AGR - Concepto 110.017 de 2008 (concep juris austeridad)

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CARMEN 1:LENA LE!,IS GARCIA/

Dircctor;i (lt: Oficina Juridicu AU!)ITOR!,\ CE'.'il.:Ri\l. DE LA REPIJHLICA' Caricia 10 Nc>.17-18 pi,o 1J F"x 34'120fi0 lk•s.11:í. D.C. \ fkf.: Solicitutl Concepto C:ortli:11 Saludo Doctorn Cílrmtn El,na. -fi- ;_fi fi; fi-fi; ;_ 1111vmmM1\,m1:mrnmJ,m.fi1111mt1umm Rad No 2001,231•001598,1 ftd-,OC,«r.@H.19;\0 U-,Au. I•fifi .,,...-:o :n111fificfi•fio . o.,.fi;•..a: IFh,.,..CIJ «tUM!;!., fifi!fi :.·. fi-.... ,fi .... e, ...... ,, •• ,., ..... R,·fipl'lut1.,,uncn1e mfi dirijo a Ustod, con d f:11 <le '-Olkir::r ,u v: lir,sa u,l:1hn1:1ci1iu í!c l!O\'ialll•Jfi vifi correo clecfirónico. y éíl mfiUio impH·so. si th:ncn ::! ,J;H '-'\llH.:<.·pw fimiti,h,

;11J1 ;.11 ,)licin:,, rclficiL1n;,dc C(>n la Austtridfid on el G"sio, en h) <¡fie tiene c¡m: ,cr fi,,n 1:, fi-fipedicir.fi d: fotocopias de los _procfios sviicitudos po: l:.s difor::1:r of;c;in:1fi judici:1lcfi. 1,., ;,ntcri11r ddii<lo a!:, b'l'fin c.iuti<lad Jfi folios que fion1icnc11 !o; t.x\cdit!nte., y :>.,\lmir lofi gofi:ofi de iu..: fotocopiufi soliciu•<las ?()r !as c!ilt:fi::-ntcfi .:r.!idt1Uesr •fi;o uc;inc.-:1· u11 gusto d,fip1oporcionado p,1rfi la .::midu,i. r,,·•>'-"·l•·= 1 ,,•:-.1,, "1, hw.fi ¡:..,1.,, #\,\J,111\';ui 1•, r.t.x 1 :S.,",'\\lli,,t S,..-cf.fi,: .• (:,· !),{1fiJ ............... · ................................................................ , .............................. , ................................ . c,mera J1 ::" :;¡,..ge 8.·uu1 ;,,flo fclttonM: 66317J: -G6J1'l8-¼31fit9 .. oc,-,wsa Ur.i: Ci•J:IOdi.lr..1 f7fiti:!:ii! c,mail: into@contrnl-:,riavlli3viccnc;0,gov..co • Vill:sviccnclo M t:a oo o 1 4 ABR. 2008 J b <-¡:¡3 1C/ +

c,mail: into@contrnl-:,riavlli3viccnc;0,gov..co • Vill:sviccnclo M t:a oo o 1 4 ABR. 2008 J b <-¡:¡3 1C/ + OfÍe\'\,,);\, :ItXtO'te/1. i1.0, o\, -;)..OOó' Cia. 10J. No. 17• 181\so 9 -PBX: 15711 3166800Fa.: !571!3186790Llnel G<;1t•Jit.l OlóOO-O 120205

SilioWcb: I\\\W,GUd:loda.fiO',.Co - Coneo·e: tO;r1;pfi,der,ci.J@J•,lf,tfi1ia.00\'.CO - Sogryl.l D.C.• Co'omfiÍl

Bogotá o.e., OJ110· Señora

EDNA LUCIA AMORTEGUI MORENO

Secretaria G1Jneral Contraloria Municipal de Villavicencio Carrera 37 No. 34-88 Barzal Alto Vitlavicenclo-Mela AUl>ITOnfA Gt!UCRAL 1· 1'- \ rT1' '• ,. •.1.l \ Oevotvor Copla FtrmocJa REFERENCIA: Solicitud concepto jurídico. Austeridad en el gasto-Expedición de fotocopias. NUR. 2008233001596-2.

