AGR - Concepto 110 72 de 2021 Organizacion de Archivo

Concepto 110.072.2021

SIA-ATC. 012021000684

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Radicado No: 20211100034451

Fecha: 12-10-2021

Bogotá, 110 Doctora

MARIA JOSÉ QUIROZ LÓPEZ

Jefe Oficina Control Interno Contraloría Municipal de Girón Carrera 26#31-53 PBX. 6522777. controlinterno@contraloriadegiron.gov.co

Referencia: Concepto 110.072.2021

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Doctora Quiroz, La Auditoría General de la República recibió su requerimiento contenido en correo electrónico del 03 de septiembre de 2021, radicado con el No. 20212160014632 del 03 de septiembre de 2021 y bajo el SIA-ATC. 012021000684 en el cual se expresó lo siguiente por el solicitante: “Por medio del presente me permito respetuosamente solicitar concepto con relación a la organización que debe tener el archivo de los expedientes de cada una de las auditorías realizadas en el año 2020 por la Contraloría Municipal de Girón, puesto que a la fecha la Oficina de Control Interno se encuentra haciendo seguimiento a los planes de mejoramiento internos y se puede identificar que existen dudas respecto a los métodos de organización de las carpetas donde reposan los expedientes de las auditorías realizadas en el año 2020, dado que la Oficina de Vigilancia Fiscal y Ambiental se encuentra adoptando la ley 594 de 2000 para la organización de las mismas. Así mismo, la Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales “GAT” establece tres (03) módulos de archivo, “Archivo permanente”, “Archivo general”, “Archivo corriente”; en la categoría de “Archivo

general”, se encuentran consagrados los apartados de “A/G-6 Correspondencia Recibida” y “A/G-8 Correspondencia Despachada”. Por otro lado, la Ley 594 de 2000 reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, establece lo siguiente: Concepto 110.072.2021

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Página 2 de 6 “ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.” De acuerdo con lo indicado, presenta la siguiente consulta: “Teniendo en cuenta lo anterior, las dos normativas vigentes y aplicables establecen criterios de archivo diferentes, por lo tanto, solicitamos se nos aclare qué método de organización debe seguir la Contraloría Municipal de Girón con los archivos de las auditorías realizadas.” En razón a lo consultado, se procede a resolver de la siguiente forma: Resulta procedente definir el concepto de Archivo General como “un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”,

conformado por los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Así las cosas, se determinará el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, los sujetos a quienes vincula y las obligaciones que les arroga. El artículo 1 de la citada norma, en el que se establece su objeto, indica lo siguiente: “Artículo 1. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.” En lo que tiene que ver con su ámbito de aplicación: “Artículo 2. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.” El Titulo III de la misma ley, hace una categorización de los archivos públicos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, punto de vista territorial y punto de vista de la organización del Estado; dentro de este último, en su artículo 9 se hace referencia a los órganos de control: Concepto 110.072.2021

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Página 3 de 6 “Artículo 9. Los archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.” (Negrillas fuera de texto) En adelante, establece la obligatoriedad de la creación de los archivos anteriormente clasificados

así: “Artículo 10. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.” Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” (Negrillas fuera de texto). Por otra parte, el Archivo General de la Nación, entidad del Orden Nacional adscrita al Ministerio de Cultura, de acuerdo con la ley, puede de oficio o a petición de parte, inspeccionar los archivos de las entidades estatales verificando el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivo y su reglamentación. Esta misma entidad fijará los criterios, normas técnicas y jurídicas con el fin de hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos de acuerdo con lo establecido por la mencionada ley. Se deduce de las normas referenciadas de la Ley 594 de 2000, que sus reglas y principios son de obligatorio cumplimiento para las entidades estatales, para las privadas siempre que cumplan con funciones públicas y para los demás organismos que designe la misma. Adicionalmente, para mayor precisión, son expresamente mencionados los órganos de control dentro de la categoría de archivos según la organización estatal. Así, al encontrarse incluidos los órganos de control del Estado dentro de los destinatarios de los

mandatos de la mencionada ley, es posible afirmar que tanto la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales como órganos de control, son sujetos de la Ley General de Archivo y resultan obligatorios para ellas sus preceptos y los de los decretos que la reglamenten, como también la aplicación de los criterios y normas técnicas expedidos por el Archivo General de la Nación como entidad encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos. Ahora bien, “(…) en noviembre de 2012 la Contraloría General de la República a través del Sistema Nacional de Control Fiscal – SINACOF y con la participación de las contralorías territoriales, expidió la metodología para el desarrollo del proceso auditor en las contralorías territoriales, denominada «Guía de Auditoría Territorial - GAT» como «(…) una herramienta útil, que permite unificar criterios y conceptos para el ejercicio Concepto 110.072.2021

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Página 4 de 6 del proceso auditor en cada una de las fases de planeación, ejecución e informe, a fin de obtener resultados, con la calidad y el tiempo requeridos»-“1 La Auditoría General de la República en concepto del 20 de septiembre de 2021, trajo a colación el numeral 1.1.5 de la Versión 2.1 de noviembre de 2020 de la GAT, en lo que tiene que ver con la independencia del control fiscal: "Las Contralorías Territoriales son órganos de control del Estado de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y en las leyes. (Ver Modelo 01PF Declaración de independencia). Las

