AGR - Concepto 1100.023.2025. Del proceso sancionatorio administrativo fiscal.

Bogotá, 110

Señores Secretaria General

SER REGIONALES

Girardot - Cundinamarca secretariaserregionales@girardot-cundinamarca.gov.co

Referencia: Concepto 110.023.2025

SIA-ATC. 012025000302

1. Del aplicativo SIA-OBSERVA

Respetados señores:

La Auditoría General de la República recibió su solicitud contenida en correo electrónico del 12 de marzo de 2025 dirigido al Departamento Administrativo de la Función Pública y trasladado por dicha entidad en oficio Radicado 20252040153211 del 14 de marzo de 2025 a través de correo electrónico del 17 de marzo de 2025, radicada en la AGR en la misma fecha con el número 2101-202500601 bajo el SIA-ATC. 012025000302, en la que consultan respecto de la información a cargar en el aplicativo SIA OBSERVA por parte de las empresas industriales y comerciales del Estado:

«(…), nos indique si esta entidad esta en el deber de realizar el cargue de los documentos denominados informativos en el aplicativo SIA OBSERVA.» (sic)

Antes de proceder a dar respuesta a lo planteado, debemos indicar que, teniendo en cuenta las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoría General de la República, este ente de control no puede tener injerencia en la toma de decisiones que sean de competencia de las entidades vigiladas (contralorías y fondos de bienestar social de las mismas) o de sus sujetos de vigilancia, dado que no le es posible coadministrar o ser juez y parte. Por tanto, nos abstenemos de emitir conceptos sobre asunto s o situaciones individuales o concretas que puedan llegar a ser

vigilancia, dado que no le es posible coadministrar o ser juez y parte. Por tanto, nos abstenemos de emitir conceptos sobre asunto s o situaciones individuales o concretas que puedan llegar a ser sometidos a nuestra vigilancia, por lo cual, se abordará el tema objeto de consulta de manera general y abstracta.

Respecto a la función de la AGR, el sentido, alcance, delimitación y competencia del ejercicio del control fiscal en Colombia, la Corte Constitucional se pronunció entre otras en la Sentencia C -1176 de 2004, señalando:

«Por disposición constitucional, la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República le corresponde a la Auditoria, sin que por tal circunstancia, ésta pueda convertirse en ente superior de aquella en cuanto al direccionamiento de la vigilancia y control fiscal , pues la atribución constitucional conferida a la Auditoria solo se restringe a la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General, según así lo precisa la propia Constitución (…)» (Negrilla fuera de texto).

Auditoría General de la República Al contestar cite el radicado No: 1102-202501129

Fecha: 2 de mayo de 2025 10:33:40 a. m.

Origen: Oficina Jurídica Destino: Peticionario Proceso de generación del documento 68524Concepto 110.023.2025

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Así mismo, le indicamos que de conformidad con el numeral 3 del artículo 18 del Decreto -Ley 272 de 2000 «Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la

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Así mismo, le indicamos que de conformidad con el numeral 3 del artículo 18 del Decreto -Ley 272 de 2000 «Por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República», es función de la Oficina Jurídica «Emitir los conceptos jurídicos sobre temas de control fiscal y administrativos que le sean solicitados por el Auditor General o los requeridos por las demás dependencias del organismo», los cuales abordan los temas de manera general y abstracta, sin que tengan el carácter de fuente normativa, buscando solamente orientar y facilitar la aplicación normativa jurídica, más no la solución directa al problema jurídico planteado, por lo tanto, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Una vez v erificada su solicitud, es claro que esta se refiere a asunto s o situaciones individuales y concretas que puede n llegar a ser sometido s a nuestra vigilancia, por lo cual como se anotó anteriormente, no nos podemos pronunciar de forma específica; no obstante, esta Oficina Jurídica para brindar elementos de juicio que contribuyan al debate académico y permitan al consultante dilucidar la problemática planteada traerá a colación las normas, jurisprudencia y doctrina referentes que se encuentra al alcance de todos, exponiendo algunas consideraciones jurídicas, para así emitir concepto de manera general y abstracta abordando el temas del aplicativo SIA Observa.

1. Del aplicativo SIA Observa

La Auditoría General de la República desarroll ó el Sistema de Información de la Auditoría – SIA, y dentro de él, el aplicativo « SIA Observa » como un sistema de información para el proceso de registro, consulta y rendición de la información referente a la contratación y el presupuesto de sus

La Auditoría General de la República desarroll ó el Sistema de Información de la Auditoría – SIA, y dentro de él, el aplicativo « SIA Observa » como un sistema de información para el proceso de registro, consulta y rendición de la información referente a la contratación y el presupuesto de sus sujetos vigilados.

El Manual de Usuario – SIA Observa V 2.0 en el numeral 1.1., define el SIA Observa así:

«Es una herramienta informática en ambiente WEB diseñada para facilitar la rendición de cuenta en línea sobre la ejecución presupuestal y contractual que realizan las entidades públicas del país, la cual le permite a las Contralorías realizar control y seguimiento continuo en tiempo real sobre la ejecución de los dineros públicos de todas sus entidades vigiladas.»

