AGR - Concepto 110.042 de 2011 (Proceso RF por la no notificación)

CODIGO: — | SDCF-OF001 CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER CODIGO TR: 1 07

NO OFICIOS FECHA: AGOSTO 3 DE 2011 : Contraloría General | Sub-Contraloría delegada para el control | vErsioN: 1 + DE SANTANDER > - Fiscal ] PAGINA |1DE1 — Bucaramanga, 5 de agosto del 2011 el 10 o 0 (A! s 1 0 ] |

Doctor 18338 REINALDO RIOS PEREZ

Auditor Delegado para la Vigilancia Gestión Fiscal AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Cra 10a N. 17-18 Piso 9

Ref: consulta jurídica Atentamente, me permito solicitar su colaboración para que por parte de su despacho, se profiera un concepto sobre la situación que a continuación le expongo en relación con algunas inquietudes presentadas en el proceso auditor:

1. Como resultado del proceso de revisión de la cuenta o auditoría al sujeto de control, se configuran hallazgos que, en ejercicio del derecho de contradicción están sometidos a controversia por parte de los presuntos responsables, entre los cuales puede estar involucrado tanto el alcalde actual como el ex alcalde.

Sobre el particular surgen las siguientes inquietudes: ® La-fotificación del informe preliminar debe hacerse solamente al Alcalde actual, para que presente las controversias sobre la totalidad de los hallazgos? = La notificación del informe preliminar debe hacerse al actual Alcalde y también al ex Algalde para garantizarle el debido proceso a éste en relación con su presunta responsabilidad sobre los hallazgos que se le atribuyen a su gestión para que los

zzz NOIA GENERAL

= La notificación del informe preliminar debe hacerse al actual Alcalde y también al ex Algalde para garantizarle el debido proceso a éste en relación con su presunta responsabilidad sobre los hallazgos que se le atribuyen a su gestión para que los zzz NOIA GENERAL Fecha 10/08/2011 11:41:53 Us Rad. JNRIVERA Asunto : 06395" REF. CONSULTA JURIDICA Destino : / Rem CIU CONTRALORIA OE SANTANDER vnL.oMeogpLorg - Sistema de Gestión Objetivos fijos... Resultados claros \ Gobernación de Santander —Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.coCODIGO: SDCF-OF001 CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER CODIGO TR: | 02

Us OFICIOS FECHA: AGOSTO 3 DE 2011

Contraloria General | Sub-Contraloría delegada para el control | version: 1 ue Fiscal PAGINA: 1DE1 "El hecho de no haber notificado el informe preliminar de auditoría a uno de los responsables, en este caso, el ex_alcalde, habiéndose eso si notificado el actual alcalde podría derivar en una causal de nulidad de un eventual proceso de responsabilidad fiscal? Cordial y respetuoso saludo. | LE OJICA PEÑA Subpontral gada para el Control Fiscal Objetivos fijos... Resultados claros Gobernación de Santander — Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.coAUDITORÍA Memorando Interno

T OO A Radicado No: 20112100037693

Fecha: 12-08-2011

www.contraloriasantander.gov.coAUDITORÍA Memorando Interno

T OO A Radicado No: 20112100037693

Fecha: 12-08-2011

Bogotá D. C., 210

Para: LUZ ADRIANA VIVAS GARCÍA Directora Oficina Jurídica De: Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión fiscal

Asunto: Radicado No. 2011-233-005964-2. SIQ 110-2011-26.

Respetada doctora Luz Adriana: Por razones de competencia, de manera atenta remito para trámite directo el requerimiento presentado por la doctora Leydy Viviana Mojica Peña, Sub-Contralora Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría Departamental de Santander, a través del cual solicita a la AGR emitir un concepto acerca de la configuración de una causal de nulidad en un eventual proceso de responsabilidad fiscal como consecuencia de haberse notificado el informe preliminar a uno sólo de los sujetos involucrados en los hallazgos, en este caso al Alcalde le fue notificado el informe y no al ex —Alcalde.

