AGR - Concepto 110.076 de 2009 (Legalidad de procedimientos )

076 E. 2004 MODoyca3 | Contador Público Asesorias contables y tributarias Prague, Agosio 11 de 2009 N g (M Rad No 2009-233-004108-2 30 Us Rad ACLOPATOFSKY Doctor Destino Ie CIU AUCIA CASTA OUTONA Dr. Iván Darío Gómez Lee s Dee Auditor General de la República Carrera 10 No. 17-18 Piso 9

Bogota . ALICIA CASTILLO MEDINA 3 XX Fecha 21082000 13

Asunto: Solicilud consulta concepto legalidad de procedimientos de una Contraloría Municipal en auditoria a las cuentas rendidas en el SIREC Con el mayor respeto y en mi calidad de Contadora de algunas Instituciones Educativas, comedidamente me permito solicitar su orientación referente al procedimiento utilizado por una Contraloria Municipal, en sus visitas de auditoria donde solicitan se les suministre fotocopia de algunos documentos para realizar su trabajo dentro de la institución tales como extractos bancarios, acuerdos de presupuesto, ejecuciones presupuestales, declaraciones de retención en la fuente entre otros y durante el desarrollo de la misma solicitan los libros oficiales de contabilidad, libros de presupuesto de ingresos y egresos, manuales de procedimientos, manuales de contratación y otros, los cuales por su volumen y austeridad del gasto se suministran los originales además atendiendo a la requisición de los funcionarios que practican la auditoria que dicen no es necesario fotocopiar porque es solamente para consulta y luego de aproximadamente dos meses de trabajo de campo manifiestan terminar la auditoria, aclaro dentro de la institución, y no son devueltos los documentos originales como los libros de presupuesto de ingresos y egresos, manuales y otros.

de trabajo de campo manifiestan terminar la auditoria, aclaro dentro de la institución, y no son devueltos los documentos originales como los libros de presupuesto de ingresos y egresos, manuales y otros. Posterior a la visita envían el informe donde solicitan controversia de los hallazgos, los cuales muchas veces no tenemos el documento fuente para el análisis y controversia respectiva porque el original y único documento base de análisis no reposa en la institución sino en la Contraloría.

Consulta: La contraloría en su investidura de ente fiscalizador puede apropiarse de documentos probatorios que reflejan y son soporte de los hechos económicos, sociales. administrativos y contables del ente fiscalizado?

Reitero sinceros agradecimientos por la colaboración prestada. T.P.37.251-T Calle 36 No.7-106 Bloque 3 Apto. 203 Villa Valentina — Ibagué Tel. 266 94 83 Cel.317 433 8133 — Email: alcasme1hotma eo, Vo:z 30020091100046831 Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20091100046831

Fecha: 05-10-2009

Devolver Copia Firmada Yz H 703 Bogotá, 14 OCT o 0J-110-076-2009 | Señora

. ALICIA CASTILLO MEDINA

Contador Público

• Asesorias Contables y Tributarias

; Calle 36 No.7-106 Bloque 3, Apto. 203, Villa Valentina Ibagué - Tolima

Referencia: 2009-233-004198-2 Solicitud de Concepto.

Respetada Doclora: En desarrollo de la función de conceplualización asignada a esta - dependencia, me permito efectuar las consideraciones más adelante

Ibagué - Tolima

Referencia: 2009-233-004198-2 Solicitud de Concepto.

Respetada Doclora: En desarrollo de la función de conceplualización asignada a esta - dependencia, me permito efectuar las consideraciones más adelante señaladas en relación con las inquietudes planteadas en el oficio de la referencia, en donde usted manifiesta: <. En mi calidad de contadora de algunas instituciones educativas, comedidamente me permito solicitar, su orientación referente al bu t/o (4,3 0CT 200| procedimiento utilizado por una Contraloria Municipal, en sus visitas de auditoría donde solicitan se les suministre fotocopia de algunos documentos | para realizar su trabajo dentro de la institución tales como extractos | bancarios, acuerdos de presupuesto, ejecuciones presupuestales, | declaraciones de retención en la fuente entre otros y durante el desarrollo de | la misma solicitan los libros oficiales de contabilidad, libros de presupuestos | de ingresos y egresos, manuales de procedimientos, manuales de | contratación y otros, los cuales por su volumen y austeridad del gasto se | suministran los originales además atendiendo a la requisición de los ! funcionarios que practican la auditoria que dicen no es necesario fotocopiar por que es solamente para consulta y luego de aproximadamente dos meses de trabajo de campo manifiestan terminar la auditoría, aclaro dentro de la | institución, y no son devueltos los documentos originales como los libros de | presupuestos de ingresos y egresos, manuales y otros.