Es así como el SIA Observa es una herramienta a través de la cual el sujeto de control rinde la información referente a la contratación y la ejecución presupuestal de la cuenta a presentar al organismo de control fiscal, entonces, su diligenciamiento hace parte de la rendición de la cuenta.

La AGR dentro de su misión de coadyuvancia con las contralorías establecida en el artículo 3º del Decreto-Ley 272 de 2000 en aras del mejoramiento de los procesos misionales de éstas a través de la captura de información contractual y presupuestal de sus sujetos vigilados , ha permitido la adopción del aplicativo SIA Observa a estos organismos de control fiscal dejándolos en libertad de establecer las condiciones para su uso de acuerdo con sus necesidades y criterios , así como la información que debe ser registrada en él y su oportunidad de rendición en uso de la independencia técnica establecida en el artículo 5 del Decreto-Ley 403 de 2020, que establece:

información que debe ser registrada en él y su oportunidad de rendición en uso de la independencia técnica establecida en el artículo 5 del Decreto-Ley 403 de 2020, que establece:

«Artículo 5. Independencia técnica de las contralorías territoriales. Las actividades, acciones y objetosConcepto 110.023.2025

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de control, serán establecidos con independencia técnica por las contralorías territoriales, sin perjuicio de la colaboración técnica que puede existir entre ellas.

Los contralores territoriales podrán prescribir los procedimientos técnicos de control, los métodos y la forma de rendir cuentas por parte de los responsables del manejo de fondos o bienes públicos e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse dentro de su área de competencia (…).»

El aplicativo SIA Observa en la parametrización de la Matriz de Legalidad consta de dos tipos de documentos: los requeridos y los informativos . L os primeros obedecen a los documentos obligatorios establecidos en el ordenamiento jurídico de cada proceso de selección determinado s tanto para el régimen público como para el privado; los segundo s son establecidos por cada contraloría para sus sujetos de control, amparada en las necesidades que tengan para recopilar la información necesaria para adelantar el control fiscal sobre sus sujetos de control.

Esta Oficina Jurídica en el concepto 110.057.2021 (Radicado 20211100027071 del 27 de agosto de 2021), referente a la rendición de la información por parte de una empresa de economía mixta

Esta Oficina Jurídica en el concepto 110.057.2021 (Radicado 20211100027071 del 27 de agosto de 2021), referente a la rendición de la información por parte de una empresa de economía mixta prestadora de servicios públicos domiciliarios pero que es igualmente procedente para la sociedad materia del presente concepto, determinó:

«Correspondiéndole a la respectiva contraloría territorial usuaria del módulo SIA -Observa la reglamentación, condiciones de uso, información a rendir y la oportunidad en la rendición de la información en este módulo para sus sujetos vigilados, será ella la que de conformidad con la reglamentación respectiva, determine lo procedente respecto de la Empresa Oficial de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Sincelejo – EMPAS E.S.P .»

Otros conceptos de resaltar respecto al SIA Observa son:

Concepto 110.003.2022:

«(…) iii) La cuenta fiscal es el conjunto de documentos e información requeridos por el órgano de control fiscal y presentada por el representante legal de un sujeto de control fiscal, que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizada s por los responsables del erario durante un período determinado.

La cuenta fiscal se configura como herramienta del control fiscal al tenerse como un sistema de este control. La información allí consignada, será la requerida por el respectivo órgano de control fiscal en los actos administrativos de adopción e implementa ción de rendición de cuentas con sus correspondientes instructivos, formatos, etc.

1. El SIA Observa es un aplicativo tecnológico desarrollado por la Auditoría General de la República con sus respectivos formatos e instructivos, el cual ha sido adoptado por las contralorías territoriales

correspondientes instructivos, formatos, etc.

1. El SIA Observa es un aplicativo tecnológico desarrollado por la Auditoría General de la República con sus respectivos formatos e instructivos, el cual ha sido adoptado por las contralorías territoriales como mecanismo para la rendición de la cuenta fiscal por parte de sus sujetos de control fiscal, con la libertad para cada organismo de control fiscal de establecer las condiciones de uso, la información que debe ser registrada en él y su oportunidad de rendición.»Concepto 110.023.2025

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Concepto 110.005.2022 (Radicado 20221100006581 del 28 de febrero de 2022):

«ii) El SIA Observa es un sistema informático desarrollado por la Auditoría General de la República en el cual se registra la información referente a la contratación pública adelantada por sus sujetos de control.

1. Este sistema SIA Observa, ha sido facilitado por la AGR a las contralorías territoriales en desarrollo de su función de coadyuvancia para la vigilancia y control fiscal por ellas realizado a sus sujetos de control, para cuyo uso, el ente de control fi scal territorial es autónomo para determinar la información a reportar y la oportunidad para ello.»