Agradezco dar respuesta de fondo a la doctora Leydy Viviana Mojica Peña en los términos legales y remitir copia a la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, junto con el formato EV.120.P01. FO7 diligenciado hasta el numeral 6, todo lo anterior con el fin de actualizar en el sistema” el requerimiento identificado con el código SIQ de la referencia. Cordial Saludo, de la Gestión Fiscal 184 n: Anexo: Cuatro (4) folios. 19.460, 201

Proyectó: Jorge Sebastián Castro. TS Revisó: Reynaldo Ríos Pérez.

referencia. Cordial Saludo, de la Gestión Fiscal 184 n: Anexo: Cuatro (4) folios. 19.460, 201

Proyectó: Jorge Sebastián Castro. TS Revisó: Reynaldo Ríos Pérez. ¡Fortaleza del control fiscal!FAVOR DEVOLVEN — + COPIA FIRMADA AUDITORÍA GENSRAL DELA REPÓBLICA o Me moran do Interno MANE MN Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

DE: LUZ ADRIANA VIVAS GARCÍA Directora Oficina Jurídica ASUNTO: Solicitud de pronunciamiento sobre posición institucional respecto a consulta de Subcontraloría Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander.

Respetado doctor Ríos: En atención a su memorando interno con NUR 20112100037693, de fecha 12 de agosto de 2011, mediante el que remite a esta dependencia para trámite directo el requerimiento presentado por Leydy Viviana Mojica Peña, SubContralora Delegada para el Contrato Fiscal de la Contraloría Departamental de Santander, a través del cual solicita a la AGR emitir concepto acerca de la eventual configuración de una causal de nulidad en el proceso de responsabilidad fiscal como consecuencia de haberse notificado el informe preliminar a uno solo de los sujetos involucrados en los hallazgos, me permito comunicarle que dentro del marco de los objetivos y funciones asignados a esta dependencia por el DecreA to 272 de 2000, artículos 13 y 18, numeral 3, este despacho procederá a dar respuesta a LU, la consulta descrita, emitiendo el concepto respectivo; no obstante, dado que el decreto

mencionado atribuye a la dependencia a su cargo la adopción de políticas, planes, programas, proyectos y estrategias específicas para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva, de forma armónica con las generales de la entidad, así como la de planear, organizar y dirigir todas las actividades requeridas para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal de los organismos vigilados y adoptar las estrategias que sean necesarias para el logro de los objetivos de la Auditoría, antes de emitir cualquier pronunciamiento resulta necesario conocer la posición institucional sobre el asunto sometido a consulta, posición que sólo la Auditoría Delegada o la Dirección de Control Fiscal bajo su subordinación tienen competencia para fijar. Control fiscal con pedagogía socialAUDITORIA U GENERAL DE 1A REPÚBLICA Memorando Interno Por esta razón solicito a usted un pronunciamiento previo sobre el asunto, con el fin de responder cabalmente y dentro del término de ley, la consulta referida. Cordialmente, Anexo: Copia de la consulta mencionada.

Proyectó: Ravp.

Control fiscal con pedagogía socialAUDITORÍA Memorando Interno CELTA 0 O VOI Radicado No: 20112100041493

Fecha: 12-09-2011

Bogotá D. C., 210

PARA: Dra. LUZ ADRIANA VIVAS GARCIA. Directora Oficina Jurídica

DE: AUDITORÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN

FISCAL.

ASUNTO: — Solicitud pronunciamiento posición institucional. Radicado 20111100040883.

La Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, recibió su solicitud de pronunciamiento relacionado con la inquietud presentada por la Contraloría de Santander;

La Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, recibió su solicitud de pronunciamiento relacionado con la inquietud presentada por la Contraloría de Santander; respecto a los hallazgos configurados en el proceso auditor, sobre lo cual atentamente presento la posición de la Auditoría Delegada en cada uno de los planteamientos, así:

1. La notificación del informe preliminar debe hacerse solamente al Alcalde actual, para que presente las controversias sobre la totalidad de los hallazgos?

Se responde: La contraloría ante todo debe consultar la metodología que está aplicando.

