AGR - Concepto 110.024 de 2019 (Sobre Comunicación de los informes de auditoría)

Bogotá, 110 Doctor

JUAN CARLOS PÉREZ VÁSQUEZ

Contralor Departamental Contraloría Departamental de Caldas Edificio Gobernación Piso 2 Manizales - Caldas

Referencia: SIAATC: 2019000204

AUDITORÍA <iENE,:¡Al.. :Oé. 1.A fl.i?ÓEUCA - CClt'.'.lMtM, Control fiscal paro fa paz'ijl 11111111111111111 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 Radicado No: 20191100013711

Fecha: 02-05-2019

Respuesta a solicitud con radicado Nº 2019-233-000952-2 del 1310312019 Concepto sobre la comunicación de los informes de auditoría Respetado doctor Pérez: Acuso recibo de su comunicación del pasado 13 de marzo, con Radicado Nº 20192330009522, en el cual de manera resumida solicita se conceptúe sobre la forma en que se deben comunicar los informes preliminares y finales de auditoría a los sujetos vigilados. Al respecto, en atención a su solicitud, este Despacho considera necesario realizar previamente las siguientes precisiones. Conforme a lo consagrado en el artículo 27 4 de la Constitución Política y en el Decreto Ley 272 de 2000, la Auditoría General de la República es la entidad competente para ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las contralorías territoriales del país, mediante los sistemas de control financiero, de gestión yi:!litr de resultados, en desarrollo de los principios de eficiencia, economía y equidad. El Decreto Ley 272 de 2000, por el cual se determina la organización y funcionan,ifi,ifi"Bi

de resultados, en desarrollo de los principios de eficiencia, economía y equidad. El Decreto Ley 272 de 2000, por el cual se determina la organización y funcionan,ifi,ifi"Bi la Auditoría General de la República, en su artículo 13, numeral 2, esta9IfififiJjgímo objetivo de la Oficina Jurídica el de Prestar la asesoría jurídica requerida pore((l,uditor General de la República y demás dependencias del organismo, velando po(if'ye,;le actúe de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y coadyuvando en la cori#9li<1ación de la unidad de criterio que debe acompañar la labor de las dependencias dfilfif.Wditoría, así como participar en la formulación y adopción de los planes, programas f proyectos de la entidad. •·· •• •••• •• (/. Cra. 57C No. 64A·29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C-Colombia PBX: t57-1l 318 68 00 • 3816710 • Uneagratuita 018000 120205 partidpacion@auditoriagov.co !d' @auditoriagel"l f audítoriageoeral www.auditoriag(1ol.coSIA ATC 2019000204. Concepto sobre la comunicación de los informes de auditoría Pá ina 2 de 6 AUDITORÍA 1.1$}1,tiM,/.. el:; lA 1.lE:nl:i'l.tK.A • <,,<,'n,OM!IIA C-Ontrol fiscal para la pazfi De igual forma, el referido Decreto Ley 272, en su artículo 18, numeral 3, determina como una de las funciones de la Oficina Jurídica la de Emitir los conceptos jurídicos sobre

C-Ontrol fiscal para la pazfi De igual forma, el referido Decreto Ley 272, en su artículo 18, numeral 3, determina como una de las funciones de la Oficina Jurídica la de Emitir los conceptos jurídicos sobre temas de control fiscal y administrativos que le sean solicitados por el Auditor General o los requeridos por las demás dependencias del organismo. Así mismo, frente al alcance de los conceptos, la Ley 1755 de 2015, por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su artículo 28 determina que Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución. Dentro de este marco legal, se procede a resolver su solicitud en los siguientes términos: Frente al asunto objeto de su petición, no se emitirá concepto sobre situación particular o concreta alguna, a efecto de no tener injerencia en la toma de decisiones de las entidades vigiladas o de control, susceptibles posteriormente de ser objeto de vigilancia. No obstante, y con el propósito de brindar una ilustración que contribuya a dar una mayor claridad sobre el tema, se procede a realizar las siguientes precisiones de carácter general y abstracto sobre el asunto. COMUNICACIÓN DE INFORM ES DE AUDI TORÍA Sobre el tema bajo consulta, la Constitución Política de Colombia, al abordar la materia del control fiscal, consagra: "ARTICULO 267. El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