Respetada Señora Amortegui: Esta oficina recibió su inquietud referente a la austeridad en el gasto, en particular con la expedición de fotocopias solicitadas por las diferentes oficinas judiciales.

Al respecto, nos permitimos presentar las siguientes consideraciones: La Constitución Politica de Colombia estipula:

particular con la expedición de fotocopias solicitadas por las diferentes oficinas judiciales. Al respecto, nos permitimos presentar las siguientes consideraciones: La Constitución Politica de Colombia estipula: ·'ARTICULO 113. Son ramas del poder público, la legislativa. la ejecutiva, y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamento para ta realización de sus fines". (Subrayado fuera de texto) En concordancia con lo anterior, señala el articulo 209 de la Constitución Polllica que la función administrativa está al servicio de los Intereses generales y se desarrolla con fundamento en tos principios de igualdad, moralidad y eficacia, economla, celeridad, Imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización. delegación y desconcenlración de funciones. Asi, puede entenderse que frente a la expedición de fotocopias a otras entidades publicas rige el principio de colaboración armónica de la administración. Es conveniente indicar que en estos eventos debe garantizarse el buen nombre de tas personas naturales y Juridicas, condicionando la entrega de las copias solicitadas con reserva a su no divulgación y garantizando siempre la confidencialidad respectiva para cada solicitud si lo amerita. Al respecto, la Ley 962 de 2005 "Por la Cllal se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procodimienlos administrativos de los organismos y r_( e o Cra. IOa, No, 17-18 Piso 9 -PBX: 15711 3186800Fa..: 1571j318679n-Unca GraluilJ: 018000 120205

r_( e o Cra. IOa, No, 17-18 Piso 9 -PBX: 15711 3186800Fa..: 1571j318679n-Unca GraluilJ: 018000 120205 Sili0Web:1\\1w.audiloria.Q0'1.co - Correo,e: wrr>.sp0<,d:!l',tiJ:1i',l·.,1Noria.gouo - Bogoll D.C.· Co'.omfia AUUIT011fA cr.ur:nAL T 1 \, • fi 1 " 'I ._ •• l : fi e11tidades del Estado y de los partic11lares q11e ejercen funcionas piiblicas o presta11 servicios públicos" estipula: "ARTICULO 14. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. El articulo 16 del Decreto-ley 2150 de 1995, quedará as/: Articulo 1 G. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entíctades de la Administración PIÍblica requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solució11 de un procedimiento o petició11 de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha i11formación. En tal caso, ta carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales. en aplicación del principio de colaboración( ... ). ( ... ) Cuando una ontidad príbllca roquiora información de otra enlidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peliciones. debie11do resolverlas en un término 110 mayor de diez (10) d/as, para lo cual

Cuando una ontidad príbllca roquiora información de otra enlidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peliciones. debie11do resolverlas en un término 110 mayor de diez (10) d/as, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan i11tegrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades·. Sobre este punto, el artículo 6o. de la Ley 489 de 1998 estípula: "PRINCIPIO DE COORDINACION. En virtud del pri11cipio de coordinación y colaboración, las m1toriclades administrativas deben gara11tizar la armo11/a en el ejercicio de sus respectivas funciones coll el fill de lograr los tilles y cometidos estatales. En coT1sec11e11cia. prestaráll s1I colaboración a las demás entidades para facilitar et ejercicio de sus fu11cioT1es y se abstendrán de Impedir o estorbar su cumplimle11to por los órganos. dependencias, organismos y entidades titularesfi A pesar de la colaboración que debe existir entre las entidades del Estado. el cual constituye un principio establecido en nuestro Ordenamiento Superior y en la Loy 489 de 1998', esto despacho considera que, no se encuentra fundamento legal que prohiba ol cobro por concepto de fotocopias de procesos. solicitadas por oficinas Judiciales u otro órgano público. Tampoco existe norma que impida la expedición de dichas copias sin costo alguno para la entidad solícíta11te. en el entendido en que se apoya el cumplimiento de las funciones y cometidos estatales. Se resalta que, se pretendo favorecer y asistir a aquéllos organismos en los diversos trámites y servicios. siempre y cuando sea en cumplimiento de las