Posterior a la visita envían el informe donde solicitan controversia de los hallazgos, los cuales muchas veces no tenemos el documento fuente para el análisis y controversias respectiva por que el original y único documento base de análisis no reposa en la institución sino en la Contraloría.

Posterior a la visita envían el informe donde solicitan controversia de los hallazgos, los cuales muchas veces no tenemos el documento fuente para el análisis y controversias respectiva por que el original y único documento base de análisis no reposa en la institución sino en la Contraloría.

Consulta: La Contraloría en su investidura de ente fiscalizador puede apropiarse de documentos probatorios que reflejan y son soporte de los hechos económicos, sociales, administrativos y contables del ente | fiscalizado?" ' Antes de proceder a dar respuesta a las inquietudes planteadas en la | comunicación de la referencia, nos permilimos indicar que, dadas las funciones constitucionales y legales asignadas a la Auditoria General de la República, no puede este ente de control tener injerencia en la toma de decisiones que sean de competencia de las entidades vigiladas, ya que nos corresponde un control posterior y selectivo de su gestión fiscal; por tanto nos abstenemos de emitir conceptos sobre asuntos o situaciones particulares individuales o concretas que puedan llegar a ser sometidos a vigilancia. Por | tanto, se abordarán el tema de manera general y abstracta.

En primer lugar, es importante referirnos al ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal que efectúan las Contralorias Territoriales a la administración y particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado, deconformidad con lo consagrado en el artículo 272 de la Carta Política y la ley 42 de 1993' en su artículo 4. Se trata de una función pública que debe desarrollarse con el cumplimiento de principios mínimos que garanticen la eficacia, la economía, la celeridad, la imparcialidad, la igualdad, la publicidad y la moralidad y su práctica no puede ser violatoria de la ley, ni de las normas.

de principios mínimos que garanticen la eficacia, la economía, la celeridad, la imparcialidad, la igualdad, la publicidad y la moralidad y su práctica no puede ser violatoria de la ley, ni de las normas. | Lo anterior, es oportuno mencionarlo en la medida que el auditor durante todo su ejercicio auditor debe actuar conforme a las normas y parámetros específicos, no goza de plena libertad, frente a su ente vigilado. De tal suerte, | que con ocasión del derecho de acceso que debe tener sobre la información y documentación del ente que vigila, este tiene limitaciones jurídicas, como puede suceder específicamente con requerimientos que no son necesarios ni permitidos por ley, como se expondrá a continuación. Los auditores se someten a la aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría que permiten la verificación de evidencias y configuración de hallazgos fiscales, para lo cual en función del acceso que el auditor tiene sobre la información y documentación que reposa en el ente vigilado, recaudará el material probatorio que considere suficiente para conformar sus papeles de trabajo y los sustentos de los respectivos hallazgos. Dispone el artículo 28 de la ley 610 de 2000, que: “... Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales tendrán validez | probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, siempre que sean | recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley.” Los auditores de las Contralorias gozan de las facultades de policía judicial, lo cual le permite adoplar medidas necesarias para que los elementos probatorios que recaudan no sean alterados, ocultados o destruidos, no : Ley 42 de 1993 articuto 4o. El control fiscal es una función pública, la cual vigla la

lo cual le permite adoplar medidas necesarias para que los elementos probatorios que recaudan no sean alterados, ocultados o destruidos, no : Ley 42 de 1993 articuto 4o. El control fiscal es una función pública, la cual vigla la gestión fiscal de la administración y de tos particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en tedos sus órdenes y niveles. <Apartes tachados INEXEQUIBLES> Este será ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la República, las contratorías departamentales y municipales, conforme a los procedimientos, sistemas, y principios que se establecen en la presente Ley.obstante, esto no implica que violen la normatividad dispuesta para la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, que establece el plan general de Contabilidad pública. La Ley 610 de 2000, dispone: “ARTICULO 29. ASEGURAMIENTO DE LAS PRUEBAS. El funcionario de la Contraloria en ejercicio de las facultades de policia judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras ! las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de | transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro . texto informático o magnético.” . Es importante señalar, que debido a que el auditor tiene derecho a acceder a | la documentación en el ente vigilado, tiene la posibilidad de consultar y “obtener las copias solicitadas y al respecto no excederse más allá de lo permitido por ley en sus requerimientos.