Contralorías Territoriales mantendrán su independencia en lo concerniente a:  Selección de los sujetos, asuntos, recursos o materias que serán auditados.  Planificación, programación, ejecución, presentación de informes y seguimiento de sus auditorías.  Organización y administración. Cumplimiento de aquellas decisiones que, de acuerdo con lo dispuesto en el mandato, conlleven la aplicación de sanciones.”2 En lo que tiene que ver con lo establecido en ella para la organización de los archivos derivados de las auditorías realizadas por las contralorías territoriales en la GAT, debe entenderse que es un documento de orientación para las contralorías territoriales relacionado con las auditorías realizadas por éstas a las entidades por ellas controladas, no obstante lo anterior, todo lo previsto en ella, en relación con la organización y el manejo de los archivos provenientes de dichas auditorias, debe guardar concordancia con las normas legales que regulan la organización y manejo de archivos, en este caso, la Ley 594 de 2000 y los Decretos Nacionales 4124 de 2004 y 1100 de 2014 que la reglamentan parcialmente, así como los Acuerdos No. 038 y 042 de 2002, 005 de 2013 y 002 de 2014 expedidos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, entre otros, teniendo en cuenta que se trata de una Ley que rige para las entidades estatales en general, incluidos los órganos de control de forma expresa. Lo dicho con anterioridad, no es óbice para que las contralorías apliquen lo dispuesto en la GAT específicamente para la organización de los

archivos de sus auditorías, respetando los lineamientos generales que prevén las leyes y decretos que regulan la función archivística de las entidades estatales. En los anteriores términos consideramos atendidas sus inquietudes, esperando haber dado claridad sobre las mismas, anotando que el presente concepto se emite en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, con carácter orientador tal como lo determina la Sección Cuarta de la Sala de lo Contencioso Administrativo de 1 COLOMBIA, AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Concepto Rad No. 20211100030741 del 20 de septiembre de 2021. 2 COLOMBIA, AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Concepto Rad No. 20211100030741 del 20 de septiembre de 2021. Concepto 110.072.2021

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Página 5 de 6 Consejo de Estado en Auto del 19 de mayo de 2016 dentro del expediente radicado 2039225000-23-37-000-2012-00320-01: "...el artículo 253 del Decreto 01 de 1984 (hoy regulado en términos similares por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011) prevé la consulta como una forma de ejercer el derecho de petición. La respuesta que da la administración se llama concepto y, en general, nace de la obligación de atender solicitudes de

información sobre las materias que tiene a cargo. Los conceptos sirven para orientar a los asociados sobre alguna cuestión que puede afectarlos. Pero eso no indica que siempre se trate de una manifestación unilateral de voluntad y, por ende, capaz de producir algún efecto jurídico general y abstracto. De hecho, los conceptos que emite la administración en relación con las materias que tienen a cargo no comprometen su responsabilidad ‘ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución’" (Negrilla fuera de texto) Igualmente le informamos que el Presidente de la República en uso de facultades constitucionales, mediante el Decreto-Legislativo 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica”, amplió el término para la resolución de las consultas presentadas por los ciudadanos, así: Artículo 5. Ampliación de términos para atender las peticiones. Para las peticiones que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, se ampliarán los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, así: (…) (ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción. (…) Finalmente, le manifestamos que la señora Auditora General de la República en cumplimiento de

las disposiciones del Decreto-Legislativo 491 de 2020, expidió la Resolución Reglamentaria No. 005 del 31 de marzo de 2020 “Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No. 004 de 2020 y se toman otras medidas por motivos de salubridad pública.”, autorizando en su artículo 4º, el uso de la firma escaneada por parte de los directivos de la entidad en los documentos dirigidos a los usuarios, y en el artículo 5º su comunicación y notificación a través de medios electrónicos (dirección electrónica). Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Auditoría General de la República relacionados en el presente concepto, pueden ser consultarlos en el siguiente enlace: http://www.auditoria.gov.co/web/guest/auditoria/normatividad/conceptos-juridicos Para este Despacho es importante conocer la percepción sobre la atención brindada, para lo cual, adjunto a la presente encontrará un formato de encuesta para que lo diligencie y nos lo remita a la Concepto 110.072.2021

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Página 6 de 6 dirección de correspondencia Calle 26 Nro. 69-76 Piso 17, Edificio Elemento, Torre 4 de Bogotá o a los correos electrónicos jurídica@auditoria.gov.co y fajattin@auditoria.gov.co Si para usted resulta más cómodo, también puede diligenciarla de manera virtual a través de nuestra página web www.auditoria.gov.co ingresando por el botón SIA, seleccionando la opción SIA ATC ATENCIÓN AL CIUDADANO, estando allí, seleccione el botón Encuesta de Satisfacción e ingrese los

dígitos del código SIA-ATC que aparecen en la referencia de la presente comunicación y la contraseña 5cd94a60, también puede consultar su solicitud seleccionando el botón Consultar Solicitud ingresando igualmente el mismo código SIA-ATC y contraseña. Atentamente, PABLO ANDRÉS OLARTE HUGUET Director Oficina Jurídica Anexo: Formato encuesta de satisfacción Nombre y Apellido Firma Fecha

Proyectado por: Fhara Alejandra Jattin Sánchez 10/10/2021

Revisado por: Pablo Andrés Olarte Huguet 12/10/2021

Aprobado por: Pablo Andrés Olarte Huguet 12/10/2021

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.