"ARTICULO 267. El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a /os procedimientos, sistemas y principios que establezca ta ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero,•·· gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoraci6r1 . .,., los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Cor,tralgfía" podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial. ,:."" • !;'í" (.J 5fi .. . ARTICULO 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atdtfµ9.(q0Js:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsablesbJfi},f!fifiejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financierai:op_etativa y de resultados que deberán seguirse. •••••••••• ••••

11 Cra. 51C No. 64A--29, barrio Modelo Norte• Bogotá O.C, - Colombia #j.,, PBX: [S7-1}31-S 68 00, 381 6710 • Línea gratuita 018000 120205

11 Cra. 51C No. 64A--29, barrio Modelo Norte• Bogotá O.C, - Colombia #j.,, PBX: [S7-1}31-S 68 00, 381 6710 • Línea gratuita 018000 120205 partkipadon@auditoriu.gov.co ,,@auditoriagen f auditoriageneral www..auditoria.gov.co5/A ATC 2019000204. Concepto sobre la comunicación de los informes de auditaría AUDITORÍA GliiN!i0.,\L t!E LA 11.f.J>(/M.i<:.A" <:,Ot.OMB.IA Pá ina 3 de 6 Control fiscal para la paz\f

2. Revisar y fenecer /as cuentas que deben llevar /os responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economfa con que hayan obrado. (. . .) ARTICULO 272. La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contra/arfas, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva.

La de los municipios incumbe a las contra/arfas departamentales, salvo lo que la ley determine respecto de contra/arfas municipales. Corresponde a las asambleas y a los concejos distritales y municipales organizar las respectivas contralor/as como entidades técnicas dotadas de autonomía administrativa y presupuesta/. (. .. ) Los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, /as funciones atribuidas al Contralor General de la República en el articulo .. 2.68 y podrán, según lo autorice la ley, contratar con empresas privadas colombianas el ejercicio de la vigilancia fiscal. (. . .). " (Negrilla fuera del texto).

articulo .. 2.68 y podrán, según lo autorice la ley, contratar con empresas privadas colombianas el ejercicio de la vigilancia fiscal. (. . .). " (Negrilla fuera del texto). Al respecto, la Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal . financiero y los organismos que lo ejercen, determina: "ARTÍCULO 4o. El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. <Apartes tachados INEXEQU/BLES> Este será ejercido en forma posterior y selectiva por la Contralor/a General de la República, las contra/arfas departamentales y municipales, les auditores, .las auditor:as y /,.s rrwisorías fissaJes do las empresas púb/!sas munioípales, conforme a los procedimientos, sistemas, y principios que se establecen en la presente Ley. ARTÍCULO 5o. Para efecto del articulo 267 de la Constitución Nacional se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. ,<c/C Para el ejercicio del control posterior y selectivo /as contra/orías podrán realizar /as)ij r!It diligencias que consideren pertinentes. /, .. ij\!1,:ú,,,/ (. · .) e! :i!.ff/ ARTÍCULO 80. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenttJ.· /i.n:f/!l2

r!It diligencias que consideren pertinentes. /, .. ij\!1,:ú,,,/ (. · .) e! :i!.ff/ ARTÍCULO 80. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenttJ.· /i.n:f/!l2 eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de lo:s{cp:;tos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en.tin JJe,t/pdo determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maxirnJ7,8ct sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios s,1p.Obtrmgan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden ni!li#9.iQIJ con sus objetivos y metas. Así mismo, que permita identificar los receptores de la ac:qi911,iconómica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y>spciales y entre entidades territoriales y cuantificar el impacto por el uso o deteriom.: qf los recursos f, Cra. SlC No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D,C, H Colombia PBX: (5Ml 318 68 00 • 381 6710 • Línea gratuíta 018000 120205 i partidpadon@auditoría.gov.co 'f:9'@auditoriagen f audítoriageneral www.aud.itoria.gov.coSIA ATC 2019000204. Concepto sobre lo comunicación de los informes de auditoría Pá ina 4 de 6 AUDITORÍA (',J;:NFfiAI. W'. t,A :Wl'ú!llJCA fi <»ibJ4lHA Control físcalpara fapazefl'

