AGR - Concepto 110.075 de 2009 (Cumplimiento Ley 594 de de 2000 )

• 2009 4100046 821

Contraloría o de Amenia Armenia Quindío, 14 de Septiembre de 2009.

Al Contestar Cite: DC-CM422.

Doctr s gt R BERIN IVAN DARIO GOMEZ LEE. Rad No 2009-233-0

Auditor General de la República. o Oe Tk VETA VENTICACION FAMLIMENTO DEL Carrera 10 No. 17-18 Piso 9. Des Re CO COL EE e ome Edificio Colseguros. Bogotá; D.C. Consulta — Visita verificación cumplimiento de Referencia la Ley General de Archivo. "Urgente”. Apreciado y Distinguido Doctor; Por medio del presente escrito y conociendo el gran desarrollo de la entidada su cargo, que tiene como visión “una entidad fiscalizadora superior de segundo nivel, promotora del buen gobiemo, la transparencia en la gestión pública y el progreso social, comprometida con la protección del patrimonio estatal, de la manera más respetuosa solicito se emita concepto respecto del siguiente punto: 4 PROBLEMA JURIDICO PLANTEADO. "Tiene fundamento legal, “que la Personería Municipal de Amenia, realice Auditoría para verificar el cumplimiento a la Ley General de Archivo, de conformidad con las directrices emanadas de la Circular 035 del doce (12) de Junio de dos mil nueve (2009), asunto: Cumplimiento de la Ley 594 de 2004Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados, emanada del Procurador General de la Nación y Circular No. 02 de Junio diecisiete (17) de dos mil nueve (2009), Asunto: Cumplimiento ley de archivo y fondos documentales acumulados, emanada del Procurador Provincial de Armenia”.

emanada del Procurador General de la Nación y Circular No. 02 de Junio diecisiete (17) de dos mil nueve (2009), Asunto: Cumplimiento ley de archivo y fondos documentales acumulados, emanada del Procurador Provincial de Armenia”. 3 Ello obedece, a que la visita que programo la Personería Municipal de Armenia, es para los días 21 al 30 de Septiembre de 2009. 16 SEL 2009 “Gestión Fiscal para el Desarrollo Social” 7 Edificio Camacol - Calle 23 No. 12 - 59 Primer y Segundo Piso Tels: 7443420 - 7443747 b b/’o(‘\ £-mail:contraloriarmenia@une.net.co - http://contraloriarmenia.gov.co y Armenia - Quindio) Contraloria Numnpa! de Armenia Nuestra posición al respecto, se analiza desde distintas ópticas, entre ellas cabe mencionar las competencias otorgadas a la Contraloría Municipal de Armenia, conforme a los Artículos 268 y 272 de la Constitución Política, que a la letra rezan: “La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva. (...) Los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 (...). Lo anterior en plena concordancia con lo establecido en la Ley 136 de 1994, y la Ley 42 de 1993". Normatividad que delimita nuestra función, la cual se circunscribe al régimen del control fiscal de los Municipios, ahora bien, si por el contrario es la Personería la

concordancia con lo establecido en la Ley 136 de 1994, y la Ley 42 de 1993". Normatividad que delimita nuestra función, la cual se circunscribe al régimen del control fiscal de los Municipios, ahora bien, si por el contrario es la Personería la que entraría a vigilarnos frente al tema de la Ley General de Archivo, pasariamos de Auditarlos a que ellos ejercieran vigilancia sobre nuestra actividad, nuestra pregunta es, ¿Se le dan nuevas competencias a la Personería Municipal de Armenia, para que sean ellos los que nos vigilen?, ¿De conformidad al Plan General de Auditorías, seguiremos ejerciendo Control Fiscal sobre sus actividades de Control Fiscal?. Precisamente, porque la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, “tiene una función de apoyo, en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo precepluado en la “Ley de Archivo” según lo establece el artículo 51 de la Ley 594 de Julio 14 de 200; sin perjuicio de la vigilancia y el control, especialmente en lo que apunta a la evaluación del Sistema de Control Intemo de la entidad determinada, de ser el caso, la configuración de hallazgos administrativos dan lugar a la implementación de un Plan de Mejoramiento”. Continuando con el análisis en mención, cabe recalcar que dentro de nuestra entidad, se manejan archivos que contienen reserva legal, que son el producto de nuestra actividad y de los que se encuentran archivos propios de investigaciones realizadas a la Personería Municipal de Armenia, por ello, estarían facultados para revisar los archivos de nuestra entidad, donde reposa la información de los entes auditados, incluyendo la de ellos. Finalmente, bajo ninguna circunstancia podrá a nuestro parecer, hacer Auditorías la Personería Municipal de Armenia, a la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE

auditados, incluyendo la de ellos. Finalmente, bajo ninguna circunstancia podrá a nuestro parecer, hacer Auditorías la Personería Municipal de Armenia, a la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, malinterpretando la circular 035 del doce (12) de Junio de dos mil nueve (2009), asunto: Cumplimiento de la Ley 594 de 2004Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados, emanada del 2 Concepto 80112-EE10686, dirigido al Dr. CARLOS FELIPE MANUEL REMOLINA. Suscrito por el Dr. IVAN DARIO GOMEZ LEE. Director Oficina Jurídica. 23 de Febrero de 2005. “Gestión Fiscal para el Desarrollo Social” Edificio Camacol - Calle 23 No. 12 - 59 Primer y Segundo Piso Tels: 7443420 - 7443747

E-mail: contraloriarmenia@une.net.co - http://contraloriarmenia.gov.co Armenia - QuindioContraloría Municipal de Armenia Finalmente, bajo ninguna circunstancia podrá a nuestro parecer, hacer Auditorías la Personería Municipal de Armenia, a la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, malinterpretando la circular 035 del doce (12) de Junio de dos mil nueve (2009), asunto: Cumplimiento de la Ley 594 de 2004Organización e implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados, emanada del Procurador General de la Nación; donde se abroga funciones que le son propias a la AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA; la cual no está dirigida a las

Contralorias Territoriales. Encontrándonos prestos a la respuesta de su Despacho, en la siguiente dirección:

a la AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA; la cual no está dirigida a las Contralorias Territoriales. Encontrándonos prestos a la respuesta de su Despacho, en la siguiente dirección: Edificio Camacol, calle 23 No. 12-59, primer piso, Teléfonos: 7443420 — 7441548, de la ciudad de Armenia y E-mail: contraloriarmenia@une.net.co. Se anexa copia del oficio presentado por la Personería Municipal de Armenia, donde nos informan de la visita, anexo en un (1) folio; copia de la Circular No. 035 del doce (12) de Junio de dos mil nueve (2009), anexo en dos (2) folios; copia de la Circular No. 02 de Junio diecisiete (17) de dos mil nueve (2009), anexo en dos (2) folios; copia de la Circular No. 012 de enero veintiuno (21) de 2004, anexo en dos (2) folios; copia de la Circular No.004 de 2003 de Junio seis (6) de 2004, anexo en dos (2) folios.

Total folios entregados: 11.

Con todo respeto. = / d 70 A A zo Y — (% 2

ROBRIGO OSORIO/BELALCAZAR

Contralor Municipal.

Copia: Dra. Mariana Gutiérrez Dueñas. -

Directora Jurídica.

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.

Proyecto y Elaboró: Claudia Miena Rodrig Valencia.