Es necesario resaltar que los informes preliminar o definitivo se comunican al representante legal de la entidad que se encuentre posesionado y ejerciendo sus funciones al momento de cada etapa del ejercicio auditor. Para el caso concreto planteado, es el Alcalde actual quien debe controvertir la totalidad de los hallazgos.

2. La notificación del informe preliminar debe hacerse al actual Alcalde y también al ex Alcalde para garantizarle el debido proceso a éste en relación con su presunta responsabilidad sobre los hallazgos que se le atribuyen a su gestión para que los desvirtúe?

Se responde: No es necesario comunicar el informe preliminar al ex - Alcalde, toda vez que ya no es funcionario de la entidad y a quien le compete presentar la contradicción de los hallazgos a nombre del sujeto vigilado es al representante legal, en este caso al Alcalde, teniendo en cuenta que a través del proceso auditor se ejerce control a las actividades realizadas por la entidad vigilada, debidamente soportadas con los documentos públicos que reposan en la entidad. En estricto sentido, el derecho de contradicción en el caso del informe preliminar de auditoría le corresponde al ente vigilado

actividades realizadas por la entidad vigilada, debidamente soportadas con los documentos públicos que reposan en la entidad. En estricto sentido, el derecho de contradicción en el caso del informe preliminar de auditoría le corresponde al ente vigilado Control fiscal con pedagogía socialAUDITORIA GENERAL DELA REPÚBLICA Memorando Interno

3. El hecho de no haber notificado el informe preliminar de auditoría a uno de los responsables, en este caso, el ex — Alcalde, habiéndose eso sí notificado en actual alcalde podría derivar en una causal de nulidad de un eventual proceso de responsabilidad fiscal?

Se responde: No, no es posible dicha causal de nulidad, toda vez que el proceso de responsabilidad fiscal debe adelantarse otorgando a los implicados todas las garantías Constitucionales y Legales ( Debido procesoDerecho a la defensa, entre otras.)

Cordial Saludo, — Auditor Delegado para la Vigilanci: la Gestión Fiscal Tu rógectó: Maria Rulh Galindo G Revisó: Reynaldo Ríos P Control fiscal con pedagogía socialFAYOR COPIA AUDITORÍA Control fiscal con pedagogía social L DN Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20111100064381

Fecha: 19-09-2011

MT - zo 1 YY 0957576020 (O Doctora " 21 e

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA <& SEL ¿BN

Subcontraloría Delegada para el Control Fiscal Gobernación de Santander, Calle 37 No. 10-30 Bucaramanga, Colombia.

Referencia: Rad. No. 2011-233-005964-2

Consulta sobre posible configuración de causal de nulidad en un eventual proceso de responsabilidad fiscal como consecuencia de no notificarse informe preliminar

Bucaramanga, Colombia.

Referencia: Rad. No. 2011-233-005964-2

Consulta sobre posible configuración de causal de nulidad en un eventual proceso de responsabilidad fiscal como consecuencia de no notificarse informe preliminar a exalcalde.

Respetada señora: En atención a su petición de la referencia, procedemos a dar respuesta en los siguientes términos: 1) Síntesis de la consulta.- En escrito recibido en la entidad el día 10 de agosto de 2011, y remitido por el Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal a esta oficina el día 12 de agosto de 2011 mediante radicado No 2011210037693, el cual fue recibido el día 17 de agosto del mismo año, usted formula los siguientes interrogantes relacionados con el proceso de revisión y fenecimiento de la cuenta a un sujeto de control: “¿La notificación del informe preliminar debe hacerse solamente al alcalde actual, para que presente las controversias sobre la totalidad de los hallazgos? ¿La notificación del informe preliminar debe hacerse al actual alcalde y también el ex alcalde para garantizarle el debido proceso a éste en relación con su presunta responsabilidad sobre los hallazgos que se le atribuyen a su gestión para que los desvirtúe?

Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 - PBX: [571] 3186800 — Fax: [571] 3186790 - Línea Graluila: 018000 120205

Sitio Web: www.auditoria.gov.co ~ Correo-E: correspondenciaCauditoria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORIA Control fiscal con pedagogía social GENERAL DE LA REPÚBLICA ¿El hecho de no haber notificado el informe preliminar de auditoría a uno de los

Sitio Web: www.auditoria.gov.co ~ Correo-E: correspondenciaCauditoria.gov.co - Bogotá D.C. - ColombiaAUDITORIA Control fiscal con pedagogía social GENERAL DE LA REPÚBLICA ¿El hecho de no haber notificado el informe preliminar de auditoría a uno de los responsables, en este caso el ex alcalde, habiéndose eso sí notificado el actual alcalde podría derivar en una causal de nulidad de un eventual proceso de responsabilidad fiscal?”. 2) Consideraciones preliminares.- Antes de proceder a dar respuesta a su solicitud, nos permitimos indicar que en virtud de las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoría General de la República, este órgano de control no puede tener injerencia en la toma de decisiones que sean de competencia de las entidades vigiladas. Por tal razón, nos abstenemos de emitir conceptos sobre asuntos o situaciones particulares, individuales o concretas que eventualmente puedan llegar a ser objeto de nuestra vigilancia, lo que nos obliga a emitir pronunciamientos de carácter general y abstracto, coherente con el ejercicio del control fiscal posterior y selectivo ordenado por la Constitución Política de Colombia. 3) Consideraciones de la Oficina Jurídica.- La Constitución Política, al consagrar en su artículo 268 las atribuciones de la Contraloría General de la República —que según el inciso sexto del artículo 272 de la Carta Magna, corresponden también a los Contralores territoriales en el ámbito de su jurisdicción— enumera la de “revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.” A su vez, la Ley 42 de 1993, en su artículo 14, define el sistema de revisión de

llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.” A su vez, la Ley 42 de 1993, en su artículo 14, define el sistema de revisión de cuentas como “(...) el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.” Y en el artículo 15 define la cuenta como “el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario.” Por su parte, la Ley 136 de 1994, en su artículo 165, desarrolla las atribuciones constitucionales otorgadas a los Contralores Distritales, Departamentales y 3186790 — Linea Gratuita: 018000 120205 ria.gov.co Bogotá D.C. - Colombia Carrera 10 No. 17-18 9 ¢ Sitio Web: www.auditoria.gov.co — Correo-E: correspondencia@aydAUDITORIA Control fiscal con pedagogía social GENERAL DE LA REPÚBLICA Municipales por el prenombrado artículo 272 de la Constitución. De este modo sitúa en cabeza de estos servidores públicos la obligación de revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficacia y eficiencia con que hayan obrado éstos, conforme a la reglamentación que expida el Contralor General de la República. Atribución que también ostentan los Contralores Departamentales, en virtud del artículo 244 del Decreto 1222 de 1986, que en su segundo inciso reproduce el primero del artículo 272 de

que expida el Contralor General de la República. Atribución que también ostentan los Contralores Departamentales, en virtud del artículo 244 del Decreto 1222 de 1986, que en su segundo inciso reproduce el primero del artículo 272 de la Carta Magna, según el cual la vigilancia de la gestión fiscal de los Departamentos, Distritos y Municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva. Comoquiera que el artículo 5 del Decreto Ley 267 de 2000 establece que para el cumplimiento de su misión y objetivos la Contraloría General de la República —y las Contralorías territoriales — por extensión, según lo dicho— ejercerán la vigilancia de la gestión fiscal de sus sujetos de control conforme a los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la Ley y el Contralor General de la República —o, en su caso, los Contralores territoriales— la revisión y fenecimiento de las cuentas que las respectivas entidades vigiladas rindan a las Contralorías territoriales, llámense Distritales, Municipales o Departamentales, se hará de conformidad con el acto administrativo de carácter general que con ese propósito expida el Contralor de la entidad territorial respectiva, con adopción de los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República, dado que, según nuestra Constitución Política (artículo 268, numeral 12 ') es función del titular de ese ente de control el dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial. De manera que, se reitera, en virtud de la Ley 136 de 1994, articulo 165, parágrafo 1°, los sistemas de control fiscal de las Contralorías Municipales y de las Departerritorial. De manera que, se reitera, en virtud de la Ley 136 de 1994, articulo 165, parágrafo 1°, los sistemas de control fiscal de las Contralorías Municipales y de las Departamentales que ejerzan su función en los Municipios, han de subordinarse a las normas generales que dicte el Contralor General de la República en uso de la atribución contenida en el artículo 268 de la Constitución Política. Así las cosas, cualquier metodología que las Contralorías territoriales formulen para la ejecución del Proceso Auditor a sus sujetos vigilados deberá respetar, cuando no adoptar directamente, la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República vigente. 1 N Asi como del numeral 6° del articulo 5° del Decreto 267 de 2000 y de la Sentencia de la Corte Constitucional No. C-403 del 29 de junio de 1999 que estableció la prevalencia y concurrencia de la Contraloría General de la República con las Contralorias territoriales en la vigilancia de los recursos transferidos por la Nación a cualquier titulo. uita: 018000 120205

