AGR - Concepto 110.077 de 2008 (consolidacion de hallasgosl)

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CONTRALORIA o DEPARTAMENTAL. DEC VALLE DEL CAUCA =: A o

I Faecano No. E NO. 130-19.40 A SOBRE CONSOLIDACIÓN DE HALLAZIOS FISCAIES. . TS OFICINA URIDICA . - Paimira, CONTIALORIA AUXILIAR FANA CERCOPIS PAIMINA $ “Ele este nomnero de repuestas 1051 Señores - eres OFICINA JURIDICA; UL Auditoria General de la Republica d No 2008-233.008378.2 ES.D, E A e mente ¢ Domine -/ 9. 55 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL T MATO 09 10 «Ave tara B4t de la Mepenaca : IGN Asunto: Consultasolre consalidación:de hallazgos fiscales De manera respotu y comedida me permito presentar la siguiente censulta sobre el tema del a H hallazgos fiscales que los documentos copias de los contratos, actas de inicio, n:- pagos, informés de interventoria, tidad presupuestal, etc sean anexados al formato de MEE autenticados por el servidor público que los entrega dentro del; proceso auditor? te

2. Para el caso £pecifico delas pólizas del contrato objeto dei presunto hallazgo fiscal: Es' necesario - anéxarlas autenticadas por notaria para tramitar el mencionado hallazgos, S Lo anterior se requisre con urgencia, a fin'de tener claridad frente a los requisitos que son necesarios:para dar inicio al groceso de respansabilidad fiscal.

Atentamente,

Lo anterior se requisre con urgencia, a fin'de tener claridad frente a los requisitos que son necesarios:para dar inicio al groceso de respansabilidad fiscal. Atentamente, ore it L - MARIA FERNADA QUINTANA BELTRAN”? Z y Ny : YE TS Contralora Auxiliar Cércófis Palmira ; Notificaciones: .Cra 20 Calle 30 Esquina Edificio Antigua Alcaldía, segundo piso. — Teléfono 274 04 09. ifici Sobernzción: Pisos: 8/6 Carora 6" entro entlee 0? y 40° o e 8931891 - 8822428 - 5580305 Fax: E231009 ¿ntact oriavallodo!cauca.gov.co Niesinfcauea, aov.coSutowel wan AUDITORÍA GENEMAL CAEN Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No,: 20081 100063411

Fecha: 12-12-2008 Bogotá D.C.. 15 DIC. 2004, 9Y/3076//3 --

Devolver Copia Firmada 0J.110 -077-2008

Doctora: MARIA FERNANDA QUINTANA BELTRAN Contralora Auxiliar Cercofis Palmira Edificio de la Gobernación. Pisos 5 y 6. Carrera 6° entre calles 9 y 102, Teléfonos 274 04 09.

Cali — Valle del Cauca.

REFERENCIA.: Rad. No, 2008-233-005378-2de fecha 28 de octubre de 2008. Consulta sobre la necesidad de autenticidad de documentos soporte de hallazgos fiscales.

Doctora Quintana Beltrán: Respecto del tema consultado en su escrito en referencia, esta oficina en desarrollo de la actividad conceptual asignada y conforme con lo previsto en el artículo 25 del C.C.A, procede a efectuar las siguientes consideraciones.

Doctora Quintana Beltrán: Respecto del tema consultado en su escrito en referencia, esta oficina en desarrollo de la actividad conceptual asignada y conforme con lo previsto en el artículo 25 del C.C.A, procede a efectuar las siguientes consideraciones.

Se consulta si para el trámite de los hallazgos fiscales es necesario que los documentos Soportes de los mismos como lo Son las copias de los contratos, actas de inicio, teminación, suspensión, liquidación, pagos informes de interventoria, certificados de disponibilidad presupuestal, entre otros, sean anexados al formato de hallazgos debidamente autenticados por el servidor público que los entrega dentro del proceso auditor; y si en el caso especifico de las pólizas del contrato objeto del presunto hallazgo fiscal es necesario anexarlas El control fiscal es ejercido de forma exclusiva por los organismos de control A 2 DIC 20m ¡Control fiscal con enfoque social!Linea Gratura016000 120205 ) - Eogolá D.C - Coromta AUDITORÍA GENEMAL fiscal, busca vigilar la gestión fiscal de los servidores públicos y particulares que manejen fondos y bienes públicos, de acuerdo al artículo 267 de la Constitución Política es posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Los Organismos de control fiscal en ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal desarrollan procedimientos de auditoria, que miden y evalúan la gestión o actividades de una organización mediante la aplicación de controles que buscan determinar con conocimiento y certeza razonable el nivel de eficiencia en el manejo de los recursos públicos. De la aplicación de los procedimientos y técnicas de auditoria se encuentran hallazgos fiscales, los cuales deben tramitarse dentro del proceso auditor, el formato debe anexar el material probatorio que sirva de soporte para las

manejo de los recursos públicos. De la aplicación de los procedimientos y técnicas de auditoria se encuentran hallazgos fiscales, los cuales deben tramitarse dentro del proceso auditor, el formato debe anexar el material probatorio que sirva de soporte para las diligencias posteriores en procesos de responsabilidad fiscal y debe seguirse el procedimiento establecido en la Guía de Auditorias Gubernamentales para evaluar y validar hallazgos. Del procedimiento establecido en la Guía de Auditorias Gubernamentales no se exige como requisilo para tramitar hallazgos fiscales anexar al formato de hallazgos los documentos debidamente autenticados por el servidor público que los entrega. Respecto al recaudo de material probatorio el auditor tiene acceso legal sobre las evidencias, puede recaudar de forma directa y verificar la veracidad de los documentos que le servirán para fundamentar sus hallazgos fiscales. En relación con lo mencionado podemos cilar el artículo 28 de la ley 610 de 2000, que señala: “...Los hallazgos encontrados en las auditorias fiscales tendrán validez probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley.” Por su parte el artículo 29 de la ley 610 de 2000 dispone acerca del aseguramiento de las pruebas, que: “El funcionario de la Contraloria en ejercicio de las facultades de policía judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro textd informático o magnético.”

especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro textd informático o magnético.” El ejercicio de control fiscal supone por parte del órgano de control una comprobación, inspección, verificación de hechos, reconocimiento de fenómenos, cosas y de documentos que implican no solo el derecho para acceder a los archivos oficiales sino de solicitar copias y fotocopias de los documentos. Al ¡Control fiscal con enfoque social! \ 2\17-18 P60 @ - FAX 1571) 31858: 3.11 101 (o - Conea e AUDITORÍA GENERAL respecto la Corte Constitucional" señaló: “.. la función de "controf, con base en el examen y la crítica de un conjunto de acontecimientos o cosas, está enderezada a la comprobación de la verdad: y si, además, se tiene en cuenta que el "control" que nos ocupa recae sobre la acción ordinaria de la administración y los funcionarios, acción que normalmente requiere de actos documentales, para la Corte no hay duda de que la actividad controladora, tanto en lo fiscal como en lo disciplinario, supone para quien la ejercita el derecho no sólo de acceder a los archivos oficiales, sino el de obtener copias o fotocopias de los documentos. Sin esta prerrogaliva, ¿cómo podria asegurarse para el órgano de control el ambiente propicio para hacer el examen atento caracteristico de la fiscalización? El sentido común sugiere que quizás los locales o archivos mismos de las entidades vigiladas, donde los visitadores están expuestos a las presiones y puntos de vista de los funcionarios cuya conducta está bajo su examen, no son silios aptos para

común sugiere que quizás los locales o archivos mismos de las entidades vigiladas, donde los visitadores están expuestos a las presiones y puntos de vista de los funcionarios cuya conducta está bajo su examen, no son silios aptos para que los controladores ejerzan la crítica reposada e independiente propia de su oficio. Además, el obligar a los visitadores a tomar apuntes o retener en la memoria el contenido de cientos o miles de documentos, no es método que facilite el acopio técnico de la información. Así mismo, y sin perder de vista que la labor de los órganos de control de suyo puede enfrentarse a intereses proclives, la prohibición de exigir copias o fotocopias es una débil garantía contra la eventual pérdida o destrucción interesada de documentos. Estas breves consideraciones, son, a juicio de la Corte, más que suficientes para demostrar que, sin la facultad de pedir copias o fotocopias, la labor de los organismos o autoridades de contro! se desnaturaliza, al grado de perder su aptitud o idoneidad para el logro de los fines que justifican su existencia...”. Si bien el organismo de control esta facultado para la solicitud y obtención de copias o fotocopias de los documentos no es necesario pedir sus originales, ni autenticaciones, si tenemos en cuenta que el auditor tiene acceso legal y directo a los archivos oficiales del ente que vigila, a su verificación y la custodia de los mismos. . De acuerdo a lo planteado es oportuno precisar cuando un documento es auténtico, el artículo 252 del Código de procedimiento Civil dispone que: “Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico,

auténtico, el artículo 252 del Código de procedimiento Civil dispone que: “Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad...” ! Corte Constitucional Sentencia C-490/96, Magistrado Ponente: Jorge Arango Mejía, 26 de septiembre de 1996.AUDITORÍA GENERAL La Sección Tercera del Honorable Consejo de Estado en Auto de marzo 14 de 2002, Expediente 19.739, Consejero Ponente Germán Rodriguez Villamizar, manifestó: “El documento es público, cuando es otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención, de éstos se presume su autenticidad y es plena prueba frente a todos, entre las partes y respecto de terceros. Su fuerza probatoria incluye al juez, quien por principio general no puede poner en duda el contenido del documento razón por la cual debe declarar plenamente probado los hechos o declaraciones emitidas a través del mismo. No se puede predicar lo mismo de los documentos privados, entendiendo por estos, aquellos que no son considerados públicos. El privado no posee ningún valor frente a las partes ni adquiere oponibilidad frente a terceros, a no ser que se predique de él la autenticidad. El documento es auténtico cuando hace plena fe contra su deudor, pues la autenticidad es aquella característica que permite determinar el origen del documento y saber a ciencia cierta si fue firmado, elaborado o extendido por el deudor, es decir no se presume su autenticidad, ..” De lo expuesto es claro que no existe requisito que exija para el trámite de los hallazgos fiscales que los documentos soportes del mismo se anexen

elaborado o extendido por el deudor, es decir no se presume su autenticidad, ..” De lo expuesto es claro que no existe requisito que exija para el trámite de los hallazgos fiscales que los documentos soportes del mismo se anexen autenticados, se presume su autenticidad. Los hallazgos fiscales encontrados dentro del proceso auditor y el recaudo de las evidencias que lo soportan de conformidad a los requisitos sustanciales exigidos por ley hacen que tengan valor probatorio dentro de un proceso de responsabilidad fiscal, como lo dispone el artículo 28 de la ley 610 de 2000, mencionado. Seguros de haber resueltos sus inquietudes. Este concepto se emite dentro de los parámetros establecidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, por lo tanto no tiene carácter obligatorio, ni fuerza vinculante. Cordialmente, tCICION PERICO Directora Ofícina Jurídica e

Proyectó: Diana María Murcia Vargas Abogada Oficina Jurídica ¡Control fiscal con enfoque social!