Reviso: Carmen Cocika Gutiérrez ds . “Gestión Fiscal para el Desarrollo Social”

Edificio Camacol - Calle 23 No. 12 - 59 Primer y Segundo Piso Tels: 7443420 - 7443747

Reviso: Carmen Cocika Gutiérrez ds . “Gestión Fiscal para el Desarrollo Social”

Edificio Camacol - Calle 23 No. 12 - 59 Primer y Segundo Piso Tels: 7443420 - 7443747

E-mail: contraloriormeniaGune.net.co - http://contraloriarmenia.gov.co Armenia - Quindío T —ÑZI——e S s ersoneria Municipal de Armenia

PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA

SEPTIEMBRE DIEZ (10) DE DOS MIL NUEVE (2009) La suscrita Profesional Universitario Luz Marina Alfaro Góngora Encargada del Archivo Central de la Personería Municipal de Armenia, se hizo presente en las instalaciones del Despacho del Señor Contralor Municipal, con el fin de notificar y dar a conocer personalmente al titular del Despacho, el contenido de la Circular 035 de Junio 12 de 2009 proferida por el Procurador General de la Nación y la Circular 02 de Junio 17 de 2009, proferida por la Procuraduría Provincial de Armenia, que hacen relación a la obligación que tiene como servidores públicos de dar cabal cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo y sus Normas Complementarias. Igualmente se deja constancia que se efectuará una visita programada por la Personería Municipal para los días comprendidos entre el 21 al 30 de Septiembre del año en curso, que tendrá como fin, verificar el cumplimiento dado a la Ley General de Archivo. Para los efectos pertinentes, se hace entrega de la copia de la Circular 02 de la Procuraduría Provincial de Armenia, Circular 035 del Procurador General de la Nación, Circular 012 de 2004 del DAFP y Archivo General de

Para los efectos pertinentes, se hace entrega de la copia de la Circular 02 de la Procuraduría Provincial de Armenia, Circular 035 del Procurador General de la Nación, Circular 012 de 2004 del DAFP y Archivo General de la Nación y Circular 04 de 2003 del DAFP y Archivo General de la Nación. Para Constancia se firma en Armenia, a los diez (10) días del mes de Septiembre del año Dos Mil Nueve (2009), siendo las .

RODRIGO OSORIO BELALCAZAR

Contralor Municipal Cédula de Ciudadania No Notificado N C Nas aAlTue AD gq. LUZ MARINA ALFARO GÓNGORA Profesional Universitario Personería Municipal Proyectó y Etaboró: Dr. Héctor Alberto Marin Ríos - Asesor Personero Municipal Carrera 13 No. 19-29 Edificio La Plazuela nivel 3 Tels. 7441118/ 7441823 Fax: 7447216 e-mail: personeriameniala personeniarmenía.gov.co www. personeriarmenia.gov.co 7 EN “Defendiendo los Derechos y el Desarrollo Humano”@ L g @) Personeria Municipal de Armenia

PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

SEPTIEMBRE DIEZ (10) DE DOS MIL NUEVE (2009) La suscrita Profesional Universitario Luz Marina Alfaro Góngora Encargada del Archivo Central de la Personería Municipal de Armenia, se hizo presente en las instalaciones del Despacho del Señor Contralor Municipal, con el fin de notificar y dar a conocer personalmente al titular del despacho, el contenido de la Circular 035 de Junio 12 de 2009 proferida por el Procurador General de la

instalaciones del Despacho del Señor Contralor Municipal, con el fin de notificar y dar a conocer personalmente al titular del despacho, el contenido de la Circular 035 de Junio 12 de 2009 proferida por el Procurador General de la Nación y la Circular 02 de Junio 17 de 2009, proferida por la Procuraduría Provincial de Armenia, que hacen relación a la obligación que tiene como servidores públicos de dar cabal cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo y sus Normas Complementarias. Igualmente se deja constancia que se efectuará una visita programada por la Personería Municipal para los días comprendidos entre el 21 al 30 de Septiembre del año en curso, que tendrá como fin, verificar el cumplimiento dado a la Ley General de Archivo. Para los efectos pertinentes, se hace entrega de la copia de la Circular 02 de la Procuraduría Provincial de Armenia, Circular 035 del Procurador General de la Nación, Circular 012 de 2004 del DAFP y Archivo General de la Nación y Circular 04 de 2003 del DAFP y Archivo General de la Nación. Para Constancia se firma en Armenia, a los diez (10) días del mes de Septiembre del año Dos Mil Nueve (2009), siendo las

