AGR - Concepto 110.037 de 2018 ( Sobre daño patrimonial sobre aspectos contables.)

AUDITORÍA (;ENl,flAL üf: tA 1'iet'1ll'JUCA •· Wl.t:lMl'JlA Co11tral ji,ca/ para la paz( 1u111111mm11111fi1 Radicado No: 20181100017271

Fecha: 13-06-2018.

Bogotá, 110 Doctora

MYRIAM CONSUELO ARBELAEZ GI RALDO

Directora de Responsabilidad Fiscal Contraloría Municipal de Armenia Calle 23 No. 12-59 Primero y Segundo Piso Armenia Quindío

Referencia: Radicado 20182330019132 SIAATC 2018000302

Concepto sobre daño patrimonial sobre aspectos contables.

Cordial Saludo: Hemos recibido su comunicación, mediante la cual solicita se le resuelvan las siguientes inquietudes: " ¿El hecho de que exista en la entidad un saldo pendiente de conciliar, genera que se encuentra configurado un daño patrimonial? - ¿Si al 31 de diciembre de 2018 la entidad no da cumplimiento a lo determinado en la Resolución No. 693 de 2016, se configura un daño patrimonial?" Dadas las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoria General de la Republica, de conformidad con el articulo 274 de la Constitución Política y el Decreto 272 de 2000, donde establece la organización y funcionamiento Rfi la Entidad, y específicamente el numeral 2 de articulo 13, donde se reglamfintá")¡, las funciones de la Oficina Jurídica, instituyendo: ll: "Oficina Jurfdica. Prestar la asesoría juridica requerida por el Auditor Gfif1éral_', la República y demás dependencias del organismo, velando pqr que se actúe"'éié,.fiquerdo

ll: "Oficina Jurfdica. Prestar la asesoría juridica requerida por el Auditor Gfif1éral_', la República y demás dependencias del organismo, velando pqr que se actúe"'éié,.fiquerdo con el ordenamiento jurídico vigente y coadyuvando en la cgnso/idación cfefilfi5.ytRflad de criterio que debe acompañar la labor de las dependencias de la Audif pr:fa/fi)fisí como participar en la formulación y adopción de los planes, programas ypróye/;ti'Js de la entidad ". id'¡fi¡fi,;fi✓ .. 0:::fi,fi?'.}L;::>' La Auditoria General de la Republica, no puede tener injerenciafein la toma de decisiones que sean de competencia de las entidades vigiladas/'yá que se ejerce un control posterior y selectivo de la gestión fiscal. Por lo anteriqfno se emiten 'º;.:-,,,.. , ,fiff ¡¡ Cni S'!C No. 64Afi291 barrio lvtoddo Nortú • Oog:ota D.C. fi Colombia _-J i 1 4 J PBX:l57,1l3186800-3S·16710•Une11gratuita.O·l8000'II.020S !f fiUN ?íl1R participticíon@auditoria.gov.co W'@audltoriagt<n f auditoriagenernl www.auditoriagov.coConcepto daño patrimonial Procesos de responsabilidad fiscal. \ fifi,,Rl!2fi!1 Control fiscal p11ra la ¡,nz// Conceptos de situaciones particulares o concretas que puedan llegar posteriormente a ser objeto de vigilancia. No obstante, y con el propósito de brindar una ilustración que contribuya a dar una

Conceptos de situaciones particulares o concretas que puedan llegar posteriormente a ser objeto de vigilancia. No obstante, y con el propósito de brindar una ilustración que contribuya a dar una clarificación sobre el tema, pasa esta Oficina Jurídica a formular algunas consideraciones de manera general y abstracta teniendo en cuenta la inquietud formulada por la consultante. Como marco de referencia para el análisis del problema jurídico planteado a continuación nos permitimos relacionar para nuestra disertación las siguientes manifestaciones: En relación con la parte contable, las acciones administrativas que toda entidad debe adelantar para la finalización del periodo contable son, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores; viáticos y gastos de viaje; anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación; conciliación y ajuste de operaciones recíprocas, y consolidación de prestaciones sociales. La entidad definirá las acciones y estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable, con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos económicos, los cuales tienen que estar debidamente soportados. Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la ,.,?> consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la ¡¡;;}{!" entidad, se efectuaran las respectivas conciliaciones entre las diferentes áreas y .fi(.(1W dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cadfiWW;?'

consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la ¡¡;;}{!" entidad, se efectuaran las respectivas conciliaciones entre las diferentes áreas y .fi(.(1W dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cadfiWW;?' entidad, para lograr la integralidad del proceso contable. ";;;):\;w• :/) fn'Y;<Lfi\i) -1ct'.''::\' ::::-fi.:r Para un control riguroso se debe mantener como principal actividad la elabotadón periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso cohciliaforio ( haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. •· ,.li/:í:fi)::J'.;1: :f¡fi¡:fJ)tfi:fisfiI&-11 Para efectos de controlar los depósitos en instituciones financíeras.fy,en•atención a la condición de universalidad y el principio de prudencia a que,;se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, las:'<:onsignaciones realizadas por terceros y demás movimientos registrados en los: extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben>registrarse en la contabilidad de la entidad. ¡, PBX• l5Ml318 68 00 • 3816710•líncagratuls1018000120:20.1 (! Cta. 57C No, 64A-l91 barrio t,Aoddo Norte, Bogotá o.e.. Colombia 1 párticipadon@audítoriag:ov.co '#@auditori¡igen f audítoriugene.r'III www.auditorlagov.co 2Concepto daño patrimonial Procesos de responsabilidad fiscal. La conciliación bancaria no puede limitarse a la sola identificación de las partidas

www.auditorlagov.co 2Concepto daño patrimonial Procesos de responsabilidad fiscal. La conciliación bancaria no puede limitarse a la sola identificación de las partidas que justifican las diferencias entre los registros contables y los .valores reportados en los extractos bancarios, se deben realizar las gestiones administrativas como la consecución de la información o documentos necesarios para soportar y reconocer los movimientos y garantizar la fiabilidad de los saldos que integran los estados contables. Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean éstas de ahorro o corriente, donde debe mantener una actividad periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben atender los siguientes parámetros: - La información sea clara y fácil de entender. - La información sea pertinente y confiable. - La información debe ser oportuna. - La información sea confiable, verificable y reflejen los hechos económicos. - La información sea comparable. En este sentido, el saldo del extracto bancario con corte a 31 de diciembre de cada período, debe estar debidamente conciliado e edificadas las partidas conciliatorias. El hecho que la Entidad no realice las conciliaciones, es considerado como una,.; falta de gestión contable, lo que conlleva a que la información no sea útil para lafifiJf

conciliatorias. El hecho que la Entidad no realice las conciliaciones, es considerado como una,.; falta de gestión contable, lo que conlleva a que la información no sea útil para lafifiJf toma de decisiones. Por lo tanto, se configura una observación administrativa.p6f/f'V la falta de control en los registros de la información suministrada por la Enticl¡:1d Para validar un hallazgo, se tiene en cuenta los siguientes aspectos: • Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio.(1 • Verificar y analizar la causa y el efecto de la observación. • Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. ," • Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridadi :Wfifi;;;¡{ El Hallazgos con connotación Fiscal, debe tener una conclusión'.éontundente a la que llega el equipo auditor, al elaborar el informe final de uficfauditoría, que 11 Cri 57C No. 64A-29, barrio Modefo Norte. Bogotá O,C. • Colombia IA PBX: I.S7•1l 318 68 00 - 3$16710 • Línea gratuit•t 01$000120205 fi participaclon@;;iudítoria.gov,to tl"@auditoririgen f auditoriagenenil 1 www.audhorla.góv.co 3Concepto daño patrimonial Procesos de responsabilidad fiscal. permite identificar y cuantificar un daño patrimonial a los recursos públicos. Para su traslado debe diligenciarse íntegra y responsablemente asegurándose de describir concretamente el daño patrimonial al Estado, con el correspondiente análisis de su fundamento jurídico, realizando una enunciación concreta de los hechos relevantes de la situación perjudicial, como también determinar e identifica

describir concretamente el daño patrimonial al Estado, con el correspondiente análisis de su fundamento jurídico, realizando una enunciación concreta de los hechos relevantes de la situación perjudicial, como también determinar e identifica concreta y completamente a los funcionarios y contratistas presuntamente responsables, explicando para cada uno su implicación o participación concreta en los hechos, es decir la gestión fiscal irregular que presuntamente desarrolló, enunciar, de manera sucinta, las. normas presuntamente vulneradas y explicar para cada una el concepto de la violación. Un adecuado y suficiente trabajo auditor debe permitir establecer la existencia del daño patrimonial e indicios serios sobre los posibles autores del mismo, de manera que sea posible para la Entidad abrir directamente proceso de responsabilidad fiscal sea ordinario o verbal. Con fundamento en lo antepuesto, se deja consignado el criterio respecto al tema planteado, sin que pueda entenderse como la determinación de una decisión, ya que los conceptos que emite esta Oficina Juridica de la Auditoria General de la Republica, se formulan dentro de los parámetros establecidos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015. Confiando en que se despejen las i uietudes planteadas, me suscribo de usted.

Proyecto: liba dith Rod ·guez Ramirez Profesional Gra o 02

IGUEZ \, f Cra. 51<:.. No. 64A· 29, b_arrio Modelo Norte• Bogotá o,c;, -Colombia j_. PSX: l.17•1l318 68 00, 3816710 • Lineogratuit.101$()()0120205 @. participadon@audítoriag_ov.t:o i#@auditoriagen f audítoriagenfirnl www.audltoria.gov,c:o 4