AGR - Concepto 110.010 de 2016(Si los papeles de trabajo que son propios del proceso auditor son reservados)

l FA GOPIA Bogotá, \Ifi (7, :¿.¡- fi J l-b:t L\- CD 110 l Doctora

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA

Auditora Fiscal Contraloría Municipal de Tunja Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá ti P' 1 1 fil J 0 <°"""•fi"º l,U.(AUD,\0 Df.t>UlhOIII t O 1 4 20161100014571 Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20161100014571

Fecha: 16-05-2016

Ref.: Solicitud de concepto - Rad. 2016-233-001550-2

Respetado Doctora: Atendiendo su comunicación de la referencia; de manera atenta me permito profe­ rir pronunciamiento en relación con la solicitud de concepto acerca de si los pápe­ les de trabajo que son propios del proceso auditor son reservados, entendiendo que forman parte del proceso deliberativo de los profesionales que integran el gru­ po auditor, además si es inherente a la función de una Veeduría solicitar este tipo de documentos de carácter técnico y reservado.

Previo a entrar a resolver sus inquietudes, se hace necesario expresar, que dadas las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoría General de la República, no puede este ente de control intervenir en la toma de decisiones que corresponden única y exclusivamente a las entidades por aquella vigiladas, limi­ tándonos a ejercer el control posterior y selectivo de su gestión. Es por ello que no es viable emitir conceptos sobre asuntos o situaciones particulares o concretas que puedan llegar a ser sometidas a vigilancia.

tándonos a ejercer el control posterior y selectivo de su gestión. Es por ello que no es viable emitir conceptos sobre asuntos o situaciones particulares o concretas que puedan llegar a ser sometidas a vigilancia. Conviene precisar inicialmente, que el infc·me de auditoría elaborado por los En­ tes de Control Fiscal, es el documento fi,..al del proceso auditor, que sintetiza el Crl. S7C Na. MA· 29, banio Modtlo No, 't , llogot.i O.C.-Cok>rr,bla '1nll.. tnb nn,'{/1 /oa> P8X:[17-1)3186800-3A16710,línHgratuhl01800012020S fi'-- -- .-a pa1tlclpM:1on@audlt0tla.gov.co W@laudifi1aoep.,1'fi,yfioriagentral 'I 6 t-\AY Vfij40ona.goY.<Oi " 't ( li I O AUDITORÍA co,o .. ,u.,o Al,A,(A.Ub,t,,IJ OC l>"Sl'IOIII .,,. .. ,.:.f "''"fi"' ,fil 1 1 • resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asigna­ ción de auditoria, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución. Los propósitos del informe definitivo son: cas; Registrar los resultados de la auditoría adelantada; Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor; Apoyar el control político que ejercen las respectivas corporaciones públiServir de insumo para que el ente auditado formule el plan de mejoramien­ to; y • Comunicar e informar públicam3nte los resultados de la auditoría.

Apoyar el control político que ejercen las respectivas corporaciones públiServir de insumo para que el ente auditado formule el plan de mejoramien­ to; y • Comunicar e informar públicam3nte los resultados de la auditoría. Debe cumplir dicho informe de auditor 3 con atributos tales como el de ser preciso, conciso, objetivo, soportado y oportur:o y cada una de las actuaciones fiscales in­ cluyendo las Auditoría a los Entes Vk;ilados, se debe hacer con el cuidado nece­ sario tendiente a no afectar estrateg :1s, ni evaluar aspectos que trasciendan la legalidad y razonabilidad del gasto; y :•U objetivo se conoce dentro de la lógica del control fiscal a posteriori en donde se 11erifica la efectiva aplicación del recurso pú­ blico y los resultados obtenidos. Respecto a sus inquietudes, resulta i 1perioso precisar que en todo el articulado de la Constitución Politica se denota 'l?hacientemente el carácter garantista de la misma, sin desconocer que desde la C :rnstitución de 1886 se desarrolló dicho ga­ rantismo a través de la expedición de ! 3 Ley 7 4 de 1968 al acoger el Pacto Inter­ nacional de Derechos Económicos, St11::iales y Culturales, así como la Ley 16 de 1972 al ratificar la Convención Americrrna sobre Derechos Humanos. Lo anterior­ mente expresado, no es óbice para qL 1fi la misma Carta Política del 91 en su ar­ tículo 74 señale que "Todas las perso·.1as tienen derecho a acceder a los docu­ mentos públicos salvo los casos que efitablezca la Ley. El secreto profesional es inviolable".

tículo 74 señale que "Todas las perso·.1as tienen derecho a acceder a los docu­ mentos públicos salvo los casos que efitablezca la Ley. El secreto profesional es inviolable". La Ley 57 de 1985 obliga a la publicidac de los actos y documentos oficiales, regu­ lando el derecho a la información y la_ rE ;erva legal, cuando expresa en su artículo 19, lo siguiente: Articulo 19º.- Las investigaciones de c;wácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copié:> que sobre estas actuaciones expidan los fifi ■'I (r¡_ 57C No. 64A-29, barrio Modtlo Hort, • SOCJO!¡ D.C.-Colombi.