RODRIGO OSORIO BELALCAZAR

Contralor Municipal de Armenia Cédula de Ciudadanía No Notificado N\ [V} ae as, LUZ MARINA ALFARO GÓNSORA Profesional Universitario Personería Municipal Proyectó y Elaboró: Dr. Héctor Alberto Marín Ríos - Asesor Personero ZA Canora13.No.-4! Fax:-7447216e-mail: personeriarmenia Gpersoneriarmenia.gov.co wws.personeriarmenia.gov.co < gy

Proyectó y Elaboró: Dr. Héctor Alberto Marín Ríos - Asesor Personero ZA

Canora13.No.-4! Fax:-7447216e-mail: personeriarmenia Gpersoneriarmenia.gov.co wws.personeriarmenia.gov.co < gy , Lu “Defendiendo los Derechos y el Desarrollo Humano”L&)

S ESEULIEU YA

Circular Ho, 035 De: Procurador General de ta Nación Para: Gobernadores, Alcaldes, Personcros Municipales y Gorentes de Entidades: — Descentralizadas del orden Municipal y Departam ntal, Procurade res Regianalas, Distritales y Provinciales Asunto: Cumplimi=nto de ls Ley 594 de 2004 - Organización ¢ Implemen'ación de Archivos y Fondos Documentales Acumulacos, Circulare: 004 dr: 2002 y 012 de 2004 del DAFP Bogotá, D.C.. 37 5 ma En cumplimiento de 1:5 facultadas constilucionales que le confiere a este despacho el arículo 777 de la Cara Política, en el sentido de vigilar el cumplimiento de la Cor <titución, las ¿eyes y los actos administrativos, así como ejercer la vigilancia de la conducta olicial d: quienes desempeñan funciones públicas, todo en el mo de la protección dal interés público, considera de importancia lo siguiente, DE acuerdo con lo exp 2siido por las convenciones de las Naciones Unidas e Interamericanas de l:coa contra la corrupción, la unificación de procesos y procedimientos administ itivos de las diforentes entidades estalales es prioritaria, especialmente an aque los temas relacionados con el control, conservación, organización y protecci n de los documentos públicos, como memoria de la

procedimientos administ itivos de las diforentes entidades estalales es prioritaria, especialmente an aque los temas relacionados con el control, conservación, organización y protecci n de los documentos públicos, como memoria de la conducta oficial, toda ‘=z que en las Instituciones juega un papel de gran importancia, la correcta - ministración y organización de sus archivos como base del patrimonio histórico y cultura! da los pueblos El debido manejo de lo:. archivos ostá regulado an la Loy 594 de 2000, en donde se fijan los procesos y p>cedimientos de obligatorio cump'imiento, que deben ser adoplados por todos los “ntes territoriales del nival central y descentralizado.

El Procurador General U: la Nación, en defensa de los intereses de la sociedad y en la búsqueda de a: jercicio diligente y eficionte de las funcionos administrativa. nadores, Alcaldes, Personcros Municipales y Gerentes ‘e Entidades Descentralizadas del orden Departamental y Municipal, adelantar la jjestiones pertinentes para que se cumpla, en el menor tiempo, con lo preceptuao enla Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Go: nino Nacional en Materia Control Intemo y 012 del 2004 del Departamento / strativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación.A

A PR Ein y Re E UNA ESTA ENE cesponsables de la impiomentación y desarrollo de los HDS para & imiunto, en el nivel territorial, de tas otalacas, tendrán come plazo para ello, hasta el mes de De esta manera, los Los Procuradores Pic. es y Cistiitales dentro de su respectivo territorio, bajo la orientación y sup.rvisión de Ins Procuradores Regionales, vigilaran ol