entendido en que se apoya el cumplimiento de las funciones y cometidos estatales. Se resalta que, se pretendo favorecer y asistir a aquéllos organismos en los diversos trámites y servicios. siempre y cuando sea en cumplimiento de las 1 Por la cual so dictan normas sobro lo orgnnlzación y funcionomlenlo do los onlldodos del orden nacional, se expiden las disposiciones. principios y reglas generales para el ejercicio de los atribuciones provislas on los nun,crales 15 y 10 del articulo 1lll! de la Consliluclón Pollllcn y se diclon otros dífiposícloncs. - .... ío o c,a. 1oa.110. 17-18 f\so 9 -rax: 15711 31ó6ll·JO - Fa (571J316'>790 -lleca G,a:ui:a: 016000 120205 Si:ioWfib:,.-,m.audi101ia.go·1.co - Como•:: mmsJJ-Onden:ia@iu,1i:01ia.qo·1.co - Bogo:fi o.e.-Cclomllia AUOITOl'IÍA Gaou:.n .... i.. 1,, ,,fi .. fi ... ,. t• funciones y tareas propias de la entidad solicitante. La colaboración armónica se encamina a impedir trámites innecesarios e injuslilicados pem1itiéndole a las entidades estatales hacer más ágil. eficiente y eficaz la función administrativa. Vale la pena citar lo expresado por el Consejo de Estado respecto al cobro de folocopias: "Es da anotar qua estas normas tendientes a que la administración cobre et valor del fotocopiado, tienen plena justificación cuando se trata de la solicitud de rm particular, mas no de la de una persona que solicita las fotocopias

folocopias: "Es da anotar qua estas normas tendientes a que la administración cobre et valor del fotocopiado, tienen plena justificación cuando se trata de la solicitud de rm particular, mas no de la de una persona que solicita las fotocopias para cumplir una función qlle le asigna una norma legal ... " " ... el derecho de acceso a los documentos públicos constitllye un instwmento Indispensable para al Cllmplimienlo da dichas funciones, según el nllmeral 2" del artículo 318 de la Constitllción y el nllmeral 9" del articulo 69 del decreto 1421 de 1993, ejercido an forma racional y proporcionada a la necesidad que se pretende satisfacer''. En nuestro criterio es viable que se examine si la cantidad de fotocopias solicitadas por la entidad justifica su cobro o no. Se recuerda que. en tratándose de entidades públicas y despachos públicos. et valor recaudado por concepto de fotocopias. sin importar la suma, debe ser destinado a las arcas del tesoro público. Es decir, no existe una limitación establecida constitucional ni legalmente para que. en aras de racionalizar los rocursos públicos. se implementen mecanismos fundados y proporcionales para que en determinadas circunstancias, y cuando la coyuntura lo amerite. se cobren las copias solicitadas. Finalmente recordamos que, el presente concepto so expide al tenor del articulo 25 del Código Contencioso Administrativo, y por lo tanto no comprometo la responsabilidad de la Auditoria General de la República. ni es de obligatorio cumpli miento. Cordialmente,

a=t-fi¡C CARMEN ELENA LENIS GARCIA

Directora Oíicina Juridica

Proyectó: Maria Fcmonda Bolaños Dorado.

cumpli miento. Cordialmente,

a=t-fi¡C CARMEN ELENA LENIS GARCIA

Directora Oíicina Juridica

Proyectó: Maria Fcmonda Bolaños Dorado.

Abogada Oficina Jurldlc.i 2 Radicación 1176 de 1999 Consejo do Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil• 17/03/99. -