto) Es así, como el objetivo principal del antiguo Comité de bajas de la AGR, sustituido e integrado por el actual Comité Institucional de Gestión y Desempeño, dado su alcance se podría afirmar que

entre sus múltiples funciones asignadas, es el encargado de deliberar y/o considerar con todos sus integrantes sobre las propuestas recibidas por parte del funcionario líder, para la destinación de los bienes objeto de baja, lo anterior de conformidad con la normatividad vigente y los procedimientos internos establecidos por la entidad. En cuanto a la naturaleza jurídica, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se podría considerar como un órgano rector del orden nacional, articulador y ejecutor, a nivel institucional, de las acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, de conformidad con la definición establecida en el Decreto 1499 de 20173 debe incluir todos los temas que atiendan la implementación y desarrollo de las políticas de gestión definidas en el MIPG, por lo que aquellos comités que no estén estipulados en una norma específica, serán absorbidos por éste. El análisis previamente efectuado, es igualmente extensible al comité de archivo, el cual también fue subsumido en la entidad por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, En ese entendido y bajo la órbita de la disposición legal anteriormente enunciada sucintamente, en concordancia con la normatividad interna de la AGR, este Despacho, concluye que los comités de bajas y de archivo, carecen de una normatividad especial y vigente que reglamenten la materia, por tal razón si bien estos comités fueron incorporados en las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la AGR, no existe una restricción normativa expresa que impida a la

entidad determinar la necesidad de independizar estos comités, no obstante es importante que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño sea objeto de reporte respecto del eventual funcionamiento de los comités que sea materia de escisión. En los anteriores términos consideramos atendidas sus inquietudes, esperando haber dado claridad sobre las mismas, manifestándole además que la señora Auditora General de la República en cumplimiento de las disposiciones del Decreto-Legislativo 491 de 2020, expidió la Resolución Reglamentaria No. 005 del 31 de marzo de 2020 “Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No. 004 de 2020 y se toman otras medidas por motivos de salubridad pública.”, autorizando en su artículo 4º, el uso de la firma escaneada por parte de los directivos de la entidad en los documentos dirigidos a los usuarios, y en el artículo 5º su comunicación y notificación a través de medios electrónicos (dirección electrónica). El presente concepto se emite en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 2015 “Por medio de la cual se regula el 3 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”. Concepto 110.059.2021. Respuesta memorando interno radicado No. 20212330018383. Página 8 de 8 Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, con carácter orientador tal como lo determina la Sección Cuarta de la Sala de lo Contencioso Administrativo de Consejo de Estado en Auto del 19 de mayo de 2016 dentro del expediente radicado 20392 - 25000-23-37-000-2012-00320-01: "...el artículo 253 del Decreto 01 de 1984 (hoy regulado en términos similares por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011) prevé la consulta como una forma de ejercer el derecho de petición. La respuesta que da la administración se llama concepto y, en general, nace de la obligación de atender solicitudes de información sobre las materias que tiene a cargo. Los conceptos sirven para orientar a los asociados sobre alguna cuestión que puede afectarlos. Pero eso no indica que siempre se trate de una manifestación unilateral de voluntad y, por ende, capaz de producir algún efecto jurídico general y abstracto. De hecho, los conceptos que emite la administración en relación con las materias que tienen a cargo no comprometen su responsabilidad ‘ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución’" (Negrilla fuera de texto) Los conceptos de la Oficina Jurídica de la Auditoría General de la República relacionados en el presente concepto, pueden ser consultados en nuestra página web www.auditoria.gov.co, siguiendo la ruta http://www.auditoria.gov.co/web/guest/auditoria/normatividad/conceptos-juridicos Atentamente, PABLO ANDRES OLARTE HUGUET Director Oficina Jurídica Anexo: Formato encuesta de satisfacción Nombre y Apellido Firma Fecha

Proyectado por: Luis Alejandro Abril Parra 29-08-2021

Revisado por: Pablo Andrés Olarte Huguet 29-08-2021

Aprobado por: Pablo Andrés Olarte Huguet 31-08-2021

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.