otalacas, tendrán come plazo para ello, hasta el mes de De esta manera, los Los Procuradores Pic. es y Cistiitales dentro de su respectivo territorio, bajo la orientación y sup.rvisión de Ins Procuradores Regionales, vigilaran ol cumplimiento de lo i dispuesto, reportando el! seguimiento a la presento directriz, a más tardar -| 20 de enero de 2010, ante los Procuradores Regionales, quienes consolidarán ¿ vueltos reportes y los tres (3) días siguientes 1 la Procuraduría Deter Entidades Territoriales Los representantes «e las entidados y los funcionarios a cargo de les procesos de arch Y de acdministación documental, asumirán las responsabilidades disc:: “inaras que les curresponda en el marco de la Loy 734 de 2002 y las demás nom-15 vigentes q de lo regulado en mate a ee Cordialmente, £ ‘. . Ma E? AL':JANDRO ORDOÑEZ MALDONADO _ “roturador General de la Nación ) 7 A CAMD varNON

PROCURADURIA PROVINCIAL ARMENIA

CIRCULAR N°2

Armenia, junio 17 de 2009 "Cumplimiento ley de archivo y fondos documentales acumulados” Ley 594 de 2000 y Circulares 004 de 2003, 012 de 2004 (Departamento Administrativo de la Función Publica) PARA: ALCALDES DEL QUINDIO y Funcionarios responsables de los procesos de archivo. Armenia , Buenavista, Calarcá , Circasia, Montenegro; Tebaida, Filandia, Quimbaya, Salento, Génova, Pijao, Córdoba.

DE: PROCURADORA PROVINCIAL DE ARMENIA

Armenia , Buenavista, Calarcá , Circasia, Montenegro; Tebaida, Filandia, Quimbaya, Salento, Génova, Pijao, Córdoba. DE: PROCURADORA PROVINCIAL DE ARMENIA ASUNTO: Cumplimiento Icy de archivo y fondos documentales acumulados Con fecha 12 de junio de 2009 el Procurador General de la Nación Dr. ALEJANDRO ORDOÑEZ MALDONADO expidió y les hizo llegar la circular N 035 (la cual también yo les remito adjunta), referente al cumplimiento a la ley de archivo y fondos documentales acumulados, tema que ya tiene suficiente claridad y conocimiento por parte de su despacho dado lo antiguo de la vigencia de las normas, datan del año 2000. Con el fin de dar cabal cumplimiento a la responsabilidad funcional de vigilancia que le corresponde a este despacho, puntualizada en fechas de verificación y de activación de la acción disciplinaria, en la circular adjunta 035, párrafos finales, me permito informar el procedimiento que se adelantará para lograr una gestión armónica y oportuna y obtener dentro del termino fijado el objetivo propuesto, que no es otro que el lograr que cada Municipio del Quindío tenga implementada la correcta organización y administración de sus archivos, con sujeción a lo dispuesto en la ley, al finalizar este año 2009. Por lo expuesto este despacho así procederá:

1. A través del Personero de cada localidad se les hará entrega personalizada de estos documentos y se oblendrá, constancia de conocimiento por parte del Alcalde y del funcionario encargado de los procesos de archivo y de administración documental, del contenido integro de esta y de la circular 035 del PGN y de las consecuencias disciplinarias.PELANACIN

conocimiento por parte del Alcalde y del funcionario encargado de los procesos de archivo y de administración documental, del contenido integro de esta y de la circular 035 del PGN y de las consecuencias disciplinarias.PELANACIN

PROCURADURIA PROVINCIAL ARMENIA

2. También a través del personero y/o de un funcionario designado para tal efecto de esta Procuraduria, se realizara visita a su despacho en el mes de JULIO del 2009 con el fin de verificar el estado en que se encuentra el Archivo. Se suscribirá acta que contendrá: « El estado de cumplimiento de la normatividad, a la fecha de la visita. « La forma y términos como la administración Municipal asumirá el proceso de ajuste, y/o actualización del Archivo, conforme a ley. « Se fijaran fechas de nuevas visitas de verificación de avance y seguimiento, (que será una (1) bi-mensual), hasta noviembre 30, época en la cual se efectuara la verificación final.

3. Para el cumplimiento de lo señalado en la ley y en caso de no estar su dependencia ajustada a la misma en esta materia, se recomienda tomar medidas pro-activas y de impacto inmediato, que garanticen el cumplimiento de lo señalado dentro del término.

