AGR - Concepto 110.031 de 2008 (reserva legal de doc)

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Radicado No: 20082100025473

Fecha: 06.()6•2008

MEMORANDO INTERNO 1

1 Bogotá D. C., 210 >

PARA: Doctor DAYAA CONCICION PERICO. Directora Olicina Jurídica.

DE: Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Rscal ASUNTO: Solicitud conceplo Con el fin de dar respuesta a un Derecho do Petición, de manera atenta solicito se sirva emitir concepto relacionado con los soportes del proceso auditor así: • Cuáles de los siguientes documentos tienen el carácter de reservado para ciudadanos que los soliciten? Mapa de riesgos Memorando de Planeación Informe Preliminar Informe Definitivo Calilicación de la cuenta Observaciones presentadas por la Auditoria Delegada a los anteriores documentos. • Cuál es el soporte legal en caso de existir la reserva? • A partir de qué momento y cuáles documentos perderían el carácter de reservado. li!,..\1-<.'mllfifiolaboración, a efectos cumplir de manera oportuna con la petición presentada... o o o fi

Oovolvor Copio Firmac: :. .4. fifiMEMORANDOilNTERNOfij AUOITONÍA. Gl!fif:RM . .. , .. fi .... .:, .......

Bogotá D. C., 18 do junio de 2008 110,031,2008

PARA: FABRIN VASQUEZ MENDIETA Auditor Delegado para la vigilancia de la Geslíón Fiscal

DE:

REFERENCIA:

Bogotá D. C., 18 do junio de 2008 110,031,2008

PARA: FABRIN VASQUEZ MENDIETA Auditor Delegado para la vigilancia de la Geslíón Fiscal

DE:

REFERENCIA:

Respetado Doc1or: DAYRA ENNA CONCICION PERICO Directora Oficina Juridica Concepto-reserva legal de documentos. Esta Oficina recibió su solicitud de concepto donde consulta cuales de los siguientes documentos tienen carácter de reservado para ciudadanos que los soliciten: mapa de riesgos, memorando de planeación, informe preliminar, informe definitivo, calificación de la cuenta, observaciones presentadas por la Auditoria Delegada a los anteriores documentos. ¿cuál es el soporte legal en caso de existir la reserva ? A partir de que momento y cuáles documentos perderían el carácter de reservado. Para dar respuesta a sus interrogantes es necesario hacer las siguientes precisiones de orden legal sobre la reserva de documentos: La Constitución Polltico on su artículo 74 establece ·todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la !fil". En concordancia con este mandato, el Código Contencioso Administrativo en sus articulas 17 y 19 ha señalado: "ARTICULO 17. DEL DERECHO A LA INFORMACION. El derecho de fi petición de que trata et articulo 45 de la Constitución Polfllca Incluye fi • también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de . fi })._ ·. fi' e,\fib b'os! fifilo o o o Comimución G:mccpto N" 110,031,2008 las auloridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, on los ténninos quo contempla este capitulo."

fifilo o o o Comimución G:mccpto N" 110,031,2008 las auloridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, on los ténninos quo contempla este capitulo." "ARTICULO 19. Adicionado Ley 57 de 1985 art. 12. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos. siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado confonne a la Constilución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional." (negrilla y subrayado fuera de lexlo) La publicidad es regla general para lodos los documentos que reposen en oficinas públicas y para las actuaciones de autoridades públicas, la reserva que se impone a ciertos documentos es una excepción y se puede ejercer únicamente en virtud de mandato constitucional o legal en aras de proteger otros derechos constilucionales como el derecho a la intimidad. Sólo se podrá negar la consulta de detennlnados documentos y la obtención copla de los mismos, mediante acto motivado que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales que así lo consagren. La Corte Constitucional en varias oportunidades se ha pronunciado respecto del lema de la publicidad de documenlos públicos indicando: Sentencia No. C-038/96 La publicidad como principio constitucional que informa el ejercicio del poder público, se respeta cuando se logra mantener como regla general y siempre que la excepción, contenida en la ley, sea razonable y ajustada a tm fin constitucionalmente admisible. La medida exceptiva de la publicidad, igualmente, deberá analizarse en términos de razonabilidad y

siempre que la excepción, contenida en la ley, sea razonable y ajustada a tm fin constitucionalmente admisible. La medida exceptiva de la publicidad, igualmente, deberá analizarse en términos de razonabilidad y proporcionalidad, como quiera que ella afee/a, según se ha anotado, un conjunto de derechos fundamentales.