Concepto 110.008.2025 (radicado 1102-202500368 del 18 de febrero de 2025):

«i) El SIA Observa es una herramienta del Sistema de Información de Auditoría – SIA a través de la cual el sujeto vigilado rinde la información referente a la contratación y la ejecución presupuestal de la

«i) El SIA Observa es una herramienta del Sistema de Información de Auditoría – SIA a través de la cual el sujeto vigilado rinde la información referente a la contratación y la ejecución presupuestal de la cuenta a presentar al organismo de control fiscal, por lo cual hace parte de la rendición de la cuenta. (…) iii) La AGR ha permitido, mediante convenio, la adopción de los aplicativos SIA Observa y SIA Contralorías a las contralorías territoriales, dejándolas en libertad de establecer las condiciones para su uso de acuerdo con sus necesidades y criterios, siendo el c ontralor territorial, en la autonomía del órgano de control, quien determine los responsables de la rendición de la cuenta de sus sujetos vigilados, quienes a su vez podrán delegar tal función en los términos establecidos en la Ley 489 de 1998 y demás normatividad concordante.»

2. Conclusiones

De conformidad con la normatividad, jurisprudencia y conceptualización anotada anteriormente respecto a los temas consultados, se concluye lo siguiente:

1. El SIA Observa es un a herramienta del control fiscal por cuanto en ella se consigna por parte del sujeto vigilado , la información referente a la contratación y la ejecución presupuestal a presentar al organismo de control fiscal respectivo.

1. El SIA Observa es un aplicativo del Sistema de Información de Auditoría – SIA desarrollado por la Auditoría General de la República y facilitado a las contralorías territoriales a través de convenio, para que los sujetos de vigilancia de éstas consignen la información respectiva de la rendición de la cuenta referente a su contratación y ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros que para tal efecto sean determinados por cada organismo de control fiscal.

respectiva de la rendición de la cuenta referente a su contratación y ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros que para tal efecto sean determinados por cada organismo de control fiscal.

1. La condiciones, parámetros e información determinada por cada contraloría para sus sujetos vigilados, será de obligatorio cumplimiento para ellos.

En los anteriores términos consideramos atendidas sus inquietudes, esperando haber dado claridadConcepto 110.023.2025

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sobre las mismas, anotando que el presente concepto se emite en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 «Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo», con carácter orientador tal como lo determina la Sección Cuarta de la Sala de lo Contencioso Administrativo de Consejo de Estado en Auto del 19 de mayo de 2016 dentro del expediente radicado 20392 - 25000-23-37-000-2012-00320-01:

«(...) el artículo 253 del Decreto 01 de 1984 (hoy regulado en términos similares por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011) prevé la consulta como una forma de ejercer el derecho de petición. La respuesta que da la administración se llama concepto y, en g eneral, nace de la obligación de atender solicitudes de información sobre las materias que tiene a cargo. Los conceptos sirven para orientar a los asociados

que da la administración se llama concepto y, en g eneral, nace de la obligación de atender solicitudes de información sobre las materias que tiene a cargo. Los conceptos sirven para orientar a los asociados sobre alguna cuestión que puede afectarlos. Pero eso no indica que siempre se trate de una manifestación unilateral de voluntad y, por ende, capaz de producir algún efecto jurídico general y abstracto. De hecho, los conceptos que emite la administración en relación con las materias que tienen a cargo no comprometen su responsabilidad ‘ni serán de obliga torio cumplimiento o ejecución’» (Resaltamos en negrilla)

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Auditoría General de la República relacionados en el presente concepto pueden ser consultarlos en el siguiente enlace: http://www.auditoria.gov.co/web/guest/auditoria/normatividad/conceptos-juridicos

Para este Despacho es importante conocer la percepción sobre la atención brindada, para lo cual, adjunto a la presente encontrará un formato de encuesta para que lo diligencie y nos lo remita a la dirección de correspondencia Calle 26 Nro. 69 -76 Piso 17, E dificio Elemento, Torre 4 (Agua) de Bogotá o a los correos electrónicos juridica@auditoria.gov.co y fljimenez@auditoria.gov.co Si para usted resulta más cómodo, también puede diligenciarla de manera virtual a través de nuestra página web www.auditoria.gov.co ingresando por el botón SIA, seleccionar la opción SIA ATC ATENCIÓN AL CIUDADANO, luego, seleccionar el botón Encuesta de Satisfacción e ingresar los dígitos del código SIA-ATC que aparecen en la referencia de la presente comunicación y la contraseña dff749a8.

CIUDADANO, luego, seleccionar el botón Encuesta de Satisfacción e ingresar los dígitos del código SIA-ATC que aparecen en la referencia de la presente comunicación y la contraseña dff749a8. También puede consultar su solicitud en el botón Consultar Solicitud ingresando igualmente el mismo código SIA-ATC y contraseña.

Atentamente,

HELTON DAVID GUTIÉRREZ GONZÁLEZ Director Oficina Jurídica Firmado electrónicamente Anexo: Formato encuesta de satisfacción NOMBRE Y CARGO Proyectado por: Fabio Luis Jiménez Castro – Profesional Especializado Grado 4

Revisado por: Helton David Gutiérrez González Aprobado por: Helton David Gutiérrez González Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legale s vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.