Anexo lo dicho en 7 folios.

DIVA MARITZA VELEZ CORONADO

Procuradora Provincial de Armenia dmve Carrera 16 N? 19 -23 Ed Loteria del Quindío - 3 piso telf. 7441226 fax 7443367 76[

E Y < Libertad y Ordon DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR N? 012 DE 2004

76[

E Y < Libertad y Ordon DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR N? 012 DE 2004

PARA: Secretarias Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, — Superintendencias, — Unidades Administrativas Especiales y demás Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General rle la Nación ASUNTO: — Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N” 004 de 2003 (Organiz.:=ión de las Historias Laborales) FECHA: Enero 21 e 2004

Con el propósito de brindar orientaciones Sobre lo enunciado en la Circular N? 004 de 2003, especialmente en el sentido de que "En cada expediente los documentos se encu=ntren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su dispovición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad”, nos per: timos comunicar lo siguiente: La aplicación de los Principios archivisticos debe acogerse universalmente y, conforme a la normatividad vigente en el país, el Archivo General de la Nación debe propender por «u implementación en las entidades. Por lo anterior, lo expresado en el párr='o citado continuará teniendo plena validez. Sin embargo, como lo ha demostrario la práctica, se presentan casos en los cuales por largo tiempo la documentac:nn -en particular las Historias Laboralesfue organizada sin tener en cuenta el Frincipio de "Orden Original", generando un inadecuado manejo de la voluminosa documentación, lo que ocasiona hoy elevados gastos y tiempo para su recupe-1ción.

En virtud de lo expuec'o, el Archivo General de la Nación analizará los casos que presenten las entidad::s comprometidas en el proceso de organización de sus archivos y especific:mente las inquietudes sobre el cumplimiento de los procedimientos enunc:::dos en la Circular N? 004 de 2003 en lo que respecta a la aplicación del Principic de Orden Original. Lo anterior, para efectos de coordinar las acciones a seguir (+ manera particular cor. cada una de tales entidades.Libertad y Orden El objetivo de estas di:posiciones es asegurar el pleno control, conservación y recuperación inmediata de la información, que en la serie "Historias Laborales" implica que exista una toliación y el diligenciamiento de una Hoja de Control que relacione los tipos documentales que la constituyen. Las consideraciones expuestas no eximen el cumplimiento de lo establecido en la Circular N? 004 de 200% a partir de la fecha de su expedición.

FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO

Director

DEPARTAMENTO ADN!NISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

SARA GONZALEZ HEI:NÁNDEZ

Directora (E)

ARCHIVO GENERAL D!: LA NACION "E aLitevtond y Orden DEPART? MENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR No.004 DE 2003

PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Svperintendencias, Unidades Acministrativas Especiales y demás Erlidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional DE: Expartamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación ASUNTO: mización de Ins Historias Laborales FECHA: Junio 6 de 2003,

DE: Expartamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación ASUNTO: mización de Ins Historias Laborales FECHA: Junio 6 de 2003, El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No, 07, a través de la cual se expresó la necesidad de que todas 'as Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo tispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas técnicas generalr:: sobre la conservación de la información oficial de las entidades, Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública se viene adelantando por part: de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nición y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involuces el acompañamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera especifica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre otras, Para el efecto, dentro de “+ criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Lal debe contener camo mínimo las siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad: Acto administrativo de rombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación Ut nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el caro o contrato de trabajo Documentos de identili: wcid Hoja de Vida (Formato nico Función Pública) .....Libortad y Orden oremización de las mismas, aju-taudo sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas,

Hoja de Vida (Formato nico Función Pública) .....Libortad y Orden oremización de las mismas, aju-taudo sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas, El Archivo General de la Nición en cumplimiento de sus funciones de asesoría técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley. continuará realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las of ones respecto al manejo archivistico y en especial de las series documentales anteriormente citadas,

