AGR - Concepto 110.061 de 2008 (remite concepto jurídico )

ANN “ 28 110.061 2008 Ausironia GENEMAL

MEMORANDO INTERNO

Bogotá D. C., 9 de septiembre de 2008 216

PARA: DAYRA ENNA CONCICION PERICO, Directora Oficina Juridica.

DE: PEDRO FRANCISCO MUSKUS OTERO, Gerente Seccional IV ASUNTO: Solicitud Concepto Para su información y fines pertinentes le remito solicitud de concepto presentado por el señor JOSÉ ALONSO MENDOZA PÉREZ a través de la queja No, S1Q-216-2008-040, para lo cual adjunto la citada petición. Cordial saludo, AE PEDRO FRANCISCO MUSKUS OTERO Gerente Seccional IVAuditoría General de la República SIQ - Queja No. 216-2008-40 [ lde! es ¡SIQ - QUEJA NO. 216-2008-40 90800 Mosficar quea (4 Jose Alonso Mordoza Perez 91425445 Profesional Especializado Cate 59 N" 10-52. casa N'S, Barrio Pueblo Nuevo 3177072703 ¡mencazapEbarmncabermeja gov.co Sargander Barrancabermeja Contraleria donunciada : Barrancabermeja Ersidad denunciada © Contraloria Municipal Tipo de denuncia : Concepto | Madio de Legada + Vico | NUR Relacionados : Añadir NUR, Fecha Ingreso: 8972008 [Mióicar fecha] Fecha vencimiento: 30/0/2008 [Mod fear foco] Sia reacionaco: || Funcionario asignado [ T il Domeanmmmumquakucwaunavwwumnxgipoumnmnn procedente o legal que

Fecha vencimiento: 30/0/2008 [Mod fear foco] Sia reacionaco: || Funcionario asignado [ T il Domeanmmmumquakucwaunavwwumnxgipoumnmnn procedente o legal que Descripción | obliguen a que 60 les enrogue todas las carpetas originales da la contratacion ciebrada on la vigencia 2003 y 2007 conos denunela: Tocursos del sistema goneral de partcpacien y regallas directas, causando traumatismos sl ejercicio de las funciones del 1 | Menicipio, toda vez, que no e pueden atender otros roquerimiertos de crros organiamos de control como el caso del equao | autor de la geroncia departamental santander quienos estan sclicitando Lnos contratos celebrados con recursos de regalas dietas y ro 0 les ho podido suminsitrar la nformación ya que no los devuelven debida a que les Lenon ca

1 cm.mhmngmlmumfianmbymmmmlumfimmlulampr-ummmmm. que hacer ante esta situacion 1 ACCIONES REALIZADAS SOBRE ESTADENUNCIA: No. Focha seción Depondencia [ | @ s gm“ So asigna a: Gorenta Seccional NVI Modificar actuación Gorenela Seccional IV con seda en Bucaramanga hmtp://www.auditoria.gov.co/apticaciones'siq reporte_Q JSP 09/09/2008 11:54 a.m

2Silo! AUDITORÍA GENERAL

Begotá D.C., 110061-2008 Señor

JOSÉ ALONSO MENDOZA PEREZ

Calle 59 N° 10-52 Casa N'S Barrio Pueblo Nuevo. Barrancabermeja - Santander. jmendozap@barrancabermeja.gov.co Cordial saludo Señor Mendoza.

JOSÉ ALONSO MENDOZA PEREZ

Calle 59 N° 10-52 Casa N'S Barrio Pueblo Nuevo. Barrancabermeja - Santander. jmendozap@barrancabermeja.gov.co Cordial saludo Señor Mendoza. e UMY Cuatro Crenn Zursen Ar CIU Jete A: PO sencora Peret Auproria Cenar ae le Meri 2 2 OCT 2008 Devolver Copia Firmado En atención a la consulta realizada por usted a través de la queja SIQ N 216-2008-40, se emite concepto jurídico para efectos de dar respuesta a su interrogante. Se consulta “Dentro de un proceso auditor que realice la Contraloría Municipal al Municipio de Barrancabermeja, es procedente o lega! que obliguen a que se les entregue todas las carpeta originales de la contratación en la vigencia 2006 y 2007 con los recursos del sistema general de participaciones y regalfas directas, causando treumatismos si ejercicio de las funciones del Municipio, toda vez, que no se puede atender otros requerimientos de otros organismos de control, como el caso del equipo auditor de la geren solicitando unos contratos celebrados con recursos suministrar la información ya que no los devuelven debi fiscailia general de la nacion ni la procuraduria sol entrega copias, que hacer ante esta situación.” Se considera cía departamental Santander quienes están de regalías directas y no se les ha podido ido a que los tienen en custodia, ni la citan fos contratos originales siempre se les Establece la Constitución Política en sus artículos 113 y 209 el deber que tienen los diferentes órganos del Estado de trabajar mancomunadamente para la consecución de los fines estatales,

ido a que los tienen en custodia, ni la citan fos contratos originales siempre se les Establece la Constitución Política en sus artículos 113 y 209 el deber que tienen los diferentes órganos del Estado de trabajar mancomunadamente para la consecución de los fines estatales, para ello deberán coordinar y colaborarse armónicamente en el ejercicio de sus funciones.