PBX: (S7-1) l18 6800-3816710 • linta gr,tuha 01800012020s

pattldpadon@iudltorw 9crt.<o ')# f4udJto113fin f audrtorw<¡tMul www.audfiorLl.gov.co t ..' " AUDITORÍA ,Q,fMthifil'l•IP'firlO\OwM 1 , 1 f .. 1. <OIOMUit,110 fit.AU,ICMD OflA,Hl'ION a o , • Funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre las de los docu­ mentos en que se consignen las explicaciones de las personas inculpadas. Parágrafo.- Si un documento es reservado el secreto se aplica exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio. Se desprende entonces de lo anterior, que en relación con las actuaciones, docu­ mentos y contratos de la administración pública tanto en lo nacional como en lo

dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio. Se desprende entonces de lo anterior, que en relación con las actuaciones, docu­ mentos y contratos de la administración pública tanto en lo nacional como en lo territorial, la reserva es una excepción, que como tal, es taxativa, esto es, debe estar expresa y claramente especificada en la Constitución y/o en la ley, como es el caso por ejemplo de información o documentos públicos que hagan referencia a la seguridad nacional, hagan parte del derecho a la intimidad personal y reciente­ mente por decisión de la Corte Suprema de Justicia, aquellos asuntos que se in­ vestiguen por la Fiscalía General de la Nación. No hay razón entonces de orden constitucional o legal, que restrinja el proceso auditor adelantado por los organis­ mos de control. Como se expresaba en antecedencia, uno de los propósitos de los informes de Auditoria, es apoyar el control político que ejercen las respectivas corporaciones públicas, por lo que tan importantes normas como el Código de Comercio en su artículo 61 y la Ley 142 de 1994 en sus artículos 9 y 19, no están dirigidas propia­ mente a limitar un derecho fundamental como es el de información, máxime que dichos procesos auditores y sus informes, pretenden hacer efectivo el ejercicio de Control Fiscal tanto Nacional como Territorial. Igual debe decirse en relación con lo establecido en la guía de auditoria territorial referido a la obligación de publicar en la página web, los informes que se producen en ejercicio del control fiscal, lo que se hace en aplicación del principio de publici­ dad que rige las actuaciones de los órganos de Control, sin que exista tampoco restricción constitucional o legal para ello. Es de anotar que obviamente y tal como se expresaba inicialmente, dichos infor­

dad que rige las actuaciones de los órganos de Control, sin que exista tampoco restricción constitucional o legal para ello. Es de anotar que obviamente y tal como se expresaba inicialmente, dichos infor­ mes de auditoria debe cumplir con atributos tales, que permitan no afectar estra- . tegias de negocios, ni evalúen aspectos que trasciendan la legalidad y razonabili­ dad del· gasto de los entes fiscalizados en este caso, debiéndose también res­ guardar aquella información de carácter reservado, tales como declaraciones de bienes y rentas, hojas de vida y aspectos que guarden relación directa con la inti­ midad y el buen nombre e información sobre temas de defensa y seguridad nacio­ nal. Cra. S7Cllo. 64A-29, birrio Modelo Norte· Bogota O.C.-Colombl.l PBX: [S7-1I 318 6300-3816710· Línugl'ltub01800012020S pMtklp¡<lor,@auditoria.gov.to 'l@laudltorlagen f fiuditoriagenml www.audfiori.t.gov.toK AUDITORIA ,. 1. r 1,111 o CDlfiMIU.110

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De igual manera se debe poner especial atención en la reserva legal que tienen los papeles de trabajo de los contadores públicos, los cuales son de su exclusiva propiedad, pues, mucha de esta información es confidencial y goza del secreto profesional, razón por la cual son permanentemente protegidos, tal como lo esta­ tuye expresamente la Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública. Además, debe preservarse la reserva legal que ampara los procesos fiscales, dis­

profesional, razón por la cual son permanentemente protegidos, tal como lo esta­ tuye expresamente la Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública. Además, debe preservarse la reserva legal que ampara los procesos fiscales, dis­ ciplinarios y penales, como que en relación con ellos existe normatividad de carác­ ter procesal que impone dicha reserva, distinto al procedimiento auditor. De esta forma, de manera general y abstracta esperamos haber orientado sobre los interrogantes planteados, reiterándole que este concepto se emite dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 del CPACA, por lo tanto no tiene ca­ rácter obligatorio, ni fuerza vinculante. Cordialmente,

ROBERTO ENRIQUE ARRAZOLA MERLANO

Director Oficina Jurídica Cra. 57( No. 64A-29, banio Mode!o Norte• Bogotá 0.C.-Colombia Vi/IIÍ/1/ldo pt1t'lfl /.?@,i, an !

PBX: (57-1] 318 6800-3816710 • lineJ gfitulta 018000120205 fi- -- E ■ panklpacion@audi1oda.gov.co fi@audl:oriagen faudltoriageneral

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