D.C. - Colombia PBX: [571] 3186800 ~ Fax: [571] 3186790 - Línea Gre

Correo-E: correspondencia QMauditoria

10AUDITORIA Control fiscal con pedagogía social GENERAL DE LA REPÚBLICA Esta guía establece que los informes sobre hallazgos detectados deben comunicarse al representante legal del ente vigilado, que en el caso de las Alcaldías Municipales y Distritales es el Alcalde en funciones, conforme lo prevé el artículo 84 de la Ley 136 de 1994. En conclusión, a sus interrogantes respondemos en el mismo orden en que fueron formulados, tal como sigue:

de la Ley 136 de 1994. En conclusión, a sus interrogantes respondemos en el mismo orden en que fueron formulados, tal como sigue: A la primera cuestión: El ente de control del nivel territorial debe, ante todo, consultar la metodología que está aplicando. Es necesario resaltar que los informes preliminares o definitivos se comunican al representante legal de la entidad que se encuentre posesionado y ejerciendo sus funciones al momento de cada etapa del ejercicio auditor. Para el caso concreto planteado, es el Alcalde actual el llamado a controvertir la totalidad de los hallazgos.

A la segunda cuestión: No es necesario comunicar el informe preliminar al exalcalde, toda vez que ya no es funcionario de la entidad y a quien compete presentar la contradicción de los hallazgos a nombre del sujeto vigilado es al representante legal de éste, en este caso al Alcalde en funciones, teniendo en cuenta que a través del proceso auditor se ejerce control a las actividades realizadas por la entidad vigilada, debidamente soportadas con los documentos públicos que reposan en la entidad. En estricto sentido, el derecho de contradicción en el caso del informe preliminar de auditoría le corresponde al ente vigilado.

A la tercera cuestión: No es posible que en el evento planteado por la consultante se configure causal de nulidad, porque en caso de que los hallazgos que arroje el proceso auditor den pie a la apertura de proceso de responsabilidad fiscal, éste deberá adelantarse otorgando a los implicados todas las garantías constitucionales y legales relacionadas con el debido proceso.

Este concepto se emite dentro de los parámetros establecidos en el artículo 25

otorgando a los implicados todas las garantías constitucionales y legales relacionadas con el debido proceso. Este concepto se emite dentro de los parámetros establecidos en el artículo 25 Carrera 10 No, 17-18 X: [571] 3186800 — Fax: [571] 3186700 — Línea Gratuita: 018000 120205 Sitio Web: ww.auditoria.gov.co - Correo-E: correspondencia@auditoria co Bogotá D.C. - Colombi 11AUDITORÍA Control fiscal con pedagogía soc GENERAL DELA REPÚBLICA del Código Contencioso Administrativo, por lo tanto no tiene carácter obligatorio, ni fuerza vinculante. Cordialmente, Dir iona Jurídica p cc. Reynaldo Ríos Pérez Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Carrera 10 No. 17-18 Piso 9 ~ PBX: (571) 318 6800

Sitio Web: www.aucitoria.gov.co — Correo-E: correspond