Señala la carta: ARTICULO 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial.

Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines.600 120285 PBIC [571] 2166600 - Fe 9C.- Coombs q - Correo-e cosespondans ¿Geuéra s ¡571]3106700 - Linea 6: diatizgeece - B AuDITORÍA GENEMAL ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia. economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los téminos que señale la ley. En el tema de control fiscal. la 'ey 42 de 1993 por la cual se establecieron los sistemas de control fiscal, entre otros aspectos, trae el de revisión de la cuenta, indica la norma en su tenor literal:

señale la ley. En el tema de control fiscal. la 'ey 42 de 1993 por la cual se establecieron los sistemas de control fiscal, entre otros aspectos, trae el de revisión de la cuenta, indica la norma en su tenor literal: ARTÍCULO 9o. Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero. de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes. ARTÍCULO 14. La revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. ARTÍCULO 25. Las contralofias ejercerán control fiscal sobre los contratos celebrados con fundamento en el articulo 355 de la Constitución Nacional a través de las entidades que los otorguen. Por su parte. la ley 80 de 1993 en uno de sus apartes que se mantienen vigentes enuncia: ARTÍCULO 39. DE LA FORMA DEL CONTRATO ESTATAL. Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que implíquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las nomas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad, Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

aquellos que conforme a las nomas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad, Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Ahora bien, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales es deber de los órganos de control fiscal realizar de manera coordinada y armónica el ejercicio de la función pública de control fiscal. Es decir, a efectos de no entorpecer el proceso auditor llevado a cabo por cada organismo, seria ¡deal que los entes de control se comuniquen, previo a la auditoría, las fechas presupuestadas en las que se pretende realizar el proceso auditor a los entes, sobre los cuales, las contratorias tienen competencia concurrente. Con esto creemos se estaria dando alcance no

2AUDITORÍA GENERAL

Graturz: G18009 120205

Cra. 102. No, - Eepchi E.C.- Celada Sivowen vs solo a su interrogante sino también al imperativo constitucional expuesto en los párrafos anteriores, Asimismo, la coordinación y armonización en el alcance de los fines del Estado debe estar presente en la parte práctica o trabajo de campo del proceso auditor, es decir, los entes auditores deben ser concientes y consecuentes can la siluación fáctica descrita por usted en esta consulta, máxime, cuando se pone de presente la consigna jurídica que indica “primero en el tiempo primero en el derecho”. De otro lado, respecto de medios de reproducción de los documentos originales sobre los cuales se pueda hacer el proceso auditor, debe señalarse lo siguiente: La normatividad archivistica regente para el Estado, ley 594 de 2000, indica:

ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO

cuales se pueda hacer el proceso auditor, debe señalarse lo siguiente: La normatividad archivistica regente para el Estado, ley 594 de 2000, indica: ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivístico. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivistica de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, asi como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 10. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán do la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos oxigidos por las loyes procesales y se garantico la autenticidad, integridad e inalterabilidad do la información. PARAGRAFO 20. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

autenticidad, integridad e inalterabilidad do la información. PARAGRAFO 20. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. En desarrollo de las normas anteriores, debe tenerse claro que el ente de control está facultado para exigir la entrega de los soportes originales. No obstante, si los documentos se encuentran en custodia de otro ente de control, en desarrollo de proceso auditor, puede el ente auditado IA71]9186750 — Linea Gratuita: O1ENCO 120205 Ca. 103, Mo 17-18 7150 0 — PAX: (5711 3165800 - Fo: [51 ajcliariz que oo - Bogatt D C.- Cotomba Sowet. 23362 gov Ce — Coria. corespenta: AuDITOnÍA GENENAL presentar reproducciones de los documentos originales siempre que los mismos cumplan con las características descritas en la ley. concepto se emite al tenor del artículo 25 Para finalizar nos permitimos indicar que, el presente la responsabilidad de la del Código Contencioso Administrativo y de manera alguna compromete Auditoria General de la República. Cordialmente , >) ns | ! a e CONCICION PERICO . Directora Oficina Juridica ce Aucroría Delegada, respuesto al SIQ 2162003010

Proyecto: Fobidn James Poveda

Abogado Oficina Juridea de 1 AGR