de auditoría Pá ina 4 de 6 AUDITORÍA (',J;:NFfiAI. W'. t,A :Wl'ú!llJCA fi <»ibJ4lHA Control físcalpara fapazefl' naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. La vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que estos cumplan con los objetivos previstos por la administración. ARTÍCULO 9o. Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en /os artículos siguientes. PARÁGRAFO. Otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad, podrán ser adoptados por la Contrataría General de la República, mediante reglamento especial. (. .. ) ARTÍCULO 16. El Contralor General de la República determinará /as personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá /os métodos, formas y plazos para ello. No obstante lo anterior cada entidad conformará una sola cuenta que será remítída por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República. (. .. ) ARTÍCULO 19. Los sistemas de control a que se hace referencia en los artículos anteriores, podrán aplicarse en forma individual, combinada o total. Igualmente se podrá recurrir a cualesquiera otro generalmente aceptado. (. . .) ARTÍCULO 65. Las contralorías departamentales, dístrítales y municipales realizan la

podrán aplicarse en forma individual, combinada o total. Igualmente se podrá recurrir a cualesquiera otro generalmente aceptado. (. . .) ARTÍCULO 65. Las contralorías departamentales, dístrítales y municipales realizan la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la presente Ley. Les corresponde a las asambleas departamentales y a los concejos dístrítales y municipales la organización y funcionamiento de las contralorías que haya autorizado la ley. (. . .) ARTÍCULO 105. Los resultados del control fiscal serán comunicados a /os órganos de dirección de la entidad respectiva, al despacho Ejecutivo al cual se halle adscrita o vinculada y a /as autoridades a quienes esté atrípuida la facultad de analizar tales conclusiones y adoptar /as medidas correspondientes. ARTÍCULO 106. El Contralor General de la República y los contralores regionales .,;:;i":,;;J' comunicarán a la opinión pública, por los medíos idóneos para ello, los resultados de su i";,<J• •• gestión. Y cuando lo consideren necesario, solicitarán a los organismos y autorídadf#. correspondientes el acceso a espacios en la radío y la televisión." (Negrílla fuera del tfixfqt' .. . Por su parte, el Decreto Ley 272 de 2000, por el cual se determina la org'i:i.n,zar;;!on y funcionamiento de la Auditoría General de la República, establece: •• •• •• "Artículo 4.- Objetivo. Ejercer la función de vigilancia de la gestíón:Jísc ; en la

funcionamiento de la Auditoría General de la República, establece: •• •• •• "Artículo 4.- Objetivo. Ejercer la función de vigilancia de la gestíón:Jísc ; en la modalidad más aconsejable, mediante los sistemas de control financiero, qe g1'i},tión y de resultados, en desarrollo de los principios de eficiencia, economía y equidad('"· • j Cra.. SlC No, 64A29, barrio Modelo Norte• Bqgotá 0,C. - Colombia PBX: (57··113186800•3816710 • Líne;i. gratuita 018000 120205 partidpildon@auditoriagov.co )/l@auditoriagen f auditorlagenera! www.auditoria.gov.co5/A ATC 2019000204. Concepto sobre Jo comunicación de los informes de auditoría Página 5 de 6 AUDITORÍA t'.i\,NZ!:t./\t. ¡-¡,;: tA P.t:MJfitf<:,;.," COlOMf1JA Centro! fiscal para la paz,f' Artículo 5.- Función. Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de los organismos de control señalados en el artículo segundo, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Constitución, para lo cual el Auditor General fijará las políticas, prescribirá los métodos y la forma de rendir cuentas y determinará los criterios que deberán aplicarse para la evaluación financiera, de gestión y de resultados, entre otros, de conformidad con lo que para el efecto dispone este Decreto. Articulo 6. Autonomía administrativa, jurídica, contractual y presupuesta/. En ejercicio de la autonomía administrativa le corresponde a la Auditoría General de la República definir tocios los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, de

Articulo 6. Autonomía administrativa, jurídica, contractual y presupuesta/. En ejercicio de la autonomía administrativa le corresponde a la Auditoría General de la República definir tocios los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, de conformidad con los principios consagrados en la Constitución, ley y el presente decreto. (. .. ). " (Negrilla fuera del texto). En virtud de estas facultades constitucionales y legales, la Auditoría General de la República ha implementado el SIA Misional AGR, que es el sistema de información de la Auditoría General de la República por medio del cual se recibe la rendición anual de cuentas de la Contraloría General de la República, las Contralorías Territoriales, Fondos de Bienestar de las Contralorías Territoriales y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, se realiza la respectiva revisión de la cuenta, se administran los procesos de auditoría y se calculan los indicadores que permiten generar datos estadísticos de la información de rendición. Dentro de los módulos del sistema, destacamos algunos, tales como: el Sistema de Rendición Electrónica de cuentas - SIREL, por medio del cual las entidades vigiladas rinden la información anual de cuenta y por el que la AGR se apoya para la revisión de la cuenta de las mismas; módulo SIA OBSERVA, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y presupuesto; el Plan General de Auditorías - PGA, es el vínculo por medio del cual las diferentes dependencias de la Auditoría General de la República registran la información relacionada con los procesos auditores a los sujetos de control y éstos últimos registran información sobre los Planes de Mejoramiento (Plan de Mejoramiento Consolidado) y las acciones de mejoramiento sobre los hallazgos; y el Plan