Sentencia C-491/97

Adicionalmente la Corte ha señalado que en las siguientes situaciones puede resultar legitima la reserva: (1) para garantizar la defensa de los derechos fundamentales de terceras personas que puedan resultar desproporclonadamente afectados por la publicidad de una información: (2) ante la necesidad de mantener la reserva para garantizar la saguridad y defensa nacional; (3) frente a la necesidad de asegtlfar la eficacia de las Investigaciones estatales de carácter penal, disciplinarlo, aduanero o cambiarlo; (4) con el fin de garantizar secretos comercia/os o Industriales. En todo caso cualquier restricción debe resultar razonable y proporcionada a los fines que se busca alcanzar. " No obstante hay que señalar que el proceso auditor para la vigilancia de la gestión fiscal es propio de los organismos de control y corresponde al ejercicio de su función fiscalizadora y no en cumplimienlo de función administrativa que 2o o o o Contimuci6n Concepto N" 110,031,2008 es propia de la administración segun lo estipulado en el articulo 267 de la Constitución polilica ARTICULO 267. ..."La Contralorla es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestar. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización." Por tanto la auditoria es un proceso reglado al cual se obligan los profesionales

autonomía administrativa y presupuestar. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización." Por tanto la auditoria es un proceso reglado al cual se obligan los profesionales encargados de adelantar su ejecución y, aunque estos gozan de autonomfa para su ejercicio, se someten a normas de auditoria de aceptación general. Respecto de los diferentes documentos que se elaboran durante el desarrollo del proceso auditor se debe revisar la normatividad pertinente para saber si se ha establecido reserva sobre alguno de ellos. De este modo en desarrollo del proceso auditor se deben acatar las disposiciones legales y reglamentarias y desde luego las normas de auditoria generalmenle aceptadas. De acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas la ley 43 de 1990 en su articulo 9° estableció: "ARTICULO 9. DE LOS PAPELES DE TRABAJO.( ... ) PARAGRAFO. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama de Jurisdiccional on los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración." De conformidad con lo anterior lodos aquellos documenlos que se consideren papeles de trabajo durante la auditoria están sometidos a reserva. Los papeles de trabajo son aquellos registros y documentos, preparados o recibidos por el auditor, que soportan técnicamente la labor y los hallazgos de auditoria. Los papeles de trabajo están constituidos por todas las pruebas o ovidencias obtenidas por el auditor, durante el trabajo de campo, a través de la aplicación de las diferentes técnicas de auditoria.' Dichos papeles de trabajo deben estar en todo momento bajo la custodia del

ovidencias obtenidas por el auditor, durante el trabajo de campo, a través de la aplicación de las diferentes técnicas de auditoria.' Dichos papeles de trabajo deben estar en todo momento bajo la custodia del auditor, ya que los servidores de la entidad auditada y los particulares, no deben tener acceso a los papeles de trabajo, hasta que no existan las conclusiones de la labor auditora y esto tiene una razón de ser puesto que son los que soportan la labor adelantada por el auditor y garantizan que su resultado sea eficaz y eficiente. Por ejemplo aquellos documentos que se elaboran y obtienen durante el trabajo de campo constituyen la evidencia principal de la auditoria efectuada y de las conclusiones que se reportan en el informe final, no siendo recomendable que los auditados estén al tanto del alcance de los hallazgos ya que se podría llegar a afectar la certeza y la eficacia de los mismos. ' MANUAL DEL PROCESO AUDITOR. Auditorfa Gericral de b RepúbliC.1, Versión 2.1. Ocrubrc 2007, p.\g. 74 3o o o o ContimL>ei6n Concepto Nº 110,031,200S De conformidad con lo anlerlor los documenlos elaborados durante el proceso audilor que están sometidos por ley a reserva son aquellos que se consideren papeles de trabajo, no se evidencia que exista ninguna otra norma que señale en forma laxativa reserva de otros documenlos del proceso auditor. En tal virtud y en el entendido que los documentos relacionados en la consulta sean papeles de trabajo estarán sometidos a reserva, teniendo en cuenta que de acuerdo con el manual auditor los papeles de trabajo deben estar claramente Identificados y se debe utilizar una codificación también conocida como referencias o indices de auditoria.

de trabajo estarán sometidos a reserva, teniendo en cuenta que de acuerdo con el manual auditor los papeles de trabajo deben estar claramente Identificados y se debe utilizar una codificación también conocida como referencias o indices de auditoria. En cuanto .al Informe de auditoria, atendiendo a la objetividad, transparencia e Imparcialidad que corresponde al ejercicio auditor. el Informe sólo podrá hacerse públlco una vez los servidores de la entidad auditada que se encuentran presuntamente impllcados. lo hayan conocido y, además, hayan lenldo la oportunidad de controvertirlo. El presente concepto, al lenor del articulo 25 del Código Contencioso Admlnistralívo, no comprometo la responsabílldod de la Auditoria General de la República, ni es de obligatorio cumplimiento Cordialmente. Qfi ·fi·· A.Y.RA ENfiA CfiON PERIC Directora Oficina Jurldica Ebbo<6: M.'11• KolMMO Roml102 Novoooto. Allog,ldo O!lcil\O Ju,ldc,,.

Aprobó: o.,yro Enno Conclcion Perico

Otrec: tout Ofldnn Jurldiea

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