. Es importante señalar, que debido a que el auditor tiene derecho a acceder a | la documentación en el ente vigilado, tiene la posibilidad de consultar y “obtener las copias solicitadas y al respecto no excederse más allá de lo permitido por ley en sus requerimientos. En efecto, en tratándose de los soportes de contabilidad el plan general de contabilidad ptiblica adoptado mediante la Resolución No. 356 del 5 de septiembre de 2007 establece acerca de los soportes de contabilidad y la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad: | 9,2,1 Soportes de contabilidad | 337. Noción. Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o | mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos. | 338. Los documentos soporte pueden ser de origen intemo o externo. Son documentos soporte de origen intemo los producidos por la entidad contable pública, que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a| terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y : operaciones de cierre. Son de origen externo los documentos que provienen | de terceros y que describen transacciones tales como comprobantes de | pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad. 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad

| pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad. 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad

350. La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de la responsabilidad del representante legal o quien haga sus veces, el cual podrá designar mediante acto administrativo, esta | responsabilidad. | 351. Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad | principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e . imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta.

352. El representante legal o quien haga sus veces, o el servidor público responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciarán ante las auloridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. En este caso deberá ordenarse de inmediato, por parte del representante legal, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6) meses. Para la reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, microfilmes, microfichas y demás - instrumentos que se consideren pertinentes. 353, El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del

• instrumentos que se consideren pertinentes. 353, El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del periodo contable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas específicas de conservacióndocumental que señalen las autoridades competentes. | 9.2.5 Exhibición de soportes, comprobantes y libros de ! contabilidad

354. Toda la documentación contable que constituya evidencia de las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad contable pública debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran.” Es asi como los documentos contables que sean evidencia de transacciones, | hechos y operaciones efectuadas por la entidad vigilada, deben encontrase a disposición de las autoridades de control fiscal deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o . electrónicos. . De otro lado, la conservación de los soportes, comprobantes y libros de - contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal de la | entidad en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta.

En concepto la Contaduría General de la Nación”, señaló: | “...La entidad, en desarrollo del Sistema de Control Interno, es responsable y : autónoma en la administración y control de sus recursos, razón por la cual | deberá implementar las políticas y procedimientos que se tendrán en cuenta | para llevar a cabo sus diferentes procesos. Por tanto, basada en las

: autónoma en la administración y control de sus recursos, razón por la cual | deberá implementar las políticas y procedimientos que se tendrán en cuenta | para llevar a cabo sus diferentes procesos. Por tanto, basada en las | disposiciones desarrolladas en la norma técnica de soportes contables, la entidad deborá definir el procedimiento a seguir para soportar los hechos realizados con terceros y la política de manejo de las copias respectivas, sin ! perjuicio de las normas que sobre el tema haya expedido el ente regulador, | de acuerdo con el plan de cuentas que debe aplicar como documento fuente...” | | | H : Contaduría General de la Nación, Concepto 99052 de 2007| Finalmente, para concluir, la Contraloria en desarrollo de su facultad de | policía judicial otorgada por la ley 610 de 2000, deberá tener acceso a la ¡información y documentos que reposan en la entidad, a su consulta y | solicitud de copias, sin violar la normatividad dispuesta para la tenencia, | conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de | contabilidad, que establece el plan general de Contabilidad pública. | ALA | Con las anteriores consideraciones esperamos haber aclarado su inquietud. ¡ Este concepto se emite dentro de los parámetros establecidos en el artículo 125 del Código Contencioso Administrativo, por lo tanto no tiene carácter | obligatorio, ni fuerza vinculante. | Cordialmente, ~{ AR | SRS | Director Oficina Jurídica (AF) | Proyectó: Diana María Murcia Y Profesional Especializado grado 03