FERNANDO GRILLO RUBIANO

Director Dopartamento Administrativo de la Función Pública

JORGE PALACIOS PRECIADO

Director Archivo General de la Nación C.C. Director Departamento Navional de PlancaciónDr. Santiago Montenegro Tri Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública-Dra. Claudia Jiménez Jaramillo. Secretario Jurídico de la PresidenciaDr, Camilo Ospina Bernal.Nombre Funcionario: _. Lbettad y Orden

REAL DE LA NACION

TALENTO HUMANO

ARCHIVO G

GRUPO DÍ

HISTORIA LABORAL

HOJA DE CONTROL

FECIA TIVO DOCUN FOLIO (5)

Fecha Elaboración: _

Firma: ___

Jefe Necurs Firma: _ Funcionario responsable manejo Historia Laboral

7

TITITT TL YY 27707 01M CO 06 W 1 I Mi [

BRI B e Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20091100046821

Fecha: 05-10-2009

Bogotá, D.C go o -015 2004 Devolver Copia Firmade | Doctor:

RODRIGO OSORIO BELALCAZAR

Contralor Municipal de Armenia Edificio Camacol

Fecha: 05-10-2009

Bogotá, D.C go o -015 2004 Devolver Copia Firmade | Doctor:

RODRIGO OSORIO BELALCAZAR

Contralor Municipal de Armenia Edificio Camacol Calle 23 No. 12 -59. Piso 1 y 2". Armenia — Quindío.

Ref.: Respuesta Consulta. Rad. No. 2009-233-004747-2. Visita

verificación cumplimiento de la ley General de Archivo. DC-CM-422

Doctor Osorio: En desarrollo de la función de conceptualizacion asignada a esta dependencia, me permito efectuar algunas consideraciones sobre las inquietudes planteadas en el oficio de la referencia, las cuales tienen relación con una visita especial de la Personería Municipal de Armenia a la Contraloría Municipal, para verificar el cumplimiento de la ley General de

Archivo. La consulta se refiere a si tiene fundamento legal, la visita especial que la | Personería Municipal de Armenia hace a la Contraloría Municipal de Armenia para verificar el cumplimiento de la ley General de Archivo, de conformidad con las directrices establecidas en las Circulares proferidas por la procuraduría General de la Nación: - Circular No. 035 del 12 de junio de 2009. - - Circular No. 02 de junio 17 de 2009. En ese caso se le estaria dando nuevas competencias a la Personería Municipal de Armenia para que sean ellas quienes auditen a la Contraloria? <TPara dar respuesta a las inquietudes planteadas, es pertinente empezar por precisar que la ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley General | de Archivo, en su artículo 32 dispone que el Archivo General de la Nación de | oficio o a solicitud de parte puede realizar en cualquier momento inspección a

precisar que la ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley General | de Archivo, en su artículo 32 dispone que el Archivo General de la Nación de | oficio o a solicitud de parte puede realizar en cualquier momento inspección a | los archivos de cualquier entidad del Estado para verificar el cumplimiento de “esta ley. “ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus nomas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar | las medidas pertinentes.” "De otra parte, el artículo 51 de la ley en mención, establece que la Procuraduría General de la Nación prestará el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación para el cumplimiento de esta ley. | “ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley. É La procuraduria General de la Nación, es el máximo órgano del Ministerio | Publico, este último se conforma además por la defensoría del Pueblo, los procuradores delegados y las personerias municipales. La procuraduría General tiene como funciones consagradas en la Constitución Política, las

| Publico, este último se conforma además por la defensoría del Pueblo, los procuradores delegados y las personerias municipales. La procuraduría General tiene como funciones consagradas en la Constitución Política, las | del artículo 277, para que por si o por medio de sus delegados y agentes vigile el cumplimiento de la Constitución y las leyes, además la de exigir a - los funcionarios públicos y a los particulares la información que considere | necesaria. | | “A su turno las personerías Municipales son entidades encargadas de ejercer | el control administrativo en el municipio, ejercen las funciones del Ministerio | Público, además las que le confiera la Constitución Política y la ley, así como las que le delegue la Procuraduría General de l