registran la información relacionada con los procesos auditores a los sujetos de control y éstos últimos registran información sobre los Planes de Mejoramiento (Plan de Mejoramiento Consolidado) y las acciones de mejoramiento sobre los hallazgos; y el Plan Integral de Auditorías - PIA, en el cual las contralorías registran la información relacionada con la programación y ejecución de sus correspondientes auditorias. El sistema permite registrarse indicando sus datos personales, asignando el usuario y la .ti> clave a utilizar. Posteriormente, la entidad vigilada remite correo electrónico ali¡.,;:/ administrador del sistema solicitando la asignación del perfil de acuerdo con el nivel cléj?.' acceso autorizado que vaya a tener el usuario (Contralor / Representante Legal[(?' Funcionario Procesos, Funcionario Administrativo o Superfuncionario Entidad). DéifiJyi:il forma, cada entidad vigilada se encuentra registrada en el sistema con )9sfdatos suministrados por cada una y los correos electrónicos oficiales para la comupipllpioride todos los documentos que así lo requieran, tal como sucede con los informes. cie8uditoría, requerimientos y demás actos generados dentro del proceso auditor. Por su parte, dentro del Manual del Proceso Auditor de la Auditorífi.yfifig!fi:I de la República - MPA, actualmente en su versión 9.1, determina que el Diréctor de Control Fiscal o Gerente Seccional, según corresponda, comunicará mediantf§Vcio el informe preliminar al sujeto de control ( ... ) El informe preliminar y el oficio. re1misorio deberán f Cra 57C No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C. - Colombia

preliminar al sujeto de control ( ... ) El informe preliminar y el oficio. re1misorio deberán f Cra 57C No. 64A-29, barrio Modelo Norte• Bogotá D.C. - Colombia PBX: (57.,1) 318 68 00 • 381 6710 • Línea gratuita 018000 120205 , participacion@auditoria,gov.co )l'@auditoríagen f auditoriageneral www.auditoriagov..coSIA ATC 2019000204. Concepto sobre la comunicación de los informes de auditoría Pá ina 6d e 6 \ fiwl::'Jfi!!Q.131fi Contra! fiscal para la pazf enviarse en formato PDF, a través del correo institucional de la Dirección de Control Fiscal o de la respectiva Gerencia Secciona!, al correo electrónico registrado en el SIREL por el sujeto de control. Así mismo, dentro del MPA se determina que el Director de Control Fiscal o Gerente Secciona!, según corresponda, comunicará mediante oficio el informe al sujeto de control. ( ... ) El Director de Control Fiscal o el Gerente Secciona! según corresponda, debe enviar por el correo electrónico institucional, informe final junto con el oficio remisorio, debidamente firmados en formato PDF al correo electrónico registrado en el SIREL por el sujeto de control, con copia al funcionario encargado de hacer la publicación en la página Web de la AGR. De esta manera se espera haber dado mayor claridad sobre el tema consultado. En consecuencia y de acuerdo con lo anteriormente expuesto, queda atendida de fondo su solicitud. El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - artículo modificado por

consecuencia y de acuerdo con lo anteriormente expuesto, queda atendida de fondo su solicitud. El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, como respuesta a la petición realizada en ejercicio del derecho a formular consultas, por tanto no será de obligatorio cumplimiento o ejecución. Para este Despacho es importante conocer la percepción sobre la atención brindada y, por lo mismo, adjunto a la presente co trar(/3 un formato de encuesta para que por favor la diligencie y nos la remitida a la dir cefi· dé correspondencia Carrera 57C Nº 64A-29 de Bogotá o I correo electrónico ·uridic • uditoria. ov.co. CARLOS Director Oficin 1/, Cra.. SJC No. 64A,,29, barrio Modelo Norte• Bogotá. o.e, - Colombia 4\j PBX: (51-1] 318 68 00 fi 381 (iJ 10 • Línea gratuita 018000 120205 '1g partidpaci.onqPauditoría.gov.co ,l@auditoriagen fauditorlageneral fi www,.aud.itona.gov.co